Magazyn prowadzony przez firmę logistyczną różni się zasadniczo od magazynu produkcyjnego czy handlowego, ponieważ nie obsługuje jednego asortymentu, lecz towar należący do wielu niezależnych klientów jednocześnie. Operator logistyczny (3PL) świadczy usługę magazynowania, kompletacji i wysyłki na rzecz firm zewnętrznych, które powierzają mu swoje zapasy zamiast utrzymywać własną powierzchnię magazynową i zespół magazynierów. System WMS w takim modelu pełni funkcję znacznie szerszą niż samo ewidencjonowanie stanów - musi rozdzielać zapasy poszczególnych klientów, przekazywać dane do przewoźników oraz dostarczać podstawę do rozliczenia świadczonych usług. Ten artykuł pokazuje, jak oprogramowanie magazynowe wspiera specyfikę pracy firmy spedycyjnej i operatora logistycznego obsługującego wielu odbiorców pod jednym dachem.
Magazyn operatora logistycznego pod presją obsługi wielu klientów
Firma spedycyjna, która oferuje magazynowanie jako część swoich usług, w praktyce prowadzi kilkanaście lub kilkadziesiąt odrębnych magazynów w ramach jednej hali. Każdy klient ma inny asortyment, inne wymagania dotyczące dokumentacji, a często również inny rytm dostaw i wysyłek. Bez odpowiedniego systemu pomieszanie towaru dwóch klientów lub pomyłkowa wysyłka pod niewłaściwym adresem oznacza nie tylko koszt reklamacji, lecz przede wszystkim utratę zaufania firmy, która powierzyła operatorowi swoje zapasy.
Model kontraktowej logistyki magazynowej zakłada, że klient płaci za dostęp do powierzchni i procesów magazynowych bez konieczności zatrudniania własnego personelu magazynowego. System WMS staje się w tym układzie narzędziem pracującym jednocześnie dla operatora i dla jego klientów, którzy oczekują wglądu we własne zapasy bez ingerowania w dane pozostałych firm korzystających z tego samego magazynu. Im więcej klientów obsługuje operator, tym istotniejsza staje się jakość tego rozdziału danych.
Portfel klientów operatora logistycznego bywa bardzo zróżnicowany - obok siebie w jednym magazynie mogą znaleźć się zapasy sprzedawcy internetowego wysyłającego pojedyncze paczki do klientów indywidualnych, producenta uzupełniającego zapasy sieci sklepów oraz importera oczekującego na dalszą dystrybucję do hurtowników. Każdy z tych podmiotów ma inny rytm pracy magazynu, inne wymogi dotyczące dokumentacji celnej czy jakościowej oraz inne oczekiwania co do czasu reakcji na zlecenie wysyłki. System WMS musi obsłużyć tę różnorodność bez tworzenia odrębnych procedur dla każdego przypadku z osobna, opierając się na elastycznej konfiguracji parametrów przypisanych do konkretnego klienta.
Rozdzielenie zapasów i procesów między klientów w jednym systemie WMS
Podstawowym zadaniem systemu w magazynie operatora logistycznego jest przypisanie każdej jednostki towaru do konkretnego właściciela, niezależnie od tego, na jakiej lokalizacji fizycznie się ona znajduje. Zapasy poszczególnych klientów pozostają w systemie rozdzielone na poziomie dokumentów, raportów i stanów, mimo że fizycznie mogą sąsiadować na tym samym regale. Taka konstrukcja pozwala uniknąć sytuacji, w której towar jednego klienta trafia omyłkowo do zamówienia realizowanego dla innego odbiorcy.
Dedykowane strefy składowania i uprawnienia dostępu
Część operatorów decyduje się na fizyczne wydzielenie stref dla wybranych klientów, zwłaszcza przy towarze wymagającym szczególnych warunków przechowywania lub podwyższonego bezpieczeństwa. System WMS wspiera taki podział, ograniczając możliwość przyjęcia lub pobrania towaru z danej lokalizacji do uprawnionych operacji i pracowników. Uprawnienia dostępu można ustawić także na poziomie samego konta - klient zewnętrzny loguje się do własnego widoku i nie widzi danych pozostałych firm obsługiwanych w tym samym magazynie.
