Przeznaczenie systemu WMS online - sześć procesów magazynowych

Przeznaczenie systemu WMS online obejmuje wszystkie podstawowe procesy zachodzące w magazynie każdego dnia. Zakres sięga od przyjęcia towaru od dostawcy i jego składowania, przez kompletację, po wydanie oraz rozliczenie stanów w inwentaryzacji. Ten artykuł porządkuje to, do czego taki system służy w praktyce. Każdy proces opisano od strony działań systemu, powstających dokumentów oraz granicy między oprogramowaniem a decyzją człowieka.

Do jakich procesów magazynowych służy system WMS online

Przeznaczenie systemu nie ogranicza się do jednego etapu pracy magazynu. Obejmuje cały łańcuch operacji, od chwili, w której towar trafia na rampę rozładunkową, aż po moment, w którym opuszcza magazyn jako gotowa wysyłka. Ten sam zakres funkcjonalny sprawdza się w magazynie dystrybucyjnym, a także w e-commerce i przy obsłudze produkcji. Różni się jedynie proporcja, w jakiej poszczególne procesy są wykorzystywane. Zestawienie porządkuje sześć procesów obsługiwanych w typowym wdrożeniu.

Co znaczy online w tym zakresie

Określenie online dotyczy sposobu dostępu, a nie zakresu funkcji. System działa w przeglądarce lub w aplikacji na terminalu, a dane są przechowywane centralnie na serwerze. Dzięki temu kierownik w biurze i magazynier na hali widzą ten sam stan w tej samej chwili. Różnice między wariantami udostępniania opisują artykuły o WMS online oraz o korzyściach systemu WMS online, natomiast tutaj interesuje nas to, do czego system jest przeznaczony niezależnie od modelu wdrożenia.

Przeznaczenie systemu widać najlepiej na granicach między procesami. Dokument PZ kończy przyjęcie i zaczyna składowanie, lista zbiórkowa łączy lokalizacje z zamówieniem, a WZ zamyka obrót i zasila raporty. Jeśli jedno z tych przejść odbywa się poza systemem, na przykład w arkuszu lub na papierze, dane przestają być spójne i inwentaryzacja ujawnia to dopiero po tygodniach.

Każdy z sześciu procesów opisano w osobnym artykule. Poniższe sekcje pokazują rolę systemu w każdym z nich, bez wchodzenia w szczegóły techniczne pojedynczego etapu.

Przyjęcie towaru i weryfikacja dostaw

Pierwszym procesem objętym zakresem funkcjonalnym jest przyjęcie towaru do magazynu. System rejestruje dostawę na podstawie zamówienia zakupu lub wcześniejszej awizacji, pozwala magazynierowi zweryfikować zgodność ilościową i jakościową towaru z dokumentem dostawy, a po zakończeniu kontroli automatycznie generuje dokument PZ. Rozbieżności, takie jak braki, uszkodzenia czy niezgodność partii, są odnotowywane od razu przy oknie przyjęcia, zamiast trafiać do systemu z opóźnieniem na podstawie papierowej notatki spisanej na rampie.

Wystawiony dokument PZ trafia do rejestru dokumentów magazynowych i staje się punktem wyjścia dla dalszych operacji: towar zasila stan i jest gotowy do skierowania na lokalizację. Przy dostawach z wieloma pozycjami system pozwala rejestrować kilka przyjęć równolegle, bez blokowania stanowiska rozładunkowego na czas pełnej weryfikacji jednej dostawy. Sama weryfikacja odbywa się przy użyciu kolektora danych: magazynier skanuje kod każdej pozycji przy rampie zamiast przepisywać dane na papierowym formularzu.

Dostawy planowane z wyprzedzeniem obsługuje osobny mechanizm rezerwowania okien czasowych, opisany w artykule o awizacjach dostaw do magazynu. System WMS wykorzystuje jego dane, żeby przygotować przyjęcie, zanim ciężarówka podjedzie pod rampę.

Składowanie i lokalizacje magazynowe

Po przyjęciu towar wymaga miejsca składowania i to kolejny proces, do którego przeznaczony jest system. Program odzwierciedla fizyczną strukturę magazynu, od stref i regałów po poziomy z gniazdami, w postaci miejsc składowania i podpowiada, gdzie odłożyć konkretną paletę lub opakowanie. Bierze przy tym pod uwagę rotację towaru oraz jego gabaryty, a także wymogi sąsiedztwa, na przykład rozdzielenie towarów spożywczych i chemicznych.

