System WMS online obejmuje swoim zakresem funkcjonalnym wszystkie podstawowe procesy zachodzące w magazynie każdego dnia - od przyjęcia towaru od dostawcy, przez jego składowanie i kompletację, aż po wydanie, wysyłkę oraz rozliczenie stanów w inwentaryzacji. Ten artykuł porządkuje to, do czego faktycznie służy taki system w praktyce, pokazując krótko każdy z procesów magazynowych i odsyłając do specjalistycznych opisów poszczególnych rozwiązań tam, gdzie temat wymaga głębszego omówienia.
Do jakich procesów magazynowych służy system WMS online
Przeznaczenie systemu WMS online nie ogranicza się do jednego wybranego etapu pracy magazynu - obejmuje cały łańcuch operacji, od chwili, w której towar trafia na rampę rozładunkową, aż po moment, w którym opuszcza magazyn w postaci gotowej wysyłki. Ten sam zakres funkcjonalny sprawdza się zarówno w magazynie dystrybucyjnym, jak i w magazynie e-commerce czy w magazynie obsługującym produkcję - różni się jedynie proporcja, w jakiej poszczególne procesy są wykorzystywane. Poniższa lista porządkuje sześć procesów, do których obsługi system jest przeznaczony w typowym wdrożeniu.
- Przyjęcie towaru - rejestracja dostawy, weryfikacja ilościowa i jakościowa, wystawienie dokumentu PZ.
- Składowanie i lokalizacje - przypisanie towaru do konkretnego miejsca składowania i bieżąca kontrola zajętości.
- Kompletacja zamówień - generowanie i realizacja list zbiórkowych na podstawie zamówień sprzedaży.
- Wydania i wysyłki - przygotowanie towaru do wysyłki, dokumenty WZ, współpraca z przewoźnikami.
- Inwentaryzacja - okresowe lub ciągłe rozliczanie stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym.
- Raportowanie stanów - analiza rotacji, zapasów i wydajności procesów magazynowych.
Każdy z tych procesów opisano szerzej w dedykowanym artykule - poniższe sekcje pokazują jedynie, jaką rolę pełni w nim system WMS online, bez wchodzenia w szczegóły techniczne pojedynczego etapu.
Przyjęcie towaru i weryfikacja dostaw
Pierwszym procesem objętym zakresem funkcjonalnym systemu jest przyjęcie towaru do magazynu. System WMS online rejestruje dostawę na podstawie zamówienia zakupu lub wcześniejszej awizacji, pozwala magazynierowi zweryfikować zgodność ilościową i jakościową towaru z dokumentem dostawy, a po zakończeniu kontroli automatycznie generuje dokument PZ. Rozbieżności - braki, uszkodzenia, niezgodność partii - są odnotowywane od razu przy oknie przyjęcia, zamiast trafiać do systemu z opóźnieniem, na podstawie papierowej notatki spisanej na rampie.
Wystawiony dokument PZ trafia do dokumentów magazynowych systemu i staje się punktem wyjścia dla dalszych operacji - towar zasila stan magazynowy i jest gotowy do skierowania na wskazaną lokalizację składowania. Przy dostawach obejmujących wiele pozycji jednocześnie system pozwala rejestrować kilka przyjęć równolegle, bez blokowania stanowiska rozładunkowego na czas pełnej weryfikacji jednej dostawy. Sama weryfikacja odbywa się najczęściej przy użyciu kolektora danych - magazynier skanuje kod kreskowy każdej pozycji wprost przy rampie rozładunkowej, zamiast przepisywać dane ręcznie na papierowym formularzu przyjęcia.
Składowanie i zarządzanie lokalizacjami magazynowymi
Po przyjęciu towar wymaga miejsca składowania - i to kolejny proces, do którego przeznaczony jest system WMS online. Program odzwierciedla fizyczną strukturę magazynu (strefy, regały, poziomy, gniazda) w postaci miejsc składowania i podpowiada, gdzie odłożyć konkretną paletę lub opakowanie, uwzględniając między innymi rotację towaru, jego gabaryty czy wymogi sąsiedztwa, na przykład rozdzielenie towarów spożywczych i chemicznych.
