Czym są obce magazyny wysokiego składu
Obce magazyny wysokiego składu to obiekty należące do zewnętrznego operatora logistycznego, w których firma przechowuje towar bez budowy lub wynajmu własnego magazynu. Model nazywa się też outsourcingiem magazynowania. Operator przejmuje obsługę zapasów: przyjęcie dostawy i składowanie na regałach wysokiego składu, a potem kompletację oraz wysyłkę do odbiorcy końcowego. Konstrukcje sięgają nawet trzydziestu kilku metrów wysokości, co pozwala pomieścić dużo towaru na niewielkiej powierzchni gruntu.
Rozwiązanie wybierają firmy produkcyjne i handlowe, które nie chcą angażować kapitału w nieruchomości ani zatrudniać własnego personelu magazynowego. Operator odpowiada za halę z regałami i za flotę wózków widłowych. Do jego zadań należą też instalacja przeciwpożarowa oraz oprogramowanie klasy WMS, a klient płaci za wykorzystaną powierzchnię i zakres usług. Firma może zwiększać lub zmniejszać zajmowaną przestrzeń zależnie od sezonowości sprzedaży, bez długoterminowych zobowiązań inwestycyjnych.
Własny czy obcy magazyn
Wybór modelu zależy od kilku parametrów, które można porównać jeszcze przed zebraniem ofert. Zestawienie poniżej pokazuje, gdzie leżą główne różnice.
| Kryterium | Własny magazyn | Obcy magazyn u operatora |
|---|---|---|
| Koszty stałe | Budowa lub najem, regały, utrzymanie hali | Opłata za paletomiejsca i zakres usług |
| Elastyczność powierzchni | Ograniczona wielkością obiektu | Zmiana liczby paletomiejsc zależnie od sezonu |
| Personel i sprzęt | Zatrudnia i wyposaża firma | Zapewnia operator |
| Kontrola procesów | Pełna, według własnych procedur | Zależna od umowy i dostępu do danych systemu |
| Czas uruchomienia | Długi - obejmuje budowę oraz rekrutację | Krótszy - obiekt i system już działają |
Jak działa składowanie u operatora
Podstawą outsourcingu magazynowania jest system informatyczny, który pozwala operatorowi prowadzić ewidencję osobno dla każdego klienta. System zarządzania magazynem wskazuje lokalizację palet i pojemników, aktualizuje stany magazynowe po każdej operacji oraz planuje trasy kompletacji. Kolektory danych i skanery kodów kreskowych ograniczają liczbę pomyłek w operacjach magazynowych realizowanych na rzecz wielu klientów jednocześnie.
Ewidencja i identyfikacja towaru w systemie WMS
System rejestruje każdą partię z dokładnością do lokalizacji i numeru seryjnego, a także daty produkcji oraz terminu przydatności. Moduł drukowania etykiet z kodami kreskowymi pozwala oznaczyć produkt zaraz po przyjęciu, a dalsza identyfikacja odbywa się przez skanowanie. Dla całych palet stosuje się etykietę logistyczną z numerem SSCC, którą opisuje standard GS1: etykieta logistyczna GS1. Skan takiej etykiety wprowadza dane bez ręcznego wpisywania.
Statusy jakościowe partii
Przy przyjęciu operator nadaje partii status jakościowy, który decyduje o tym, czy towar wolno wydać. Partia dostępna trafia do kompletacji, partia w kwarantannie czeka na decyzję klienta, a partia zablokowana pozostaje w lokalizacji do wyjaśnienia. Zmiana statusu jest zapisywana z użytkownikiem i czasem, co daje klientowi ślad decyzji przy reklamacji lub wycofaniu.
Portal klienta i model VMI
Klienci oczekują wglądu w swoje stany bez telefonu do operatora. Moduł internetowy dostępny w przeglądarce umożliwia składanie zleceń dostaw oraz zgłaszanie awizacji, a do tego podgląd dokumentów w czasie rzeczywistym; przykład opisuje tekst o module internetowym dla kontrahentów w systemie WMS. Ten sam mechanizm obsługuje model VMI (Vendor Managed Inventory), w którym producent planuje dostawy uzupełniające na podstawie bieżących stanów dystrybutora lub sieci sprzedaży.