Na bieżąco można sprawdzić zajętość poszczególnych lokalizacji oraz przenieść towar między miejscami bez utraty historii ruchów. Dla towarów z datą ważności lub numerem partii lokalizacja jest powiązana z zasadą FIFO lub FEFO, dzięki czemu przy kompletacji system sam podpowiada, z którego miejsca pobrać towar w pierwszej kolejności. Zarządzanie przestrzenią opiera się w ten sposób na rzeczywistych danych, a nie na papierowej mapie regałów aktualizowanej ręcznie raz na jakiś czas.

Statusy lokalizacji i towaru

Adres lokalizacji niesie informację o położeniu, a jej status mówi, co system może z nią zrobić. Status zmienia się automatycznie wraz z operacjami, więc odkład nie trafi na miejsce już zajęte, a kompletacja nie pobierze towaru z lokalizacji wyłączonej z użytku:

• Wolna - lokalizacja dostępna dla odkładu, o ile pozwalają na to gabaryty i nośność.
• Zajęta - lokalizacja z towarem, na którą system nie wskaże kolejnej jednostki.
• Zarezerwowana - miejsce przygotowane pod konkretną dostawę lub zlecenie przesunięcia.
• Zablokowana - lokalizacja wyłączona z obiegu, na przykład na czas remontu regału lub kontroli jakości.

Dla towaru, który tego samego dnia trafia z przyjęcia bezpośrednio do wysyłki, system dopuszcza pominięcie standardowej lokalizacji składowania i skierowanie go od razu do strefy wydań. Takie przekierowanie, znane jako cross-docking, odciąża regały przy szybko rotującym asortymencie i skraca czas, w którym towar w ogóle pozostaje w magazynie.

Kompletacja zamówień

Trzecim ogniwem zakresu funkcjonalnego jest kompletacja zamówień. Na podstawie zamówienia sprzedaży system generuje listę zbiórkową, wskazując magazynierowi kolejność i lokalizacje, z których należy pobrać poszczególne pozycje. Trasa jest ustalana tak, żeby ograniczyć zbędne przemieszczanie się po magazynie, co skraca czas realizacji zamówienia.

System pozwala też łączyć kilka zamówień w jedną falę kompletacji, co ma znaczenie przy dużej liczbie drobnych wysyłek typowych dla magazynów e-commerce. Zbiórkę można dzielić na strefy, gdy kilku magazynierów pracuje równolegle w różnych częściach hali. Poprawność skompletowanej paczki weryfikuje skan kodu kreskowego, zanim towar trafi do strefy pakowania, więc błędnie dobrana pozycja jest sygnalizowana od razu, a nie dopiero po dotarciu przesyłki do klienta.

Zadania kompletacji trafiają do magazyniera na terminal mobilny lub kolektor danych. Kolejna pozycja pojawia się na ekranie automatycznie, bez drukowania papierowej listy zbiórkowej. Różnicę między kompletacją jednostopniową a falową pokazuje tabela.

Wydania i wysyłki towaru

Po skompletowaniu zamówienia system obsługuje wydanie z magazynu: wystawia dokument WZ, potwierdza zgodność wydawanej ilości ze zleceniem i przekazuje dane o przesyłce do dalszej obsługi logistycznej, w tym do współpracy z przewoźnikami. Ten sam mechanizm dokumentów, który obsłużył przyjęcie dokumentem PZ, zamyka tu cykl obrotu towarem dokumentem WZ.

Zakres funkcjonalny obejmuje również generowanie etykiet wysyłkowych i listów przewozowych zgodnych z wymaganiami poszczególnych firm kurierskich, co ogranicza ręczne przepisywanie adresów. System może zestawiać wagę i liczbę paczek przygotowanych do odbioru z danymi przekazanymi przewoźnikowi, co ułatwia rozliczenie awizacji transportu jeszcze przed podjazdem samochodu pod rampę wysyłkową.

Reguła: na etapie wydania system ma ograniczać pomyłki. Błędny adresat, niewłaściwa ilość czy pominięta pozycja zamówienia muszą zostać wychwycone przed opuszczeniem towaru przez bramę, a nie po zgłoszeniu reklamacji przez odbiorcę.

Inwentaryzacja i kontrola zgodności stanów

System jest również przeznaczony do przeprowadzania inwentaryzacji, zarówno okresowej, obejmującej cały magazyn, jak i punktowej, ograniczonej do wybranej strefy lub grupy towarowej. Magazynier skanuje kolejne lokalizacje i porównuje stan faktyczny z ewidencyjnym zapisanym w systemie, a rozbieżności są odnotowywane od razu. Mogą zostać rozliczone korektą bez wstrzymywania pracy całego magazynu na czas spisu.

