Wydanie z magazynu

Wydanie towaru z magazynu to końcowy etap procesu magazynowego, następujący po przyjęciu i składowaniu zapasu. W programie magazynowym operację tę rejestruje się za pomocą dokumentów magazynowych Wz i Rw, które potwierdzają, jaki towar, w jakiej ilości i na czyją rzecz opuścił magazyn. Prawidłowo prowadzona ewidencja wydań pozwala zachować zgodność stanów systemowych z rzeczywistością oraz ułatwia rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. Więcej o wyborze odpowiedniego narzędzia opisuje strona jaki program magazynowy oraz materiał dotyczący programu magazynowego.

W magazynie ruchy towarów zapisuje się w dokumentach. Są to:

1. Przyjęcie zewnętrzne (oznaczane jako Pz).
2. Wydanie zewnętrzne (oznaczane jako Wz).
3. Zmiana lokalizacji (oznaczana jako Zl).
4. Rozchód wewnętrzny (oznaczany jako Rw).
5. Przychód wewnętrzny (oznaczany jako Pw).

Dokumenty Rw i Pw odnoszą się do przesunięcia towaru do strefy kompletacji.

Wydanie towaru z magazynu

Przewidziane w ewidencji wydania dokumenty:

• Awizo wydania Aw;
• dokument Wz bufor;
• dokument Wz;
• zmiana lokalizacji Zl - przesunięcie palet ze strefy składowania do strefy przyrampowej.

Awizo wydania Aw

Kontrahent może zapisać w programie awizo wydania, traktowane jako zlecenie wydania towaru. Informacje z awizo przepisuje się do dokumentu Wz bufor. Dla zatwierdzonego przez kontrahenta awiza nadaje się numer awiza, a także klucz potwierdzenia dokumentu Wz - 6-cyfrowy kod autoryzacji.

W dokumencie Wz bufor zapisuje się

Formularz dokumentu Wz bufor gromadzi dane potrzebne do prawidłowej realizacji wydania - od informacji o kontrahencie, przez datę rejestracji, po szczegóły dotyczące ilości i sposobu doboru towaru.

Dane kontrahenta - zapis automatyczny

Dane kontrahenta

W rejestrowaniu dokumentu bezpośrednio przez kontrahenta jego dane są zapisywane automatycznie.

Dlaczego data rejestracji dokumentu wymaga szczególnej uwagi?

System magazynowy automatycznie nadaje dokumentowi Wz bufor datę rejestracji zgodną z bieżącym czasem systemowym. Wprowadzona data pozostaje niezmienna i stanowi element identyfikacji dokumentu w chronologii wydań, co ma znaczenie przy rozliczaniu partii towaru według reguły FIFO lub FEFO.

Automatyczne nadawanie daty eliminuje ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych, a niemodyfikowalność tej daty gwarantuje wiarygodność i przejrzystość całego procesu wydania towaru z magazynu.

Inne informacje

• termin wydania towaru;
• miejsce dostawy;
• rodzaj towaru;
• ilość wydawanego towaru;
• algorytm, według którego ma zostać wydany towar (według daty ważności, daty przyjęcia FIFO, LIFO, wybranej daty ważności lub numeru partii);
• data ważności, jeśli wybrany został algorytm wydania towaru według konkretnej daty;
• partia towaru, jeśli wybrany został algorytm wydania towaru według określonej partii.

Dokument Wz bufor

Dokumenty Wz bufor można rejestrować na podstawie:

1. awiza zapisanego przez kontrahenta w programie;
2. przekazanego przez kontrahenta zlecenia wydania;
3. dokumentu elektronicznego przysłanego przez kontrahenta.

W przypadku wymiany danych w formie pliku elektronicznego konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie z klientem struktury tego pliku.

