Rynek oprogramowania magazynowego jest podzielony na kilka osi jednocześnie. System może być samodzielny albo wbudowany w ERP, działać w chmurze albo na serwerze w firmie, a jego licencję kupuje się na stanowisko albo na serwer. Do tego dochodzi głębokość funkcji, od prostej ewidencji po sterowanie automatyką. Ta strona zestawia te podziały i nie powtarza opisu działania samego systemu, który zawiera artykuł system WMS - zakres funkcji i budowa.
Porównywanie ofert bez wspólnej siatki kryteriów kończy się zestawieniem cen, które nie mówi nic o kosztach po roku pracy. Poniższe sekcje pokazują, które cechy systemów WMS rozstrzygają o kosztach i ryzyku, a które są kwestią gustu.
Systemy WMS według zależności od ERP
Pierwszy podział dotyczy relacji z systemem finansowo-księgowym. Wpływa na architekturę i sposób aktualizacji, a także na podział odpowiedzialności za dane, więc jest najtrudniejszy do zmiany po wdrożeniu.
| Rodzaj | Cechy techniczne | Typowy wybór |
|---|---|---|
| Moduł magazynowy w pakiecie ERP | Wspólna baza i wspólny model danych z księgowością | Mały magazyn, prosty asortyment |
| Samodzielny WMS z integracją | Własna baza lub schemat, wymiana dokumentów z ERP | Wiele lokacji, praca zmianowa |
| System na zamówienie | Model danych dopasowany do procesu klienta | Procesy nietypowe, produkcja |
Reguła: im więcej lokacji i zmian, tym wyraźniej opłaca się osobny system z własnym modelem danych i jasną granicą wobec ERP.
Samodzielny system z integracją
System samodzielny ma własne tabele lokacji i ruchów oraz własny cykl aktualizacji. Z ERP odbiera zamówienia i kartoteki, a do ERP odsyła potwierdzenia przyjęć i wydań. Zaletą jest niezależność: awaria integracji zatrzymuje wymianę dokumentów, ale magazyn dalej pracuje na zleceniach, które już ma. Wadą jest koszt utrzymania interfejsu i konieczność uzgodnienia, który system jest właścicielem danej informacji. Szczegóły integracji opisuje artykuł o systemach klasy WMS.
Moduł w pakiecie ERP
Moduł magazynowy dzieli bazę z resztą pakietu, więc nie ma interfejsu, który mógłby zawieść. Cena tej prostoty to głębokość funkcji: adresacja lokacji i zadania na terminalu bywają uproszczone albo dostępne tylko w wyższej wersji pakietu. Aktualizacja modułu jest sprzężona z aktualizacją całego ERP, co ogranicza tempo zmian w magazynie do tempa zmian w księgowości.
System na zamówienie
Systemy na zamówienie powstają tam, gdzie proces magazynowy nie mieści się w gotowym produkcie, na przykład przy specyficznej obsłudze partii albo pojemników zwrotnych. Model danych zaprojektowany pod jedną firmę daje dużą swobodę, lecz przenosi na zamawiającego ryzyko utrzymania. Analizę wymagań i przebieg takiego projektu opisuje artykuł o wdrożeniu systemu WMS.
Systemy WMS według głębokości funkcji
Druga oś dotyczy tego, co system faktycznie robi. Nazwa „WMS” bywa stosowana do programów o bardzo różnym zakresie, dlatego przy porównaniu ofert warto ocenić głębokość funkcji według czterech poziomów.
- Ewidencja stanów - dokumenty przyjęć i wydań oraz stan liczony na magazyn albo strefę.
- Adresacja lokacji - stan na adresie regału oraz partie z datami ważności, ale bez zadań dla operatora.
- Zadania na terminalu - kompletacja i przyjęcie prowadzone skanem z kontrolą zgodności.
- Współpraca z automatyką - komunikacja z systemem sterowania regałami automatycznymi.
