Kontrahenci firm logistycznych coraz częściej oczekują samodzielnego dostępu do informacji o własnym towarze, bez telefonowania do magazyniera czy oczekiwania na odpowiedź mailową. Moduł internetowy dla kontrahentów odpowiada na tę potrzebę - udostępnia przez przeglądarkę internetową funkcje, które wcześniej wymagały bezpośredniego kontaktu z obsługą magazynu. W systemach magazynowych klasy WMS ten element pełni rolę samoobsługowego okna na dane, pozwalając każdemu kontrahentowi przeglądać wyłącznie stany magazynowe własnego towaru oraz historię związanych z nim dokumentów.
Czym jest moduł internetowy dla kontrahentów
Moduł internetowy dla kontrahentów to komponent systemu WMS udostępniany przez przeglądarkę, z którego korzystają klienci i dostawcy współpracujący z magazynem, a nie pracownicy obsługujący go na co dzień. W odróżnieniu od aplikacji magazynowej na kolektor danych czy programu na stacji roboczej, portal kontrahenta projektowany jest z myślą o osobie spoza zespołu magazynowego - interfejs ogranicza się do kilku podstawowych ekranów, bez zaawansowanych funkcji ewidencji ilościowo-wartościowej, konfiguracji regałów czy definiowania tras kompletacji.
Cel wdrożenia modułu jest prosty - zastąpić telefon i pocztę elektroniczną bezpośrednim dostępem do aktualnych danych. Kontrahent loguje się do portalu w dowolnym momencie, sprawdza interesujące go informacje i wykonuje podstawowe czynności samodzielnie, a zespół magazynu ogranicza liczbę zapytań obsługiwanych ręcznie. Rozwiązanie sprawdza się zarówno przy obsłudze odbiorców towaru, jak i dostawców zgłaszających kolejne dostawy do magazynu.
Poza podstawowym interfejsem webowym część wdrożeń modułu umożliwia także pobranie danych w formacie arkusza kalkulacyjnego - obok dokumentu PDF kontrahent może wyeksportować bieżące stany magazynowe czy historię zamówień do pliku CSV lub XLSX, co ułatwia dalszą analizę we własnym systemie księgowym lub arkuszu kontrolnym, bez ręcznego przepisywania danych z ekranu.
Jak działa dostęp przez przeglądarkę internetową
Dostęp do modułu nie wymaga instalacji żadnego oprogramowania na komputerze kontrahenta - wystarczy przeglądarka internetowa, taka jak Chrome, Firefox czy Edge, oraz połączenie z Internetem. Po stronie magazynu aplikacja działa na serwerze WWW, który odbiera żądania użytkownika, pobiera odpowiednie dane z bazy systemu WMS i zwraca gotową do wyświetlenia stronę. Takie podejście pozwala korzystać z portalu z dowolnego urządzenia - komputera w biurze, laptopa w podróży czy tabletu - bez ograniczeń związanych z systemem operacyjnym.
Bezpieczeństwo logowania i autoryzacji
Każdy kontrahent otrzymuje indywidualny login i hasło, dzięki czemu system jednoznacznie identyfikuje, kto przegląda dane. Proces uwierzytelnienia potwierdza tożsamość użytkownika, natomiast autoryzacja decyduje, do jakich zasobów - konkretnego kontrahenta, jego stanów magazynowych i dokumentów - ma on dostęp po zalogowaniu. Cała komunikacja między przeglądarką a serwerem szyfrowana jest protokołem TLS, co uniemożliwia przechwycenie przesyłanych danych w trakcie transmisji. Więcej o konfiguracji kont i ról użytkowników opisano na stronie logowania i autoryzacji w systemie WMS.
Podgląd stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
Najczęściej wykorzystywaną funkcją modułu pozostaje bieżący podgląd stanów magazynowych. Kontrahent widzi ilość towaru dostępną w magazynie w podziale na indeks, partię i lokalizację, bez konieczności czekania na raport przygotowany przez magazyniera. Dane prezentowane w portalu aktualizują się automatycznie po każdej operacji zarejestrowanej w systemie WMS, więc informacja widoczna na ekranie odpowiada faktycznemu stanowi towaru w danym momencie.
