„Program magazynowy” to w Polsce najczęściej używane, potoczne określenie niemal każdego oprogramowania wspierającego pracę magazynu - od prostego arkusza ewidencji po rozbudowany system klasy WMS. W ogłoszeniach handlowych, rozmowach telefonicznych i wynikach wyszukiwania oba terminy - „program magazynowy” i „WMS” (Warehouse Management System) - padają zamiennie, choć w warstwie technicznej odnoszą się do różnego zakresu funkcji i różnego poziomu formalizacji. Ten artykuł porządkuje słownictwo branży magazynowej - wyjaśnia, kiedy potoczne określenie pokrywa się z formalną definicją WMS, a kiedy oba pojęcia rozjeżdżają się na tyle, że warto je rozróżnić już na etapie zapytania ofertowego. Same funkcje i moduły takiego oprogramowania - dokumenty PZ, WZ, PW, RW i MM, kartoteki czy raportowanie - omawiamy osobno w artykule o programie do gospodarki magazynowej. Tutaj skupiamy się wyłącznie na nazewnictwie, klasyfikacji systemów i zakresie funkcjonalnym, jaki musi spełniać program, aby zasłużyć na miano WMS.
Program magazynowy a WMS - dwa poziomy jednego słownictwa
Określenie „program magazynowy” funkcjonuje w języku polskim jako pojęcie nadrzędne - obejmuje każde narzędzie informatyczne wspierające pracę magazynu, niezależnie od jego zaawansowania. Może to być prosty arkusz kalkulacyjny z makrami, lokalna baza danych z formularzami albo pełny system klasy WMS obsługujący terminale radiowe i automatykę. WMS jest natomiast pojęciem węższym i bardziej sformalizowanym - odnosi się do konkretnej kategorii oprogramowania o zdefiniowanym zakresie funkcji, rozpoznawanej w ten sam sposób w Polsce, jak i za granicą.
Innymi słowy, każdy system WMS można nazwać programem magazynowym, ale nie każdy program magazynowy zasługuje na miano WMS. Różnica nie jest wyłącznie semantyczna - decyduje ona o tym, czego firma może oczekiwać od zakupionego narzędzia oraz jak porównywać oferty różnych dostawców podczas wyboru systemu.
Skąd pochodzi skrót WMS i co dokładnie oznacza
WMS to skrót od angielskiego Warehouse Management System, czyli systemu zarządzania magazynem. Termin wywodzi się z anglojęzycznej literatury logistycznej i informatycznej lat siedemdziesiątych i osiemdziesiątych ubiegłego wieku, gdy pierwsze rozwiązania komputerowe zaczęły zastępować papierową ewidencję w dużych centrach dystrybucyjnych. Od tego czasu skrót WMS stał się rozpoznawalną kategorią oprogramowania na całym świecie - używają go analitycy rynku, integratorzy systemów i działy zakupów IT, niezależnie od języka, w jakim prowadzą rozmowy handlowe.
W polskiej branży magazynowej obok „WMS” funkcjonuje kilka bliskoznacznych określeń - system magazynowy, oprogramowanie magazynowe czy systemy magazynowe. Wszystkie te nazwy odnoszą się w praktyce do tej samej kategorii narzędzi, a wybór konkretnego sformułowania częściej wynika z przyzwyczajenia autora tekstu lub z kontekstu marketingowego niż z rzeczywistej różnicy technicznej.
Kiedy branża używa określenia program magazynowy, a kiedy WMS
W materiałach marketingowych kierowanych do mniejszych firm częściej pojawia się przystępne określenie „program magazynowy” - brzmi swojsko i nie wymaga od odbiorcy znajomości anglojęzycznego słownictwa branżowego. W dokumentacji technicznej, zapytaniach ofertowych oraz rozmowach z integratorami dominuje skrót WMS, ponieważ jednoznacznie wskazuje kategorię systemu i ułatwia porównanie ofert różnych dostawców według tego samego standardu. Dział zakupów dużej sieci dystrybucyjnej, przygotowując przetarg, niemal zawsze posłuży się skrótem WMS - to on pozwala precyzyjnie opisać wymagany zakres funkcji w specyfikacji przetargowej i porównać konkurencyjne oferty punkt po punkcie.
