Firmy korzystające z systemu WF-Mag - popularnego oprogramowania ERP klasy Asseco Business Solutions, stosowanego w wielu polskich przedsiębiorstwach handlowych i produkcyjnych - coraz częściej szukają sposobu na połączenie fakturowania, sprzedaży i księgowości z nowoczesnym zarządzaniem magazynem. Moduł WMS od SoftwareStudio powstał właśnie z myślą o takiej integracji. Zamiast wdrażać odrębny system WMS działający poza strukturą ERP, firma rozszerza posiadane już środowisko WF-Mag o funkcje właściwe dla profesjonalnego oprogramowania magazynowego - obsługę lokalizacji, kompletację według strategii FIFO, pracę na kolektorach danych oraz pełną kontrolę nad przepływem towaru od przyjęcia po wysyłkę. Poniższy artykuł pokazuje, jakie funkcjonalności magazynowe wnosi moduł WMS do WF-Mag, jak przebiega jego integracja z pozostałymi obszarami systemu oraz dla jakich firm to rozwiązanie sprawdza się najlepiej.
Czym jest moduł WMS w systemie WF-Mag
WF-Mag to jeden z najpopularniejszych systemów klasy ERP na polskim rynku, wykorzystywany przez firmy handlowe, dystrybucyjne i produkcyjne do obsługi sprzedaży, zakupów, gospodarki magazynowej oraz księgowości. Producentem oprogramowania jest Asseco Business Solutions, a sam WF-Mag od lat cieszy się zaufaniem średnich i większych przedsiębiorstw, które potrzebują jednego systemu obejmującego niemal cały obieg dokumentów w firmie. Standardowa gospodarka magazynowa dostępna w WF-Mag sprawdza się w mniejszych magazynach, jednak przy rosnącej liczbie indeksów, lokalizacji i zamówień przestaje wystarczać.
Moduł WMS od SoftwareStudio dokłada do WF-Mag warstwę funkcji typową dla dedykowanego oprogramowania magazynowego - obsługę kolektorów danych, kodów kreskowych, dokładnych lokalizacji składowania oraz zaawansowanych strategii kompletacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi wybierać między wygodą jednego systemu ERP a możliwościami wyspecjalizowanego programu magazynowego - otrzymuje jedno i drugie w ramach tego samego środowiska.
Integracja modułu WMS z fakturowaniem, sprzedażą i księgowością WF-Mag
Największą różnicą między modułem WMS zintegrowanym z WF-Mag a osobnym systemem magazynowym jest sposób przepływu danych. W modelu zintegrowanym magazyn nie jest wyspą - każda operacja wykonana na hali magazynowej od razu odzwierciedla się w module sprzedaży, zakupów i księgowości, bez potrzeby ręcznego eksportu czy importu plików między systemami.
Wspólna baza danych zamiast osobnych systemów
W praktyce oznacza to, że handlowiec wystawiający fakturę w WF-Mag widzi dokładnie ten sam stan magazynowy, jaki w danej chwili obowiązuje na kolektorze magazyniera. Nie dochodzi do sytuacji, w której sprzedawca potwierdza dostępność towaru na podstawie nieaktualnego eksportu danych sprzed kilku godzin. Wspólna baza danych eliminuje też podwójne wprowadzanie informacji o indeksach, kontrahentach i cennikach, co w rozwiązaniach opartych na integracji dwóch osobnych systemów bywa źródłem rozbieżności.
Automatyczny obieg dokumentów magazynowych i handlowych
Dokumenty takie jak PZ, WZ, MM czy PW generowane są w module WMS automatycznie na podstawie operacji fizycznie wykonanych w magazynie, a następnie księgowane w module finansowo-księgowym WF-Mag bez ręcznego przepisywania pozycji. Dzięki temu dział księgowości otrzymuje dokumenty odzwierciedlające rzeczywisty przebieg zdarzeń, a nie zapis sporządzony z pamięci lub na podstawie papierowej notatki. Ten sam mechanizm obejmuje faktury sprzedaży, które WF-Mag wystawia na podstawie potwierdzonej kompletacji zamówienia w module WMS, co ogranicza ryzyko wysyłki towaru niezgodnego z dokumentem handlowym.
Funkcjonalności magazynowe modułu WMS w WF-Mag
Poza integracją z częścią handlową i finansową WF-Mag, moduł WMS wprowadza zestaw funkcji typowych dla dedykowanego oprogramowania magazynowego, których standardowa gospodarka magazynowa w ERP zwykle nie oferuje w pełnym zakresie.
