Program magazynowy online

Program magazynowy online to kolejny etap w historii ewidencji towarów w firmach - etap, który nastąpił po papierowej kartotece i po arkuszu kalkulacyjnym. Ten artykuł wyjaśnia, skąd wzięła się potrzeba takiego programu, czym dokładnie jest program magazynowy działający w Internecie i jak działa w praktyce, bez wchodzenia w szczegóły techniczne architektury serwerowej opisane osobno w artykule o programie internetowym www. Zrozumienie tej ewolucji ułatwia ocenę, czy dotychczasowy sposób prowadzenia ewidencji w danej firmie nadal odpowiada skali prowadzonej działalności, czy raczej stanowi już rozwiązanie historyczne, które warto zastąpić.

Ewolucja programu magazynowego od papierowej kartoteki do Internetu

Zanim w magazynach pojawiły się komputery, ewidencję towaru prowadzono ręcznie, na papierowych kartach kartoteki magazynowej. Każdy indeks towarowy miał osobną kartę, na której magazynier zapisywał długopisem kolejne przyjęcia i wydania, licząc na bieżąco stan na dole kolumny. Taki sposób pracy wystarczał, dopóki asortyment liczył kilkadziesiąt pozycji, a magazynem zajmowała się jedna osoba, znająca na pamięć większość lokalizacji towaru. Raz w roku, podczas inwentaryzacji, cały zespół i tak musiał fizycznie przeliczyć towar na regałach i porównać wynik z zapisami na kartach, co przy większym magazynie zajmowało kilka dni pracy.

Dlaczego firmy odchodzą od papierowej kartoteki magazynowej

Wraz ze wzrostem liczby indeksów towarowych i liczby dokumentów wystawianych każdego dnia, papierowa kartoteka zaczynała zawodzić. Odnalezienie karty konkretnego towaru w segregatorze zajmowało czas, a każda pomyłka w przepisywaniu liczby wymagała fizycznego skreślenia i naniesienia poprawki. Największym problemem pozostawał jednak brak jednego, aktualnego obrazu stanu magazynu - kierownik, chcąc poznać sumaryczną wartość zapasu, musiał ręcznie zliczyć dane z dziesiątek kart, co robił zwykle raz na tydzień lub raz w miesiącu, a nie na bieżąco. Zniszczona, zalana lub zagubiona karta oznaczała bezpowrotną utratę historii danego towaru. Dodatkowym utrudnieniem był brak możliwości szybkiego wyszukania towaru po innej cesze niż nazwa czy indeks widniejący na karcie - sprawdzenie, ile sztuk danego koloru lub rozmiaru pozostało w magazynie, wymagało przejrzenia po kolei wielu kart, zamiast jednego zapytania do systemu.

Ograniczenia arkusza kalkulacyjnego jako programu magazynowego

Naturalnym następcą papieru stał się arkusz kalkulacyjny - plik Excela przechowywany na dysku firmowego komputera lub w folderze udostępnionym w sieci lokalnej. Arkusz pozwalał na szybkie sumowanie i sortowanie danych, czego brakowało papierowej kartotece, jednak sam w sobie nie rozwiązywał problemu pracy zespołowej. Plik otwarty przez jedną osobę do edycji blokował innym możliwość zapisania zmian, a przesyłanie kolejnych wersji arkusza pocztą elektroniczną prowadziło do sytuacji, w której nikt nie miał pewności, która kopia zawiera najświeższe dane. Arkusz nie pilnował też poprawności wpisywanych danych - literówka w nazwie towaru tworzyła w praktyce drugi, osobny wiersz zamiast aktualizować istniejącą pozycję. Kopia zapasowa arkusza, jeśli w ogóle powstawała, najczęściej sprowadzała się do zapisania pliku pod nową nazwą na tym samym dysku, co nie chroniło danych w razie awarii sprzętu.

Czym jest program magazynowy online

Program magazynowy online to aplikacja do prowadzenia ewidencji magazynowej, z której korzysta się przez przeglądarkę internetową, bez instalowania czegokolwiek na komputerze użytkownika. Dane wszystkich towarów, dokumentów i lokalizacji przechowywane są w jednym miejscu - na serwerze dostawcy oprogramowania - a nie na dysku pojedynczego stanowiska roboczego. Adres programu wpisuje się w przeglądarce tak samo, jak adres dowolnej strony internetowej, po czym użytkownik loguje się nazwą użytkownika i hasłem, uzyskując dostęp do ewidencji programu magazynowego swojej firmy. Nie ma tu płyty instalacyjnej, pliku instalatora ani osobnej licencji przypisanej do konkretnego komputera - program pozostaje dostępny tak długo, jak trwa umowa z dostawcą, niezależnie od tego, ile razy w międzyczasie wymieniony zostanie sprzęt w biurze.

Jak działa program magazynowy w przeglądarce internetowej

W praktyce cała logika programu - obliczenia stanów, reguły dokumentów, generowanie raportów - działa po stronie serwera, a przeglądarka pełni rolę okna, przez które użytkownik widzi wynik tych obliczeń i wprowadza nowe dane. Dzięki takiemu podziałowi pracownik nie musi martwić się o wersję zainstalowanego programu ani kompatybilność z systemem operacyjnym komputera - wystarczy przeglądarka internetowa i połączenie sieciowe, aby zobaczyć te same dane ewidencyjne, co pozostali uprawnieni pracownicy firmy. Ustawienia programu, takie jak numeracja dokumentów czy lista lokalizacji, dopasowuje się w konfiguracji programu magazynowego, zanim ewidencja trafi do codziennego użytku. Taki podział pracy - serwer licząc, przeglądarka pokazując wynik - odróżnia program magazynowy online od dawnych programów instalowanych lokalnie, w których każda zmiana logiki działania wymagała ponownej instalacji nowej wersji na każdym komputerze z osobna.

