Magazyn klienta w systemie WMS

Magazyn klienta, nazywany też magazynem konsygnacyjnym, to model współpracy, w którym operator logistyczny przechowuje i obsługuje towar należący do zewnętrznego kontrahenta, rozliczając się z nim według wcześniej ustalonych zasad. Firma prowadząca magazyn klienta odpowiada za przyjęcie, składowanie, kompletację i wydanie towaru, natomiast własność zapasu przez cały czas pozostaje po stronie kontrahenta. W systemie WMS obsługa takiego magazynu wymaga funkcji, których nie potrzebuje firma prowadząca wyłącznie magazyn własny - przede wszystkim rozdzielenia stanów magazynowych według właściciela towaru oraz udostępnienia klientowi wglądu w dane bez ujawniania informacji należących do innych kontrahentów. Poniższy materiał pokazuje, jak funkcja magazynu klienta działa w praktyce, jakie procesy obejmuje oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu dla operatora logistycznego typu 3PL.

Czym jest magazyn klienta w systemie WMS

Magazyn klienta to funkcja systemu WMS pozwalająca na jednoczesną obsługę towaru należącego do wielu podmiotów w ramach jednej infrastruktury magazynowej. Rozwiązanie to znajduje zastosowanie przede wszystkim u operatorów logistycznych świadczących usługi na zasadzie outsourcingu, w centrach fulfillmentowych obsługujących sprzedawców e-commerce oraz w sieciach handlowych korzystających z magazynu dostawcy. W odróżnieniu od magazynu własnego, gdzie cały zapas należy do jednej firmy, magazyn klienta wymaga precyzyjnego oznaczenia każdej pozycji towarowej, dokumentu i operacji odpowiednim identyfikatorem właściciela.

Rozdzielenie stanów magazynowych według właściciela towaru

Podstawą prawidłowej obsługi magazynu klienta jest przypisanie każdemu towarowi kodu właściciela już na etapie przyjęcia. System WMS przechowuje ten atrybut na poziomie partii, lokalizacji i dokumentu, dzięki czemu stany magazynowe danego kontrahenta można w każdej chwili wyodrębnić z całości zapasu przechowywanego w magazynie. Rozdzielenie to ma znaczenie nie tylko raportowe - zapobiega również pomyłkowemu wydaniu towaru jednego klienta zamiast drugiego, co przy wspólnym składowaniu podobnego asortymentu bywa realnym ryzykiem operacyjnym. Dobrze skonfigurowany system blokuje możliwość wygenerowania dokumentu wydania niezgodnego z właścicielem wskazanym w zleceniu.

Modele współpracy - fulfillment i outsourcing magazynowy

Współpraca w modelu magazynu klienta przybiera różne formy w zależności od branży i skali działalności kontrahenta. Operator logistyczny typu 3PL może udostępniać wydzieloną powierzchnię dedykowaną jednemu klientowi albo prowadzić magazyn współdzielony, w którym towar wielu kontrahentów przechowywany jest w tych samych regałach z zachowaniem pełnego rozdzielenia systemowego. Pierwszy model sprawdza się przy dużych, stabilnych wolumenach, drugi - w obsłudze sprzedawców e-commerce, gdzie zapotrzebowanie na powierzchnię zmienia się sezonowo, a koszty rozlicza się proporcjonalnie do faktycznego wykorzystania zasobów magazynu.

Jak działa obsługa towaru powierzonego krok po kroku

Proces obsługi towaru powierzonego przebiega według stałego schematu, niezależnie od branży klienta. Poniższe etapy pokazują, jakie działania podejmuje operator logistyczny od momentu przyjęcia dostawy aż po rozliczenie usługi.

