System WMS pojawia się w rozmowie o magazynie bardzo często, ale dla osoby, która nigdy nie miała z nim do czynienia, sam skrót niewiele wyjaśnia. Ten materiał tłumaczy podstawy od zera - czym właściwie jest system WMS, z jakich elementów się składa i jak wygląda praca w nim na najbardziej ogólnym poziomie. To wprowadzenie przeznaczone dla osoby, która dopiero zaczyna zapoznawać się z tematem oprogramowania magazynowego, bez odnoszenia się do konkretnych scenariuszy wdrożeniowych czy porównań ofert dostawców.
Zamiast zaczynać od listy funkcji czy zestawienia dostawców, warto najpierw poznać język, jakim posługuje się to oprogramowanie - kilka powtarzających się pojęć, które pojawiają się w niemal każdym systemie tej klasy, niezależnie od branży i wielkości magazynu. Te pojęcia stanowią fundament, na którym opiera się dalsza nauka obsługi dowolnego programu magazynowego.
Czym jest system WMS - definicja dla początkujących
WMS to skrót od angielskiego Warehouse Management System, czyli systemu zarządzania magazynem. W praktyce jest to program komputerowy, który gromadzi w jednym miejscu informacje o towarze znajdującym się w magazynie oraz o wszystkich czynnościach, jakie się z nim wykonuje - od momentu, w którym towar trafia na rampę przyjęć, aż po chwilę, w której opuszcza magazyn w postaci wysyłki do odbiorcy. Zamiast prowadzić ewidencję na papierze albo w osobnych plikach, magazyn korzysta z jednej wspólnej bazy danych, do której dostęp mają wszyscy uprawnieni pracownicy jednocześnie.
Dla osoby początkującej najprostszym sposobem zrozumienia systemu WMS jest spojrzenie na niego jak na cyfrowy odpowiednik trzech rzeczy, które w tradycyjnym magazynie funkcjonowały osobno - teczki z dokumentami, planu rozmieszczenia towaru na regałach oraz kartoteki asortymentowej prowadzonej w zeszycie lub arkuszu. System WMS łączy te trzy warstwy informacji w jeden spójny model danych i aktualizuje go na bieżąco, w miarę jak pracownicy wykonują kolejne operacje magazynowe.
Osoby stykające się z tematem po raz pierwszy często mylą system WMS z programem księgowym albo arkuszem kalkulacyjnym rozbudowanym o dodatkowe kolumny. Różnica polega na tym, że WMS nie tylko zapisuje liczby, lecz aktywnie prowadzi pracownika przez kolejne czynności - wskazuje, gdzie odłożyć towar, jaką kolejność kompletacji zastosować i który dokument wygenerować po zakończeniu operacji. To odróżnia go od biernej ewidencji, w której człowiek musi samodzielnie pamiętać o każdym kroku i ręcznie przenosić informacje między osobnymi plikami.
Z jakich podstawowych elementów składa się system WMS
Niezależnie od producenta i branży, w której pracuje magazyn, system WMS opiera się na kilku powtarzających się elementach. Poniższa tabela porządkuje cztery podstawowe cegiełki, z których zbudowany jest niemal każdy program magazynowy, wraz z krótkim wyjaśnieniem ich roli i przykładem z codziennej pracy magazynu.
| Element systemu | Co robi | Przykład |
|---|---|---|
| Kartoteka towarowa | Przechowuje dane opisujące dany towar oraz jego bieżący stan | Karta produktu z kodem SKU, jednostką miary i ilością na stanie |
| Lokalizacja (miejsce składowania) | Określa dokładne miejsce, w którym fizycznie znajduje się towar | Adres w formacie strefa-regał-poziom, np. A-03-2 |
| Dokument magazynowy | Rejestruje pojedynczą operację i wiąże ją z towarem oraz lokalizacją | Dokument PZ potwierdzający przyjęcie dostawy |
| Moduł funkcjonalny | Grupuje funkcje odpowiadające za jeden obszar pracy magazynu | Moduł kompletacji zamówień albo moduł inwentaryzacji |
Kartoteka towarowa
Kartoteka towarowa to podstawowa jednostka informacji w systemie WMS - odpowiednik karty produktu, do której trafiają wszystkie dane go dotyczące. Zawiera między innymi nazwę towaru, jednostkę miary, kod SKU jednoznacznie identyfikujący dany indeks, a często również dane o wadze, wymiarach czy dacie ważności. Każda operacja wykonana na towarze - przyjęcie, przesunięcie, wydanie - odkłada ślad w powiązanej z nim kartotece magazynowej, dzięki czemu w dowolnym momencie można sprawdzić pełną historię obrotu danym indeksem oraz jego bieżący stan magazynowy. Dobrze prowadzona kartoteka pozwala też uniknąć sytuacji, w której ten sam towar figuruje pod dwoma różnymi nazwami lub kodami w różnych dokumentach, co bywa częstym źródłem pomyłek przy ręcznej ewidencji.
