System klasy WMS

Określenie system klasy WMS pojawia się często w ofertach dostawców oprogramowania magazynowego, jednak nie każde narzędzie do ewidencji towaru zasługuje na taką nazwę. Zanim przedsiębiorstwo zdecyduje się na konkretne rozwiązanie, warto ustalić, jakie cechy odróżniają pełnoprawny system klasy WMS od zwykłego modułu magazynowego wbudowanego w system ERP lub od arkusza kalkulacyjnego prowadzonego ręcznie przez zespół magazynowy. Ten artykuł porządkuje formalną definicję klasy WMS, opisuje cechy klasyfikujące oraz pokazuje różnice między poszczególnymi kategoriami oprogramowania magazynowego. Szerszy kontekst tego, jak taki system wpływa na całą organizację, opisuje artykuł o roli WMS w rozwoju firmy.

Co decyduje o tym, że system jest klasy WMS

Określenie system klasy WMS nie jest wyłącznie hasłem marketingowym - to kategoria oprogramowania spełniająca konkretny zestaw kryteriów technicznych i funkcjonalnych. Podstawowym warunkiem jest prowadzenie ewidencji towaru nie na poziomie ogólnego stanu magazynu, lecz z dokładnością do pojedynczej lokalizacji, partii i jednostki logistycznej. Kolejnym warunkiem jest zdolność systemu do generowania i przydzielania zadań pracownikom magazynu w czasie rzeczywistym, a nie wyłącznie rejestrowania zdarzeń po fakcie. Do tego dochodzi możliwość integracji z innymi systemami przedsiębiorstwa oraz zdolność do obsługi rosnącej liczby zamówień, lokalizacji i użytkowników bez wymiany całej platformy.

Program magazynowy spełniający te cztery warunki jednocześnie można nazwać systemem klasy WMS - pojedyncza funkcja, na przykład sama ewidencja stanów, nie wystarcza do uzyskania takiej klasyfikacji. Poniższe sekcje opisują każdą z tych cech osobno oraz pokazują, czym system klasy WMS różni się od prostszych narzędzi magazynowych, takich jak moduł ERP czy arkusz kalkulacyjny.

Cechy klasyfikujące system jako WMS

Cztery cechy wymienione powyżej stanowią fundament formalnej definicji systemu klasy WMS. Każda z nich ma bezpośrednie przełożenie na codzienną pracę magazynu i pozwala odróżnić pełnoprawne rozwiązanie od prostego programu do ewidencji towaru. Poniżej każda z cech omówiona jest osobno, wraz ze wskazaniem, jak jej brak wpływa na funkcjonowanie magazynu.

Obsługa lokalizacji magazynowych

System klasy WMS prowadzi ewidencję towaru z dokładnością do konkretnej lokalizacji magazynowej, oznaczonej zwykle kodem w formacie strefa-rząd-kolumna-poziom. Dzięki temu magazynier otrzymuje precyzyjną wskazówkę, gdzie odłożyć przyjęty towar oraz gdzie znaleźć go podczas kompletacji zamówienia, bez konieczności przeszukiwania całej hali. Program, który śledzi wyłącznie łączny stan danego indeksu bez rozbicia na lokalizacje, nie spełnia tego kryterium klasyfikującego, nawet jeśli poza tym oferuje rozbudowany interfejs użytkownika.

Obsługa lokalizacji obejmuje też zarządzanie strefami o różnym przeznaczeniu - przyjęciową, składowania, kompletacji i wysyłkową - oraz automatyczny dobór miejsca składowania na podstawie rotacji towaru i jego parametrów logistycznych. Ta funkcja odróżnia system klasy WMS od prostych programów magazynowych, w których lokalizacja jest jedynie polem opisowym bez wpływu na logikę działania aplikacji.

Zarządzanie zadaniami w czasie rzeczywistym

Druga cecha klasyfikująca dotyczy sposobu, w jaki system przydziela pracę zespołowi magazynowemu. System klasy WMS generuje zadania - przyjęcie, przesunięcie, kompletację czy inwentaryzację cząstkową - i przekazuje je na urządzenia mobilne pracowników w momencie, gdy zadanie staje się aktualne, a nie z opóźnieniem wynikającym z ręcznego przepisywania dokumentów. Informacja o zmianie stanu magazynu pojawia się w systemie natychmiast po zeskanowaniu towaru, co pozwala innym działom firmy podejmować decyzje na podstawie aktualnych, a nie historycznych danych.

