Dostawcy systemów WMS - jak ocenić dostawcę przed podpisaniem umowy

Dostawcy systemów WMS - jak różnią się oferty

Rynek dostawców systemów WMS dzieli się według tego, kto jest właścicielem kodu i kto odpowiada za wdrożenie. Ten podział wpływa na cenę słabiej niż na to, kto poprawia błąd w środku zmiany nocnej i kto zmienia konfigurację po zmianie procesu. Lista funkcji z folderu handlowego tego nie pokaże.

W praktyce spotyka się cztery typy dostawców. Zestawienie poniżej wskazuje, kogo pytać o kod źródłowy i wdrożenie oraz gdzie kończy się odpowiedzialność za integrację.

Studio WMS.net firmy SoftwareStudio należy do pierwszej grupy: ten sam zespół tworzy system w C# i T-SQL oraz prowadzi jego wdrożenia. Opis budowy produktu zawiera strona o specyfikacji programu WMS.net dla działu IT, a ogólny przegląd rodzajów rozwiązań - tekst o rodzajach i kryteriach wyboru systemów WMS. Informacje handlowe o produkcie są na stronie Studio WMS.net w serwisie SoftwareStudio.

Model licencji i hostingu

Ta sama funkcjonalność kosztuje inaczej zależnie od jednostki rozliczenia. Licencja na użytkownika nazwanego liczy każde konto, a licencja współbieżna - jednoczesne sesje. Trzeci wariant, licencja na urządzenie, liczy każdy kolektor osobno. Przy pracy na trzy zmiany liczba kont nazwanych może być nawet trzykrotnie wyższa od liczby sesji otwartych w tym samym czasie, więc wybór jednostki rozliczenia zmienia koszt bardziej niż różnica cen jednostkowych.

Osobną decyzją jest hosting. System na serwerach firmy daje pełną kontrolę nad bazą i kopiami zapasowymi, ale wymaga administratora. Model usługowy przenosi utrzymanie na dostawcę i zmienia zakres zapisów o dostępie do danych. Różnice architektury opisuje strona o programie magazynowym w chmurze i na serwerach firmy, a strukturę kosztów - strona o cenie programu WMS.

Zapytanie ofertowe do dostawców WMS

Oferty są porównywalne tylko wtedy, gdy wszyscy dostawcy dostali te same dane wejściowe. Zapytanie powinno opisywać wolumen i procesy liczbami zmierzonymi w magazynie, a nie ogólnymi deklaracjami. Dane wolumenowe można wyciągnąć z dotychczasowego systemu: liczbę pozycji kartotekowych, liczbę lokalizacji, dzienną liczbę linii przyjęć i wydań oraz liczbę jednoczesnych użytkowników w godzinie szczytu.

-- przykładowa tabela pozycji wydań w dotychczasowym systemie
SELECT CAST(data_wydania AS date) AS dzien, COUNT(*) AS linie_wydan
FROM wydanie_pozycja
WHERE data_wydania >= DATEADD(MONTH, -3, GETDATE())
GROUP BY CAST(data_wydania AS date)
ORDER BY linie_wydan DESC;

Zapytanie zwraca dni o największym obciążeniu z ostatnich trzech miesięcy. Dostawca liczy licencje i sprzęt na wartość szczytową, a nie na średnią, więc to ona trafia do zapytania.

• Dane wolumenowe - liczby z dotychczasowego systemu, wraz z wartością szczytową i okresem, z którego pochodzą.
• Opis wyjątków - zwroty i towary z terminem ważności, a przy operatorze logistycznym także praca dla kilku właścicieli towaru. To wyjątki generują większość zmian konfiguracji.

Brak opisu wyjątków sprawia, że oferta zakłada proces standardowy, a różnica wychodzi dopiero w fakturze za modyfikacje po uruchomieniu.

Tabela oceny dostawców systemów WMS z wagami

Porównanie ofert bez wspólnej skali kończy się wyborem według ceny albo według wrażenia z prezentacji. Tabela poniżej podaje siedem grup kryteriów z przykładowymi wagami w procentach oraz pytanie, na które dostawca musi odpowiedzieć dokumentem, a nie deklaracją. Wagi są propozycją wyjściową; zespół projektowy powinien je zmienić zgodnie z profilem magazynu.

Każdy dostawca dostaje ocenę od 1 do 5 w każdym wierszu, a wynik jest średnią ważoną. Zapytanie poniżej liczy ją w SQL Server na przykładowych tabelach; wagi i oceny można trzymać w arkuszu lub w bazie, żeby po zmianie wagi od razu zobaczyć nowy ranking.

