Firma, która zaczyna szukać rozwiązania informatycznego dla swojego magazynu, trafia na dziesiątki nazw, skrótów i ofert trudnych do odróżnienia na pierwszy rzut oka. Zanim padnie decyzja o konkretnym produkcie, warto cofnąć się o krok i odpowiedzieć na bardziej podstawowe pytanie - czym w ogóle jest system magazynowy, jakie problemy rozwiązuje i dlaczego coraz więcej przedsiębiorstw traktuje go jako inwestycję, a nie koszt. Ten artykuł nie wchodzi w szczegółowy podział na typy i rodzaje systemów - ten temat wyczerpująco opisuje artykuł systemy magazynowe WMS. Zamiast tego pokazuje szeroki obraz całej kategorii rozwiązań, będący punktem wejścia dla osoby, która dopiero zaczyna orientować się w temacie.
Czym jest system magazynowy i jaką pełni funkcję w firmie
System magazynowy to oprogramowanie, które zastępuje ręczną ewidencję towarów jednym, elektronicznym źródłem informacji o tym, co znajduje się w magazynie, w jakiej ilości i w którym miejscu. W praktyce obejmuje wszystkie etapy przepływu towaru - przyjęcie dostawy, rozłożenie na regałach, kompletację zamówienia oraz wydanie do klienta lub kolejnego ogniwa łańcucha dostaw. Zamiast papierowych kart magazynowych czy arkuszy kalkulacyjnych aktualizowanych ręcznie pod koniec dnia, pracownicy magazynu rejestrują każdą operację w systemie w momencie jej wykonania, najczęściej przy pomocy kolektora danych lub aplikacji mobilnej.
Funkcja, jaką system magazynowy pełni w firmie, wykracza jednak poza sam magazyn. Dobrze wdrożony program magazynowy staje się źródłem danych dla działu sprzedaży, zakupów i finansów, które na co dzień potrzebują wiedzieć, ile towaru faktycznie jest dostępne, zanim złożą deklarację wobec klienta lub dostawcy. Z tej perspektywy system magazynowy warto traktować nie jako narzędzie dla jednego działu, lecz jako element infrastruktury informacyjnej całego przedsiębiorstwa, z którego korzysta znacznie szersze grono pracowników niż tylko zespół magazynowy.
Jakie problemy w magazynie rozwiązuje wdrożenie systemu
Zanim firma zdecyduje się na wdrożenie, zwykle potrafi wskazać konkretne problemy, które chce wyeliminować. Najczęściej są to pomyłki w kompletacji zamówień wynikające z ręcznego odczytu adresu magazynowego, rozbieżności między stanem faktycznym a zapisanym w arkuszu, a także czas tracony na szukanie towaru w źle oznaczonym magazynie. Każdy z tych problemów osobno wydaje się drobny, ale w skali setek zamówień miesięcznie generuje realne koszty - zwroty, reklamacje, nadgodziny i utraconą sprzedaż wynikającą z braku informacji o dostępności towaru.
Uporządkowana gospodarka magazynowa, oparta na jasno zdefiniowanych lokalizacjach i bieżącej rejestracji ruchów towaru, eliminuje większość z tych problemów już na starcie. System magazynowy narzuca dyscyplinę procesu - każda operacja musi zostać potwierdzona skanem lub wpisem, zanim uzna się ją za wykonaną, co ogranicza pole do pomyłek wynikających z pośpiechu lub rutyny. Firmy, które wcześniej polegały na wiedzy kilku wieloletnich pracowników znających magazyn na pamięć, zyskują dzięki temu niezależność od pojedynczych osób.
Dlaczego firmy inwestują w systemy magazynowe
Decyzja o zakupie systemu magazynowego coraz rzadziej zapada wyłącznie na poziomie kierownika magazynu. W wielu firmach o wdrożeniu decyduje zarząd, ponieważ efekty dotyczą całej organizacji - od tempa realizacji zamówień, przez dokładność raportów finansowych o wartości zapasu, po zdolność do obsługi kolejnych klientów bez powiększania zespołu. Inwestycja w system magazynowy traktowana jest więc podobnie jak inwestycja w park maszynowy czy flotę transportową - jako element infrastruktury niezbędnej do dalszego wzrostu firmy.