Przyjęcia, lokalizacje i kontrola stanów
Każda dostawa przyjmowana jest z wykorzystaniem kolektora danych, który prowadzi magazyniera przez kolejne kroki weryfikacji ilości i zgodności z zamówieniem zakupu. Towar trafia następnie na konkretną lokalizację składowania, oznaczoną adresem w formacie strefa-rząd-kolumna-poziom, co pozwala odnaleźć go bez przeszukiwania całego magazynu. System pilnuje przy tym rotacji zgodnej z zasadą FIFO, przypisując priorytet starszym partiom towaru przy kolejnych wydaniach - co ma istotne znaczenie dla firm produkcyjnych pracujących na surowcach i półproduktach o ograniczonym terminie przydatności.
Kompletacja, wydania i obsługa wysyłek
Proces kompletacji zamówienia odbywa się według zoptymalizowanej trasy zbierania towaru, którą kolektor podpowiada magazynierowi w czasie rzeczywistym. Po zebraniu wszystkich pozycji system generuje dokument WZ i przekazuje informację o gotowości przesyłki do dalszej obsługi spedycyjnej. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze obszary, w których moduł WMS rozszerza możliwości standardowej gospodarki magazynowej WF-Mag.
| Obszar funkcjonalny | Co zyskuje firma dzięki modułowi WMS |
|---|---|
| Przyjęcia towaru | Weryfikacja ilości i zgodności z zamówieniem na kolektorze danych już w momencie rozładunku. |
| Lokalizacje magazynowe | Precyzyjny adres składowania każdej palety i opakowania zamiast ogólnego stanu na magazynie. |
| Rotacja towaru | Automatyczne wskazywanie partii do wydania zgodnie ze strategią FIFO lub datami ważności. |
| Kompletacja zamówień | Zoptymalizowana trasa zbierania towaru skracająca czas realizacji wysyłki. |
| Dokumenty magazynowe | Automatyczne generowanie PZ, WZ i MM na podstawie rzeczywistych operacji, bez ręcznego przepisywania. |
Dla jakich firm odpowiedni jest moduł WMS zintegrowany z WF-Mag
Moduł WMS zintegrowany z WF-Mag sprawdza się przede wszystkim w firmach, które już korzystają z tego systemu ERP do obsługi sprzedaży i księgowości, a jednocześnie ich magazyn urósł na tyle, że standardowa gospodarka magazynowa przestała nadążać za liczbą indeksów i zamówień. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw handlowych i dystrybucyjnych obsługujących kilkuset kontrahentów, jak i firm produkcyjnych, dla których magazyn surowców i wyrobów gotowych jest jednym z ważnych ogniw procesu wytwórczego.
Dla firm planujących rozwój - otwarcie kolejnego magazynu, wejście w nowe kanały sprzedaży lub zwiększenie liczby przyjmowanych zamówień - istotne jest również to, że moduł WMS nie wymaga wymiany posiadanego systemu ERP. Więcej o tym, jak dobrać odpowiedni sposób połączenia systemów magazynowych z otoczeniem informatycznym firmy, opisuje strona integracja systemów magazynowych.
Moduł WMS zintegrowany z ERP a niezależny system WMS
Firmy rozważające rozbudowę magazynu stają zwykle przed wyborem między dwoma modelami - dedykowanym modułem WMS zintegrowanym z posiadanym ERP oraz osobnym, niezależnym systemem WMS połączonym z ERP interfejsem wymiany danych. Oba podejścia mają swoje miejsce, jednak różnią się istotnie sposobem działania na co dzień.
Moduł zintegrowany, taki jak WMS w WF-Mag, korzysta ze wspólnej bazy danych z resztą systemu ERP, dzięki czemu zmiany wprowadzone w jednym miejscu są od razu widoczne we wszystkich pozostałych modułach. Niezależny system WMS działa jako osobna aplikacja, która wymienia dane z ERP w ustalonych odstępach czasu lub przez dedykowany interfejs API - co bywa rozwiązaniem elastyczniejszym przy bardzo dużej skali operacji, ale wprowadza dodatkowy element ryzyka w postaci opóźnień lub błędów synchronizacji. Więcej o roli, jaką system magazynowy odgrywa w całej organizacji, niezależnie od wybranego modelu integracji, opisuje strona rola WMS w rozwoju firmy.
