Kartoteki w systemie VSS.net

Kartoteki jako centrum danych referencyjnych

Sekcja „Kartoteki” w systemie VSS.net to centralne miejsce, w którym gromadzone są podstawowe dane referencyjne. Znajdują się tam informacje o kontrahentach, pojazdach, kierowcach, rampach oraz innych elementach wykorzystywanych przy planowaniu i realizacji awizacji. Dlatego funkcja ta eliminuje konieczność ręcznego wpisywania danych przy każdej nowej operacji. System VSS.net pozwala też na szybką identyfikację i ponowne wykorzystanie danych, co znacznie usprawnia pracę. Wszystkie dane można przy tym łatwo przeszukiwać, edytować i archiwizować w jednym miejscu. Więcej informacji znajdziesz na stronie poświęconej okna czasowe. Więcej informacji znajdziesz na stronie poświęconej kontrola wjazdów.

W ramach tej sekcji użytkownicy mogą zarządzać różnorodnymi kartotekami, które obejmują między innymi kontrahentów, przewoźników oraz asortyment towarów. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne odwzorowanie infrastruktury firmy oraz partnerów biznesowych w systemie. Jednak szczególnie użyteczne w codziennej pracy są Kartoteki Skorowidzów, które umożliwiają samodzielne zarządzanie listami wyboru. W rezultacie uporządkowana i stale aktualizowana baza danych stanowi fundament skutecznego zarządzania transportem i ruchem na terenie zakładu. Prawo do edycji kartotek i skorowidzów ma zwykle wyłącznie administrator systemu, co chroni dane referencyjne przed przypadkową zmianą przez operatorów bramy czy pracowników rampy.

Poniższe zestawienie porządkuje cztery podstawowe rodzaje kartotek dostępnych w sekcji oraz pokazuje, do czego wykorzystuje je codzienna obsługa placu i bramy.

Obsługa transportu nieawizowanego

Funkcjonalność „Transport nieawizowany” w systemie VSS.net pozwala na obsługę pojazdów, które przyjeżdżają na teren obiektu bez wcześniejszego zgłoszenia. Dlatego użytkownik może szybko wprowadzić dane pojazdu, kierowcy oraz cel wizyty w dedykowanym formularzu. Ponadto rejestracja pojazdu odbywa się bezpośrednio przy bramie, co zapewnia spójność danych i przejrzystość działań. Funkcja ta integruje się również z modułami takimi jak „Księga gości” i „Bramy”, co pozwala na dalszą obsługę pojazdu.

W ramach tej funkcji dostępne są polecenia, takie jak generowanie jednorazowej przepustki w formie dokumentu PDF oraz możliwość utworzenia i zapisania ręcznego podpisu kontrahenta. Dlatego system umożliwia elastyczne zarządzanie sytuacjami, gdy pojazdy przybywają bez wcześniejszej awizacji. System awizacyjny pozwala też na analizę, ile transportów odbyło się bez awizacji, co ułatwia planowanie. Jednak narzędzie to jest podstawowym elementem dla utrzymania porządku i bezpieczeństwa na terenie obiektu. Dane pojazdu nieawizowanego trafiają do tych samych kartotek co transport wewnętrzny, dzięki czemu dział logistyki widzi pełny obraz ruchu na terenie zakładu niezależnie od tego, czy dana wizyta była wcześniej zaplanowana.

Historia wjazdów i wyjazdów w module LPR

Moduł LPR rejestruje numer auta, datę oraz godzinę wjazdu i wyjazdu, a także dane kontrahenta oraz kierowcy wraz z numerem telefonu. Dlatego rejestr „Historia” stanowi pełny zapis ruchu pojazdów na terenie obiektu i wspiera analizę przepływu oraz bezpieczeństwo. Ponadto użytkownik może wyszukiwać i filtrować zdarzenia, co przyspiesza dostęp do potrzebnych informacji operacyjnych. Każdy wpis ma dodatkowo numer referencyjny, który ułatwia audyt i jednoznaczną identyfikację rekordu.

Widok historii prezentuje kolumny z pełnym zestawem danych o wjeździe i wyjeździe:

• Numer auta
• Dzień
• Wjazd
• Wyjazd
• Kontrahent
• Kierowca
• Telefon
• Zapisał
• Nr referencyjny

Dzięki temu możliwe jest precyzyjne monitorowanie czasu pobytu oraz powiązań z kontrahentami i kierowcami. Ponadto standardowe funkcje tabeli są dostępne z paska narzędzi lub menu kontekstowego, co ułatwia pracę użytkownika. Jednak integracja LPR z monitoringiem i modułami VSS.net dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu.