Poza aktualnym stanem portal umożliwia też odtworzenie zapasu na wybrany dzień wstecz - przydaje się to przy uzgadnianiu rozbieżności inwentaryzacyjnych lub weryfikacji, ile towaru znajdowało się w magazynie w chwili złożenia poprzedniego zamówienia. Kontrahent filtruje dane po dacie, indeksie lub numerze partii, bez potrzeby angażowania działu magazynowego do przygotowania takiego zestawienia.
Składanie zamówień i awizacji dostaw online
Poza podglądem danych moduł pozwala kontrahentom samodzielnie inicjować operacje magazynowe. Odbiorca towaru rejestruje polecenie wydania bezpośrednio w portalu, a dostawca zgłasza awizację nadchodzącej dostawy, podając przewidywaną datę, zawartość przesyłki i numer rejestracyjny pojazdu. Zgłoszenie trafia od razu do kolejki zadań zespołu magazynowego, bez pośredniego etapu przepisywania danych z maila czy formularza papierowego.
Dla kontrahentów obsługujących duży wolumen zamówień portal bywa uzupełniony o interfejs API lub integrację EDI, pozwalającą przesyłać zlecenia automatycznie z systemu klienta, bez ręcznego wypełniania formularza w przeglądarce. Ręczny interfejs webowy pozostaje wówczas rozwiązaniem zapasowym, wykorzystywanym w wyjątkowych sytuacjach lub przez mniejszych kontrahentów bez własnego systemu zamówieniowego.
Jak złożyć zamówienie przez portal krok po kroku
Proces składania zamówienia przez moduł internetowy przebiega według stałego, przewidywalnego schematu.
- Logowanie do portalu - kontrahent podaje login i hasło, a system weryfikuje jego uprawnienia i przypisany zakres danych.
- Wybór indeksów towarowych - z listy dostępnego asortymentu kontrahent wskazuje pozycje oraz ilości, jakie chce zamówić lub wydać.
- Wskazanie terminu i miejsca dostawy - system prosi o podanie oczekiwanej daty realizacji oraz adresu odbiorcy.
- Zatwierdzenie zgłoszenia - po sprawdzeniu poprawności danych zamówienie trafia do kolejki zadań magazynu, a kontrahent otrzymuje potwierdzenie przyjęcia.
- Realizacja przez magazyn - pracownicy kompletują i wydają towar zgodnie ze zgłoszeniem, rejestrując każdy etap w systemie WMS.
- Powiadomienie o zakończeniu - po wystawieniu dokumentu magazynowego kontrahent otrzymuje informację o statusie oraz możliwość pobrania dokumentu z portalu.
Sformalizowanie tych kroków pozwala kontrahentowi śledzić własne zamówienie na każdym etapie, a magazynowi - obsługiwać rosnącą liczbę zgłoszeń bez proporcjonalnego wzrostu pracy administracyjnej.
Dokumenty magazynowe PZ i WZ do pobrania w formacie PDF
Każda operacja realizowana na rzecz kontrahenta kończy się wystawieniem odpowiedniego dokumentu magazynowego - potwierdzenia przyjęcia PZ przy dostawie lub wydania WZ przy odbiorze towaru. Zamiast czekać na przesłanie dokumentu mailem, kontrahent pobiera go samodzielnie z portalu w formacie PDF, od razu po wystawieniu przez magazyn.
Dokumenty pozostają dostępne w portalu przez cały okres współpracy, co eliminuje konieczność przechowywania papierowych kopii po stronie kontrahenta. W razie kontroli, reklamacji czy rozliczenia z własnym klientem wystarczy zalogować się do portalu i pobrać potrzebny dokument ponownie, niezależnie od tego, ile czasu minęło od jego wystawienia.
Historia transakcji i powiadomienia o statusie zamówienia
Portal prowadzi pełną historię transakcji danego kontrahenta - listę zamówień, awizacji i wystawionych dokumentów wraz z datami poszczególnych etapów realizacji. Taki zapis pozwala szybko odtworzyć przebieg współpracy bez przeszukiwania skrzynki mailowej czy archiwum papierowego.
