Wdrożenie HermesSQL zmienia przede wszystkim to, gdzie firma trzyma dane i kto może je zmienić. Sprzedaż i magazyn oraz księgowość przestają wymieniać się plikami i zaczynają pracować na jednej bazie SQL Server, z tymi samymi kartotekami i dokumentami.
Strona pełni rolę przewodnika po obszarach systemu Humansoft, opisanych szerzej w osobnych artykułach. Fakty o funkcjach pochodzą z opisów programu w tym serwisie. Ogólne mechanizmy, takie jak dekretacja czy migracja danych, przedstawiamy jako wiedzę o wdrożeniach ERP, a nie jako specyfikację modułów.
Wdrożenie HermesSQL - od czego firma zaczyna
Przed wdrożeniem dane firmy leżą zwykle w kilku miejscach: w programie magazynowym, w arkuszach sprzedaży i w programie księgowym. Każde z nich ma własną kartotekę towarów, więc ten sam wyrób nazywa się w trzech miejscach inaczej.
Jedna baza zamiast arkuszy
Po wdrożeniu kartoteka towarów istnieje raz, a dokumenty odwołują się do niej kluczem. Zmiana nazwy albo jednostki miary dzieje się w jednym miejscu i widać ją w sprzedaży i w magazynie, a także w rozliczeniach. Arkusze zostają jako narzędzie analizy, ale nie jako źródło danych.
Zakres wdrożenia
Opisy HermesSQL wymieniają zarządzanie sprzedażą i zaopatrzeniem oraz magazynem z wbudowanym modułem WMS. Do tego dochodzą finanse i księgowość, a także kadry i płace. Osobny obszar stanowi produkcja z modułem MRP II. Firma nie musi uruchamiać wszystkiego naraz: częsty scenariusz to start od sprzedaży i magazynu, a produkcja dochodzi w kolejnym etapie. Ogólny przegląd programu znajduje się w artykule o HermesSQL dla przedsiębiorstw.
| Obszar | Co porządkuje wdrożenie | Gdzie czytać dalej |
|---|---|---|
| Sprzedaż | Zamówienia i faktury oraz plany i analizy | Artykuły o planach sprzedaży i analizie sprzedaży |
| Magazyn | Stany, ruchy, terminy ważności, mobilna obsługa | Artykuł o HermesSQL WMS |
| Księgowość | Dekretacja dokumentów, rozrachunki, raporty | Sekcja poniżej i artykuł o zakupach |
| Produkcja | Technologie, zlecenia, plan MRP II | Artykuły o emisji zleceń oraz o panelach i MRP II |
Sprzedaż po wdrożeniu
W sprzedaży zmiana widoczna jest najszybciej, bo dotyczy dokumentów wystawianych codziennie. Zamówienie klienta, jego rezerwacja na magazynie i faktura przestają być trzema osobnymi zapisami.
Plany i analiza sprzedaży
Według opisu HermesSQL plany sprzedaży tworzy się wartościowo, z podziałem na grupy towarowe, artykuły, grupy klientów lub wybranych odbiorców, a realizację planu obserwuje się dla całej firmy oraz dla handlowców. Szczegóły omawia artykuł o planach sprzedaży w HermesSQL. Do analiz służą raporty i narzędzia BI, opisane w osobnym artykule o analizie sprzedaży w HermesSQL.
Sklep internetowy i kanały B2B
Opis programu wskazuje integrację ze sklepem internetowym, platformą B2B, wymianą EDI oraz z takimi rozwiązaniami jak BaseLinker. Zamówienia z tych kanałów trafiają do tej samej bazy co sprzedaż tradycyjna, więc stan dostępny widzą wszystkie. Temat rozwija artykuł o tym, jak Humansoft wspiera sklepy internetowe.