Koszt dalszego funkcjonowania bez systemu
Punktem odniesienia przy ocenie zasadności wdrożenia rzadko jest sam koszt licencji czy wdrożenia. Bardziej miarodajne jest porównanie go z kosztem dalszego funkcjonowania bez systemu - utraconą sprzedażą wynikającą z błędnych informacji o dostępności towaru, nadgodzinami wynikającymi z ręcznej inwentaryzacji oraz reklamacjami spowodowanymi pomyłkami przy kompletacji. Więcej o tym, jak system magazynowy wpływa na wyniki i tempo rozwoju całej firmy, pisze artykuł rola WMS w rozwoju firmy.
Krajobraz systemów magazynowych dostępnych na rynku
Rynek systemów magazynowych w Polsce obejmuje rozwiązania o bardzo różnej skali - od prostych programów do obsługi jednego magazynu i kilkuset indeksów towarowych, przez rozbudowane platformy klasy WMS obsługujące sieć magazynów i integrujące się z systemami ERP, po moduły magazynowe wbudowane w większe systemy zarządzania przedsiębiorstwem. Ogólny przegląd dostępnych na rynku rozwiązań, wraz z ich podstawową charakterystyką, zawiera artykuł systemy WMS.
Rozwiązania pudełkowe, dedykowane i systemy w chmurze
Firmy wybierają zwykle między trzema modelami dostarczenia systemu. Rozwiązanie pudełkowe oferuje gotowy zestaw funkcji, wdrażany szybko i przy niższym koszcie początkowym, ale z ograniczoną możliwością dostosowania do specyfiki konkretnego magazynu. System na zamówienie, opisany szerzej na stronie systemy magazynowe na zamówienie, powstaje wokół procesów już funkcjonujących w firmie, co wydłuża czas wdrożenia, ale eliminuje konieczność dopasowywania organizacji do ograniczeń gotowego produktu. Trzeci model, coraz popularniejszy wśród mniejszych i średnich magazynów, to system dostępny w chmurze, rozliczany abonamentowo i dostępny przez Internet bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej.
| Model dostarczenia | Charakterystyka |
|---|---|
| Rozwiązanie pudełkowe | Gotowy zestaw funkcji, szybkie wdrożenie, niższy koszt początkowy, ograniczona możliwość dostosowania. |
| System na zamówienie | Dopasowanie do istniejących procesów firmy, dłuższy czas wdrożenia, wyższy koszt początkowy. |
| System w chmurze | Dostęp przez Internet, rozliczenie abonamentowe, brak własnej infrastruktury serwerowej. |
Wybór modelu zależy przede wszystkim od skali działalności i tempa, w jakim firma planuje rozwój. Mniejszy magazyn z ustabilizowanymi procesami częściej wybiera rozwiązanie pudełkowe lub chmurowe, natomiast firma o nietypowej specyfice operacyjnej, na przykład obsługująca wiele kanałów sprzedaży jednocześnie, zyskuje więcej na rozwiązaniu dopasowanym indywidualnie.
Jak ocenić potrzeby własnej firmy przed wyborem systemu
Zanim firma zacznie porównywać konkretne produkty, warto najpierw spisać własne potrzeby w sposób możliwie konkretny. Liczba przetwarzanych dziennie zamówień, liczba indeksów towarowych, sezonowość sprzedaży oraz plany rozwoju na najbliższe lata w dużej mierze determinują, jaka klasa systemu w ogóle wchodzi w grę. Firma planująca podwojenie liczby zamówień w ciągu dwóch lat powinna od razu uwzględnić tę perspektywę w wyborze, zamiast wracać do tematu wymiany systemu zaraz po zakończeniu pierwszego wdrożenia.