Dodatkowym elementem modułu są powiadomienia o zmianie statusu zamówienia - kontrahent otrzymuje informację, gdy jego zgłoszenie trafia do realizacji, gdy towar zostaje skompletowany oraz gdy dokument WZ jest gotowy do pobrania. Powiadomienia trafiają na adres e-mail powiązany z kontem, dzięki czemu użytkownik nie musi logować się do portalu wyłącznie po to, by sprawdzić, czy coś się zmieniło.
Poziomy uprawnień dla różnych kontrahentów
Nie każdy użytkownik po stronie kontrahenta powinien mieć taki sam zakres dostępu do danych. Administrator konta zarządza pozostałymi użytkownikami i widzi pełny zakres informacji, podczas gdy pracownik działu zakupów może mieć dostęp ograniczony wyłącznie do składania zamówień, bez wglądu w pełną historię rozliczeń. System WMS pozwala skonfigurować taki podział na poziomie roli, co ma znaczenie zwłaszcza przy większych firmach, w których z jednego konta kontrahenta korzysta kilka osób.
| Rola w portalu | Zakres dostępu |
|---|---|
| Administrator konta kontrahenta | Pełny podgląd danych, zarządzanie użytkownikami, pobieranie wszystkich dokumentów |
| Pracownik działu zakupów | Składanie zamówień i awizacji, podgląd stanów magazynowych |
| Pracownik działu finansowego | Podgląd historii transakcji i pobieranie dokumentów rozliczeniowych |
| Użytkownik z dostępem tylko do odczytu | Wyłącznie podgląd stanów magazynowych, bez możliwości składania zamówień |
Rozdzielenie ról ma znaczenie nie tylko porządkowe. Gdy pracownik kontrahenta zmienia stanowisko lub odchodzi z firmy, administrator konta może natychmiast odebrać mu dostęp bez angażowania działu IT magazynu, a historia logowań pozwala prześledzić, kto i kiedy wykonał daną operację w portalu.
Moduł internetowy dla kontrahentów a magazyn klienta
Moduł internetowy dla kontrahentów bywa mylony z funkcją magazynu klienta, choć obie dotyczą innego zagadnienia. Moduł internetowy to interfejs - sposób, w jaki kontrahent uzyskuje dostęp do danych przez przeglądarkę, niezależnie od tego, czyją własnością jest przechowywany towar. Magazyn klienta to natomiast model rozliczeń i podziału stanów magazynowych według właściciela towaru, wykorzystywany głównie przez operatorów logistycznych typu 3PL. W praktyce oba elementy często współistnieją - operator prowadzący magazyn klienta udostępnia swoim kontrahentom właśnie moduł internetowy jako narzędzie do samodzielnego wglądu w powierzony towar, jednak sam moduł działa równie dobrze w magazynie własnym, bez rozdzielania towaru według właściciela.
Wdrożenie modułu internetowego dla kontrahentów nie wymaga przebudowy operacji magazynowych ani zmiany sposobu pracy zespołu - system wykorzystuje te same dane, które są już rejestrowane podczas przyjęć, kompletacji i wydań, wystarczy udostępnić ich wybrany zakres przez przeglądarkę. Rozwiązanie bywa też pierwszym krokiem w stronę pełnej digitalizacji kontaktu z kontrahentami, opisanej szerzej na stronie programu internetowego WWW do zarządzania magazynem.
Przy wdrażaniu modułu internetowego dla kontrahentów warto zacząć od jednej grupy klientów i podstawowego zakresu funkcji - podglądu stanów i pobierania dokumentów - a dopiero po wdrożeniu rozszerzyć portal o samodzielne składanie zamówień i awizacji.
Dobrze skonfigurowany moduł internetowy dla kontrahentów zmniejsza liczbę telefonów i maili obsługiwanych przez zespół magazynowy, a jednocześnie daje klientom i dostawcom poczucie pełnej kontroli nad własnym towarem - podstawowe informacje i dokumenty są dostępne o dowolnej porze, bez oczekiwania na odpowiedź drugiej strony.