-- przykładowy schemat, nie schemat produktu
SELECT o.dostawca,
       CAST(SUM(k.waga * o.punkty) * 1.0 / SUM(k.waga) AS DECIMAL(4,2)) AS wynik
FROM ocena AS o
JOIN kryterium AS k ON k.id = o.kryterium_id
GROUP BY o.dostawca
ORDER BY wynik DESC;

Reguła: wymagania bezwzględne, takie jak dostęp do kopii bazy, są warunkiem wejścia do rankingu i nie podlegają punktacji.

Pytania kontrolne do dostawcy systemu WMS

Pytania kontrolne mają jedną cechę wspólną: odpowiedź da się sprawdzić w dokumencie albo na ekranie. Pytanie „czy system jest elastyczny” nie spełnia tego warunku, natomiast pytanie „którą regułę uzupełniania lokalizacji kompletacyjnych administrator zmienia sam” spełnia go w całości.

Konfiguracja czy zmiana kodu

Granica między konfiguracją a modyfikacją decyduje o kosztach przez cały okres eksploatacji. Parametry i szablony etykiet należą do konfiguracji i przechodzą przez aktualizację wersji bez ingerencji programisty. Zmiana kodu tworzy gałąź rozwojową dla jednego klienta, którą dostawca musi scalać z każdą nową wersją. Należy zapytać, ile wersji wstecz dostawca wspiera oraz czy zmiany indywidualne są przenoszone na nowe wersje w ramach opłaty serwisowej.

Integracje z ERP i SAP

Wymiana z systemem nadrzędnym najczęściej opiera się na usługach REST, plikach wymiany albo tabelach pośrednich z kolejką komunikatów. Sposób wymiany opisuje strona o integracji WMS z ERP przez REST i kolejki. Dla środowisk SAP dostawcy oferują często gotowe interfejsy, a mechanizmy wymiany danych opisuje strona o trybach wymiany danych między WMS a SAP. Przy ocenie liczy się to, kto utrzymuje interfejs po aktualizacji SAP i co dzieje się z komunikatem, który system nadrzędny odrzuci.

• Kierunek wymiany - należy ustalić, które dokumenty płyną z ERP do magazynu, a które w drugą stronę.
• Obsługa błędu - komunikat odrzucony przez ERP musi trafić do kolejki błędów z opisem przyczyny.
• Idempotentność - ponowne wysłanie tego samego dokumentu nie może utworzyć jego duplikatu.
• Monitorowanie - administrator ma widzieć kolejkę oczekujących komunikatów bez zaglądania do bazy.

Urządzenia i etykiety

Magazynier pracuje na kolektorze, więc zgodność z urządzeniami jest częścią oferty, a nie dodatkiem do niej. Trzeba ustalić, które modele z systemem Android dostawca przetestował, oraz jak aplikacja zachowuje się przy utracie zasięgu Wi-Fi. Osobne pytanie dotyczy tego, czy szablony etykiet dla drukarek Zebra w języku ZPL edytuje administrator. Zasady doboru sprzętu opisuje strona o kolektorze danych z Androidem w WMS.

Referencje i weryfikacja dostawcy na własnych scenariuszach

Referencja nie jest listą logotypów na stronie internetowej. Wartość ma rozmowa z kierownikiem magazynu o profilu zbliżonym do własnego. Porównuje się liczbę lokalizacji i dzienną liczbę linii wydań, a także typ urządzeń i wersję systemu, na której magazyn pracuje. Pytania o dostępność w godzinach pracy oraz o czas naprawy po ostatniej awarii dają więcej niż ogólna opinia o dostawcy.

Druga forma weryfikacji to test na własnych kartotekach i lokalizacjach. Prezentacja przygotowana przez dostawcę pokazuje ścieżkę, w której wszystko działa. Scenariusze poniżej sprawdzają ścieżki, w których proces odbiega od normy, a od nich zależy praca zmiany. Kryteria oceny spotkania prezentacyjnego zawiera strona o ocenie prezentacji systemu WMS, a organizację testu przed zakupem - strona o wersji demonstracyjnej WMS.

1. Przyjęcie z rozbieżnością - dostawa ma inną ilość niż zamówienie i system musi zapisać różnicę oraz zablokować zwolnienie towaru.
2. Przesunięcie na błędną lokalizację - skan lokalizacji innej niż wskazana powinien zostać odrzucony lub zapisany jako zmiana z uzasadnieniem.
3. Brak towaru przy kompletacji - zadanie musi wskazać alternatywną lokalizację albo zapisać brak bez zamykania całego zamówienia.
4. Różnica inwentaryzacyjna - policzenie jednej lokalizacji ma wygenerować dokument różnic z wyraźnym śladem, kto go zatwierdził.

