Magazynowy program WMS - integracja z SAP i Wapro oraz warianty wdrożenia

Magazynowy program WMS rzadko pracuje samotnie, bo dokumenty księgowe i handlowe zostają w systemie ERP. Wdrożenie zaczyna się więc od pytania, które dane należą do którego systemu i jak przechodzą między nimi. Na drugim miejscu stoi wybór miejsca uruchomienia: serwer w firmie albo chmura.

Artykuł opisuje podział ról między WMS a systemami SAP ERP i Wapro Wf-mag oraz zestawia warianty wdrożenia w tabeli. Definicję samego systemu i jego budowę wyjaśnia strona o zakresie funkcji systemu WMS, więc tutaj pominięto ją na rzecz granic między programami.

Magazynowy program WMS obok systemu ERP

Magazynowy program WMS prowadzi ewidencję ilościową i lokalizacyjną: wie, gdzie leży każda paleta, kto ją przesunął i kiedy. System ERP prowadzi ewidencję księgowo-handlową, czyli cenniki i faktury oraz wartość zapasu. Podział bywa upraszczany do formuły „WMS na hali, ERP w biurze”, ale granica przebiega przez dokumenty magazynowe, które powstają w jednym systemie i muszą zostać uznane w drugim.

Reguła: każda dana ma jeden system nadrzędny, a drugi dostaje jej kopię. Zamówienie i cena należą do ERP, natomiast lokalizacja i ilość na palecie należą do WMS.

Możliwy jest także układ bez wymiany danych. Programy Wf-mag Wapro i WMS mogą pracować jako rozwiązania niezależne: biuro prowadzi ogólną ewidencję księgowo-handlową magazynu, a magazynier własną ewidencję ilościową. Jest to proste organizacyjnie, lecz wymaga ręcznego uzgadniania stanów, więc przy rosnącej liczbie indeksów koszt tego uzgadniania zaczyna przeważać.

Funkcje programu i urządzenia na hali

Magazynowy program WMS działa na komputerach z przeglądarką oraz na urządzeniach mobilnych, w tym na kolektorach danych z systemem Android. Producent zaprojektował go tak, aby dało się go obsługiwać na różnych urządzeniach, dobranych do konkretnego stanowiska pracy. Zestawienie sprzętu radiowego opisuje strona o terminalach radiowych.

Przy skanowaniu sprawdzają się rejestratory obrazu 2D. Działają równie wydajnie jak urządzenia laserowe i odczytują kody w wielu kierunkach, w tym etykiety logistyczne w standardzie GS1. Strukturę takiej etykiety opisuje dokumentacja o etykiecie logistycznej GS1.

Program obsługuje cztery podstawowe czynności:

• Stany magazynowe na bieżąco - każda operacja magazynowa aktualizuje dane po zarejestrowaniu, co opisuje strona o stanach magazynowych.
• Kompletacja ze skanerem - skanowanie zastępuje ręczny odczyt dokumentów papierowych i ogranicza pomyłki.
• Trasy komisjonowania - system wyznacza najkrótszą drogę magazyniera między lokalizacjami towaru.
• Sugerowanie miejsc składowania - program wskazuje lokalizację dla przyjmowanego towaru na podstawie rotacji i wolnej przestrzeni.

Dokumenty przychodu i rozchodu, w tym PZ i WZ, powstają z zarejestrowanych operacji, a nie są przepisywane z papieru. Zasady ich obiegu zbiera strona o dokumentach magazynowych. To właśnie te dokumenty są przedmiotem integracji z ERP, więc od ich statusów zależy, kiedy druga strona uzna operację za wykonaną.

Integracja z systemem SAP ERP

Integracja SAP ERP (Enterprise Resource Planning) z magazynowym programem WMS służy wymianie informacji o zapasach i dokumentach. Głównym celem jest aktualizacja stanów w SAP po każdej transakcji zarejestrowanej w WMS. Dział zaopatrzenia sprawdza wtedy dostępność produktów na podstawie aktualnych danych i planuje dostawy surowców oraz materiałów bez telefonu do magazynu.