Dla scenariuszy bardziej rozbudowanych, takich jak inwentaryzacja ciągła prowadzona równolegle z bieżącą pracą, przeznaczony jest dedykowany program do inwentaryzacji, współpracujący z tymi samymi danymi co WMS online. Wyniki spisu od razu odzwierciedlają się w bieżących stanach. Po zamknięciu spisu system generuje protokół różnic, który jest podstawą zatwierdzenia korekt przez osobę odpowiedzialną za magazyn. Mechanizm porównania ilustruje przykładowe zapytanie.

-- przykład: różnice inwentaryzacyjne dla lokalizacji objętych spisem (nazwy tabel przykładowe)
SELECT p.IdLokalizacji,
       p.Indeks,
       s.Ilosc        AS IloscEwidencyjna,
       p.IloscSpisana AS IloscFaktyczna,
       p.IloscSpisana - s.Ilosc AS Roznica
FROM dbo.PozycjaSpisu AS p
JOIN dbo.StanLokalizacji AS s
  ON s.IdLokalizacji = p.IdLokalizacji AND s.Indeks = p.Indeks
WHERE p.IdSpisu = @IdSpisu
  AND p.IloscSpisana <> s.Ilosc;

Zapytanie zwraca wyłącznie pozycje, w których ilość spisana różni się od ewidencyjnej, dzięki czemu protokół różnic nie zawiera wierszy zgodnych. W praktyce przed zatwierdzeniem korekty sprawdza się jeszcze, czy w trakcie spisu nie zarejestrowano ruchów na tej lokalizacji, bo bez tego różnica mogłaby wynikać z operacji, a nie z błędu.

Raportowanie stanów magazynowych

Ostatnim elementem zakresu funkcjonalnego jest raportowanie. System na bieżąco agreguje dane ze wszystkich poprzednich procesów i udostępnia je jako stany magazynowe, ogólne i szczegółowe, z podziałem na lokalizacje oraz partie, a także daty ważności. Na tej podstawie osoba zarządzająca sprawdza rotację towaru, identyfikuje zapasy zalegające i planuje kolejne zamówienia do dostawców.

Do tego samego zakresu należą raporty operacyjne: liczba przyjęć i wydań w danym okresie, czas realizacji kompletacji i obciążenie stref. Większość zestawień można wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego lub wydrukować jako dokument w formacie RDL, którego budowę opisuje dokumentacja Report Definition Language. Poniższe zapytanie jest przykładem zestawienia zapasów zalegających.

-- przykład: zapasy zalegające, czyli bez ruchu od ponad 90 dni (nazwy tabel przykładowe)
SELECT s.Indeks,
       s.IdLokalizacji,
       s.Ilosc,
       MAX(r.DataRuchu) AS OstatniRuch
FROM dbo.StanLokalizacji AS s
LEFT JOIN dbo.RuchMagazynowy AS r
       ON r.Indeks = s.Indeks AND r.IdLokalizacji = s.IdLokalizacji
WHERE s.Ilosc > 0
GROUP BY s.Indeks, s.IdLokalizacji, s.Ilosc
HAVING MAX(r.DataRuchu) < DATEADD(DAY, -90, SYSDATETIME())
    OR MAX(r.DataRuchu) IS NULL;

Raporty generowane przez system nie zastępują analizy biznesowej, ale dostarczają jej rzetelnych danych źródłowych, bez ręcznego zestawiania arkuszy z kilku niezależnych źródeł.

Zakres funkcjonalny a skala wdrożenia

Szeroki zakres nie oznacza, że każde wdrożenie wykorzystuje wszystkie procesy od pierwszego dnia. Mały magazyn dystrybucyjny może zacząć od przyjęć i wydań, dokładając kompletację falową oraz raportowanie dopiero wraz ze wzrostem liczby zamówień. Ważne, żeby wybrany system obejmował pełny zakres od startu, bo wtedy kolejne procesy nie wymagają osobnego narzędzia ani przenoszenia danych między aplikacjami.

Reguła: przy wyborze systemu warto sprawdzić, czy dostawca opisuje osobno każdy z procesów magazynowych. Ogólnikowy opis zarządzania magazynem bez rozbicia na etapy często oznacza, że część z nich jest obsługiwana tylko częściowo.

Funkcje Studio WMS.net w opisanym zakresie prezentuje serwis systemu zarządzania magazynem WMS, a przetestować je można w demo online. Wariant udostępniany w chmurze opisuje tekst o programie WMS online.