Reguła: referencja ma wartość tylko dla tej samej wersji systemu i podobnego profilu magazynu.

Umowa wdrożeniowa i wsparcie serwisowe

Wdrożenie i utrzymanie reguluje się zwykle dwoma dokumentami. Umowa wdrożeniowa opisuje zakres prac i sposób odbioru, a umowa serwisowa poziom usług oraz opłaty. Odbiór ma sens wtedy, gdy kryteria akceptacji są przypisane do scenariuszy testowych z poprzedniej sekcji. Przebieg projektu opisuje strona o wdrożeniu systemu WMS.

Zapisy o wsparciu wymagają definicji, które zamykają pole do sporu. Tabela zestawia pozycje, które powinny znaleźć się w umowie serwisowej, oraz typowe miejsce nieporozumień.

Opłata utrzymaniowa bywa liczona jako procent wartości licencji albo jako stała stawka roczna. Trzeba sprawdzić, co obejmuje: same poprawki błędów czy także nowe wersje z nowymi funkcjami, oraz czy dodanie kolektora lub magazynu zmienia jej wysokość. Sformułowanie zapisów umowy powinien zatwierdzić prawnik firmy.

Dostęp do danych i wyjście z umowy z dostawcą WMS

Ruchy magazynowe oraz historia stanów wraz z kartotekami są danymi firmy, a umowa powinna to wprost potwierdzać. Praktyczny test polega na poproszeniu o pełną kopię bazy i opis jej schematu jeszcze przed podpisaniem umowy. Dla systemów opartych na SQL Server kopię wykonuje polecenie BACKUP DATABASE, opisane w dokumentacji Microsoft Learn o kopiach zapasowych i odtwarzaniu.

-- przykładowa nazwa bazy
BACKUP DATABASE MagazynPrzyklad
TO DISK = N'D:\kopie\MagazynPrzyklad_pelna.bak'
WITH COMPRESSION, CHECKSUM, INIT;

Raportowanie własne, na przykład w arkuszu lub w narzędziu BI, nie wymaga uprawnień do zapisu. Wystarczy konto z rolą db_datareader, opisaną w dokumentacji ról poziomu bazy danych w SQL Server.

USE MagazynPrzyklad;
CREATE USER raporty_odczyt FOR LOGIN raporty_odczyt;
ALTER ROLE db_datareader ADD MEMBER raporty_odczyt;

W modelu chmurowym bezpośredni dostęp do bazy zwykle nie jest dostępny, więc umowa powinna określać format eksportu, termin jego wykonania i koszt. Zapisów wymaga także okres przechowywania danych po rozwiązaniu umowy oraz sposób potwierdzenia ich usunięcia. Brak takich zapisów oznacza, że wyjście z umowy jest negocjowane w chwili, gdy siła negocjacyjna jest najmniejsza.

Koszt całkowity dostawcy WMS w perspektywie kilku lat

Porównanie ofert ma sens tylko na wspólnym zestawie założeń: ta sama liczba użytkowników i urządzeń oraz ten sam horyzont, na przykład pięć lat. Cena z oferty obejmuje zwykle pierwszy rok, a koszt całkowity powstaje z pozycji, które pojawiają się później. Ogólne zasady szacowania kosztów wdrożenia opisuje serwis produktowy w tekście o koszcie wdrożenia systemu WMS.

• Licencje - jednorazowe albo abonamentowe, według jednostki rozliczenia z pierwszej części tekstu.
• Wdrożenie - prace analityczne z konfiguracją oraz szkolenia, rozliczane ryczałtem lub w roboczogodzinach.
• Sprzęt - kolektory z drukarkami etykiet oraz sieć Wi-Fi, a przy pracy lokalnej także serwer.
• Utrzymanie - opłata serwisowa oraz koszt aktualizacji, a po uruchomieniu także zgłaszane modyfikacje.

Definicję i ogólny zakres opisuje strona o systemie klasy Warehouse Management System. Wynik porównania dostawców ma postać jednej tabeli: kryteria z wagami oraz oceny z łącznym kosztem w przyjętym horyzoncie. Decyzję zatwierdza zespół, w którym uczestniczą kierownik magazynu oraz przedstawiciele działu IT i finansów.