Kamery i identyfikacja pojazdów w module LPR

System VSS.net umożliwia zarządzanie kamerami z poziomu sekcji Kamery, gdzie można włączać lub wyłączać urządzenia i edytować ich parametry. Dlatego centralna tabela prezentuje listę kamer wraz z polami Aktywne, Magazyn, Kod, Opis i Automatyczny szlaban. Ponadto kamery wykonują zdjęcia tablic rejestracyjnych, a OCR rozpoznaje numery, które trafiają na serwer FTP i łączą się z awizacjami. Integracja z automatycznymi szlabanami dodatkowo pozwala sterować dostępem na podstawie rozpoznanych tablic.

Zdjęcia są przypisywane do konkretnych awizacji, co potwierdza zgodność pojazdu z planem i podnosi bezpieczeństwo operacji. Dlatego użytkownik ma pełny wgląd w historię wjazdów i wyjazdów oraz może szybko zweryfikować dane kierowcy i kontrahenta. Ponadto kolumny takie jak Uwagi i Nr referencyjny ułatwiają ewidencję i audyt. Jednak automatyzacja procesu (OCR, FTP, powiązanie z bazą) skraca czas obsługi i redukuje ryzyko błędów podczas identyfikacji pojazdów.

Kartoteki kontrahentów i dane partnerów biznesowych

Kartoteki kontrahentów w VSS.net przechowują informacje o dostawcach, odbiorcach i przewoźnikach, w tym nazwę firmy, NIP, adres oraz dane kontaktowe, co zapewnia spójność podczas planowania dostaw i odbiorów. Dlatego użytkownik może szybko wybrać kontrahenta przy tworzeniu awizacji bez ponownego wprowadzania danych, a system minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza pracę operacyjną. Ponadto dostępne polecenia Dopisz, Edycja, Awizacje i Historia ułatwiają dodawanie nowych firm, aktualizację wpisów oraz przegląd współpracy. Kontrahenci pozwalają dodatkowo wysłać e-mail z poziomu listy, co usprawnia komunikację.

Widok zawiera kolumny, które umożliwiają pełny przegląd i filtrowanie danych:

• AKTYWNE
• Nazwa pełna
• Nazwa
• Nr SAP
• Miejscowość
• Kod
• Ulica
• Województwo
• NIP
• Email
• Telefon
• Język komunikacji
• Zapisał
• KOLOR
• Data zapisu
• Nr referencyjny

Dzięki temu operatorzy logistyki łatwo przypisują domyślnych przewoźników lub lokalizacje, a także porządkują informacje niezbędne do harmonogramowania. Ponadto historia i awizacje powiązane z kontrahentem wspierają analizy terminowości i wolumenów. Jednak centralizacja danych w kartotekach realnie skraca czas planowania i podnosi jakość współpracy z partnerami. Kartoteka kontrahenta łączy się bezpośrednio z historią transportów, dzięki czemu dział logistyki w jednym miejscu sprawdza, ile awizacji dany kontrahent zrealizował w ostatnim miesiącu i jak często korzystał z transportu nieawizowanego. Dane kontrahentów, pojazdów i kierowców synchronizują się także z systemem ERP przedsiębiorstwa, co pozwala uniknąć podwójnego wprowadzania tych samych informacji przy wystawianiu dokumentów magazynowych i transportowych. Pełny zestaw kartotek i sposób ich konfiguracji opisuje strona VSS.net, a więcej o samym module awizacji można przeczytać na stronie Studio VSS.net.

Kartoteki pojazdów w systemie VSS.net

Kartoteka pojazdów przechowuje numer rejestracyjny, typ nadwozia, przypisanego przewoźnika oraz parametry techniczne wykorzystywane przy planowaniu załadunku, takie jak ładowność czy liczba palet. Dlatego dyspozytor już na etapie awizacji widzi, czy dany pojazd zmieści się na wybranej rampie, bez konieczności telefonicznego potwierdzania parametrów z kierowcą. Ponadto każdy wpis pojazdu można powiązać z jednym lub kilkoma kontrahentami, co odzwierciedla sytuację, w której ten sam ciągnik obsługuje kilku różnych zleceniodawców w ciągu tygodnia. Pełną strukturę kartotek pojazdów i ich powiązanie z modułem awizacji prezentuje dodatkowo system VSS.net, w którym dane te współdzielą moduły YMS, LPR i Yard Management.