W sytuacji, gdy kontrahent nie zapisał w programie awiza wydania, zleceniem wydania może być dokument Wz bufor wprowadzony przez pracownika magazynu. Numer awiza i kod autoryzacji Wz generuje się wtedy automatycznie dla dokumentu Wz bufor, a kod autoryzacji wysyła się do kontrahenta mailem.

Dokument Wz

Dokument Wz nie zawiera informacji o paletach ani kartonach przeznaczonych do wydania. Wymaga akceptacji realizacji przed rejestracją kolejnych operacji w magazynie. Na podstawie dokumentu Wz bufor generuje się dwa dokumenty: zmianę lokalizacji, czyli przesunięcie towaru ze strefy składowania do strefy przyrampowej, oraz właściwy dokument Wz. Pracownicy magazynu nie mają wglądu do rejestru wszystkich dokumentów Wz - w grupie użytkowników MAGAZYN wyświetlają się wyłącznie dokumenty Wz bufor do realizacji oraz będące w trakcie realizacji.

Zmiana lokalizacji Zl. Zapisany na podstawie dokumentu Wz bufor dokument zmiany lokalizacji zawiera informacje o paletach towaru, które mają zostać przeniesione do strefy przyrampowej (numer nośnika lub lokalizacja). Palety ustala program automatycznie, według algorytmu podanego w pozycjach dokumentu.

Program proponuje palety do wydania według wybranego przez użytkownika algorytmu

Użytkownik wybiera jeden z pięciu algorytmów doboru palet do wydania, zależnie od charakteru asortymentu i wymagań kontrahenta.

1. Rosnąco według daty ważności

Program proponuje palety do wydania według rosnącej daty ważności produktów.

2. Według wybranej daty ważności

Możliwe jest też wskazanie konkretnej daty ważności, według której program proponuje palety do wydania.

3. Według daty przyjęcia - zasada FIFO

Program może uwzględniać zasadę First In, First Out (FIFO), w której palety proponowane są do wydania według daty ich przyjęcia do magazynu.

4. Według daty przyjęcia - zasada LIFO

Inną opcją jest zasada Last In, First Out (LIFO), w której palety proponowane są do wydania według daty ich najnowszego przyjęcia.

5. Według określonej partii towaru

Program może również proponować palety do wydania na podstawie określonej partii towaru, co bywa przydatne przy zarządzaniu produktami wymagającymi szczególnej identyfikowalności.

W przypadku wydania kartonów z palety proponuje się w pierwszej kolejności paletę niepełną

Taki dobór ogranicza liczbę rozpoczętych palet w strefie składowania i pozwala szybciej domykać niepełne jednostki logistyczne, zanim trafi na nie towar z kolejnej dostawy.

Dokument Wz można zatwierdzić przez magazyniera

Zatwierdzenie dokumentu Wz jest możliwe na dwa sposoby.

a. Po zatwierdzeniu skojarzonego dokumentu zmiany lokalizacji

Magazynier może zatwierdzić dokument Wz po zatwierdzeniu powiązanego dokumentu zmiany lokalizacji produktów.

b. Po wprowadzeniu kodu autoryzacji dokumentu Wz

Alternatywnie magazynier może zatwierdzić dokument Wz po wprowadzeniu odpowiedniego kodu autoryzacyjnego.

Potwierdzenie odbioru towaru

Potwierdzenie odbioru towaru wymaga wprowadzenia do dokumentu Wz kodu autoryzacji, wygenerowanego w programie przy zatwierdzeniu awiza wydania przez kontrahenta lub - jeśli dokument nie jest zapisywany na podstawie awiza - przy zatwierdzeniu dokumentu Wz bufor. Wydanie z magazynu realizuje się w ciągu jednej zmiany. Po zatwierdzeniu dokumentu Wz i wprowadzeniu klucza potwierdzenia program generuje oraz wysyła do kontrahenta wiadomość e-mail z potwierdzeniem wysyłki. Wiadomość trafia na adres zdefiniowany w kartotece kontrahenta, w polu MAIL DO KORESPONDENCJI AUTOMATYCZNEJ.