Pierwszy poziom jest raczej modułem ewidencyjnym niż WMS. Dopiero trzeci poziom zmienia sposób pracy magazyniera, bo błąd zostaje zatrzymany w chwili skanu, a nie odkryty przy inwentaryzacji. Czwarty poziom wymaga osobnej warstwy sterowania urządzeniami, którą w branży nazywa się WCS (Warehouse Control System). System WMS przekazuje jej zadania, a ona zajmuje się ruchem urządzeń. Dokładną granicę między WMS a modułem ERP opisuje artykuł o zakresie i budowie systemu.
Przy wyborze poziomu pomaga prosty rachunek: ile pomyłek kosztuje miesięcznie brak kontroli skanem i ile lokacji ma magazyn. Poziom drugi wystarcza, gdy towar leży w kilkudziesięciu adresach i porusza się nim jedna osoba. Poziom trzeci staje się konieczny, gdy równolegle pracuje kilku operatorów.
Wskaźniki i raporty bywają dodatkowym kryterium, bo od modelu danych zależy, czy da się policzyć rotację albo czas kompletacji bez eksportu do arkusza. Zasady liczenia opisuje artykuł o raportowaniu w systemie WMS.
Systemy WMS w chmurze i na serwerze w firmie
Trzeci podział dotyczy miejsca, w którym działa serwer aplikacji i baza. W wariancie chmurowym utrzymuje je dostawca, a użytkownik loguje się przez przeglądarkę. W wariancie on-premise oba komponenty pracują na sprzęcie firmy albo w wynajętej serwerowni. Aplikacja webowa może działać w obu wariantach, więc dla użytkownika różnica jest niewidoczna, zmienia się natomiast podział odpowiedzialności.
| Kryterium | Chmura | Serwer w firmie |
|---|---|---|
| Koszt startu | Niski, bez zakupu serwerów | Wyższy, bo obejmuje sprzęt i licencje bazy |
| Kopie zapasowe i aktualizacje | Po stronie dostawcy | Po stronie działu IT klienta |
| Kontrola nad danymi | Ograniczona umową i SLA | Pełna, dane pozostają w firmie |
| Zależność od łącza | Praca terminali wymaga stabilnego Internetu | Praca w sieci lokalnej hali |
Opóźnienia i tryb pracy bez łączności
W magazynie liczy się czas odpowiedzi na skan. Terminal pracujący z serwerem w sieci lokalnej dostaje odpowiedź w milisekundach, a przez Internet czas zależy od łącza i trasy. Gdy zasięg Wi-Fi lub Internetu znika, aplikacja mobilna z buforem zapisuje operacje lokalnie i synchronizuje je po powrocie połączenia. Ten mechanizm wymaga reguł rozstrzygania konfliktów, bo w czasie przerwy inny operator mógł zdjąć ten sam towar.
Istnieją dwie strategie. Reguła „ostatni zapis wygrywa” jest prosta, ale nadpisuje dane i może ukryć błąd. Reguła biznesowa po stronie serwera sprawdza stan lokacji w chwili synchronizacji i odrzuca operację, która dałaby stan ujemny, a operatorowi pokazuje zadanie do poprawy. Druga strategia wymaga więcej pracy przy wdrożeniu, lecz jest jedyną, która nie psuje stanów. Warto zapytać dostawcę, którą stosuje jego aplikacja.
Pełne porównanie kosztów i kompetencji zawiera artykuł program magazynowy w chmurze czy on-premise. Perspektywę dostawcy przedstawia tekst WMS w chmurze a serwer w firmie na stronie SoftwareStudio.
