WMS system magazynowy - dokumenty ruchu i klasy miejsc składowania

Program magazynowy typu WMS bywa opisywany przez listę funkcji, ale w pracy hali liczą się dwie rzeczy: dokument, który zapisuje ruch towaru, oraz adres, pod którym towar leży. Ten artykuł omawia właśnie te dwa elementy systemu magazynowego WMS: obieg dokumentów przyjęć i wydań oraz zmian lokalizacji, a także klasyfikację miejsc składowania.

Dostęp do systemu z przeglądarki i sposób jego dopasowania do firmy opisujemy jako tło, bo od nich zależy, kto i skąd tworzy dokumenty. Opis samych operacji dnia pracy znajduje się w tekstach o przyjęciu towaru do magazynu i o wydaniu z magazynu.

WMS system magazynowy i jego moduły

System zbudowany z modułów da się dopasować do skali magazynu. Ta sama baza obsługuje mały magazyn, halę wysokiego składowania i firmę świadczącą usługi magazynowe innym przedsiębiorstwom w modelu outsourcingu. Według opisu Studio WMS.net pracownicy SoftwareStudio mogą zmienić wygląd i funkcje aplikacji oraz rozbudować wybrany moduł, a dodatkowe moduły, takie jak inwentaryzacje czy awizacje, da się włączać i wyłączać.

Skutki są praktyczne. Włączenie modułu zmienia zestaw dokumentów oraz uprawnienia użytkowników i widoki na terminalu, dlatego zakres uruchomienia ustala się przed startem, a nie w trakcie pracy zmiany. Szerszy opis produktu znajduje się na stronie Studio WMS.net.

Integracje z ERP i YMS

System klasy WMS rejestruje każdy ruch towaru, więc można prześledzić lokalizację i dostępną ilość, a wydanie towaru z magazynu przestaje zależeć od pamięci magazyniera. Często łączy się go z systemem ERP, który przekazuje zamówienia, oraz z systemem zarządzania placem (YMS), który zapowiada dostawy. Przyjęcie z awizacji opisuje artykuł o awizacjach dostaw do magazynu, a wymianę z ERP tekst o integracji WMS z ERP.

Zapowiedź dostawy z YMS przenosi do WMS okno czasowe oraz dane przewoźnika i listę pozycji, więc dokument przyjęcia powstaje jeszcze przed przyjazdem pojazdu. Magazynier weryfikuje go skanerem zamiast wpisywać od zera, a różnice względem awizacji zapisują się jako niezgodności do wyjaśnienia. Takie połączenie skraca postój na rampie, ale wymaga zgodności identyfikatorów towaru w obu systemach.

Praca w przeglądarce bez instalacji

Niektóre programy magazynowe wymagają konkretnego typu urządzeń albo instalacji na każdym stanowisku. Awaria sprzętu oznacza wtedy przerwę w pracy, bo nowe urządzenie trzeba najpierw skonfigurować. WMS system magazynowy z założenia jest dostępny z każdego urządzenia, które ma przeglądarkę, a więc z komputera lub telefonu, a także z tabletu, pod systemem Windows oraz na urządzeniach z Androidem lub iOS.

Po wymianie urządzenia wystarczy zalogować się w przeglądarce, bez instalowania oprogramowania. Taki model, nazywany pracą online, sprawdza się w firmach z kilkoma lokalizacjami, których pracownicy logują się do tej samej bazy z różnych miejsc. Cały opis modelu zawiera artykuł o programie magazynowym online.

Reguła: praca w przeglądarce przenosi ciężar na sieć. Przed uruchomieniem trzeba zmierzyć zasięg Wi-Fi w każdej strefie hali, bo zerwane połączenie zatrzymuje skanowanie.

Dla terminali z systemem Android dostępna jest osobna aplikacja mobilna, opisana w tekście o aplikacji magazynowej na Androida. Przeglądarka wystarcza do pracy biurowej i kontroli, a aplikacja natywna daje lepszą obsługę skanera i pracy w hali.

Sesje i bezpieczeństwo pracy w przeglądarce

Praca w przeglądarce wymaga szyfrowanego połączenia oraz rozsądnych zasad sesji. Na współdzielonym terminalu w hali sesja powinna wygasać po krótkim czasie bezczynności, bo pozostawione zalogowane konto pozwala na zapis ruchów pod cudzym nazwiskiem, a ślad audytowy traci wtedy wartość.

Warto też rozdzielić konta biurowe od kont terminalowych. Konto terminala dostaje wyłącznie uprawnienia potrzebne przy skanowaniu, bez dostępu do kartotek i raportów. Przy błędnym zapisie łatwiej wtedy ustalić, kto i na którym urządzeniu wykonał operację.

Dokumenty ruchu towaru w systemie WMS

Dokumenty magazynowe są śladem każdego ruchu. W Studio WMS.net ruchy towaru są ewidencjonowane różnymi typami dokumentów. Przyjęcie zewnętrzne (PZ) odnotowuje wejście towaru do magazynu, a wydanie zewnętrzne (WZ) jego wyprowadzenie.