Lokalizacja, czyli miejsce składowania
Lokalizacja to drugi fundamentalny element - oznaczone miejsce w magazynie, w którym fizycznie leży dany towar. W systemie WMS każda lokalizacja ma własny, niepowtarzalny adres, najczęściej zbudowany z oznaczenia strefy, rzędu regału, kolumny i poziomu. Dzięki temu system wie nie tylko, ile danego towaru jest na stanie, lecz również dokładnie, gdzie go szukać. W praktyce oznacza to, że dwóch pracowników szukających tego samego towaru w tym samym czasie trafi do identycznego miejsca na regale, zamiast polegać na własnej pamięci lub domysłach. Więcej o sposobach organizacji przestrzeni opisuje strona poświęcona miejscom składowania w magazynie.
Dokument magazynowy
Dokument magazynowy to zapis pojedynczej operacji wykonanej na towarze - łączy ze sobą kartotekę towarową, lokalizację oraz ilość, jakiej dotyczy dana czynność. Najczęściej spotykanym dokumentem jest PZ (przyjęcie zewnętrzne), rejestrujący dostawę od kontrahenta, oraz WZ (wydanie zewnętrzne), potwierdzający wysyłkę do odbiorcy. Poza nimi system WMS obsługuje również dokumenty wewnętrzne, na przykład przesunięcia między lokalizacjami. Każdy dokument magazynowy pozostaje w systemie jako trwały zapis, do którego można wrócić w dowolnym momencie, co ułatwia wyjaśnianie rozbieżności bez konieczności przeszukiwania segregatorów z papierowymi kopiami. Pełny przegląd rodzajów dokumentów zawiera strona o dokumentach magazynowych.
Moduł funkcjonalny
Moduł funkcjonalny to wydzielona część programu odpowiadająca za jeden konkretny obszar pracy magazynu, na przykład przyjęcia, kompletację zamówień, inwentaryzację czy raportowanie. Poszczególne moduły korzystają ze wspólnych danych - tej samej kartoteki towarowej i tych samych lokalizacji - ale każdy z nich udostępnia inny zestaw funkcji dopasowany do konkretnego etapu pracy. Taki podział ułatwia naukę obsługi programu, ponieważ nowy pracownik poznaje najpierw moduł odpowiadający za jego stanowisko, a dopiero z czasem zapoznaje się z pozostałymi częściami systemu. Pełny wykaz obszarów funkcjonalnych, jakie może obejmować wdrożenie, znajduje się na stronie opisującej zakres funkcjonalny systemu magazynowego.
Jak wygląda podstawowy cykl pracy w systemie WMS
Choć każdy magazyn ma swoją specyfikę, na najbardziej ogólnym poziomie praca w systemie WMS powtarza ten sam schemat czterech kroków. Poniższa lista pokazuje go w uproszczonej, wprowadzającej formie, bez wchodzenia w szczegóły techniczne poszczególnych operacji.
- Przyjęcie towaru - dostawa trafia do strefy przyjęć, pracownik weryfikuje ją z zamówieniem i rejestruje w systemie dokumentem PZ, co zasila kartotekę towarową nowym stanem.
- Składowanie - system wskazuje albo pracownik wybiera lokalizację, w której towar zostanie fizycznie odłożony, a WMS zapisuje powiązanie między towarem a tą lokalizacją.
- Kompletacja - na podstawie złożonego zamówienia system generuje listę towarów do zebrania wraz z ich lokalizacjami, a pracownik realizuje ją zgodnie ze wskazaną kolejnością.