Kolejnym krokiem jest zmapowanie procesów, które system ma obsłużyć - nie tylko tych podstawowych, jak przyjęcie i wydanie towaru, ale również specyficznych dla branży, na przykład obsługi partii i terminów ważności, numerów seryjnych czy zwrotów. Im dokładniej firma opisze te procesy przed rozpoczęciem rozmów z dostawcami, tym łatwiej ocenić, które rozwiązanie faktycznie odpowiada jej potrzebom, a które wymaga kosztownych dostosowań już po wdrożeniu.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy systemu
Wybór dostawcy systemu magazynowego to decyzja na wiele lat, ponieważ zmiana systemu po jego wdrożeniu wiąże się z wysokimi kosztami i ryzykiem operacyjnym. Warto ocenić nie tylko funkcje samego oprogramowania, ale również doświadczenie dostawcy we wdrożeniach w podobnej branży, dostępność wsparcia technicznego po uruchomieniu systemu oraz jego zdolność do rozwijania produktu wraz z rosnącymi potrzebami klienta. Zestawienie sprawdzonych firm działających na polskim rynku zawiera strona dostawcy systemów klasy WMS.
Warto również sprawdzić, czy dostawca oferuje możliwość testowego uruchomienia systemu na wybranym fragmencie magazynu przed pełnym wdrożeniem. Taki etap pozwala zespołowi ocenić realną użyteczność narzędzia w codziennej pracy i zgłosić uwagi, zanim system obejmie cały magazyn oraz wszystkie procesy firmy.
Jak wygląda typowy proces wdrożenia systemu magazynowego
Wdrożenie systemu magazynowego przebiega zwykle w kilku powtarzalnych etapach, niezależnie od wybranego dostawcy czy modelu rozwiązania. Poniższa lista porządkuje je w kolejności, w jakiej najczęściej pojawiają się w praktyce.
- Analiza przedwdrożeniowa - poznanie procesów magazynowych, asortymentu i punktów integracji z innymi systemami firmy.
- Konfiguracja systemu - dostosowanie ustawień, struktury lokalizacji magazynowych i uprawnień użytkowników do specyfiki firmy.
- Migracja danych - przeniesienie istniejącej bazy towarów, stanów magazynowych i danych kontrahentów do nowego systemu.
- Szkolenia zespołu - przygotowanie pracowników magazynu do pracy z nowymi narzędziami i procedurami.
- Uruchomienie produkcyjne - przejście z dotychczasowej ewidencji na nowy system, zwykle wspierane przez dostawcę w pierwszych tygodniach pracy.
Czas trwania całego procesu zależy od skali magazynu i modelu wdrożenia - rozwiązanie pudełkowe można uruchomić w kilka tygodni, natomiast system tworzony na zamówienie wymaga zwykle kilku miesięcy pracy zespołu wdrożeniowego.
Przed podpisaniem umowy warto poprosić dostawcę o kontakt do firm o podobnej skali działalności, które już korzystają z jego systemu, oraz zapytać wprost o realny czas wdrożenia i trudności napotkane po jego uruchomieniu.
Systemy magazynowe jako inwestycja w rozwój firmy
Systemy magazynowe przestały być narzędziem zarezerwowanym dla dużych centrów dystrybucyjnych. Coraz mniejsze firmy dostrzegają, że uporządkowana ewidencja towaru i sprawna kompletacja zamówień przekładają się bezpośrednio na zadowolenie klientów oraz zdolność do obsługi kolejnych zamówień bez proporcjonalnego wzrostu zatrudnienia. Ten artykuł pokazał szeroki obraz kategorii - czym są systemy magazynowe, jakie problemy rozwiązują, dlaczego firmy w nie inwestują i jak zacząć oceniać własne potrzeby przed wyborem konkretnego rozwiązania.
Firma, która potraktuje wybór systemu magazynowego jako projekt fundamentalny dla dalszego rozwoju, a nie wyłącznie zakup oprogramowania, zyskuje narzędzie działające przez wiele lat i rosnące razem z organizacją. Osoby gotowe przejść do bardziej szczegółowego podziału na typy i rodzaje rozwiązań znajdą go w artykule systemy magazynowe WMS, wspomnianym już na początku tego tekstu.