Dokumenty przechodzące między SAP a WMS

Wymiana ma dwa kierunki i dwa rodzaje danych. Z ERP do WMS płyną dokumenty planistyczne, czyli to, co ma się wydarzyć. Z WMS do ERP płyną potwierdzenia, czyli to, co się wydarzyło. Zestawienie pokazuje typowy podział, przy czym konkretne dokumenty i pola zależą od konfiguracji wdrożenia:

Po stronie SAP interfejsy realizuje się zwykle funkcjami wywoływanymi zdalnie oraz komunikatami wymiany dokumentów. Zestaw interfejsów oraz tryby pracy opisują strony o integracji WMS z SAP i o wywoływaniu funkcji SAP z systemu WMS. Uzasadnienie wyboru osobnego programu magazynowego zamiast modułu ERP przedstawia artykuł producenta, dlaczego wdrożyć WMS zamiast SAP w magazynie.

Planowanie zapotrzebowania na podstawie stanów z WMS

Dokładne stany z hali pozwalają modułom planowania w ERP tworzyć zamówienia na brakujące komponenty. Mechanizm jest ogólny: system planistyczny zestawia stan dostępny i zapotrzebowanie z planów produkcyjnych, a różnicę zamienia w propozycję zamówienia. Jakość wyniku zależy od świeżości stanów, więc opóźnienie synchronizacji o kilka godzin bezpośrednio zawyża albo zaniża zamówienie. Opis mechanizmów wymiany dla zdarzeń o dużym natężeniu znajduje się w artykule o integracji WMS z ERP przez REST i kolejki.

Integracja z Wapro Wf-mag

Integracja Wapro ERP z magazynowym programem WMS pozwala monitorować ruch towarów w magazynie. Ułatwia to kontrolę czasu dostaw i pilnowanie, by towar trafiał do właściwego miejsca we właściwym czasie. Umożliwia też szybką weryfikację dostaw, a oba systemy mogą wymieniać dane z zewnętrznymi partnerami, co przyspiesza obieg informacji. Odrębny opis połączenia z modułem magazynowym znajduje się na stronie WMS dla Wapro.

Wybór modelu współpracy zależy od skali pracy magazynu. Poniższa tabela porównuje dwa układy, które spotyka się przy Wf-mag.

Możliwości programu magazynowego Wapro Mag od strony ERP opisuje strona o możliwościach programu Wapro Mag. W układzie zintegrowanym ERP jest źródłem kartoteki i zamówień, a WMS źródłem ruchów, więc nie występuje sytuacja, w której ten sam dokument ktoś wystawia dwa razy.

Przyjęcie towaru i dokument PZ w zintegrowanym obiegu

Sposób rejestracji dokumentu PZ zależy od metody dostarczenia towaru. Może to być awizo przyjęcia od zewnętrznego kontrahenta, zgłoszenie pracownika firmy albo dokument w formie elektronicznej. W każdym z tych przypadków potrzebna jest specyfikacja pliku wymiany danych od dostawcy, bo od niej zależy mapowanie pól. Sam proces dostawy do rampy opisuje strona o awizacjach dostaw do magazynu.

Dokument PZ w buforze zawiera dane kontrahenta oraz rodzaj i ilość towaru, w tym ilość na palecie i w kartonie. Rodzaj palety proponowany jest domyślnie jako paleta Euro, z możliwością wyboru innego nośnika ze słownika. Kod palety zapisywany jest w osobnym polu, a dla każdej palety powstaje odrębna pozycja dokumentu. Po zatwierdzeniu bufor zamienia się w dokument PZ, który staje się podstawą księgowania w ERP.

Reguła: do ERP przekazuje się dokument zatwierdzony, a nie bufor, bo bufor można jeszcze poprawić, a zatwierdzony dokument zmienia stan.

Zapytanie poniżej wskazuje dokumenty PZ zatwierdzone w WMS, których ERP jeszcze nie przyjęło. Tabela i kolumny są przykładowe, a znacznik synchronizacji ustawia się dopiero po potwierdzeniu odbioru przez drugi system:

SELECT d.DocId, d.DocNumber, d.ApprovedAt
FROM dbo.WarehouseDocs AS d
WHERE d.DocType = 'PZ'
  AND d.Status = 'Approved'
  AND d.ErpSyncedAt IS NULL
ORDER BY d.ApprovedAt;

W magazynie wysokiego składowania dokumenty przyjęcia oznaczone symbolem PZ potwierdzają przyjęcie towaru od zewnętrznego kontrahenta, a system zapisuje datę oraz rodzaj i ilość towaru. Zasady adresacji i odkładania palet na regały omawia strona o aplikacji dla magazynów wysokiego składowania.