Porównanie zapasów z progami minimalnym i maksymalnym można prowadzić ręcznie w arkuszu. Przy większej liczbie indeksów i lokalizacji robi to moduł systemu, który sygnalizuje potrzebę uzupełnienia, zanim dojdzie do przestoju w dostawach.
Rozdzielenie danych klientów w bazie
Portal i raporty dla klienta korzystają z widoków, które filtrują dane po identyfikatorze właściciela, więc klient nie ma dostępu do rekordów innych zleceniodawców. W SQL Server dodatkową warstwę ochrony może stanowić mechanizm zabezpieczeń na poziomie wiersza, który stosuje filtr po stronie bazy niezależnie od aplikacji. Zasada jest prosta: błąd w jednym zapytaniu aplikacji nie może ujawnić cudzego stanu.
Reguła: ewidencja u operatora musi rozdzielać dane klientów już na poziomie rekordu. Identyfikator właściciela towarzyszy każdej partii oraz każdemu dokumentowi.
Korzyści outsourcingu magazynowania wysokiego składu
Rezygnacja z własnej infrastruktury magazynowej na rzecz usług operatora przynosi cztery mierzalne efekty:
- Niższe koszty stałe - firma nie ponosi wydatków na budowę, długoterminowy najem, regały ani utrzymanie techniczne obiektu.
- Elastyczna powierzchnia - zajmowaną przestrzeń zwiększa się lub zmniejsza zależnie od sezonu sprzedaży.
- Wiedza operatora - to operator odpowiada za zgodność procesów z przepisami przeciwpożarowymi i sanitarnymi, a w razie potrzeby także celnymi.
- Przejrzyste rozliczenia - system rejestruje obroty w podziale na klientów, co ułatwia fakturowanie usług.
Ryzyka outsourcingu i sposoby ich ograniczenia
Model ma też ograniczenia, które warto uwzględnić w ocenie. Firma uzależnia się od jakości pracy operatora, a dane o zapasach znajdują się w cudzym systemie. Przy małej rotacji i stabilnym popycie stała opłata za paletomiejsca może przewyższyć koszt własnego, niewielkiego magazynu. Ryzyka ograniczają dwa zapisy umowy:
- Dostęp do danych - stały podgląd stanów w portalu i możliwość eksportu ewidencji na wskazany dzień.
- Kontrola jakości usługi - mierzalne wskaźniki, na przykład czas realizacji zlecenia i odsetek różnic inwentaryzacyjnych.
Model sprawdza się szczególnie w firmach, dla których magazynowanie nie jest podstawową działalnością, a jedynie elementem wspierającym sprzedaż lub produkcję.
Usługi dodatkowe w magazynach operatora
Współpraca zwykle wykracza poza samo przechowywanie. Typowy zakres obejmuje pakowanie i etykietowanie, konfekcjonowanie na potrzeby akcji promocyjnych, określane jako co-packing, oraz cross-docking, czyli przekierowanie towaru od wielu nadawców do wielu odbiorców bez długotrwałego składowania pośredniego. Część operatorów oferuje też obsługę celną na miejscu, dzięki czemu formalności importowe i eksportowe załatwia się bez zewnętrznej agencji.
Bezpieczeństwo towaru zapewnia zwykle całodobowy monitoring wizyjny i kontrola dostępu do stref. Towary wymagające określonych warunków przechowywania trafiają do obiektów z kontrolą temperatury i wilgotności. Zakres usług dodatkowych warto sprawdzić już przy wyborze operatora, ponieważ bezpośrednio wpływa na koszt całej umowy.
Zlecenia usług dodatkowych w systemie
Usługa dodatkowa da się rozliczyć tylko wtedy, gdy system ją zarejestruje. Przepakowanie palety, naklejenie etykiet na określoną liczbę sztuk albo zestawienie kompletu promocyjnego zapisuje się jako osobne zlecenie z własnym typem operacji. W zleceniu odnotowuje się ilość oraz właściciela. Operator dopisuje do niego stawkę z cennika klienta. Bez takiego zapisu praca wykonana na hali znika z zestawienia do faktury i staje się kosztem operatora.
