Mała firma handlowa zwykle zaczyna od jednego programu, który wystawia faktury i pilnuje stanów. Wapro Mag należy do tej klasy: obsługuje sprzedaż i kontrahentów oraz magazyn w jednym miejscu, bez osobnego systemu do każdego z tych obszarów. Prostota jest tu zaletą, dopóki towar leży na kilku regałach i przy jednej ladzie.
Poniżej opisano, co obejmuje taki program, jak przebiega dokument od zamówienia do faktury i jak liczy się rozchód towaru na przykładzie. Osobna część wskazuje sygnały, po których prosty program przestaje wystarczać i potrzebny jest system klasy WMS. Rozbudowany opis funkcji produktu zawiera tekst o możliwościach programu magazynowego Wapro Mag, a integrację z systemem WMS omawia strona WMS dla Wapro.
Zakres prostego programu magazynowego w małej firmie
Wapro Mag został zaprojektowany dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą uporządkować sprzedaż i gospodarkę magazynową. Kontroluje stany magazynowe, obsługuje klientów i pozwala analizować wyniki sprzedaży. Producent pakietu opisuje aktualny zakres na stronie Wapro, więc szczegóły wersji i modułów sprawdza się tam, a nie w tekstach pomocniczych.
- Kartoteka towarowa - lista indeksów z nazwą i jednostką miary oraz ceną, na której opierają się wszystkie dokumenty.
- Dokumenty handlowe - zamówienia oraz dokumenty magazynowe i faktury, połączone w jeden obieg.
- Stany magazynowe - ilość towaru w magazynie z możliwością podglądu historii ruchów.
- Raporty sprzedaży - zestawienia do oceny wyników sprzedaży według towaru i kontrahenta.
Taki zakres wystarcza, gdy towar identyfikuje się numerem katalogowym, a ewidencja nie schodzi poniżej poziomu magazynu. Ogólne wprowadzenie do tej klasy rozwiązań zawiera strona o programie magazynowym.
Ocena wyników sprzedaży i zapasu
Raport sprzedaży pokazuje, co się sprzedaje, ale nie mówi jeszcze, co się opłaca. Do oceny asortymentu potrzebne są trzy miary, które dają się policzyć z danych każdego prostego programu, jeśli koszt towaru jest zapisany przy wydaniu.
| Miara | Wzór | Na jakie pytanie odpowiada |
|---|---|---|
| marża | (cena sprzedaży - koszt towaru) / cena sprzedaży | ile zostaje z każdej złotówki obrotu |
| rotacja | wydania w okresie / średni stan zapasu | jak szybko towar zamienia się w sprzedaż |
| zapas w dniach | liczba dni okresu / rotacja | na ile dni sprzedaży wystarcza stan |
Obieg dokumentu od zamówienia do faktury
Wapro Mag prowadzi cały proces sprzedaży, od przyjęcia zamówienia po wystawienie faktury. Rozróżnienie, który dokument zmienia stan fizyczny, a który tylko zobowiązuje towar, ma znaczenie dla każdego magazynu, bo od niego zależy, ile sztuk można jeszcze obiecać klientowi.
| Etap | Dokument | Skutek dla stanu | Uwaga |
|---|---|---|---|
| zamówienie od klienta | zamówienie sprzedaży | rezerwuje ilość, nie zmienia stanu fizycznego | zmniejsza ilość dostępną do sprzedaży |
| wydanie towaru | WZ | zmniejsza stan fizyczny | zwykle podstawa do faktury |
| przyjęcie od dostawcy | PZ | zwiększa stan fizyczny | źródłem jest zamówienie u dostawcy |
| przesunięcie między magazynami | MM | przenosi ilość między magazynami | suma dla firmy się nie zmienia |
Reguła: stan fizyczny zmienia wyłącznie dokument magazynowy. Rezerwacja i zamówienie wpływają tylko na ilość dostępną, więc pomylenie obu wartości kończy się obietnicą sprzedaży towaru, którego nie ma na półce.