Zarządzanie stanami magazynowymi w takim modelu staje się procesem ciągłym, a nie serią okresowych aktualizacji. Program, w którym operator wprowadza dane do systemu dopiero po zakończeniu zmiany lub raz dziennie, nie spełnia tego kryterium, niezależnie od tego, jak rozbudowaną ma bazę danych.

Integracje z innymi systemami

Trzecim warunkiem jest zdolność systemu do wymiany danych z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie - najczęściej z systemem ERP, platformą sprzedażową, systemem transportowym oraz urządzeniami skanującymi. Integracja systemów magazynowych odbywa się zwykle poprzez API, dzięki czemu dane o stanach, zamówieniach i dokumentach magazynowych przepływają automatycznie, bez ręcznego eksportu i importu plików.

System, który wymaga codziennego ręcznego przenoszenia danych do arkusza lub innego programu, nie spełnia tego kryterium klasyfikującego, ponieważ integracja w rozumieniu klasy WMS oznacza wymianę danych w czasie rzeczywistym lub niemal rzeczywistym, a nie okresowy eksport plików. Zdolność do integracji ma również znaczenie praktyczne - im więcej systemów w firmie korzysta ze wspólnych, aktualnych danych, tym mniejsze ryzyko rozbieżności między stanem faktycznym a ewidencyjnym.

Skalowalność jako cecha klasyfikująca

Ostatnia cecha klasyfikująca dotyczy zdolności systemu do obsługi rosnącej skali działalności bez konieczności wymiany całej platformy. System klasy WMS obsługuje rosnącą liczbę zamówień, dodatkowe lokalizacje magazynowe oraz nowych użytkowników poprzez rozbudowę konfiguracji, a nie poprzez wdrożenie zupełnie innego oprogramowania. Skalowalność obejmuje też elastyczność modelu wdrożenia - możliwość uruchomienia kolejnego magazynu w chmurze bez inwestycji w lokalną infrastrukturę serwerową oraz dodania nowych stanowisk pracy bez przerywania działania całego systemu.

Program magazynowy, który przy wzroście liczby zamówień wymaga wymiany na inne rozwiązanie po kilku latach użytkowania, nie spełnia tego kryterium w pełnym zakresie, nawet jeśli w danym momencie obsługuje bieżące potrzeby firmy poprawnie. Przykładem oprogramowania spełniającego wszystkie cztery cechy klasyfikujące jest Studio WMS.net, obsługujący zarówno pojedynczy magazyn, jak i sieć rozproszonych lokalizacji.

System klasy WMS a moduł magazynowy w ERP

Wiele systemów ERP zawiera wbudowany moduł magazynowy, co bywa mylone z pełnoprawnym systemem klasy WMS. Różnica między tymi rozwiązaniami dotyczy przede wszystkim głębokości funkcji magazynowych, a nie samej obecności ewidencji stanów. Moduł magazynowy w ERP zwykle rejestruje przyjęcia, wydania i stany towaru na poziomie dokumentu księgowego, natomiast nie oferuje szczegółowego zarządzania lokalizacjami, automatycznego przydziału zadań dla pracowników ani optymalizacji tras kompletacji. Poniższa tabela porządkuje podstawowe różnice między obiema kategoriami oprogramowania.

Firmy, które próbują zaspokoić potrzeby magazynu wysokiego składowania wyłącznie modułem ERP, często napotykają ograniczenia dopiero po przekroczeniu określonej skali działalności - liczby indeksów, lokalizacji lub zamówień dziennych. Wówczas pojawia się pytanie o wybór dedykowanego systemu klasy WMS, który uzupełnia ERP w obszarze operacji magazynowych, zamiast go zastępować.

System klasy WMS a arkusz kalkulacyjny

Arkusz kalkulacyjny bywa pierwszym narzędziem, w którym mały magazyn prowadzi ewidencję towaru, i w wielu przypadkach sprawdza się przy niewielkiej liczbie indeksów i zamówień. Nie spełnia on jednak żadnego z czterech kryteriów klasyfikujących system jako WMS. Dane w arkuszu aktualizowane są ręcznie, zwykle z opóźnieniem względem rzeczywistego stanu magazynu, a każda pomyłka we wpisie pozostaje niezauważona do czasu kolejnej inwentaryzacji. Arkusz nie generuje zadań dla pracowników, nie obsługuje lokalizacji w sposób, który wskazywałby konkretne miejsce składowania, oraz nie integruje się automatycznie z innymi systemami firmy bez dodatkowego oprogramowania pośredniczącego.