Wybór między tymi modelami zależy najczęściej od skali działalności oraz liczby systemów, z którymi magazyn musi współpracować. Firmy pracujące na jednym, dojrzałym środowisku ERP, takim jak WF-Mag, zwykle zyskują więcej na module zintegrowanym - prostszym we wdrożeniu i utrzymaniu niż osobna platforma. Przedsiębiorstwa działające w wielu systemach jednocześnie, np. obok WF-Mag korzystające z dedykowanych platform e-commerce, mogą porównać ofertę różnych dostawców systemów klasy WMS, aby ocenić, które podejście lepiej odpowiada strukturze ich procesów.
Przed wyborem między modułem zintegrowanym a niezależnym systemem WMS warto sprawdzić, ile godzin miesięcznie zespół księgowości i sprzedaży poświęca dziś na ręczne uzgadnianie stanów magazynowych między systemami - to prosty sposób oszacowania realnej korzyści z integracji.
Efekty wdrożenia modułu WMS w firmie korzystającej z WF-Mag
Firmy, które uruchamiają moduł WMS w środowisku WF-Mag, najczęściej zauważają efekty na dwóch poziomach. Pierwszy to skrócenie czasu realizacji poszczególnych operacji magazynowych - przyjęcia towaru, kompletacji zamówienia i wystawienia dokumentu wydania. Drugi, mniej oczywisty, dotyczy jakości danych, na których opierają się decyzje sprzedażowe, zakupowe i finansowe podejmowane poza magazynem.
Dział zakupów planujący uzupełnienia towaru korzysta z dokładnej historii rotacji zapisanej w module WMS, zamiast szacunków opartych na pamięci pracowników. Dział sprzedaży potwierdza zamówienia z pewnością, że informacja o dostępności towaru pochodzi z bieżącego stanu magazynu, a nie z danych sprzed kilku godzin. Księgowość otrzymuje dokumenty zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, co ogranicza czas potrzebny na wyjaśnianie rozbieżności inwentaryzacyjnych.
Jak zacząć wdrożenie modułu WMS w systemie WF-Mag
Wdrożenie modułu WMS w firmie korzystającej już z WF-Mag przebiega inaczej niż wdrożenie osobnego systemu magazynowego od podstaw, ponieważ część danych - kartoteki towarowe, kontrahenci, cenniki - istnieje już w systemie ERP i nie wymaga ponownego wprowadzania. Poniższa lista porządkuje etapy, przez które przechodzi typowe wdrożenie modułu.
- Analiza procesów magazynowych - zespół wdrożeniowy poznaje układ magazynu, liczbę lokalizacji i sposób obsługi zamówień w obecnym środowisku WF-Mag.
- Konfiguracja lokalizacji i strategii kompletacji - ustalenie adresów magazynowych oraz reguł rotacji towaru, w tym zasady FIFO tam, gdzie ma to znaczenie.
- Integracja z modułami sprzedaży i księgowości - połączenie modułu WMS ze wspólną bazą danych WF-Mag, tak aby dokumenty magazynowe i handlowe powstawały automatycznie.
- Wdrożenie kolektorów danych - uruchomienie urządzeń mobilnych do obsługi przyjęć, kompletacji i wydań na hali magazynowej.
- Szkolenia i start produkcyjny - przeszkolenie magazynierów, handlowców i księgowości oraz stopniowe przenoszenie operacji na nowy proces.
Firmy, które dopiero oceniają zasadność takiego wdrożenia, mogą zacząć od analizy, czy posiadany system klasy WMS - w tym przypadku moduł zintegrowany z WF-Mag - obejmie wszystkie procesy magazynowe, zanim zapadnie decyzja o pełnym zakresie i harmonogramie prac wdrożeniowych.
Moduł WMS w systemie WF-Mag pokazuje, że magazyn nie musi być odrębną wyspą informatyczną w firmie. Zamiast łączyć dwa osobne systemy przez dodatkowe interfejsy, przedsiębiorstwo otrzymuje jedno środowisko, w którym fakturowanie, sprzedaż, księgowość i magazyn opierają się na tych samych, aktualnych danych. Dla firm, które już zainwestowały w WF-Mag, to naturalny kolejny krok w rozwoju gospodarki magazynowej, niewymagający wymiany posiadanego systemu ERP.