Kartoteka papierowa, arkusz kalkulacyjny i program online - porównanie

Poniższe zestawienie porządkuje różnice między trzema kolejnymi sposobami prowadzenia ewidencji magazynowej, jakie firmy stosowały na przestrzeni lat.

Z zestawienia wynika prosty wniosek - każdy kolejny sposób prowadzenia ewidencji usuwał jedno ograniczenie poprzedniego, nie tworząc przy tym nowych barier wejścia dla firmy decydującej się na zmianę.

Etapy ewolucji ewidencji magazynowej

Droga od papierowej karty do programu magazynowego online w większości firm przebiegała w podobnej kolejności.

1. Papierowa kartoteka magazynowa - ręczne zapisy przyjęć i wydań na osobnej karcie każdego towaru.
2. Arkusz kalkulacyjny na jednym komputerze - przeniesienie kartoteki do pliku Excela, bez dostępu z innych stanowisk.
3. Arkusz udostępniony w sieci lokalnej - próba pracy zespołowej na jednym pliku, z ograniczeniami blokady edycji.
4. Lokalny program magazynowy instalowany na komputerach firmy - dedykowana aplikacja z bazą danych, nadal ograniczona do sieci firmowej.
5. Program magazynowy online dostępny przez przeglądarkę - ewidencja dostępna z dowolnego komputera z dostępem do Internetu, bez instalacji na stacjach roboczych.

Każdy kolejny etap tej drogi rozwiązywał ograniczenia etapu poprzedniego, dlatego program magazynowy online warto traktować jako naturalną kontynuację, a nie oddzielny, konkurencyjny pomysł na prowadzenie ewidencji.

Dla kogo jest program magazynowy online

Program magazynowy online sprawdza się w firmach, które dotychczas prowadziły ewidencję na papierze lub w arkuszu kalkulacyjnym i zauważyły, że taki sposób pracy przestaje nadążać za liczbą towarów i dokumentów. Nie chodzi przy tym wyłącznie o wielkość firmy - o wyborze programu online decyduje raczej tempo, w jakim rośnie liczba dokumentów magazynowych wystawianych każdego dnia.

Małe i średnie firmy handlowe

Firma handlowa rezygnująca z Excela zyskuje jeden, wspólny obraz stanów magazynowych zamiast osobnych plików aktualizowanych przez różne osoby. Rejestrowanie dokumentów magazynowych w programie online eliminuje ręczne przepisywanie danych z papieru do arkusza, które wcześniej wykonywano dodatkowo, po zakończeniu dnia pracy. Dzięki temu czas poświęcany dotąd na porządkowanie danych po godzinach pracy magazynu można przeznaczyć na obsługę klientów lub przygotowanie kolejnych dostaw.

Sklepy internetowe i firmy logistyczne

Sklep internetowy prowadzący sprzedaż na kilku platformach potrzebuje jednego źródła prawdy o dostępności towaru - dokładnie takiego, jakie zapewnia program magazynowy online, w odróżnieniu od arkusza aktualizowanego ręcznie po każdej sprzedaży. Firmy logistyczne obsługujące towar wielu kontrahentów zyskują możliwość rozpoczęcia pracy bez budowy własnej serwerowni - wstęp do programu WMS opisuje podstawowy zakres funkcji dostępnych od pierwszego dnia wdrożenia. W obu przypadkach koszt rozpoczęcia pracy pozostaje przewidywalny, ponieważ opłata za program online zwykle ma formę stałego abonamentu, a nie jednorazowego zakupu licencji i serwera.

Co zyskuje magazyn po przejściu z papieru na program online

Przejście z papierowej kartoteki lub arkusza kalkulacyjnego na program magazynowy online przynosi kilka odczuwalnych efektów w codziennej pracy. Zamiast ręcznego przeliczania stanu magazynu raz w tygodniu, każdy upoważniony pracownik widzi aktualną liczbę towaru natychmiast po zarejestrowaniu dokumentu. Historia obrotów pozostaje kompletna i czytelna, ponieważ nie zależy od stanu fizycznego papieru ani od tego, czy ktoś zapamiętał zapisanie pliku przed wyłączeniem komputera. Wdrożenie systemu do magazynu w wersji online pozwala też ograniczyć wydatki na sprzęt, ponieważ za utrzymanie serwera i kopii zapasowych odpowiada dostawca oprogramowania, a nie dział IT przedsiębiorstwa. Alternatywę dla własnej instalacji lokalnej opisuje strona magazynu w chmurze, gdzie ten sam model dostępu przez przeglądarkę uzupełniony jest o pytanie, kto odpowiada za samą infrastrukturę. Segregatory z papierowymi kartami czy foldery pełne kolejnych wersji arkusza kalkulacyjnego przestają być wówczas potrzebne, a miejsce, które wcześniej zajmowała archiwalna dokumentacja, można wykorzystać na inne cele.

Program magazynowy online nie jest rewolucją w sposobie myślenia o magazynie, lecz naturalną kontynuacją drogi, którą wiele firm przeszło już wcześniej - od papierowej karty, przez arkusz kalkulacyjny, do wspólnej, aktualnej ewidencji dostępnej przez przeglądarkę internetową, bez instalacji i bez ręcznego przepisywania danych.