1. Przyjęcie i etykietowanie towaru - magazynier skanuje dostawę i przypisuje ją do kodu właściciela wskazanego w awizacji, co od razu oddziela zapas od towaru pozostałych kontrahentów.
2. Składowanie w wyznaczonych lokalizacjach - system kieruje towar do stref zgodnych z regułami danego klienta, uwzględniając wymagania dotyczące rotacji lub warunków przechowywania.
3. Rejestracja zlecenia wydania - klient zgłasza zapotrzebowanie przez portal internetowy lub integrację EDI, a zlecenie trafia bezpośrednio do kolejki zadań magazynierów.
4. Kompletacja i pakowanie zgodnie z instrukcjami klienta - system prowadzi pracownika przez proces zbiórki, weryfikując zgodność skanowanego towaru ze zleceniem.
5. Wystawienie dokumentu magazynowego - po skompletowaniu zamówienia system generuje odpowiedni dokument magazynowy i przekazuje powiadomienie do klienta.
6. Rozliczenie okresowe usług - na koniec ustalonego okresu rozliczeniowego system zestawia wykonane operacje i generuje podstawę do wystawienia faktury za usługi magazynowe.

Powtarzalność tego schematu pozwala operatorowi logistycznemu obsługiwać jednocześnie wielu kontrahentów bez ryzyka pomieszania towaru czy dokumentacji, a klientowi daje pewność, że każda operacja na jego zapasie jest odnotowana i możliwa do prześledzenia wstecz.

Portal klienta - dostęp online do stanów magazynowych

Właściciel towaru przechowywanego w magazynie klienta zwykle oczekuje samodzielnego dostępu do informacji o swoim zapasie, bez konieczności telefonowania czy wysyłania zapytań mailowych do operatora. System WMS udostępnia w tym celu portal internetowy, do którego kontrahent loguje się przez przeglądarkę i widzi wyłącznie dane dotyczące własnego towaru - mechanizm rozdzielenia stanów według właściciela, opisany wcześniej, działa tu jako podstawowe zabezpieczenie przed dostępem do cudzych danych. Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie w obsłudze sieci handlowych oraz producentów korzystających z magazynu zewnętrznego operatora, dla których bieżący wgląd w stan zapasu jest podstawowym warunkiem współpracy. Dostęp przez Internet eliminuje też opóźnienia informacyjne charakterystyczne dla wymiany danych mailem czy telefonicznie.

Funkcje dostępne dla właściciela towaru w portalu

Zakres funkcji portalu klienckiego różni się między dostawcami systemów WMS, jednak najczęściej obejmuje kilka powtarzających się elementów, które odpowiadają na typowe potrzeby informacyjne kontrahenta.

• Podgląd bieżących stanów magazynowych w podziale na indeks, partię i lokalizację.
• Historia dokumentów przyjęcia i wydania wraz z możliwością pobrania w formacie PDF.
• Samodzielna rejestracja poleceń wydania towaru do odbiorcy wskazanego przez klienta.
• Awizacja planowanej dostawy do magazynu wraz z przewidywaną datą i zawartością przesyłki.
• Raporty rotacji towaru pomocne przy planowaniu kolejnych zamówień u dostawców.

Rozliczenia z klientem za usługi magazynowe

Model rozliczeń między operatorem logistycznym a właścicielem towaru zwykle łączy kilka składowych kosztowych: opłatę za zajmowaną powierzchnię lub liczbę palet, opłatę za każdą wykonaną operację (przyjęcie, kompletację, wydanie) oraz koszty usług dodatkowych, takich jak przepakowanie czy etykietowanie na życzenie klienta. System WMS rejestrujący każdą operację z przypisanym kodem właściciela automatycznie tworzy podstawę do naliczenia opłat, eliminując konieczność ręcznego zestawiania danych na koniec okresu rozliczeniowego. Precyzyjne rozliczenie ma istotne znaczenie dla obu stron - operator logistyczny otrzymuje wynagrodzenie adekwatne do faktycznie wykonanej pracy, a klient widzi przejrzysty podział kosztów zamiast jednej zbiorczej kwoty trudnej do zweryfikowania.