Rezerwacje i dostępność
Zamówienie klienta może zarezerwować towar w chwili przyjęcia, co zmniejsza ilość dostępną dla kolejnych zamówień bez ruszania stanu fizycznego. Handlowiec widzi prawdziwą dostępność, a nie stan z wczoraj. Jeżeli zamówienie zostaje anulowane, rezerwacja wraca do puli. Ten prosty mechanizm eliminuje obietnice składane na towar, który już nie jest wolny.
Magazyn po wdrożeniu
Magazyn zyskuje jedno źródło stanów, do którego odwołują się sprzedaż i zaopatrzenie oraz produkcja. Z tego powodu wdrożenie magazynu jest zwykle pierwszym etapem, którego jakość rzutuje na resztę systemu.
Stany i ruchy magazynowe
Każda zmiana stanu wynika z dokumentu: przyjęcia albo wydania, a czasem przesunięcia między magazynami. Stan nie jest wpisywany ręcznie, tylko wynika z sumy ruchów, dzięki czemu można go odtworzyć na dowolny dzień. Zasady bilansowania i rezerwacji opisuje strona o stanach magazynowych.
Moduł WMS i obsługa mobilna
Program ma wbudowany moduł WMS oraz mobilną obsługę magazynu, opisane w artykule o zarządzaniu magazynem w HermesSQL WMS. Skanowanie i potwierdzanie ruchów w miejscu ich wykonania skraca czas między zdarzeniem a zapisem. Pozostałe funkcje, takie jak kontrola terminów ważności czy rotacji, mają własne artykuły w tym serwisie.
Księgowość i rozliczenia po wdrożeniu
Opis HermesSQL wspomina o automatycznym księgowaniu dokumentów oraz raportach rentowności. W praktyce oznacza to, że dokument handlowy niesie w sobie regułę dekretacji, według której powstaje zapis księgowy. Poniższa tabela pokazuje ogólną zasadę, bo plan kont ustala każda firma sama.
| Dokument | Zapis po stronie Wn | Zapis po stronie Ma |
|---|---|---|
| Faktura sprzedaży | Rozrachunki z odbiorcą | Przychód i podatek należny |
| Faktura zakupu | Koszt lub zapas oraz podatek naliczony | Rozrachunki z dostawcą |
| Wydanie do produkcji | Produkcja w toku | Zapas materiałów |
Dekretacja i rozrachunki
Automatyczna dekretacja zmniejsza liczbę pomyłek, ale wymaga poprawnie skonfigurowanych reguł. Błąd w regule powiela się na każdym dokumencie, więc reguły testuje się na przykładowych fakturach jeszcze przed startem. Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami są rozliczane na podstawie dokumentów i płatności powiązanych kluczem.
Zakupy i koszty
Moduł zakupów obejmuje według opisu zapytania ofertowe i zamówienia do dostawców oraz kontrolę dostaw i faktury zakupowe, a do tego faktury kosztowe przypisywane do projektów lub działów. Rejestrację zakupów opisuje artykuł o zakupach towarów oraz kosztów i usług, a raporty dla księgowości rozwija tekst o raportowaniu w HermesSQL.
Reguła: dokument zaksięgowany nie jest edytowany. Poprawkę wprowadza się korektą, która zostawia ślad w bazie i w dzienniku.
Rentowność produktów i klientów
Raport rentowności łączy przychód z faktur sprzedaży z kosztem własnym towaru pochodzącym z magazynu. Jeśli ceny zakupu i koszty dodatkowe oraz rozliczenie zleceń trafiają do jednej bazy, marża produktu liczy się bez ręcznego zestawiania. Dokładność raportu zależy od kompletności kosztów: pominięty koszt transportu albo produkcji zawyża marżę wszystkich dokumentów, które go dotyczą. Z tego powodu przed publikacją raportów warto porównać sumę kosztów w magazynie z sumą zaksięgowaną w kosztach własnych sprzedaży. Rozbieżność wskazuje dokument, który został pominięty albo zaksięgowany na inne konto.