Obieg dokumentów magazynowych szczegółowo opisuje strona o dokumentach magazynowych, a przebieg przyjęcia po stronie dostawy tekst o przyjęciu towaru.
Rezerwacja a stan fizyczny w zapytaniu
Ilość dostępną wylicza się jako stan fizyczny pomniejszony o rezerwacje. Zapytanie poniżej pokazuje tę zależność na przykładowych tabelach, bez odwoływania się do schematu konkretnego produktu.
SELECT s.ItemCode,
s.QtyOnHand,
ISNULL(r.QtyReserved, 0) AS QtyReserved,
s.QtyOnHand - ISNULL(r.QtyReserved, 0) AS QtyAvailable
FROM dbo.Stock AS s
LEFT JOIN (SELECT ItemCode, SUM(Qty) AS QtyReserved
FROM dbo.Reservation
GROUP BY ItemCode) AS r
ON r.ItemCode = s.ItemCode;Wartość ujemna w ostatniej kolumnie oznacza, że przyjęto więcej zamówień, niż jest towaru, i wymaga decyzji handlowca: częściowej realizacji albo zamówienia u dostawcy.
Wycena rozchodu i inwentaryzacja w prostym programie
Każde wydanie towaru ma wartość, którą program przenosi do księgowości. Metoda wyceny rozchodu wynika z polityki rachunkowości firmy, a najczęściej stosuje się FIFO, w którym wydawane są najpierw najstarsze partie, albo średnią ważoną. Zakres metod dostępnych w konkretnym programie sprawdza się w dokumentacji producenta.
Różnicę widać na prostym przykładzie: przyjęto 100 sztuk po 10 zł i 100 sztuk po 12 zł, a następnie wydano 150 sztuk.
| Metoda | Sposób liczenia | Wartość wydania 150 sztuk | Wartość pozostałych 50 sztuk |
|---|---|---|---|
| FIFO | 100 szt. po 10 zł i 50 szt. po 12 zł | 1600 zł | 600 zł |
| średnia ważona | 150 szt. po średniej cenie 11 zł | 1650 zł | 550 zł |
Suma obu wartości wynosi 2200 zł w każdym wariancie, ale podział między koszt sprzedanych towarów a zapas zależy od metody. Przy rosnących cenach zakupu FIFO daje niższy koszt sprzedaży i wyższy zapas. Korekta faktury zakupu, która zmienia cenę już wydanego towaru, w części programów przelicza wartość rozchodu wstecz, więc raport marży z zeszłego miesiąca może się zmienić po jej wprowadzeniu.
Rozbieżność między stanem w programie a stanem na półce wychodzi na jaw podczas spisu. Przebieg i rozliczanie różnic opisuje strona o inwentaryzacji zapasów w programie magazynowym. W małym magazynie wystarcza spis okresowy z arkusza wydrukowanego z programu, a przy większym asortymencie zaczyna pomagać skaner.
Skaner i aplikacja mobilna przy prostym programie
Ręczne wpisywanie numerów katalogowych to główne źródło pomyłek przy przyjęciu i wydaniu. Skanowanie kodu kreskowego eliminuje przepisywanie, a aktualizacja stanu następuje od razu po odczycie. Dla modułu Wapro Mag istnieje aplikacja mobilna, której działanie opisuje tekst o WAPRO Mobile Mag.
Aplikacja mobilna pracuje na dokumentach programu: magazynier skanuje towar i porównuje go z zamówieniem. Gdy potrzebne stają się zadania przydzielane wielu operatorom oraz lokalizacje wysokiego składowania, sięga się po kolektor z aplikacją WMS, a urządzenia opisuje strona o terminalu radiowym w magazynie.