Raportowanie dla operatora logistycznego 3PL

Operator logistyczny obsługujący jednocześnie wielu kontrahentów potrzebuje dwóch poziomów raportowania - zagregowanego widoku całego magazynu, pomocnego przy planowaniu zasobów i pracy zespołu, oraz szczegółowych zestawień dla poszczególnych klientów, stanowiących podstawę fakturowania. System WMS z funkcją magazynu klienta generuje oba typy raportów z tych samych danych transakcyjnych, bez potrzeby prowadzenia równoległej ewidencji. Dane zbierane przez kolektory danych podczas codziennej pracy magazynierów stanowią źródło zarówno dla raportów operacyjnych operatora, jak i dla zestawień przekazywanych klientowi w ramach portalu lub cyklicznego raportu rozliczeniowego.

Magazyn konsygnacyjny czy magazyn własny - co wybrać

Decyzja o skorzystaniu z magazynu klienta zamiast prowadzenia magazynu własnego zależy od skali działalności, dostępnego kapitału oraz tempa, w jakim firma chce reagować na zmiany popytu. Poniższe zestawienie porównuje obie opcje pod kątem kilku istotnych kryteriów, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.

Firmy o ustabilizowanym, przewidywalnym wolumenie zamówień częściej wybierają magazyn własny, natomiast podmioty rozwijające sprzedaż w kilku kanałach jednocześnie chętniej korzystają z magazynu klienta, przenosząc ryzyko związane z infrastrukturą na wyspecjalizowanego operatora logistycznego.

Jak wdrożyć obsługę magazynu klienta w systemie WMS

Wdrożenie funkcji magazynu klienta w istniejącym systemie WMS lub uruchomienie jej od podstaw wymaga kilku decyzji konfiguracyjnych, które warto podjąć jeszcze przed przyjęciem pierwszej dostawy od nowego kontrahenta.

• Konfiguracja kodów właścicieli towaru i przypisanie ich do odpowiednich kartotek indeksowych w Studio WMS.net.
• Ustalenie reguł składowania - wydzielone strefy lub współdzielone lokalizacje z pełnym rozdzieleniem systemowym.
• Zdefiniowanie cennika usług magazynowych i sposobu jego automatycznego naliczania w systemie.
• Integracja z systemem klienta przez EDI lub API, jeśli kontrahent chce przekazywać zlecenia automatycznie.
• Przeszkolenie zespołu magazynu w zakresie pracy z wieloma właścicielami towaru jednocześnie.

Uporządkowanie tych elementów przed uruchomieniem współpracy z pierwszym klientem znacząco skraca czas wdrożenia kolejnych kontrahentów - większość ustawień konfiguracyjnych powtarza się, zmienia się jedynie zakres uzgodnionych usług i indywidualny cennik.

Najczęstsze błędy przy obsłudze magazynu klienta

Obsługa towaru powierzonego wiąże się z ryzykiem, którego magazyn własny nie generuje w takiej skali. Poniższe błędy pojawiają się najczęściej u operatorów logistycznych rozpoczynających współpracę w modelu magazynu klienta.

• Brak jednoznacznego oznaczenia właściciela towaru już na etapie przyjęcia dostawy, co prowadzi do pomyłek przy wydaniu.
• Współdzielenie lokalizacji bez odpowiedniej konfiguracji systemowej rozdzielającej stany magazynowe.
• Ręczne prowadzenie rozliczeń poza systemem WMS, co wydłuża czas fakturowania i zwiększa ryzyko błędów.
• Zbyt ograniczony dostęp klienta do danych, wymuszający kontakt telefoniczny przy każdej prostej weryfikacji stanu.
• Pominięcie etapu operacji magazynowych w procesie awizacji, przez co magazyn nie jest przygotowany na przyjęcie dostawy.

Magazyn klienta to funkcja, która w systemie WMS wymaga więcej niż standardowej obsługi przyjęć i wydań - fundamentalne znaczenie ma tu rozdzielenie danych według właściciela towaru na każdym etapie procesu. Operatorzy logistyczni, którzy odpowiednio skonfigurują tę funkcję od początku współpracy, zyskują możliwość obsługi kolejnych kontrahentów bez proporcjonalnego wzrostu nakładu pracy administracyjnej.