Praktyczna wskazówka brzmi następująco - jeśli tekst lub oferta mówi ogólnie o „programie do magazynu” bez dalszych szczegółów, warto dopytać o konkretny zakres funkcji, zanim założy się, że chodzi o pełny system WMS. Rozbieżność między nazwą a rzeczywistą zawartością funkcjonalną bywa źródłem nieporozumień przy wyborze konfiguracji programu magazynowego dopasowanej do realnych potrzeb.
Czy WMS to zawsze osobny system, czy może być modułem ERP
Nie - WMS nie musi być odrębną aplikacją instalowaną obok innych systemów firmy. W praktyce spotyka się dwa modele. Pierwszy to samodzielny (standalone) system WMS, zaprojektowany wyłącznie do obsługi magazynu i połączony z innymi programami firmy przez integrację, na przykład z systemem do zarządzania magazynem wymieniającym dokumenty z ERP. Drugi model to WMS jako moduł wbudowany w większy system ERP, współdzielący z nim bazę danych, interfejs i logikę biznesową.
Oba podejścia mają swoje uzasadnienie, zależnie od skali i specyfiki magazynu. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze różnice między nimi.
| Kryterium | WMS jako system samodzielny | WMS jako moduł ERP |
|---|---|---|
| Zakres funkcji magazynowych | Zwykle szerszy i głębiej wyspecjalizowany | Ograniczony do funkcji przewidzianych w module ERP |
| Integracja z resztą firmy | Wymaga osobnego łącza z ERP lub inną platformą | Naturalna, dane współdzielone od razu |
| Elastyczność dostosowania | Wysoka, moduły dobierane pod magazyn | Zależna od możliwości konfiguracyjnych ERP |
| Typowe zastosowanie | Magazyny wysokiego składowania, centra dystrybucyjne | Mniejsze magazyny przy prostszych procesach |
W magazynach wysokiego składowania i centrach dystrybucyjnych o dużej rotacji towaru sprawdza się zwykle system samodzielny - moduł magazynowy wbudowany w ERP rzadko oferuje wystarczającą głębokość funkcji, na przykład zaawansowane strategie kompletacji czy obsługę wielu jednostek logistycznych naraz. W mniejszych magazynach o prostszych procesach moduł WMS w ramach posiadanego już ERP bywa rozwiązaniem wystarczającym i tańszym we wdrożeniu, ponieważ nie wymaga budowy dodatkowej integracji.
Klasy zaawansowania systemów WMS - podstawowa, średnia i zaawansowana
Skoro nie każdy program magazynowy jest pełnym WMS, warto uporządkować same systemy WMS według poziomu zaawansowania. Branża magazynowa nie posługuje się jedną, sformalizowaną normą klasyfikacyjną, jednak w praktyce integratorów i analityków rynku przyjęły się trzy orientacyjne klasy, różniące się zakresem funkcji i stopniem automatyzacji.
| Klasa systemu WMS | Poziom zaawansowania | Typowe funkcje |
|---|---|---|
| Podstawowa | Ewidencja ilościowa, pojedyncza lokalizacja | Przyjęcia i wydania, proste kartoteki, ręczne wprowadzanie danych |
| Średnia | Zarządzanie lokalizacjami i zadaniami | Adresowanie miejsc składowania, obsługa skanerów kodów kreskowych, podstawowe raportowanie |
| Zaawansowana | Pełna automatyzacja procesów | Terminale radiowe, optymalizacja tras kompletacji, integracja z automatyką i ERP, obsługa wielu magazynów |
Klasa podstawowa - ewidencja i lokalizacje
Systemy podstawowej klasy koncentrują się na ewidencji ilościowej towaru i rejestrowaniu dokumentów obrotu. Nie oferują zaawansowanego adresowania przestrzeni magazynowej ani obsługi urządzeń mobilnych - operator wprowadza dane ręcznie z poziomu komputera stacjonarnego. Tego typu narzędzia bywają wystarczające dla niewielkich magazynów o niskiej rotacji towaru, choć w ścisłym znaczeniu trudno nazwać je pełnym systemem WMS.
Klasa średnia - zarządzanie zadaniami i optymalizacja pracy
Systemy średniej klasy wprowadzają adresowanie lokalizacji magazynowych, obsługę skanerów kodów kreskowych oraz podział pracy na zadania przypisywane poszczególnym magazynierom. To poziom, na którym program magazynowy zaczyna spełniać większość kryteriów formalnej definicji WMS, choć wciąż może brakować mu zaawansowanej optymalizacji tras czy integracji z automatyką magazynową.
