ERP w firmie - kiedy wdrożenie się opłaca i jak porównać systemy

ERP w firmie - sygnały, że arkusze przestały wystarczać

Wdrożenie ERP w firmie ma sens wtedy, gdy koszt ręcznej obsługi danych przewyższa koszt systemu. Sama wielkość firmy niczego nie rozstrzyga: dwudziestoosobowa spółka handlowa z tysiącami pozycji towarowych może potrzebować ERP bardziej niż sto osób pracujących na wąskim asortymencie.

Decyzję warto oprzeć na sygnałach, które da się zaobserwować bez wiedzy o systemach informatycznych. Poniższa tabela opisuje każdy z nich i podaje sposób pomiaru, bo opinia „mamy bałagan w danych” nie porówna się z ceną systemu.

Rozproszone arkusze

Arkusz nie ma mechanizmu blokad ani historii zmian na poziomie rekordu. Dwie osoby edytują ten sam plik, jedna zapisuje później, a poprawka drugiej znika bez śladu. Formuły w kolumnach zależą od układu, który ktoś kiedyś przypadkowo przesunął, więc liczby pozostają poprawne tylko dopóki nikt nie dotknie struktury.

Ręczne przepisywanie

Każde ręczne przeniesienie danych to ryzyko literówki i opóźnienie. Rachunek pokazuje skalę: przy założeniu 1200 dokumentów miesięcznie i 5 minut na jeden wpis firma spędza na przepisywaniu 100 godzin miesięcznie, czyli około 0,6 etatu jednej osoby. Liczby są umowne, ale wzór pozwala podstawić własne.

Do samego czasu dochodzi opóźnienie. Dokument przepisany po dwóch dniach trafia do księgi z tygodniowym poślizgiem, a decyzja o zamówieniu towaru zapada na starym stanie. Koszt takiego opóźnienia trudniej wyrazić kwotą, ale widać go w zamówieniach wysyłanych zbyt późno albo zbyt dużych.

Brak jednego źródła prawdy

Ten sygnał najłatwiej wykryć zapytaniem do zebranych danych. Jeśli kontrahenci z różnych arkuszy zaimportowano do jednej tabeli, sprawdza się, ile nazw przypada na jeden numer NIP. Więcej niż jedna nazwa oznacza, że ten sam podmiot ma kilka wersji w obiegu.

-- przykładowa tabela z zaimportowanych arkuszy
SELECT NIP,
       COUNT(*)              AS LiczbaWpisow,
       COUNT(DISTINCT Nazwa) AS LiczbaNazw
FROM dbo.KontrahenciImport
GROUP BY NIP
HAVING COUNT(DISTINCT Nazwa) > 1;

Wynik jest gotową listą do uporządkowania przed migracją. System ERP nie połączy tych rekordów sam, bo nie wie, która nazwa jest poprawna. Wspólna baza pomaga dopiero wtedy, gdy trafiają do niej dane oczyszczone.

Reguła: każdy sygnał należy zmierzyć liczbą przed rozmową z dostawcą, bo tylko liczba da się porównać z kosztem wdrożenia.

Rachunek opłacalności ERP w firmie

Rachunek zestawia koszty systemu z korzyściami, które da się zmierzyć. Po stronie kosztów stoi opłata za system oraz wdrożenie z utrzymaniem. Po stronie korzyści wchodzą czas pracy i koszt korekt. Korzyści trudne do wyrażenia liczbą, takie jak lepsze decyzje, zostawia się poza rachunkiem, żeby nie zawyżały wyniku.

Okres zwrotu wynika z prostego wzoru: koszt wdrożenia podzielony przez miesięczną korzyść. Poniższy szkic w JavaScript pokazuje obliczenie na wartościach założonych. Trzeba je zastąpić własnymi danymi, ponieważ ani stawka, ani koszt wdrożenia nie wynikają z niczego poza założeniem.