- Wydanie towaru - skompletowane zamówienie zostaje potwierdzone dokumentem WZ, a stan magazynowy w kartotece towarowej zostaje pomniejszony o wydaną ilość.
Aby zobaczyć to na prostym przykładzie - paczka z nową dostawą trafia do strefy przyjęć, magazynier skanuje kod kreskowy z etykiety, system tworzy dokument PZ i sugeruje wolną lokalizację na regale. Kilka dni później klient składa zamówienie na ten sam towar - system generuje listę kompletacyjną wskazującą dokładnie tę lokalizację, pracownik zbiera towar, a po zeskanowaniu system potwierdza wydanie dokumentem WZ i aktualizuje stan magazynowy w kartotece. Cały ten cykl, od dostawy do wysyłki, może trwać kilka minut albo kilka dni, zależnie od wielkości magazynu, ale zawsze przebiega według tych samych czterech kroków.
Ten sam schemat - przyjęcie, składowanie, kompletacja, wydanie - powtarza się w większości magazynów, niezależnie od tego, czy obsługują one sklep internetowy, halę produkcyjną, czy dystrybucję hurtową. Więcej o tym, jak poszczególne kroki wyglądają w praktyce oraz jak przebiega samo zbieranie towaru z lokalizacji, opisuje strona poświęcona kompletacji zamówień.
Kto na co dzień korzysta z systemu WMS
System WMS obsługuje kilka grup pracowników, a każda z nich korzysta z niego w nieco inny sposób. Magazynier na hali najczęściej pracuje na terminalu mobilnym - urządzeniu ze skanerem kodów kreskowych, które prowadzi go przez kolejne czynności krok po kroku i od razu potwierdza poprawność zeskanowanego towaru. Osoba odpowiedzialna za organizację pracy magazynu korzysta z widoku ogólnego - sprawdza stany, planuje rozmieszczenie towaru i monitoruje realizację zamówień z poziomu komputera. Administrator systemu zajmuje się z kolei konfiguracją modułów, uprawnieniami użytkowników i integracją z innymi programami wykorzystywanymi w firmie, na przykład z systemem księgowym. Więcej o pracy z urządzeniami przenośnymi zawiera strona o kolektorach danych używanych w magazynie. Choć zakres uprawnień i widoków różni się między tymi rolami, wszystkie korzystają z tej samej bazy danych - dzięki temu magazynier widzi aktualny stan wynikający z decyzji podjętych przez kierownika, a kierownik obserwuje efekty pracy magazyniera bez konieczności telefonowania na halę czy sprawdzania stanu fizycznie.
Od czego zacząć naukę systemu WMS jako nowy użytkownik
Dla osoby, która po raz pierwszy loguje się do systemu WMS, najprostszą drogą jest poznanie kolejno tych samych elementów, które opisuje ten materiał - najpierw kartoteki towarowej i sposobu odczytywania stanu towaru, następnie mapy lokalizacji, a dopiero później poszczególnych dokumentów i modułów odpowiadających za konkretne stanowisko pracy. Zrozumienie tej podstawowej struktury ułatwia poruszanie się po interfejsie programu, niezależnie od tego, jak rozbudowany jest konkretny system i ile modułów obejmuje jego pełna wersja. Pomocne bywa też prowadzenie krótkich notatek z pierwszych dni pracy - zapisanie, gdzie w programie znaleźć dany widok albo jak nazywa się konkretny dokument, przyspiesza kolejne podejścia do tych samych czynności i skraca czas potrzebny na pełne oswojenie się z interfejsem.
Zanim nowy pracownik zacznie samodzielnie obsługiwać zamówienia, warto, aby przeszedł przez wszystkie cztery kroki podstawowego cyklu pracy na przykładowych, testowych danych - pozwala to oswoić się z interfejsem bez ryzyka pomyłki na rzeczywistym stanie magazynowym.
System WMS, mimo że różni się w zależności od producenta i branży, zawsze opiera się na tych samych, opisanych wyżej fundamentach - kartotece towarowej, lokalizacji, dokumencie magazynowym i module funkcjonalnym. Znajomość tych czterech pojęć oraz podstawowego cyklu pracy stanowi wystarczający punkt wyjścia, aby swobodnie poruszać się po dowolnym programie magazynowym tej klasy, niezależnie od tego, jak rozbudowana jest jego pełna funkcjonalność.
