Kierownik magazynu jeszcze kilka lat temu kojarzył się z osobą spędzającą cały dzień przy komputerze stacjonarnym w biurze magazynowym, z dostępem do systemu wyłącznie z jednego stanowiska. Dziś ta sama osoba równie często loguje się do systemu magazynowego z laptopa w drodze do klienta, z tabletu podczas obchodu hali innego oddziału lub z telefonu w trakcie podróży służbowej. System magazynowy klasy WMS, dostępny przez przeglądarkę internetową, sprawia, że fizyczna obecność przy jednym komputerze przestaje być warunkiem koniecznym do zarządzania magazynem. Ten artykuł pokazuje, jak działa dostęp do systemu WMS z dowolnego miejsca, jakie scenariusze użycia mobilnego pojawiają się w praktyce oraz jakie role użytkowników korzystają z tej możliwości najczęściej.
Dlaczego dostęp do systemu WMS z dowolnego miejsca zyskuje na znaczeniu
Firmy logistyczne i handlowe coraz rzadziej ograniczają się do jednego magazynu obsługiwanego przez zespół pracujący wyłącznie na miejscu. Kierownicy odwiedzają oddziały, dyrektorzy logistyki jeżdżą do klientów i dostawców, a część zespołu zarządzającego pracuje częściowo poza siedzibą firmy. W takim modelu organizacyjnym system dostępny wyłącznie z jednego komputera w biurze magazynowym staje się ograniczeniem - decyzja o przyjęciu dodatkowego zamówienia albo o przesunięciu towaru między lokalizacjami czeka do momentu, aż odpowiedzialna osoba wróci na miejsce.
Dostęp z dowolnego miejsca odpowiada również na potrzeby firm obsługujących kilka magazynów jednocześnie. Bez wspólnego, dostępnego zdalnie systemu każdy oddział funkcjonuje osobno, a porównanie stanów między lokalizacjami wymaga telefonów i wymiany arkuszy. System magazynowy klasy WMS, działający przez przeglądarkę internetową, eliminuje ten podział, udostępniając te same dane wszystkim uprawnionym osobom, niezależnie od tego, gdzie fizycznie się znajdują.
Znaczenie dostępu mobilnego rośnie także wraz ze skalą firmy. Mały magazyn obsługiwany przez kilka osób radzi sobie zwykle bez zdalnego wglądu do danych, ponieważ każda decyzja zapada na miejscu, w jednym pomieszczeniu. Wraz z powiększaniem zespołu, otwieraniem kolejnych oddziałów i wydłużaniem czasu, jaki osoby zarządzające spędzają poza magazynem, brak dostępu z dowolnego miejsca zaczyna generować realne opóźnienia w codziennych decyzjach operacyjnych.
Jak działa dostęp do systemu magazynowego przez przeglądarkę internetową
Techniczne podstawy dostępu z dowolnego miejsca są prostsze, niż mogłoby się wydawać. System magazynowy klasy WMS udostępnia swój interfejs jako aplikację internetową, uruchamianą w przeglądarce zainstalowanej na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Nie ma znaczenia, czy jest to komputer stacjonarny w biurze, laptop służbowy, tablet czy telefon - ekran dopasowuje się do rozmiaru urządzenia, a zakres dostępnych funkcji zależy wyłącznie od roli przypisanej danemu użytkownikowi. Więcej o tym rozwiązaniu opisuje strona poświęcona aplikacji internetowej systemu magazynowego.
Praca na laptopie, tablecie i telefonie bez instalowania dodatkowego oprogramowania
Praca przez przeglądarkę oznacza, że użytkownik nie instaluje na swoim urządzeniu żadnego dodatkowego programu ani sterownika. Wystarczy otworzyć adres systemu w przeglądarce internetowej i zalogować się danymi dostępowymi, aby zobaczyć te same dane co na komputerze w biurze magazynowym. Rozwiązanie to opisuje szerzej strona dotycząca aplikacji magazynowej online, która działa na identycznej zasadzie niezależnie od typu urządzenia. Dzięki temu nowa osoba w zespole albo pracownik tymczasowo pracujący zdalnie zyskuje dostęp do systemu w kilka minut, bez udziału działu informatycznego przy konfiguracji stanowiska.