Klasa zaawansowana - pełna automatyzacja i integracje
Zaawansowana klasa WMS obejmuje pełną obsługę terminali radiowych, algorytmy optymalizujące trasy kompletacji, integrację z systemami automatyki magazynowej oraz jednoczesne zarządzanie wieloma magazynami z jednego centrum danych. Uzupełnieniem takiego systemu bywa aplikacja mobilna, na przykład Android WMS, obsługująca te same dane w czasie rzeczywistym z poziomu skanera lub terminala. To właśnie systemy tej klasy najczęściej mają na myśli analitycy rynku, gdy mówią o WMS bez dodatkowych zastrzeżeń.
Jaki zakres funkcjonalny definiuje prawdziwy system WMS
Wśród integratorów i analityków branży logistycznej powtarza się zestaw kryteriów, po których poznaje się, że oprogramowanie zasługuje na miano pełnego WMS, a nie jedynie prostego programu do ewidencji. Poniższa lista porządkuje te warunki.
- Zarządzanie lokalizacjami magazynowymi - system przypisuje towar do konkretnych adresów składowania, a nie tylko do ogólnego stanu magazynu.
- Obsługa urządzeń mobilnych - operatorzy pracują na skanerach lub terminalach radiowych, a nie wyłącznie z poziomu komputera stacjonarnego.
- Zarządzanie zadaniami magazynierów - system generuje i przydziela konkretne zadania, zamiast pozostawiać kolejność pracy uznaniu operatora.
- Śledzenie partii i numerów seryjnych - możliwość identyfikacji konkretnej partii dostawy lub sztuki towaru w całym procesie magazynowym.
- Integracja z ERP lub innym systemem centralnym - wymiana dokumentów i stanów magazynowych bez ręcznego przepisywania danych.
- Raportowanie w czasie rzeczywistym - dostęp do aktualnych stanów i historii obrotów bez opóźnień wynikających z ręcznej ewidencji.
Program spełniający wszystkie te warunki jednocześnie można bez zastrzeżeń nazwać systemem WMS. Narzędzie realizujące jedynie część z nich - na przykład wyłącznie ewidencję ilościową bez zarządzania lokalizacjami - pozostaje raczej programem magazynowym w węższym, podstawowym znaczeniu tego słowa. Pełny opis funkcji i modułów, jakie oferuje rozbudowany system tej klasy - dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM, kartotek czy raportów - znajduje się w osobnym artykule o programie do gospodarki magazynowej.
Dlaczego rozróżnienie terminologiczne ma znaczenie przy wyborze systemu
Nieprecyzyjne posługiwanie się terminami „program magazynowy” i „WMS” niesie realne ryzyko biznesowe. Firma poszukująca pełnego systemu WMS dla magazynu wysokiego składowania, która oprze wybór wyłącznie na nazwie produktu, może trafić na narzędzie podstawowej klasy, niespełniające jej rzeczywistych potrzeb - bez adresowania lokalizacji, obsługi terminali czy integracji z ERP. Odwrotna sytuacja zdarza się równie często - mniejsza firma płaci za rozbudowany, zaawansowany system WMS, choć wystarczyłby jej znacznie prostszy program magazynowy średniej klasy.
Architektura oparta na module frameworkowym, opisana szerzej w artykule o magazynie Framework, pokazuje, że granica między klasami bywa płynna - odpowiednio skonfigurowany system potrafi rosnąć wraz z firmą, od podstawowej ewidencji po pełny zakres funkcji WMS, bez konieczności wymiany całego oprogramowania. Ogólną, wprowadzającą definicję samego pojęcia programu magazynowego, niezależną od kwestii klasyfikacji poruszanych w tym artykule, opisujemy osobno na stronie programu magazynowego.
Przed podpisaniem umowy warto poprosić dostawcę o listę funkcji systemu w formie zgodnej z kryteriami z tego artykułu, a nie tylko o nazwę produktu - to najszybszy sposób na sprawdzenie, czy oferowany „program magazynowy” rzeczywiście spełnia definicję pełnego WMS.
Rozróżnienie terminologiczne nie jest wyłącznie kwestią akademicką. Precyzyjne nazewnictwo ułatwia porównanie ofert, formułowanie wymagań w zapytaniu ofertowym oraz uniknięcie sytuacji, w której zakupiony program magazynowy okazuje się zbyt ubogi lub zbyt rozbudowany względem realnych potrzeb magazynu.