Ograniczenia te nie oznaczają, że arkusz kalkulacyjny jest rozwiązaniem błędnym - dla bardzo małego magazynu bywa wystarczający - jednak nie można go nazwać systemem klasy WMS, ponieważ brakuje mu cech definiujących tę kategorię oprogramowania. Rozróżnienie to pomaga uniknąć nieporozumień podczas rozmów z dostawcami, gdy jedna strona rozumie pod pojęciem systemu magazynowego rozbudowaną platformę, a druga - rozszerzony arkusz z formułami.

Poziomy zaawansowania systemów klasy WMS

W obrębie samej kategorii systemów klasy WMS istnieją różnice w stopniu zaawansowania poszczególnych wdrożeń. Dostawcy oprogramowania magazynowego rozróżniają zwykle poziom podstawowy, średni i zaawansowany, w zależności od liczby obsługiwanych procesów, stopnia automatyzacji oraz zakresu integracji z innymi systemami. Poziom podstawowy obejmuje zwykle ewidencję lokalizacji i podstawowe zadania magazynowe, poziom średni dodaje automatyczny przydział zadań i integrację z ERP, a poziom zaawansowany obejmuje dodatkowo obsługę wielu magazynów, rozbudowaną analitykę oraz integrację z automatyką magazynową.

Dobór odpowiedniego poziomu zaawansowania do wielkości i profilu magazynu to temat na osobne, szersze opracowanie - w tym miejscu warto jedynie zaznaczyć, że sama przynależność do klasy WMS nie oznacza jednolitego zakresu funkcji we wszystkich wdrożeniach.

Jak rozpoznać, że magazyn potrzebuje systemu klasy WMS

Kilka sygnałów wskazuje, że dotychczasowe narzędzie magazynowe przestało nadążać za potrzebami firmy i warto rozważyć wdrożenie systemu klasy WMS. Pierwszym jest rosnąca liczba rozbieżności między stanem ewidencyjnym a rzeczywistym, wymagająca coraz częstszych inwentaryzacji cząstkowych. Drugim jest wydłużający się czas potrzebny na zlokalizowanie towaru w magazynie, szczególnie przy rosnącej liczbie indeksów i lokalizacji. Trzecim sygnałem jest brak możliwości udzielenia działowi sprzedaży odpowiedzi o dostępności towaru w czasie rzeczywistym, co prowadzi do potwierdzania zamówień na towar, którego faktycznie nie ma na stanie. Czwartym jest potrzeba integracji magazynu z rosnącą liczbą kanałów sprzedaży i systemów zewnętrznych, których obecne narzędzie nie potrafi obsłużyć bez ręcznej pracy.

Rozważenie wad i zalet WMS przed podjęciem decyzji pozwala ocenić, czy inwestycja w pełnoprawny system klasy WMS jest w danym momencie uzasadniona, czy dotychczasowe narzędzie można jeszcze rozwijać mniejszym kosztem.

Wybór i wdrożenie systemu klasy WMS

Po potwierdzeniu, że magazyn rzeczywiście potrzebuje pełnoprawnego systemu klasy WMS, przedsiębiorstwo staje przed wyborem konkretnego dostawcy i modelu wdrożenia. Rynek oferuje rozwiązania różniące się zakresem funkcji, modelem licencjonowania oraz sposobem hostingu - lokalnym lub w chmurze. Przegląd dostawców systemów klasy WMS pomaga zestawić oferty pod kątem tego, czy dany dostawca rzeczywiście spełnia wszystkie cztery cechy klasyfikujące opisane w tym artykule, czy oferuje jedynie część z nich pod tą samą nazwą handlową.

Sam proces wdrożenia systemu WMS obejmuje zwykle analizę przedwdrożeniową, konfigurację lokalizacji magazynowych, integrację z systemem ERP oraz szkolenia zespołu magazynowego, a jego długość zależy od liczby procesów objętych wdrożeniem i stopnia integracji z innymi systemami firmy. Firmy, które dopiero zaczynają rozważać taki krok, zyskują najwięcej, porównując oferty na podstawie formalnych kryteriów klasyfikujących opisanych powyżej, a nie wyłącznie ceny licencji czy wyglądu interfejsu użytkownika.

System klasy WMS to kategoria oprogramowania określona precyzyjnym zestawem cech - obsługą lokalizacji magazynowych, zarządzaniem zadaniami w czasie rzeczywistym, zdolnością do integracji oraz skalowalnością. Rozróżnienie to pozwala przedsiębiorstwom świadomie ocenić, czy rozważane narzędzie rzeczywiście odpowiada ich potrzebom, czy jedynie nosi nazwę systemu magazynowego bez pełnego zakresu swoich funkcji.