Rozliczenia z operatorem
Podstawa naliczania opłat
Rozliczenie opiera się na dwóch typach danych: liczbie zajętych paletomiejsc w czasie oraz liczbie wykonanych operacji. System zapisuje datę i zakres każdej operacji, a dział księgowości przygotowuje na tej podstawie zestawienie do faktury. Zasady obliczania opłat dla wielu klientów opisuje tekst o WMS dla operatora 3PL i danych wielu klientów, a metody rozdzielania kosztów przedstawia artykuł rozliczenie kosztów magazynowych.
Poniższe zapytanie T-SQL sumuje ruchy magazynowe jednego właściciela w wybranym okresie według typu operacji. Nazwy tabel i kolumn są przykładowe.
SELECT r.Wlasciciel, r.TypOperacji,
COUNT(*) AS LiczbaOperacji,
SUM(r.Ilosc) AS SumaSztuk
FROM dbo.RuchMagazynowy AS r
WHERE r.Wlasciciel = @Wlasciciel
AND r.DataRuchu >= @Od AND r.DataRuchu < @Do
GROUP BY r.Wlasciciel, r.TypOperacji
ORDER BY r.TypOperacji;Terminy i forma faktury
Termin wystawienia faktury oraz sposób rozliczenia usługi złożonej z magazynowania i transportu wynikają z przepisów podatkowych i zapisów umowy. Nie należy przyjmować ich z pamięci: warto uzgodnić je z księgowością i doradcą podatkowym jeszcze przed podpisaniem umowy, aby uniknąć rozbieżności przy pierwszym miesięcznym rozliczeniu.
Arkusz kalkulacyjny czy system WMS u operatora
Operator obsługujący jednego lub dwóch klientów może przez pewien czas prowadzić ewidencję w arkuszu. Wraz ze wzrostem liczby klientów i lokalizacji podejście przestaje działać: rośnie ryzyko pomyłek, a przygotowanie rozliczenia wymaga ręcznego zestawiania danych z wielu plików. Zestawienie pokazuje różnice.
| Kryterium | Arkusz kalkulacyjny | System WMS |
|---|---|---|
| Ewidencja wielu klientów | Osobne pliki, ryzyko rozbieżności | Wspólna baza z podziałem na właścicieli |
| Lokalizacja towaru | Ręczne wyszukiwanie | Adres magazynowy zapisany w systemie |
| Identyfikacja partii | Opis tekstowy, podatny na błędy | Kod kreskowy lub RFID |
| Rozliczenia z klientami | Ręczne zestawianie obrotów | Raport według właściciela |
| Dostęp klienta do stanów | Wymaga kontaktu z operatorem | Portal w przeglądarce, dane aktualne |
Dla operatora z kilkoma klientami koszt wdrożenia dedykowanego systemu zwraca się zwykle mniejszą liczbą reklamacji i krótszym czasem obsługi zlecenia. Wpływa na to także jakość analizy ABC stosowanej przy rozmieszczaniu towaru.
Jak wybrać operatora magazynu wysokiego składu
Przy wyborze operatora warto ocenić kilka obszarów niezależnie od deklarowanej ceny za metr kwadratowy. Lokalizacja obiektu względem węzłów autostradowych i głównych szlaków wpływa na czas i koszt dostaw. Istotne jest też, czy operator stosuje rozmieszczenie towaru w magazynie wysokiego składowania zgodne z analizą ABC, co skraca kompletację najczęściej zamawianych indeksów.
Przed podpisaniem umowy warto zebrać odpowiedzi na cztery pytania, które porządkują ofertę różnych operatorów:
- Terminy realizacji - w jakim czasie operator przyjmuje dostawę i wydaje zamówienie oraz jak mierzy dotrzymanie tych terminów.
- Dostęp do danych - czy klient ma podgląd stanów w przeglądarce i eksport ewidencji w formacie nadającym się do dalszej obróbki.