Produkcja jako osobny obszar wdrożenia
Wdrożenie produkcji dokłada do systemu technologie i zlecenia oraz planowanie. Firmy wytwórcze rozpoczynają zwykle od struktur BOM, a dopiero potem uruchamiają emisję zleceń i meldunki. Obszar ten ma w tym serwisie kilka artykułów, z których każdy opisuje inny etap.
Kolejność wdrażania produkcji
Technologie i struktury tworzą dane wejściowe, więc uruchamia się je pierwsze. Opis planowania, w którym wykorzystuje się te dane, zawiera artykuł o module MRP II w HermesSQL. Wynik planowania zamienia się w dokumenty w procesie opisanym w tekście o emisji zleceń produkcyjnych.
Hala i meldunki
Ostatni etap polega na zbieraniu danych z hali. Rejestrację zdarzeń przy stanowiskach opisują panele produkcyjne, a ogólny obraz zarządzania produkcją daje artykuł o ERP HermesSQL w produkcji. Zapis struktur i technologii BOM opisuje osobny artykuł w tym serwisie.
Co zmienia się w danych i procesach
Wdrożenie nie tylko przenosi dane do nowej bazy. Zmienia sposób ich powstawania: zamiast wpisywać ten sam fakt w kilku miejscach, użytkownik wprowadza go raz, a system przenosi go dalej.
| Obszar | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Kartoteka towarów | Osobna w każdym programie | Jedna, z kluczem używanym przez dokumenty |
| Stan magazynowy | Wpisywany lub liczony w arkuszu | Suma ruchów z dokumentów |
| Raporty | Przygotowywane ręcznie na koniec okresu | Generowane z bazy na żądanie |
| Zmiana danych | Poprawki w kilku plikach | Jedna zmiana widoczna w całym systemie |
Odpowiedzialność za dane
Wspólna baza wymaga właściciela dla każdej kartoteki. Za dane towarów odpowiada zwykle dział zaopatrzenia albo logistyki, za dane kontrahentów sprzedaż, a za dane płacowe kadry. Bez takiego podziału nikt nie czuje się odpowiedzialny za duplikaty i literówki, a błędy z jednego działu wracają w raportach innych działów.
Dokumenty i uprawnienia
W nowym systemie każdy dokument ma autora i datę oraz status, a uprawnienia określają, kto może go zatwierdzić albo poprawić. Obieg zatwierdzeń zastępuje zwyczajowe ustalenia. Wymaga to przemyślenia ról jeszcze przed konfiguracją, bo przenoszenie uprawnień po starcie jest kłopotliwe.
Czas obiegu dokumentu
Kiedy dane wprowadza się raz, dokument przechodzi między działami bez przepisywania. Zamówienie staje się rezerwacją, rezerwacja wydaniem, wydanie fakturą, a faktura zapisem księgowym. Każdy krok ma swój status i autora. Zmiana ta skraca drogę dokumentu, a do tego pozwala sprawdzić, w którym miejscu proces stoi.
Raporty z bazy SQL Server
Raporty powstają na tych samych danych, na których pracują użytkownicy. Opis HermesSQL wskazuje SQL Reporting Services oraz Report Builder jako narzędzia raportowania. Dokumentacja techniczna znajduje się w materiałach Microsoft o raportach w SSRS.
Przebieg wdrożenia i migracja danych
Projekt wdrożeniowy zwykle przebiega w etapach. Najpierw następuje analiza procesów i konfiguracja, potem migracja danych, następnie testy ze szkoleniami, a na końcu uruchomienie. Szczegółowy opis takiego projektu podaje artykuł o przebiegu wdrożenia systemu ERP. Czas trwania i zakres zależą od firmy, a strona nie podaje żadnych terminów.
Analiza przed konfiguracją
Analiza przedwdrożeniowa spisuje procesy takimi, jakimi są, a nie takimi, jak opisuje je procedura. Z różnicy między opisem a rzeczywistością wynika lista zmian do wprowadzenia. Zakres analizy oferuje między innymi SoftwareStudio w ramach usługi analizy przedwdrożeniowej, niezależnie od wybranego systemu.