Kartoteka i słowniki jako podstawa prostego programu
Program prosty w obsłudze nie poprawia danych, które do niego trafiają. Dwa indeksy o tym samym towarze, jeden zapisany dużymi literami, a drugi z dodatkową spacją, dzielą stan na pół i zaburzają każdy raport. Przed wprowadzeniem kartoteki numery katalogowe normalizuje się, czyli obcina spacje i ujednolica wielkość liter, a potem szuka powtórzeń.
-- duplikaty numerów katalogowych po normalizacji (tabela przykładowa z importu)
SELECT UPPER(LTRIM(RTRIM(ItemCode))) AS NormalizedCode,
COUNT(*) AS Cnt
FROM dbo.ItemImport
GROUP BY UPPER(LTRIM(RTRIM(ItemCode)))
HAVING COUNT(*) > 1;Osobnego sprawdzenia wymagają kody kreskowe. Ostatnia cyfra kodu EAN-13 jest cyfrą kontrolną: cyfry na pozycjach nieparzystych mnoży się przez 1, na parzystych przez 3, sumuje, a cyfra kontrolna uzupełnia sumę do najbliższej wielokrotności dziesięciu. Dla kodu 5901234123457 suma dwunastu pierwszych cyfr wynosi 83, więc cyfra kontrolna to 7. Kod z błędną cyfrą kontrolną skaner odrzuci, a ręczne wpisanie go do kartoteki zostawi indeks, którego nie da się zeskanować. Zasady kodowania i etykiety opisuje tekst o kodach kreskowych w magazynie, a standard numeracji publikuje organizacja GS1 Polska.
Sygnały, że prosty program przestaje wystarczać
Nie ma uniwersalnej liczby indeksów, po której trzeba przejść na WMS. O granicy decydują objawy w codziennej pracy, a każdy z nich odpowiada konkretnej funkcji systemu magazynowego.
| Sygnał w pracy magazynu | Dlaczego program handlowy nie wystarcza | Co daje WMS |
|---|---|---|
| szukanie towaru trwa dłużej niż jego wydanie | ewidencja kończy się na poziomie magazynu | lokalizacje regałowe i wskazanie miejsca |
| kilka osób kompletuje jednocześnie | brak podziału zadań między pracowników | zadania przypisane operatorom na kolektorach |
| towar ma partie i daty ważności | ewidencja partii w prostych programach bywa ograniczona | wydanie według reguł, na przykład FIFO albo FEFO |
| błędy przy wydaniu wracają jako reklamacje | kontrola opiera się na uwadze człowieka | weryfikacja skanem przed potwierdzeniem |
Reguła: miarą jest czas szukania towaru i liczba pomyłek na wydaniu, a nie liczba pozycji w kartotece. Firma z tysiącem indeksów na jednym regale może pracować bez WMS, a firma ze stu indeksami w trzech halach nie musi.
Kiedy do Wapro Mag dołożyć WMS.net
Studio WMS.net wspiera monitorowanie poziomu zapasów oraz lokalizacji towarów i ich rotacji, a także automatyzuje i dokumentuje przyjęcia i wydania. Integruje się z systemami ERP i działa na urządzeniach mobilnych, co przenosi pracę bezpośrednio na halę. Pakiet nie zastępuje ERP: dokumenty handlowe zostają w Wapro Mag, a WMS dołącza się do nich, jak opisano na stronie WAPRO Mag i WMS.net. Zakres samego systemu prezentuje serwis Studio WMS.net.