System pozwala też na bieżąco sprawdzić zajętość poszczególnych lokalizacji oraz przenieść towar między miejscami bez utraty historii ruchów. Dla towarów z datą ważności lub numerem partii lokalizacja jest dodatkowo powiązana z zasadą FIFO lub FEFO, dzięki czemu przy kompletacji system sam podpowiada, z którego miejsca pobrać towar w pierwszej kolejności. Zarządzanie przestrzenią magazynową odbywa się w ten sposób na podstawie rzeczywistych danych, a nie papierowej mapy regałów aktualizowanej ręcznie raz na jakiś czas. Dla towaru, który tego samego dnia trafia z przyjęcia bezpośrednio do wysyłki, system dopuszcza również pominięcie standardowej lokalizacji składowania i skierowanie go od razu do strefy wydań, co odciąża regały magazynowe przy bardzo szybko rotującym asortymencie.
Kompletacja zamówień
Trzecim ogniwem zakresu funkcjonalnego jest kompletacja zamówień. Na podstawie zamówienia sprzedaży system generuje listę zbiórkową, wskazując magazynierowi kolejność i lokalizacje, z których należy pobrać poszczególne pozycje. Trasa kompletacji jest ustalana tak, aby ograniczyć zbędne przemieszczanie się po magazynie, co skraca czas realizacji zamówienia.
System pozwala też łączyć kilka zamówień w jedną falę kompletacji, co ma znaczenie przy dużej liczbie drobnych wysyłek, typowych dla magazynów e-commerce, oraz dzielić zbiórkę na strefy, gdy kilku magazynierów pracuje równolegle w różnych częściach hali. Poprawność skompletowanej paczki jest weryfikowana skanowaniem kodu kreskowego, zanim towar trafi do strefy pakowania - błędnie dobrana pozycja jest sygnalizowana od razu, a nie dopiero po dotarciu przesyłki do klienta. Zadania kompletacji trafiają do magazyniera na terminal mobilny lub kolektor danych, więc kolejna pozycja pojawia się na ekranie automatycznie, bez potrzeby drukowania i ręcznego odhaczania papierowej listy zbiórkowej.
Wydania i wysyłki towaru
Po skompletowaniu zamówienia system WMS online obsługuje wydanie z magazynu - wystawia dokument WZ, potwierdza zgodność wydawanej ilości ze zleceniem i przekazuje dane o przesyłce do dalszej obsługi logistycznej, w tym do współpracy z przewoźnikami. Ten sam mechanizm dokumentów magazynowych, który obsługiwał przyjęcie towaru dokumentem PZ, tutaj zamyka cykl obrotu towarem dokumentem WZ.
Zakres funkcjonalny na tym etapie obejmuje również generowanie etykiet wysyłkowych i listów przewozowych zgodnych z wymaganiami poszczególnych firm kurierskich, co ogranicza ręczne przepisywanie adresów. System może też zestawiać wagę i liczbę paczek przygotowanych do odbioru z danymi przekazanymi przewoźnikowi, co ułatwia rozliczenie awizacji transportu jeszcze przed podjazdem samochodu pod rampę wysyłkową. Przeznaczeniem systemu na etapie wydania pozostaje ograniczenie pomyłek przy wysyłce - błędny adresat, niewłaściwa ilość czy pominięta pozycja zamówienia są wychwytywane jeszcze przed opuszczeniem towaru przez bramę magazynu, a nie dopiero po zgłoszeniu reklamacji przez odbiorcę.
Inwentaryzacja i kontrola zgodności stanów
System WMS online jest również przeznaczony do przeprowadzania inwentaryzacji - zarówno okresowej, obejmującej cały magazyn, jak i punktowej, ograniczonej do wybranej strefy czy grupy towarowej. Magazynier skanuje kolejne lokalizacje i porównuje stan faktyczny ze stanem ewidencyjnym zapisanym w systemie, a rozbieżności są od razu odnotowywane i mogą zostać rozliczone korektą, bez konieczności wstrzymywania pracy całego magazynu na czas spisu.