Migracja danych
Kartoteki i salda rozrachunków oraz stany magazynowe przenosi się z systemów wyjściowych po oczyszczeniu. Duplikaty indeksów, brakujące jednostki miary i niespójne nazwy kontrahentów trzeba usunąć przed importem, bo po starcie każdy błąd staje się dokumentem. Po migracji porównuje się stany zapisane z sumą ruchów, na przykład takim zapytaniem.
-- przykładowa kontrola po uruchomieniu: stan zapisany a suma ruchów magazynowych
-- (ruchy przychodowe dodatnie, rozchodowe ujemne)
SELECT s.TowarId,
s.Ilosc AS StanZapisany,
SUM(r.Ilosc) AS SumaRuchow
FROM dbo.StanMagazynowy AS s
JOIN dbo.RuchMagazynowy AS r ON r.TowarId = s.TowarId
GROUP BY s.TowarId, s.Ilosc
HAVING s.Ilosc <> SUM(r.Ilosc);Wynik pusty oznacza zgodność. Każdy zwrócony wiersz to towar, którego stan nie wynika z dokumentów i wymaga wyjaśnienia przed uruchomieniem produkcyjnym.
Szkolenia i role użytkowników
Szkolenie prowadzi się według ról, a nie według modułów: magazynier uczy się dokumentów magazynowych, handlowiec sprzedaży, księgowa zapisów. Skraca to czas nauki i ogranicza dostęp do funkcji, których dana osoba nie potrzebuje. Środowisko testowe z kopią danych pozwala ćwiczyć bez ryzyka zmiany rzeczywistych zapisów.
Uruchomienie równoległe
Przy pierwszym okresie rozliczeniowym część firm prowadzi równolegle stary i nowy system, żeby porównać wyniki. Rozwiązanie jest kosztowne, bo użytkownicy wprowadzają dane dwa razy, więc stosuje się je krótko i wybiórczo. Porównuje się salda najważniejszych kont oraz stany magazynowe wybranych towarów, a nie całą ewidencję.
Ryzyka i kontrola po wdrożeniu
Po uruchomieniu system działa dokładnie tak dobrze, jak dane, które do niego trafiają. Największe zagrożenia dotyczą organizacji, a nie samego oprogramowania.
- Powrót do arkuszy - użytkownicy prowadzą równoległe zestawienia, bo nie ufają systemowi, co rozbija jedno źródło danych.
- Nieaktualne kartoteki - czasy dostaw i jednostki miary oraz reguły dekretacji nie są uzupełniane, więc dokumenty niosą stare parametry.
Okres po uruchomieniu
Pierwsze tygodnie wymagają nadzoru: codziennego przeglądu błędów i kontroli stanów oraz szybkich poprawek konfiguracji. Zgłoszenia użytkowników warto zbierać w jednym rejestrze, żeby odróżnić błędy danych od braków w szkoleniu. Po ustabilizowaniu się pracy kontrole przechodzą w cykliczne zadania, uruchamiane automatycznie, na przykład jako zadania SQL Agent.
Wskaźniki obserwowane po uruchomieniu
Sprawność wdrożenia widać w kilku prostych miarach: liczbie korekt dokumentów w tygodniu, różnicach wykrytych podczas inwentaryzacji oraz czasie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Spadek korekt oznacza, że użytkownicy opanowali obieg, a stabilizacja różnic inwentaryzacyjnych potwierdza poprawność ruchów magazynowych. Dane do takich zestawień pochodzą z tej samej bazy i mogą trafiać do cyklicznego raportu dla kierownictwa.
Rozbudowa o kolejne obszary
Jedna baza pozwala dodawać moduły bez migracji między systemami. Kolejne etapy, na przykład produkcja albo obsługa mobilna magazynu, korzystają z tych samych kartotek i uprawnień. Jeżeli firma używa innych aplikacji, z którymi musi wymieniać dane, połączenia projektuje się przez interfejsy, a nie przez ręczne pliki. Takie integracje realizuje SoftwareStudio jako integracje z ERP.