Wspólne zasoby magazynu a oddzielne dane klientów
Regały, wózki widłowe, dok załadunkowy czy zespół magazynierów pozostają zasobem wspólnym, wykorzystywanym naprzemiennie do obsługi różnych klientów w ciągu dnia. System WMS godzi tę współdzieloną infrastrukturę z wymogiem odrębności danych, przypisując każdą operację - przyjęcie, kompletację, wydanie - do konkretnego kontrahenta w momencie jej rejestracji. Dzięki temu operator logistyczny utrzymuje jedną instalację systemu zamiast osobnego oprogramowania dla każdego obsługiwanego klienta, co obniża koszty utrzymania infrastruktury informatycznej.
Historia każdej operacji pozostaje w systemie powiązana z konkretnym kontrahentem, co ma znaczenie przy audytach jakościowych zlecanych przez klientów operatora logistycznego oraz przy wyjaśnianiu ewentualnych rozbieżności inwentaryzacyjnych. Klient, który zleca magazynowanie na zewnątrz, oczekuje takiej samej przejrzystości procesów, jaką miałby we własnym magazynie - pełnej możliwości prześledzenia, kto i kiedy wykonał daną operację na jego towarze. Odrębność danych działa więc nie tylko na poziomie bieżących stanów, lecz również pełnej historii obrotu towarem.
Integracja z transportem i spedycją w przekazywaniu danych o wysyłkach
Magazyn w firmie logistycznej rzadko funkcjonuje w oderwaniu od transportu - w wielu przypadkach to właśnie ten sam podmiot organizuje zarówno składowanie, jak i dalszą wysyłkę towaru do odbiorców końcowych. System WMS przekazuje dane o skompletowanych zamówieniach bezpośrednio do modułu spedycyjnego lub zewnętrznego systemu zarządzania transportem, dzięki czemu awizacja wysyłki oraz dobór przewoźnika odbywają się bez ręcznego przepisywania adresów i wagi przesyłek.
Planowanie wysyłek z magazynu zyskuje na tym, że dane o gotowości towaru do odbioru pojawiają się w systemie transportowym niemal natychmiast po zakończeniu kompletacji, co pozwala spedytorowi wcześniej zarezerwować miejsce na trasie danego przewoźnika. Sprawna integracja systemów magazynowych z zewnętrznymi platformami przewozowymi ogranicza również liczbę pomyłek przy generowaniu listów przewozowych i etykiet transportowych, co jest szczególnie ważne przy dużej liczbie drobnych przesyłek wychodzących codziennie z magazynu.
Firma logistyczna obsługująca kilku przewoźników jednocześnie potrzebuje też narzędzia do konsolidacji przesyłek jadących w podobnym kierunku, niezależnie od tego, do którego klienta towar należy. System WMS grupuje gotowe zamówienia według trasy lub strefy dostawy, co pozwala pełniej wykorzystać przestrzeń ładunkową pojazdu i ograniczyć liczbę kursów. Dane o wadze, wymiarach i liczbie opakowań przekazywane są do przewoźnika automatycznie, bez konieczności ręcznego ważenia i opisywania każdej palety osobno przy rampie załadunkowej.
Rozliczanie usług magazynowych dla klientów zewnętrznych
Operator logistyczny sprzedaje usługę, a nie towar, dlatego rozliczenie z klientem musi opierać się na rzetelnych danych o faktycznie wykonanej pracy - liczbie palet składowanych w danym okresie, liczbie zrealizowanych linii kompletacyjnych czy liczbie obsłużonych przesyłek. System WMS rejestruje każdą z tych operacji automatycznie w momencie jej wykonania, co eliminuje spory o wysokość faktury wynikające z ręcznych zestawień przygotowywanych na koniec miesiąca.
Dostęp do własnych danych rozliczeniowych klient otrzymuje zwykle przez przeglądarkę internetową, bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania po swojej stronie. Program magazynowy w chmurze ułatwia takie udostępnianie danych, ponieważ klient loguje się do własnego panelu z dowolnego miejsca i sprawdza bieżące zestawienie kosztów, zanim jeszcze otrzyma fakturę za dany okres rozliczeniowy.