Do bardziej rozbudowanych scenariuszy, takich jak inwentaryzacja ciągła prowadzona równolegle z bieżącą pracą magazynu, przeznaczony jest dedykowany program do inwentaryzacji, współpracujący z tymi samymi danymi co WMS online, dzięki czemu wyniki spisu od razu odzwierciedlają się w bieżących stanach. Po zamknięciu spisu system pozwala wygenerować protokół różnic inwentaryzacyjnych, który stanowi podstawę do zatwierdzenia korekt przez osobę odpowiedzialną za magazyn.
Raportowanie stanów magazynowych
Ostatnim elementem zakresu funkcjonalnego jest raportowanie. System WMS online na bieżąco agreguje dane ze wszystkich poprzednich procesów i udostępnia je w postaci stanów magazynowych - ogólnych i szczegółowych, z podziałem na lokalizacje, partie czy daty ważności. Na tej podstawie osoba zarządzająca magazynem sprawdza rotację towaru, identyfikuje zapasy zalegające oraz planuje kolejne zamówienia do dostawców.
Do tego samego zakresu należą raporty operacyjne - liczba przyjęć i wydań w danym okresie, czas realizacji kompletacji czy obciążenie poszczególnych stref magazynu. Większość zestawień można wyeksportować do formatu arkusza kalkulacyjnego lub wydrukować w postaci gotowego dokumentu RDL, co ułatwia dalszą pracę z danymi poza samym systemem, na przykład w rozmowie z dostawcą czy podczas przeglądu wyników z zarządem firmy. Raporty generowane przez system nie zastępują analizy biznesowej, ale dostarczają jej rzetelnych danych źródłowych, bez ręcznego zestawiania arkuszy pochodzących z kilku niezależnych źródeł.
Zakres funkcjonalny w jednym zestawieniu
Poniższa tabela porządkuje opisane procesy i pokazuje, jaką rolę pełni w każdym z nich system WMS online.
| Proces magazynowy | Co realizuje system WMS online |
|---|---|
| Przyjęcie towaru | Rejestracja dostawy, weryfikacja ilościowa i jakościowa, wystawienie dokumentu PZ. |
| Składowanie i lokalizacje | Przypisanie miejsca składowania, kontrola zajętości, przenoszenie towaru między lokalizacjami. |
| Kompletacja zamówień | Generowanie list zbiórkowych, optymalizacja trasy, weryfikacja skanowaniem kodu kreskowego. |
| Wydania i wysyłki | Wystawienie dokumentu WZ, potwierdzenie zgodności ilości, przekazanie danych do przewoźnika. |
| Inwentaryzacja | Porównanie stanu faktycznego z ewidencyjnym, rejestracja i rozliczenie rozbieżności. |
| Raportowanie stanów | Agregacja danych, analiza rotacji, wsparcie decyzji zakupowych. |
Dla kogo przeznaczony jest pełny zakres funkcjonalny
Tak szeroki zakres funkcjonalny nie oznacza, że każde wdrożenie wykorzystuje wszystkie procesy od pierwszego dnia. Mały magazyn dystrybucyjny może zacząć od przyjęć, składowania i wydań, dokładając kompletację falową i rozbudowane raportowanie dopiero wraz ze wzrostem liczby zamówień. Ważne pozostaje to, że wybrany system obejmuje pełny zakres od startu, dzięki czemu kolejne procesy nie wymagają wdrażania osobnego narzędzia ani przenoszenia danych między aplikacjami w miarę rozwoju firmy.
Przy wyborze systemu WMS online warto sprawdzić, czy dostawca opisuje osobno każdy z procesów magazynowych - przyjęcie, składowanie, kompletację, wydania, inwentaryzację i raportowanie. Ogólnikowy opis "zarządzania magazynem" bez rozbicia na poszczególne etapy często oznacza, że część z nich obsługiwana jest tylko częściowo.
Pełny opis każdego z procesów, wraz z konkretnymi funkcjami i scenariuszami pracy, znajduje się w dedykowanych artykułach wskazanych powyżej - ten przegląd pokazuje jedynie, jak poszczególne elementy łączą się w jeden spójny zakres funkcjonalny systemu WMS online, niezależnie od wielkości magazynu czy branży, w jakiej działa.