Zmiana lokalizacji (ZL) odzwierciedla przemieszczenie towaru wewnątrz magazynu. Rozchód wewnętrzny (RW) i przychód wewnętrzny (PW) dotyczą operacji wewnątrz firmy, na przykład przekazania towaru do strefy kompletacji. Ogólne zasady tych dokumentów omawia materiał o dokumentach magazynowych i ich skrótach.

Zmiana lokalizacji jako transakcja

Dokument ZL musi być atomowy: towar znika z lokalizacji źródłowej i pojawia się w docelowej, albo nie dzieje się nic. W przeciwnym razie awaria połączenia w połowie operacji zostawiłaby towar, którego nie ma w żadnym miejscu. Poniższy fragment T-SQL pokazuje mechanizm z transakcją i blokadą. Nazwy tabel są przykładowe i nie odwzorowują schematu żadnego produktu.

-- przykład: zmiana lokalizacji jako jedna transakcja (schemat poglądowy)
SET XACT_ABORT ON;
BEGIN TRAN;

UPDATE dbo.StanLokalizacji
   SET Ilosc = Ilosc - @Ilosc
 WHERE IdLokalizacji = @Zrodlo AND IdKartoteki = @Towar AND Ilosc >= @Ilosc;

IF @@ROWCOUNT = 0
    THROW 50001, 'Za mało towaru w lokalizacji źródłowej.', 1;

IF EXISTS (SELECT 1 FROM dbo.StanLokalizacji WITH (UPDLOCK, HOLDLOCK)
            WHERE IdLokalizacji = @Cel AND IdKartoteki = @Towar)
    UPDATE dbo.StanLokalizacji SET Ilosc = Ilosc + @Ilosc
     WHERE IdLokalizacji = @Cel AND IdKartoteki = @Towar;
ELSE
    INSERT dbo.StanLokalizacji (IdLokalizacji, IdKartoteki, Ilosc)
    VALUES (@Cel, @Towar, @Ilosc);

INSERT dbo.DokumentZL (Zrodlo, Cel, IdKartoteki, Ilosc, Operator, Czas)
VALUES (@Zrodlo, @Cel, @Towar, @Ilosc, @Operator, SYSDATETIME());

COMMIT;

Wskazówka UPDLOCK, HOLDLOCK blokuje sprawdzany wiersz do końca transakcji, więc dwie równoległe zmiany lokalizacji nie utworzą duplikatu wiersza w miejscu docelowym. Dopisanie dokumentu w tej samej transakcji gwarantuje, że ślad audytowy nie rozjedzie się ze stanem.

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

W wielu systemach dokument przechodzi przez etap roboczy, zanim zmieni stan. Dokument w buforze jest szkicem, który można poprawić, a dopiero zatwierdzenie zapisuje ruch w rejestrze i uwzględnia go w stanie dostępnym. Rozdzielenie tych etapów pozwala magazynierowi wprowadzić przyjęcie na hali, a kierownikowi sprawdzić je przed zaksięgowaniem.

Po zatwierdzeniu dokumentu nie poprawia się jego pozycji. Błąd koryguje się nowym dokumentem, na przykład korektą albo odwrotnym ruchem, żeby historia zawierała zarówno pomyłkę, jak i jej naprawę. Dzięki temu audytor widzi pełny przebieg, a stan w dowolnym dniu można odtworzyć z rejestru.

Klasyfikacja miejsc składowania w systemie WMS

Poza ewidencją dokumentów system porządkuje rozmieszczenie towaru na regałach. Metoda class-based storage dzieli lokalizacje na klasy, najczęściej oznaczane literami od A do C, zależnie od częstotliwości rotacji przypisanego asortymentu. Towary klasy A, wydawane najczęściej, trafiają na miejsca najbliżej strefy kompletacji i wysyłki, a wolno rotujący asortyment klasy C przenosi się w głąb magazynu.

Przynależność do klas system wylicza z historii wydań z ostatnich tygodni albo miesięcy. Zapytanie poniżej pokazuje sposób liczenia z funkcją okna SUM OVER: udział narastający w liczbie wydań ustala granice klas.