Licencjonowanie systemów WMS
Model licencji określa, jak rosną koszty razem z magazynem. Trzy schematy występują najczęściej, a każdy premiuje inny profil firmy. Do ceny samego systemu dochodzi licencja bazy danych, jeśli nie jest wliczona w ofertę.
| Model | Co się płaci | Kiedy się opłaca |
|---|---|---|
| Licencja na stanowisko | Opłata za każde równoległe stanowisko lub użytkownika | Mała liczba stanowisk, stała obsada |
| Licencja na serwer | Jedna opłata bez limitu stanowisk w instalacji | Praca zmianowa, zmienna liczba użytkowników |
| Abonament (SaaS) | Opłata okresowa obejmująca serwer i utrzymanie | Brak działu IT, niski budżet startowy |
Studio WMS.net oferuje licencję na stanowisko i licencję na serwer. Przy pracy na trzy zmiany liczba użytkowników zapisanych w systemie wielokrotnie przekracza liczbę osób pracujących jednocześnie, więc wybór zasady liczenia stanowisk ma duży wpływ na cenę. Przed podpisaniem umowy warto ustalić, czy stanowiskiem jest urządzenie, konto użytkownika czy sesja równoległa.
Baza danych jest osobnym elementem kosztu. Edycja Express programu SQL Server nie ma opłaty licencyjnej, lecz ogranicza wielkość bazy i zasoby instancji, a szczegółowe limity każdej edycji podaje dokumentacja edycji i składników SQL Server. Przy wieloletniej historii ruchów i wielu terminalach stosuje się edycję Standard. Porównanie licencji trwałej z abonamentem opisuje artykuł oprogramowanie magazynowe - licencja czy SaaS, a parametry programu Studio WMS.net strona o programie WMS.net.
Składniki kosztu całkowitego
Cena licencji bywa mniejszą częścią wydatków w pierwszych latach. Poniższe zestawienie wskazuje składniki, które trzeba wycenić w każdej ofercie osobno, aby porównanie było uczciwe.
| Składnik | Charakter kosztu | Na co wpływa |
|---|---|---|
| Licencja systemu | Jednorazowa albo okresowa | Liczba stanowisk lub zakres instalacji |
| Licencja bazy danych | Zależna od edycji | Limity wielkości bazy i zasobów |
| Serwer i kopie zapasowe | Sprzęt albo opłata za chmurę | Dostępność i czas odtworzenia po awarii |
| Terminale i drukarki etykiet | Jednorazowy, z wymianą co kilka lat | Wersja Androida i zasięg czytnika |
| Integracja z ERP | Projekt jednorazowy i utrzymanie | Opóźnienie wymiany dokumentów |
| Szkolenia i wsparcie | Jednorazowy i okresowy | Tempo osiągnięcia stabilnej pracy |
Terminale bywają największą pozycją, gdy magazyn liczy kilkadziesiąt stanowisk, a cykl życia urządzenia jest krótszy niż cykl życia licencji. Wersja Androida wpływa na okres wsparcia bezpieczeństwa, więc zakup urządzeń z przestarzałym systemem skraca ich użyteczność. Dobór urządzeń trzeba więc uzgodnić z dostawcą systemu przed zakupem.
Kryteria wyboru systemu WMS
Wybór przez porównanie list funkcji zwykle nie rozstrzyga, bo większość dostawców odhacza te same pozycje. Rozstrzygają cechy widoczne dopiero w pracy na danych, takie jak sposób blokowania stanów i obsługa błędów integracji.
Pytania techniczne do dostawcy
Poniższa tabela zamienia ogólne kryteria na pytania, na które da się odpowiedzieć w czasie jednego spotkania. Odpowiedź ogólnikowa jest sama w sobie informacją.
| Obszar | Pytanie do dostawcy | Co powinna zawierać odpowiedź |
|---|---|---|
| Baza danych | Jaka edycja i wersja SQL Server jest wymagana | Wersja oraz limity edycji |
| Blokady | Jak system chroni stan przy równoległych zapisach | Transakcje i poziom izolacji |
| Integracja | W jaki sposób wymienia dokumenty z ERP | Usługa webowa albo pliki oraz kolejka błędów |
| Urządzenia | Które terminale i wersje Androida są obsługiwane | Lista modeli i tryb pracy bez łączności |
Test na własnych danych
Demonstracja z danymi dostawcy pokazuje najlepszy przypadek. Bardziej wiarygodny jest test na wycinku własnego magazynu: jedna strefa z kilkudziesięcioma lokacjami oraz realne dokumenty z ERP. Mierzy się wtedy czas przyjęcia dostawy i liczbę pomyłek, a także reakcję systemu na dokument, którego ERP nie potwierdził. Cztery scenariusze warto przećwiczyć obowiązkowo, bo każdy odsłania inną słabość systemu.