Stosowanie metody FIFO

Metoda FIFO (First In, First Out) to najczęściej stosowana strategia kolejności rozchodu - najbardziej naturalna, ponieważ zapobiega zbyt długiemu zaleganiu danej partii towaru w magazynie. Stosuje się ją zazwyczaj wszędzie tam, gdzie nie ma potrzeby stosowania FEFO. Metoda ta jest zasadniczo zgodna z zasadami wyceny towarów stosowanymi w księgowości, choć z operacyjnego punktu widzenia WMS traktuje ją odrębnie od wyceny magazynowej.

Stosowanie metody FEFO

Metoda FEFO (First Expired, First Out) znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie towar ma określoną datę ważności, na przykład przy artykułach spożywczych lub farmaceutykach.

Etapy wydania towaru z magazynu

Wydanie to czynność następująca po okresie składowania. Proces wydawania towaru poprzedza zwykle kompletacja, która może przebiegać:

• jednostopniowo, zlecenie po zleceniu;
• dwustopniowo, artykuł po artykule;
• według tras dostawy;
• według kolejności rozładunku.

Wydanie może odbywać się w dwóch zasadniczych kierunkach:

• na zewnątrz przedsiębiorstwa - dokumentem Wz;
• do wewnątrz przedsiębiorstwa - dokumentem Rw (rozchód wewnętrzny) lub dokumentem Wp (wydanie na produkcję).

Co obejmują operacje magazynowe w systemie WMS?

Operacje magazynowe w systemie WMS to zestaw działań zapewniających płynne zarządzanie towarem w magazynie, takich jak przyjęcie towaru, jego składowanie, kompletacja zamówień i wysyłka. System WMS automatycznie koordynuje te operacje, co zwiększa efektywność pracy i minimalizuje błędy. Więcej o operacjach magazynowych w systemie WMS opisuje strona Operacje magazynowe.

Jakie zadania wykonuje operator logistyczny w magazynie?

Operator logistyczny w magazynie odpowiada za koordynację procesów magazynowych: przyjmowanie towaru, jego lokalizowanie oraz przygotowywanie do wysyłki. Współpracuje przy tym z systemem WMS, który pozwala zoptymalizować procesy logistyczne, zwiększając wydajność i ograniczając liczbę błędów. Więcej o roli operatora logistycznego opisuje strona Operator logistyczny.

Jakie informacje o narzędziach i czasie życia można znaleźć w systemie?

Systemy zarządzania narzędziami pozwalają monitorować stan narzędzi, ich użytkowanie oraz czas życia, co wspiera optymalizację procesów produkcyjnych powiązanych z magazynem. Dzięki tym informacjom można skutecznie planować konserwację i wymianę narzędzi, co ogranicza liczbę awarii i obniża koszty operacyjne. Więcej o zarządzaniu narzędziami i czasem życia opisuje strona Narzędzia czas życia.

Jakie aplikacje webowe są dostępne w Poznaniu?

Aplikacje webowe pozwalają zdalnie zarządzać magazynem i innymi procesami biznesowymi, co zwiększa elastyczność i mobilność firmy. W Poznaniu dostępne są rozwiązania umożliwiające zarządzanie operacjami magazynowymi oraz logistycznymi przez Internet, bez konieczności instalowania oprogramowania na lokalnych stacjach roboczych.

Jak przebiega proces wystawiania dokumentu Wz krok po kroku

W praktyce wydanie towaru z magazynu składa się z kilku następujących po sobie kroków, które WMS prowadzi od zlecenia aż po zamknięcie dokumentu:

1. rejestracja awiza wydania lub zlecenia od kontrahenta;
2. utworzenie dokumentu Wz bufor i dobór palet według wybranego algorytmu (FIFO, FEFO, LIFO lub według partii);
3. zmiana lokalizacji - przesunięcie towaru ze strefy składowania do strefy przyrampowej;
4. kompletacja i weryfikacja zgodności zebranego towaru z pozycjami dokumentu;
5. zatwierdzenie dokumentu Wz przez magazyniera lub kodem autoryzacji;
6. wydruk dokumentu Wz i przekazanie towaru do strefy załadunku;
7. wysyłka potwierdzenia do kontrahenta oraz aktualizacja stanów magazynowych w systemie.