// wartości umowne do podmiany na własne
const dokumentyMiesiecznie = 1200;
const minutyNaDokument = 5;
const stawkaGodzinowa = 60;      // koszt pracodawcy za godzinę
const kosztWdrozenia = 90000;    // założenie do wzoru

const godzinyMiesiecznie = dokumentyMiesiecznie * minutyNaDokument / 60;
const korzyscMiesieczna = godzinyMiesiecznie * stawkaGodzinowa;
const miesiaceDoZwrotu = Math.ceil(kosztWdrozenia / korzyscMiesieczna);

console.log(miesiaceDoZwrotu); // 15 dla powyższych założeń

Wzór uwzględnia tylko czas przepisywania, więc jest ostrożny. Pominięte korzyści, takie jak mniejsza liczba korekt, skracają okres zwrotu, ale nie należy ich dopisywać bez pomiaru. Rachunek ma też słabość odwrotną: nie liczy kosztu czasu pracowników zaangażowanych we wdrożenie, który po stronie firmy bywa znaczący.

Reguła: do rachunku wchodzą tylko korzyści zmierzone przed wdrożeniem i możliwe do zmierzenia po nim tą samą metodą.

Porównanie systemów ERP - kryteria techniczne

Po decyzji, że system się opłaca, zaczyna się wybór konkretnego produktu. Porównanie oparte na liczbie funkcji z broszury prowadzi do wyboru systemu, którego większość funkcji firma nigdy nie użyje. Lepiej porównywać cechy techniczne, które przesądzają o kosztach po wdrożeniu.

Test na własnych danych

Demonstracja na danych przykładowych niczego nie dowodzi. Sprawdzianem jest scenariusz z własnymi dokumentami: kilkanaście dokumentów z ostatniego miesiąca, wśród nich faktury oraz korekty, przeniesionych do systemu testowego. Wynik porównuje się z księgą lub raportem, który firma zna i którego liczby są pewne.

Ten etap kończy wybór. To, co dzieje się dalej, czyli podział pracy w projekcie, opisuje artykuł o tym, jak przebiega profesjonalne wdrożenie systemu ERP, a sposób organizacji projektu przedstawia tekst o metodyce wdrożenia systemu ERP. Wymagania spisuje się wcześniej, w ramach analizy przedwdrożeniowej.

Punktacja z wagami

Kryteria z tabeli mają różne znaczenie w różnych firmach, więc porównanie wymaga wag. Zespół projektowy ustala je przed obejrzeniem ofert, żeby atrakcyjna prezentacja nie przesunęła wag w stronę jej mocnych stron. Poniższy szkic pokazuje sam mechanizm ważonej sumy na ocenach umownych.

// wagi ustala zespół przed oglądaniem ofert
const wagi = { modelDanych: 3, integracje: 3, uprawnienia: 2, licencje: 1 };
const oceny = {
  systemA: { modelDanych: 4, integracje: 3, uprawnienia: 5, licencje: 2 },
  systemB: { modelDanych: 5, integracje: 4, uprawnienia: 3, licencje: 3 },
};
const wynik = (o) => Object.keys(wagi).reduce((s, k) => s + wagi[k] * o[k], 0);

console.log(wynik(oceny.systemA), wynik(oceny.systemB)); // 33 36

Wynik nie zastępuje decyzji, tylko ją porządkuje. Różnica trzech punktów przy skali tego typu jest w granicach błędu oceny, więc o wyborze rozstrzyga wówczas test na własnych danych.

Kryteria eliminujące

Poza punktacją warto ustalić warunki, których niespełnienie od razu wyklucza produkt. Zwykle są to cztery pozycje.

• Brak interfejsu do wymiany danych - system zamknięty uniemożliwia połączenie z magazynem lub sklepem internetowym bez ręcznych plików.
• Brak historii zmian dokumentów - nie da się ustalić, kto zmienił wartość i kiedy.
• Nieznany sposób odtworzenia danych - dostawca nie potrafi opisać, ile trwa powrót do stanu z kopii zapasowej.
• Nieprzejrzysty model licencji - koszt rośnie w sposób, którego nie da się przewidzieć przy dodaniu użytkownika.

Wapro ERP jako przykład systemu modułowego

Wapro ERP stanowi przykład rozwiązania złożonego z osobnych programów. Według opisu każdy z nich obsługuje inny obszar, a razem tworzą zintegrowany system. Poniższa tabela zestawia programy z obszarami; szczegółowy zakres każdego z nich potwierdza dokumentacja producenta na stronie wapro.pl.