Umowy między operatorem logistycznym a jego klientami bywają różnie skonstruowane - jedne opierają się na stałej opłacie za zajmowaną powierzchnię, inne na stawce za paletę dziennie, a jeszcze inne łączą kilka składników naraz, doliczając osobno koszt każdej linii kompletacyjnej czy dodatkowej usługi, takiej jak przepakowanie towaru. System WMS, który rejestruje operacje na poziomie pojedynczej jednostki, pozwala rozliczać każdy z tych modeli bez ręcznego przeliczania danych w arkuszu kalkulacyjnym. Ustalone wcześniej poziomy usług, tak zwane SLA, można w ten sposób porównywać z rzeczywiście zarejestrowanym czasem realizacji zleceń dla danego klienta.
Warto, aby dane stanowiące podstawę rozliczenia z klientem pochodziły z tego samego systemu, w którym rejestrowane są operacje magazynowe - dzięki temu liczba palet czy linii kompletacyjnych na fakturze zawsze odpowiada rzeczywiście wykonanej pracy, a nie osobnemu zestawieniu przygotowanemu ręcznie.
Wyzwania operatora logistycznego a odpowiedź systemu WMS
Codzienna praca operatora logistycznego wiąże się z kilkoma powtarzającymi się wyzwaniami, których skala rośnie wraz z liczbą obsługiwanych klientów. Poniższe zestawienie pokazuje, w jaki sposób system WMS odpowiada na najczęstsze z nich.
| Wyzwanie operatora logistycznego | Odpowiedź systemu WMS |
|---|---|
| Pomieszanie towaru różnych klientów na wspólnym magazynie | Przypisanie każdej jednostki i operacji do konkretnego właściciela towaru na poziomie systemu. |
| Ręczne rozliczanie usług na koniec miesiąca | Automatyczna rejestracja operacji stanowiąca gotową podstawę faktury dla klienta. |
| Opóźnione przekazywanie danych do przewoźników | Bezpośrednie przekazywanie danych o gotowych wysyłkach do systemu transportowego. |
| Brak wglądu klienta we własne zapasy | Dedykowany panel internetowy z podglądem stanów i dokumentów danego klienta. |
| Wdrożenie nowego klienta wymagające przestoju magazynu | Konfiguracja nowego kontrahenta w systemie bez ingerencji w obsługę pozostałych. |
Elastyczność systemu przy pozyskiwaniu nowych klientów magazynowych
Rozwój firmy logistycznej często oznacza pozyskiwanie kolejnych klientów magazynowych, a każdy z nich wnosi inny asortyment, inne wymagania co do dokumentacji i inny wolumen zamówień. System WMS przygotowany do pracy w modelu wielu klientów pozwala skonfigurować nowego kontrahenta jako kolejny podmiot w strukturze danych, bez budowania odrębnej instalacji czy przerywania obsługi pozostałych magazynów już podłączonych do systemu.
Elastyczność ta ułatwia też negocjacje handlowe - operator logistyczny może zaproponować nowemu klientowi termin uruchomienia usługi liczony w dniach, a nie tygodniach, ponieważ podstawowa konfiguracja systemu pozostaje niezmieniona. Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania ma tutaj istotne znaczenie, dlatego warto poznać dostawców systemów klasy WMS zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu. Szerzej o tym, jak dobór systemu wpływa na rozwój całej organizacji, pisze artykuł o roli WMS w rozwoju firmy.
Podobna elastyczność dotyczy rozwoju sieci samych magazynów. Firma logistyczna otwierająca kolejny oddział w innym mieście lub kraju może podłączyć go do już działającego systemu, zamiast wdrażać odrębne rozwiązanie od podstaw. Klienci obsługiwani dotychczas w jednej lokalizacji zyskują wówczas możliwość rozłożenia zapasów na kilka magazynów bliżej swoich odbiorców, a operator logistyczny zachowuje jeden, spójny widok wszystkich zleceń i rozliczeń niezależnie od tego, z którego magazynu towar ostatecznie wyjeżdża.
System WMS w firmie logistycznej pełni funkcję znacznie szerszą niż w magazynie obsługującym jeden asortyment - musi godzić wspólną infrastrukturę z odrębnością danych poszczególnych klientów, przekazywać informacje do transportu oraz dostarczać podstawę rozliczeń usług magazynowych. Operatorzy logistyczni, którzy dobrze dobiorą system do specyfiki obsługi wielu klientów jednocześnie, zyskują możliwość szybszego pozyskiwania kolejnych kontraktów bez ryzyka utraty kontroli nad już obsługiwanymi magazynami.