Każdy z tych kroków zostaje zapisany w historii dokumentu, dzięki czemu w razie reklamacji lub rozbieżności inwentaryzacyjnej można odtworzyć dokładny przebieg wydania - kto je zarejestrował, kto skompletował towar i kto zatwierdził wysyłkę.

Kompletacja towaru przed wydaniem z magazynu

Kompletacja to etap, w którym pracownik magazynu fizycznie zbiera towar wskazany na dokumencie Wz bufor. WMS wyznacza optymalną trasę zbiórki między lokalizacjami, ograniczając liczbę przejść przez strefę składowania i skracając czas realizacji zlecenia. Terminal lub skaner prowadzi magazyniera od jednej lokalizacji do kolejnej, a każde pobranie potwierdza się skanem kodu kreskowego lub etykiety palety.

Przy kompletacji wielu zamówień jednocześnie system może grupować pozycje według artykułu, co ogranicza liczbę przejść przez halę, lub według zlecenia, co upraszcza późniejsze pakowanie i kontrolę. Wybór metody zależy od struktury asortymentu oraz liczby linii na typowym zamówieniu.

Kontrola wysyłki przed załadunkiem

Przed zatwierdzeniem dokumentu Wz towar przechodzi kontrolę zgodności ze zleceniem - liczbę i rodzaj pozycji porównuje się z zawartością palety lub kartonu, zwykle przez ponowne skanowanie kodów w strefie przyrampowej. Rozbieżność zatrzymuje dokument do wyjaśnienia, zamiast pozwolić na wysyłkę niekompletnego lub błędnego zamówienia.

Część wdrożeń uzupełnia kontrolę o ważenie palety i porównanie wyniku z wagą teoretyczną pozycji dokumentu. Odchylenie ponad ustalony próg sygnalizuje możliwy błąd kompletacji jeszcze przed załadunkiem na samochód, co ogranicza liczbę reklamacji zgłaszanych już po dostarczeniu towaru do odbiorcy.

Czym różnią się dokumenty Wz, Rw i Mm

Wybór właściwego dokumentu wydania zależy od tego, dokąd trafia towar - do odbiorcy zewnętrznego, na potrzeby własne firmy czy do innego magazynu tej samej organizacji. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze różnice.

Integracja z kurierami i firmami transportowymi

Po zatwierdzeniu dokumentu Wz dane przesyłki mogą trafić automatycznie do systemu spedycyjnego lub bezpośrednio do platformy wybranego kuriera. Integracja z operatorami takimi jak DPD, DHL, InPost czy UPS pozwala wygenerować etykietę przewozową i numer śledzenia bez ręcznego przepisywania adresu i wagi przesyłki - dane pobierane są wprost z dokumentu Wz.

Status przesyłki wraca do WMS przez Internet, dzięki czemu obsługa klienta widzi, na jakim etapie transportu znajduje się zamówienie, bez konieczności kontaktowania się z przewoźnikiem. W firmach korzystających z własnej floty integracja obejmuje zamiast tego harmonogram tras i awizacje czasowe na rampie rozładunkowej, dzięki czemu kierowca nie czeka w kolejce do wolnego stanowiska rozładunkowego.

Integracja z kurierami ogranicza liczbę pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych adresowych oraz przyspiesza moment nadania przesyłki. List przewozowy drukuje się razem z dokumentem Wz, w tej samej chwili, w której towar opuszcza strefę załadunku.