- Przyjęcie z rozbieżnością - dostawa z inną ilością niż w dokumencie i reakcja terminala na różnicę.
- Równoległe pobranie - dwóch operatorów sięga po ostatnie sztuki z jednej lokacji w tej samej sekundzie.
- Utrata łączności - terminal traci Wi-Fi w połowie kompletacji i wraca po kilku minutach.
- Odrzucony dokument - ERP zwraca błąd przy potwierdzeniu wydania, a system musi go zachować i ponowić.
Drugi scenariusz sprawdza mechanizm blokad opisany w artykule o budowie systemu: poprawna implementacja przydziela sztuki pierwszemu operatorowi, a drugiemu zwraca komunikat, i nigdy nie pozwala zejść stanowi poniżej zera. Trzeci scenariusz pokazuje, jak aplikacja radzi sobie z buforem. Czwarty ujawnia, czy integracja ma kolejkę błędów, czy gubi dokumenty po cichu. Wersję demonstracyjną można obejrzeć w demo magazynu online, a listę producentów przegląda artykuł o dostawcach systemów klasy WMS.
Migracja z innego systemu i wdrożenie pilotażowe
Zmiana systemu w działającym magazynie wymaga przeniesienia dwóch zbiorów danych: kartotek z lokacjami oraz stanów początkowych. Kartoteki i lokacje ładuje się z plików, a stany początkowe najlepiej zbudować z inwentaryzacji wykonanej tuż przed startem, bo stan z poprzedniego systemu bywa już nieaktualny. Historia ruchów nie musi przechodzić do nowego systemu, o ile poprzednia baza pozostaje dostępna do reklamacji i kontroli.
Praca równoległa dwóch systemów przez dłuższy czas prowadzi do błędów, bo operator musi wprowadzać ten sam ruch dwukrotnie. Bezpieczniejszy jest pilotaż w jednej strefie z wyraźną datą przełączenia, po którym stary system pozostaje tylko do odczytu. Podział asortymentu na strefy pilotażowe upraszcza kontrolę, ponieważ stany dwóch systemów porównuje się osobno dla każdej strefy. Przebieg etapów opisuje artykuł o wdrożeniu systemu WMS.
Reguła: w jednym dniu i w jednej strefie ruch fizyczny wprowadza się tylko do jednego systemu.
Rodzaje magazynów a wymagania wobec systemu
Ten sam system nie ma tych samych priorytetów w każdym typie magazynu. Poniższe zestawienie wskazuje, które wymagania wynikają z profilu działalności, a które są uniwersalne.
| Typ magazynu | Dominujące wymaganie | Cecha systemu do sprawdzenia |
|---|---|---|
| Operator 3PL | Wielu klientów w jednym magazynie | Rozdzielenie danych klientów i rozliczenia usług |
| Magazyn wysokiego składowania | Tysiące adresów, rotacja palet | Adresacja i strategie rozmieszczenia |
| E-commerce | Dużo małych zamówień | Kompletacja falowa i integracja ze sklepem |
| Magazyn z terminami ważności | Kolejność FEFO | Partie i blokada przeterminowanych pozycji |
Operator logistyczny obsługujący wielu klientów potrzebuje rozdzielenia danych i rozliczania usług, co omawia artykuł system WMS w firmie logistycznej. Sklep internetowy zwraca uwagę na szybkość obsługi zamówień i integrację z platformą, czemu poświęcono tekst WMS system sklep internetowy. W magazynie wysokiego składowania znaczenie mają adresy i rozmieszczenie palet, jak pokazuje strona magazyn wysokiego składowania. Konkretny produkt spełniający te wymagania opisuje artykuł system magazynowy WMS.net.