Taki układ pasuje do firm, które chcą uruchamiać obszary etapami: zaczynają od magazynu i sprzedaży, a dopiero potem dołączają księgowość oraz kadry, gdy proces jest gotowy. Warunkiem jest sprawna wymiana danych między programami, dlatego przy porównaniu ze wspólną bazą jednego systemu sprawdza się, jak dokładnie moduły przekazują sobie dokumenty i słowniki.

Szczególny wariant dotyczy magazynów wysokiego składowania. Wtedy SoftwareStudio proponuje uzupełnienie ERP o Studio WMS.net zintegrowane z modułem Wapro Mag, co opisuje strona o systemie WMS dla Wapro. Sam program magazynowo-sprzedażowy przedstawia tekst o Wapro Mag.

Pozostałe systemy warte porównania w tej klasie to enova365, opisana w osobnym przewodniku po modułach i wdrożeniu, oraz Symfonia ERP. Te same kryteria z poprzedniej sekcji stosuje się do każdego z nich, bez wyjątków dla znanej marki.

Czego nie obiecywać przed wdrożeniem ERP

Zarząd zatwierdza budżet na podstawie obietnic, więc ich brzmienie ma znaczenie. Obietnica, której system nie spełni, kończy się rozczarowaniem nawet wtedy, gdy wdrożenie przebiegło poprawnie technicznie. Poniższa tabela zestawia zwroty najczęściej zawodzące z wersjami, które da się obronić.

Reguła: obiecuje się mierzalny efekt i sposób jego pomiaru, a nie wielkość, której nikt jeszcze nie zna.

Wspólny mianownik tych zwrotów jest prosty: przypisują systemowi skutki, które zależą od pracy firmy. ERP porządkuje przepływ danych, ale nie ustala, kto w firmie jest właścicielem kartoteki towarów ani który proces obowiązuje. Te decyzje zapadają przed wdrożeniem i stanowią warunek, a nie wynik projektu.

Dobrą praktyką jest zapisanie w dokumencie decyzyjnym założeń rachunku: przyjętej liczby dokumentów oraz czasu wpisu wraz ze stawką godzinową. Po wdrożeniu te same wielkości mierzy się ponownie i porównuje z założeniem. Rozbieżność nie jest porażką, tylko informacją, którą trzeba uwzględnić przy kolejnym module, zanim zapadnie decyzja o jego zakupie.

Alternatywy dla wymiany całego systemu ERP

Nie każda firma potrzebuje nowego ERP. Jeśli istniejący system dobrze prowadzi księgowość i sprzedaż, a boleśnie zawodzi wybrany proces, na przykład magazyn, tańszym rozwiązaniem bywa wyspecjalizowany system połączony z obecnym ERP. Techniczny model takiej wymiany, oparty na REST i kolejkach, opisuje artykuł o integracji WMS z ERP.

Podobny wybór między modułem ERP a wyspecjalizowanym systemem pojawia się przy dużych platformach. SoftwareStudio omawia go na przykładzie systemu SAP w tekście o wdrożeniu WMS zamiast modułu SAP w magazynie. Rozstrzyga tu głębokość procesu: gdy magazyn potrzebuje adresacji lokalizacji i pracy na terminalach, moduł ogólny przestaje wystarczać.

Kiedy zostać przy obecnym systemie

Zmiana systemu jest kosztowna, więc bywa uzasadniona dopiero wtedy, gdy ograniczenia obecnego nie dają się obejść. Wystarczy bieżący system, jeśli brakuje mu jednego raportu albo jednego dokumentu, a dostawca potrafi go dopisać w rozsądnym czasie i bez naruszania reszty konfiguracji. Dobrą praktyką jest wówczas zlecenie rozszerzenia na tej samej platformie, a nie migracja całości. Ramy współpracy nad kodem opisuje strona o dedykowanym oprogramowaniu na zamówienie.

Przy jakimkolwiek wyborze punkt startowy pozostaje ten sam: czy istnieje jeden zapis prawdy o stanie zapasu. Bieżący obraz stanów opisuje tekst o stanach magazynowych, a odpowiedź na pytanie o źródło danych rozstrzyga o tym, czy zmiana systemu w ogóle poprawi sytuację.