Logowanie i uprawnienia użytkowników korzystających z dostępu zdalnego
Dostęp z dowolnego miejsca nie oznacza rezygnacji z kontroli nad tym, kto i do jakich danych ma wgląd. Każdy użytkownik loguje się do systemu indywidualnym kontem, a zakres widocznych informacji i dostępnych operacji zależy od przypisanej roli. Zasady logowania i przypisywania uprawnień opisuje strona dotycząca logowania i autoryzacji w systemie magazynowym. Dzięki takiemu podziałowi dyrektor logistyki widzi inny zakres danych niż handlowiec sprawdzający wyłącznie dostępność towaru, mimo że obie osoby korzystają z tego samego dostępu zdalnego.
Zarządzanie kilkoma magazynami i oddziałami z jednego miejsca
Firmy prowadzące kilka lokalizacji magazynowych zyskują na dostępie zdalnym szczególnie wyraźnie. Zamiast osobno kontaktować się z każdym oddziałem w celu sprawdzenia stanu towaru, osoba zarządzająca siecią magazynów otwiera jeden system i przełącza się między lokalizacjami z poziomu przeglądarki. Model ten opisuje szerzej strona poświęcona magazynowi w chmurze, a wybór odpowiedniego podejścia do wdrożenia takiego rozwiązania ułatwia strona dotycząca programu magazynowego w chmurze.
Podgląd stanów magazynowych wielu lokalizacji jednocześnie
Jednoczesny podgląd kilku magazynów pozwala szybko zauważyć, że jeden oddział ma nadmiar towaru, podczas gdy inny zgłasza braki tego samego asortymentu. Bez wspólnego systemu taka informacja dociera zwykle z opóźnieniem, poprzez telefony i osobne zestawienia przygotowywane ręcznie przez każdy magazyn. System dostępny z dowolnego miejsca pozwala porównać stany w czasie rzeczywistym i podjąć decyzję o przesunięciu towaru między lokalizacjami, zanim braki wpłyną na realizację zamówień klientów.
Scenariusze mobilnego dostępu do systemu magazynowego w praktyce
Poniższe przykłady pokazują, jak dostęp z dowolnego miejsca wygląda w codziennej pracy osób zarządzających magazynem i firmą.
Dyrektor logistyki sprawdzający stan magazynu w podróży służbowej
Dyrektor logistyki jadący na spotkanie z dostawcą lub klientem nie musi czekać z decyzją do powrotu do biura. Po otwarciu systemu w przeglądarce telefonu widzi bieżące stany magazynowe, status realizowanych zamówień oraz raporty operacyjne z każdego z nadzorowanych oddziałów. Jeżeli podczas rozmowy z kontrahentem pojawia się pytanie o dostępność konkretnego towaru, odpowiedź pada od razu, bez odkładania rozmowy do telefonu z magazynem.
Kierownik magazynu pracujący zdalnie z domu lub innego oddziału
Podobnie wygląda sytuacja kierownika magazynu, który część dnia spędza w innej lokalizacji firmy albo pracuje zdalnie z powodu wyjazdu, spotkania poza siedzibą lub innych obowiązków. Zamiast wstrzymywać zatwierdzanie zleceń przesunięcia czy przegląd raportów do powrotu na miejsce, loguje się do systemu z laptopa i kontynuuje nadzór nad magazynem na bieżąco. Rejestrowanie ruchu towaru przy pomocy kolektora danych na Androida na hali magazynowej i podgląd tych samych danych zdalnie przez przeglądarkę tworzą spójny obraz operacji, niezależnie od tego, gdzie w danym momencie znajduje się osoba zarządzająca.