- Warunki wyjścia - w jakiej formie operator przekaże dane i towar po zakończeniu współpracy.
- Odpowiedzialność za szkody - zakres ubezpieczenia towaru oraz procedura zgłaszania różnic inwentaryzacyjnych.
Zakres usług różni się zależnie od branży. W e-commerce liczy się szybkość kompletacji pojedynczych zamówień i integracja z platformami sprzedaży. W branży FMCG ważna jest rotacja zgodna z datami przydatności oraz obsługa dużych wolumenów w krótkim czasie, na przykład podczas akcji promocyjnych. W dystrybucji części zamiennych priorytetem jest dokładność ewidencji drobnego asortymentu o dużej liczbie indeksów. Model współpracy dla wielu klientów opisuje tekst 3PL co to.
Osobną kwestią jest wymiana danych z systemem klienta. Zamówienia oraz awizacje dostaw przesyła się zwykle plikami EDI albo przez interfejs API, tak samo jak potwierdzenia wysyłek. Każdy z tych kanałów wymaga uzgodnienia formatu komunikatu. Przed wyborem operatora należy sprawdzić, który kanał obsługuje jego system oraz kto ponosi koszt zmian po stronie integracji. Od tej decyzji zależy, czy dane trafiają do systemu ERP klienta automatycznie, czy po ręcznym imporcie.
Rozmieszczenie obiektów magazynowych w kraju
Obiekty magazynowe koncentrują się wokół głównych węzłów autostradowych i obwodnic dużych miast, ponieważ bliskość drogi przekłada się na koszt i czas transportu. Największe skupiska magazynów wysokiego składu znajdują się w okolicach Łodzi w rejonie Strykowa, koło Wrocławia w Bielanach Wrocławskich i Kątach Wrocławskich, na Górnym Śląsku w Chorzowie i Gliwicach oraz pod Poznaniem w Gądkach i Komornikach. Firmy logistyczne coraz częściej specjalizują obiekty pod konkretne branże lub typy towaru, zamiast oferować jednorodną powierzchnię dla każdego klienta.
Przy wyborze lokalizacji liczy się odległość od siedziby firmy. Znaczenie ma również dostępność siły roboczej w regionie oraz plan rozbudowy sieci drogowej. Konkurencja między deweloperami sprawia, że oferty dla najemców stają się elastyczniejsze: pojawiają się krótsze okresy najmu i możliwość szybkiego skalowania powierzchni w miarę zmian popytu.
Demo systemu WMS w ocenie oferty operatora
Firmy rozważające współpracę z operatorem coraz częściej proszą o dostęp do wersji demonstracyjnej systemu, w którym będzie prowadzona ich ewidencja. Demo online pozwala sprawdzić przyjęcie towaru oraz kompletację zamówienia z wystawieniem dokumentu WZ bez spotkania w siedzibie operatora. Dostęp do środowiska testowego jest możliwy z dowolnego miejsca, co pomaga zespołom rozproszonym geograficznie. Przykładem jest demo systemu magazynowego SoftwareStudio.
Prosty scenariusz oceny obejmuje cztery czynności do wykonania w środowisku testowym:
- Przyjęcie palety - wydruk etykiety z numerem SSCC i przypisanie lokalizacji.
- Kompletacja zamówienia - lista pobrań i skanowanie pozycji na terminalu.
- Dokument wydania - wystawienie WZ z automatyczną aktualizacją stanu.
- Raport obrotów - zestawienie ruchów według właściciela towaru za wybrany okres.
Test środowiska demonstracyjnego pozwala uniknąć sytuacji, w której dopiero po podpisaniu umowy okazuje się, że system nie obsługuje wymaganych procesów, na przykład specyfiki magazynu wysokiego składowania. Przy okazji warto zapytać operatora, jak demo WMS dla wysokich regałów przekłada się na kształt umowy serwisowej i jakie są koszty zmian konfiguracji w trakcie współpracy. Więcej o systemie zarządzania magazynem znajduje się na stronie system WMS SoftwareStudio.