| Obszar | Program handlowo-magazynowy | System WMS |
|---|---|---|
| skala i poziom ewidencji | firma z jednym magazynem, stan na poziomie magazynu | magazyny wysokiego składowania, stan na poziomie lokalizacji |
| identyfikacja towaru | numer katalogowy, kod kreskowy opcjonalnie | kod kreskowy jako podstawa każdej operacji |
| praca na hali | dokumenty na komputerze lub w aplikacji dokumentowej | zadania na kolektorze z potwierdzeniem skanem |
| integracje | moduły tego samego pakietu | ERP oraz CRM, a także platformy sprzedażowe przez interfejsy |
Uprawnienia i praca kilku osób na jednym programie
Gdy z programu korzysta jeden właściciel, uprawnienia wydają się zbędne. Gdy pracują dwie osoby (handlowiec i magazynier), pojawia się pytanie, kto wystawił dokument i czy mógł go zmienić po fakcie. Rozdział ról odpowiada na nie z góry: handlowiec wystawia zamówienia i faktury, magazynier dokumenty przyjęcia i wydania, a zmiana zatwierdzonego dokumentu wymaga uprawnień kierownika.
Zatwierdzonego dokumentu magazynowego zwykle nie edytuje się, tylko koryguje kolejnym dokumentem, dzięki czemu historia ruchów pozostaje ciągła. Ślad, kto i kiedy wystawił dokument, jest jedynym narzędziem do wyjaśnienia rozbieżności po spisie. Bez niego różnicę w stanie trzeba tłumaczyć z pamięci, a nie z zapisu.
Reguła: nie usuwa się dokumentów, które zmieniły stan. Błędny dokument koryguje się przeciwnym ruchem, bo usunięcie zostawia lukę w numeracji i w historii towaru.
Wybór i wdrożenie prostego programu magazynowego
Wdrożenie prostego programu wygląda na zadanie na jeden tydzień, a w praktyce najwięcej czasu zajmują dane. Kartoteka towarowa pochodząca zwykle z arkusza kalkulacyjnego zawiera duplikaty, niespójne jednostki miary i indeksy bez ceny, więc przed importem wymaga czyszczenia. Ustalenia o zakresie i migracji porządkuje analiza przedwdrożeniowa, a pytanie o opłacalność całego systemu klasy ERP rozwija tekst o ERP w firmie.
- Kartoteka - unikalne numery katalogowe, jednostki miary zgodne ze słownikiem i cena początkowa przy każdej pozycji.
- Stany początkowe - spis z natury przed startem, żeby program zaczynał od prawdziwych ilości.
- Uprawnienia - osobne role dla handlowca i magazyniera, z prawem wystawiania tylko odpowiednich dokumentów.
- Kopie zapasowe - harmonogram kopii bazy i próba odtworzenia z niej danych przed uruchomieniem.
Osobnej uwagi wymagają kopie zapasowe. Częstotliwość kopii określa, ile pracy można stracić po awarii: kopia wykonywana raz na dobę oznacza w najgorszym razie utratę dokumentów z całego dnia. Kopia przechowywana na tym samym dysku co baza nie chroni przed awarią dysku, więc jedną z kopii trzyma się poza serwerem. Sens ma tylko kopia, z której udało się odtworzyć dane na próbę, dlatego test odtworzenia wykonuje się przed pierwszym dniem pracy na żywych danych, a potem cyklicznie.
Uruchomienie ze stanem początkowym
Program zaczyna od prawdziwych ilości tylko wtedy, gdy ustalono dzień odcięcia. Do tego dnia firma prowadziła ewidencję po staremu, a od następnego ruchy zapisuje się w programie. W dniu odcięcia liczy się towar na półkach, wprowadza wynik jako dokumenty przyjęcia początkowego i wstrzymuje ruchy na czas spisu.
Jeśli spis i wprowadzanie stanów trwają kilka dni, w tym czasie nie wolno wydawać towaru. Każde wydanie w środku spisu tworzy różnicę, której nie da się później odróżnić od błędu liczenia.
Program szybko przestaje być prosty, jeśli nikt nie odpowiada za jego dane po wdrożeniu. Osoba wyznaczona do pilnowania kartoteki i słowników oszczędza więcej czasu niż jakakolwiek dodatkowa funkcja, bo błędny indeks powiela się w każdym kolejnym dokumencie.