Warianty wdrożenia programu WMS

Program WMS uruchamia się lokalnie, na serwerach przedsiębiorstwa, albo w chmurze, hostowany przez dostawcę. Wybór wpływa na to, jak dane docierają do ERP, jak terminale łączą się z bazą i kto odpowiada za kopie zapasowe. Poniższa tabela porządkuje różnice z perspektywy integracji, a nie samej ceny.

Wariant wdrożenia a kanał integracji z ERP

Gdy ERP działa w sieci firmy, a WMS w chmurze, komunikacja przechodzi przez łącze zewnętrzne. Trzeba wtedy założyć chwilowe niedostępności i kolejkować komunikaty, zamiast wysyłać je synchronicznie z terminala. Wątek powtórzeń bez dublowania dokumentów opisuje wspomniany artykuł o integracji WMS z ERP. Tak samo terminal w hali nie może zależeć od łącza przy każdym skanie: aplikacja powinna zapisywać skany lokalnie i wysyłać je po odzyskaniu połączenia, a wzorzec ten opisuje dokumentacja Androida o podejściu offline-first. Przy wdrożeniu lokalnym ryzyko takiej przerwy dotyczy głównie sieci Wi-Fi hali.

Reguła: wariant wdrożenia wybiera się po wymaganiach integracji i łączności hali, a nie po samej cenie licencji.

Wdrożenie lokalne obejmuje także wysoką dostępność bazy. Dokumentacja Microsoft o grupach dostępności Always On opisuje mechanizm, który utrzymuje kopię bazy na drugim serwerze. Szerzej o kosztach i obowiązkach działu IT mówi strona o systemie do magazynu wdrażanym lokalnie, a o kryteriach wyboru modelu artykuł program magazynowy w chmurze czy on-premise. Zestawienie modeli od strony producenta zawiera tekst WMS w chmurze a on-premise.

Kolejność uruchamiania integracji

Integrację uruchamia się warstwami, bo każda kolejna zakłada poprawność poprzedniej. Błędna kartoteka wyprodukuje błędne przyjęcia, a błędne przyjęcia zafałszują stan, na którym opiera się kompletacja.

1. Kartoteka towarów i kontrahentów - jednorazowy import z ERP, sprawdzenie jednostek miary i kodów kreskowych.
2. Dokumenty przyjęcia - przebieg awizo, PZ w buforze i PZ zatwierdzonego, aż do potwierdzenia w ERP.
3. Dokumenty wydania i przesunięcia - zlecenie z ERP i kompletacja, a następnie WZ oraz zwrotne potwierdzenie stanu.
4. Inwentaryzacja i korekty - przekazanie wyników spisu i sprawdzenie, że korekta w ERP odpowiada różnicy z WMS.

Przed uruchomieniem produkcyjnym sprawdza się każdą warstwę na rzeczywistych danych i typowych scenariuszach, na przykład przyjęciu dostawy oraz kompletacji i wysyłce zamówienia. Etapowe włączanie kolejnych magazynów ogranicza ryzyko przestojów, a przez pierwszy okres oba systemy prowadzi się równolegle, żeby porównać stany bez ryzyka dla codziennej pracy.

Uzgadnianie stanów między WMS a ERP

Po uruchomieniu integracji stany w obu systemach nie muszą być identyczne w każdej sekundzie, ale powinny dać się uzgodnić. Kontrola polega na porównaniu sum ilości na indeks w WMS z kopią stanów w ERP i na wyjaśnieniu każdej różnicy. Zapytanie poniżej pokazuje ideę na przykładowych tabelach:

SELECT w.ItemCode, w.QtyWms, e.QtyErp, w.QtyWms - e.QtyErp AS Roznica
FROM (SELECT ItemCode, SUM(Qty) AS QtyWms
      FROM dbo.StockLines
      GROUP BY ItemCode) AS w
JOIN dbo.ErpStockSnapshot AS e ON e.ItemCode = w.ItemCode
WHERE w.QtyWms <> e.QtyErp
ORDER BY ABS(w.QtyWms - e.QtyErp) DESC;

Większość różnic ma powtarzalne przyczyny, które warto znać przed pierwszym uzgodnieniem. Poniższe zestawienie wiąże je z objawem i sposobem sprawdzenia.

Uzgadnianie warto uruchamiać jako zadanie cykliczne, a wynik kierować do osoby odpowiedzialnej za integrację. Różnica, która przez kilka dni się powtarza, wskazuje błąd procesu lub mapowania, a nie zwykłe opóźnienie, i dopiero wtedy wymaga interwencji.