-- przykład: klasy od A do C według udziału narastającego w liczbie wydań
WITH Wydania AS (
    SELECT IdKartoteki, COUNT(*) AS LiczbaWydan
    FROM dbo.RuchWydania
    WHERE Czas >= DATEADD(MONTH, -3, SYSDATETIME())
    GROUP BY IdKartoteki
), Udzial AS (
    SELECT IdKartoteki, LiczbaWydan,
           1.0 * SUM(LiczbaWydan) OVER (ORDER BY LiczbaWydan DESC
                 ROWS BETWEEN UNBOUNDED PRECEDING AND CURRENT ROW)
               / SUM(LiczbaWydan) OVER () AS Narastajaco
    FROM Wydania
)
SELECT IdKartoteki,
       CASE WHEN Narastajaco <= 0.80 THEN 'A'
            WHEN Narastajaco <= 0.95 THEN 'B'
            ELSE 'C' END AS Klasa
FROM Udzial;

Progi 80 i 95 procent są konwencją analizy ABC, a nie regułą sztywną. Kierownik może je zmienić, jeśli asortyment ma nietypowy rozkład. Klasy odświeżają się z nowymi dostawami i wydaniami, więc podział nie wymaga ręcznej analizy arkuszy.

Klasy rotacji a stałe miejsca składowania

Klasyfikacja nie jest jedyną metodą przydziału. Metoda stałych miejsc przypisuje indeks do jednej lokalizacji na stałe i upraszcza szukanie, ale marnuje przestrzeń, gdy stan jest niski. Porównanie metod opisuje artykuł o metodzie stałych miejsc składowania, a slotting z analizą ABC dla hal wysokiego składowania tekst o rozmieszczeniu towaru w magazynie wysokiego składowania.

Efekt widać przede wszystkim na trasach kompletacji. Magazynier korzystający z terminala dostaje trasę zbudowaną tak, by najpierw odwiedzić lokalizacje klasy A, co zmniejsza liczbę kroków przy zbieraniu zamówienia. Zasady tworzenia zadań opisuje strona o kompletacji zamówień.

Jak często przeliczać klasy

Przeliczenie klas kosztuje pracę, bo zmiana klasy oznacza fizyczne przeniesienie towaru. Klasy nie powinny więc zmieniać się co tydzień z powodu chwilowego skoku sprzedaży. Praktyczne rozwiązanie to margines: indeks zmienia klasę dopiero wtedy, gdy przekroczy próg o określoną różnicę albo utrzyma się po nowej stronie progu przez kilka kolejnych przeliczeń.

Osobno traktuje się asortyment sezonowy. Kalendarz sprzedaży zmienia rotację w przewidywalny sposób, więc lepiej przenieść towary przed sezonem, niż reagować na dane z już rozpoczętego szczytu. Reguły takiego przeglądu ustala kierownik, a system dostarcza listę indeksów, których klasa się zmieniła, wraz z proponowaną lokalizacją.

Uprawnienia i konfiguracja przed uruchomieniem

Zakres modułów i klasy miejsc są tylko połową konfiguracji. Druga połowa to uprawnienia, które decydują, kto może zatwierdzić dokument, zmienić lokalizację albo skorygować stan. Zbyt szerokie uprawnienia kończą się poprawkami bez śladu, a zbyt wąskie blokują pracę zmiany.

• Rola magazyniera - skanowanie i wprowadzanie dokumentów do bufora, bez zatwierdzania korekt stanu.
• Rola brygadzisty - zatwierdzanie dokumentów zmiany i przegląd niezgodności na hali.
• Rola kierownika - zmiana progów i klas oraz korekty stanu z obowiązkowym uzasadnieniem.
• Rola administratora - konfiguracja modułów i kont, bez prawa do wykonywania ruchów towarowych.

Rozdzielenie ról ma jeszcze jedną zaletę: wskazuje, które operacje wymagają drugiej osoby. Korektę stanu o dużej wartości może zatwierdzać kierownik, a nie ten, kto ją wprowadził. Taka zasada dwóch par oczu należy do standardowych kontroli wewnętrznych w gospodarce magazynowej.

Oznaczenia lokalizacji i etykiety regałów

Oprogramowanie i wyposażenie hali tworzą razem system zarządzania magazynem, a adres w bazie ma sens tylko wtedy, gdy znajduje odzwierciedlenie na regale. Oznaczenia występują jako etykiety na trawersach albo profilach regałów. Etykiety magnetyczne stosuje się głównie przy oznakowaniu tymczasowym, a samoprzylepne mocuje się na stałe jako oznaczenie konkretnych miejsc, na przykład paletowych.

Etykiety mogą zawierać kody i napisy oraz grafiki, co ułatwia organizację i inwentaryzację. Skaner odczytuje kod lokalizacji, a system porównuje go z adresem zadania. Rodzaje kodów i ich zastosowanie opisuje artykuł o kodach kreskowych w magazynie, a typy regałów i zasady kodowania stanowią temat strony o miejscach składowania.

Przydział towaru do lokalizacji wymaga decyzji o miejscu i sposobie składowania każdego asortymentu. Menedżerowie pracują pod stałą presją redukcji kosztów i zapasów przy jednoczesnej poprawie jakości obsługi klienta, więc reguły przydziału warto opisać jako parametry systemu, a nie jako wiedzę jednej osoby. Wtedy zmiana zasad, na przykład po sezonowej zmianie asortymentu, dotyczy konfiguracji, a nie nawyków zespołu.