Role użytkowników i zakres działań dostępnych zdalnie
Zakres tego, co można zrobić zdalnie, zależy od roli przypisanej danemu użytkownikowi w systemie. Szczegółowy podział ról i uprawnień opisuje strona dotycząca ról i użytkowników w systemie WMS. Poniższe zestawienie porządkuje najczęstsze role oraz zakres działań dostępnych im spoza magazynu.
| Rola użytkownika | Co może zrobić zdalnie przez przeglądarkę |
|---|---|
| Kierownik magazynu | Podgląd stanów, zatwierdzanie zleceń przesunięcia i przegląd raportów operacyjnych. |
| Dyrektor logistyki | Analiza wskaźników wydajności kilku magazynów i porównanie oddziałów. |
| Handlowiec | Sprawdzenie dostępności towaru przed potwierdzeniem zamówienia klientowi. |
| Dział zakupów | Wgląd w rotację towaru i planowanie uzupełnień zapasu bez wizyty w magazynie. |
| Administrator systemu | Zarządzanie uprawnieniami i rolami pozostałych użytkowników zdalnych. |
Taki podział sprawia, że dostęp zdalny nie oznacza pełnej dowolności dla wszystkich - każda osoba widzi i może wykonać tylko te operacje, które odpowiadają jej codziennym obowiązkom, niezależnie od tego, czy loguje się z biura, domu czy innego miasta.
Bezpieczeństwo dostępu zdalnego do danych magazynowych
Możliwość logowania się do systemu z dowolnego miejsca rodzi naturalne pytanie o bezpieczeństwo danych magazynowych. Dostęp zdalny opiera się na tych samych mechanizmach, co logowanie z komputera w biurze - indywidualnym koncie, haśle oraz uprawnieniach przypisanych do roli użytkownika. Każda sesja jest identyfikowana, a administrator systemu widzi, kto i kiedy logował się do systemu oraz z jakiego zakresu funkcji korzystał.
W praktyce oznacza to, że rozszerzenie dostępu poza jedno stanowisko komputerowe nie musi oznaczać obniżenia poziomu kontroli nad danymi. Odpowiednio skonfigurowane uprawnienia sprawiają, że osoba widząca stany magazynowe zdalnie ma dokładnie taki sam, ograniczony zakres wglądu, jak przy pracy stacjonarnej w biurze magazynowym.
Warto pamiętać, że urządzenie, z którego korzysta dana osoba poza magazynem, nie zawsze jest tak samo zabezpieczone jak komputer firmowy podłączony do sieci lokalnej. Dlatego przy udostępnianiu dostępu zdalnego niezbędne jest przypomnienie podstawowych zasad - niekorzystanie z systemu na urządzeniach współdzielonych z innymi osobami oraz wylogowywanie się po zakończeniu pracy, zwłaszcza na prywatnym sprzęcie używanym poza biurem.
Jak wdrożyć mobilny dostęp do systemu WMS w firmie
Uruchomienie dostępu z dowolnego miejsca dla zespołu zarządzającego magazynem nie wymaga osobnego projektu wdrożeniowego, jeśli firma korzysta już z systemu WMS działającego jako aplikacja internetowa. Poniższa lista porządkuje etapy, które warto uwzględnić przy udostępnianiu dostępu zdalnego kolejnym osobom w organizacji.
- Określenie osób i ról - wskazanie, które stanowiska, np. kierownik magazynu, dyrektor logistyki czy dział zakupów, faktycznie potrzebują dostępu spoza magazynu.
- Konfiguracja uprawnień - dopasowanie zakresu widocznych danych i dostępnych funkcji do obowiązków każdej z tych osób.
- Test na różnych urządzeniach - sprawdzenie działania systemu na laptopie, tablecie i telefonie, zanim dostęp trafi do całego zespołu.
- Szkolenie z zasad logowania - krótkie wprowadzenie dotyczące bezpiecznego korzystania z systemu poza siecią firmową.
- Stopniowe rozszerzanie dostępu - objęcie kolejnych oddziałów i lokalizacji, w miarę jak zespół oswaja się z pracą zdalną w systemie.
Przed udostępnieniem dostępu zdalnego szerszemu gronu pracowników warto sprawdzić działanie systemu na urządzeniu, z którego dana osoba faktycznie korzysta najczęściej poza magazynem - różnice w rozmiarze ekranu wpływają na wygodę codziennej obsługi.
Dostęp do systemu WMS z dowolnego miejsca zmienia sposób, w jaki kierownicy magazynów i dyrektorzy logistyki wykonują swoją pracę - decyzje dotyczące magazynu nie muszą już czekać do powrotu na miejsce. Firmy prowadzące kilka lokalizacji zyskują dodatkowo wspólny widok całej sieci magazynów, dostępny z laptopa, tabletu lub telefonu każdej uprawnionej osoby.