Numer rejestracyjny zapisany w kartotece pojazdu to jednocześnie identyfikator, po którym moduł LPR rozpoznaje auto na bramie i automatycznie łączy zdjęcie tablicy z odpowiednią awizacją. Dzięki temu operator nie musi ręcznie wyszukiwać pojazdu w systemie - wystarczy, że tablica rejestracyjna została wcześniej wprowadzona do kartoteki. Jednak w praktyce warto też oznaczać pojazdy nietypowe, na przykład chłodnie lub cysterny, dodatkowym opisem w polu uwagi, co ułatwia ochronie i pracownikom rampy szybkie rozpoznanie wymagań dotyczących rozładunku.

Kartoteki kierowców i integracja z ERP

Kartoteka kierowcy przechowuje imię i nazwisko, numer telefonu, przypisanego przewoźnika oraz - opcjonalnie - numer dokumentu tożsamości wykorzystywany przy weryfikacji na bramie. Dlatego ochrona i dyspozytor w kilka sekund sprawdzają, czy osoba zgłaszająca się do odbioru towaru rzeczywiście figuruje w awizacji, co ogranicza ryzyko wydania towaru niewłaściwej osobie. Ponadto do kartoteki kierowcy można dopisać uwagi, na przykład informację o znajomości języka obcego lub o uprawnieniach do przewozu ładunków niebezpiecznych ADR.

Historia wizyt danego kierowcy - liczba awizacji, średni czas oczekiwania na rampie, liczba wizyt nieawizowanych - jest widoczna z poziomu tej samej kartoteki, co pozwala działowi logistyki oceniać rzetelność poszczególnych przewoźników bez ręcznego zestawiania danych z kilku list. Dane kierowców, pojazdów i kontrahentów są przy tym wymieniane automatycznie z systemem ERP przedsiębiorstwa, dzięki czemu dokumenty magazynowe i transportowe powstają na podstawie tych samych, jednokrotnie wprowadzonych informacji, zamiast być przepisywane ręcznie w kilku miejscach. Pełny opis funkcji modułu kierowców i integracji z ERP zawiera strona system VSS.net.

Historia postojów w module Yard Management

Moduł Yard Management w VSS.net zapisuje każdy moment zajęcia i zwolnienia miejsca parkingowego wraz z numerem miejsca, pojazdem oraz czasem przyjazdu i odjazdu. Dlatego użytkownik ma dostęp do przejrzystej tabeli z filtrowaniem i sortowaniem oraz może łatwo odtworzyć przebieg postoju danego pojazdu, co ułatwia analizę wykorzystania miejsc parkingowych. Ponadto historia parkowania integruje się z awizacjami i transportami tworząc pełny obraz logistyki i wspierając wykrywanie problemów organizacyjnych. Zestawienie Transporty parking historia dodatkowo udostępnia eksport danych do raportów dziennych, tygodniowych lub miesięcznych.

Widok zawiera kolumny obejmujące pełny kontekst postoju:

• Numer rejestracyjny
• Typ
• Rampa parking
• Numer Load Plan
• Podstawiono
• Zakończone parkowanie
• Kontrahent
• Przewoźnik
• Kierowca
• Telefon
• Asortyment
• Nr zamówienia
• Z dnia
• Nr referencyjny

Dzięki temu funkcjonalność ta umożliwia przypisywanie kosztów, audyt i dokładne śledzenie postojów w czasie. Ponadto standardowe funkcje tabeli dostępne z paska narzędzi lub menu kontekstowego ułatwiają pracę na większych zbiorach danych. Jednak priorytetowe jest bieżące archiwizowanie danych, aby zachować pełną przejrzystość i kontrolę nad ruchem na placu.

Moduł kontenery w Yard Management

System VSS.net pozwala rejestrować kontenery na terenie obiektu wraz z numerem, statusem i lokalizacją, a także zapisywać historię ich przemieszczania, co umożliwia śledzenie lokalizacji, statusów i historii przemieszczeń każdego kontenera. Dlatego operatorzy mogą szybko odnaleźć potrzebny kontener i analizować przepływy, co pomaga unikać błędów logistycznych. Ponadto moduł wspiera wizualizację rozmieszczenia kontenerów i filtrowanie według parametrów, działając w czasie rzeczywistym. Zestawienie Kontenery na terenie obiektu dodatkowo prezentuje dane oraz umożliwia powiązanie z awizacjami i transportami.

Widok zawiera m.in. następujące kolumny:

• Status
• Numer rejestracyjny
• Typ
• Rampa parking
• Numer Load Plan
• Podstawiono
• Kontrahent
• Przewoźnik
• Kierowca
• Telefon
• Pojazd
• Asortyment
• Nr zamówienia
• LOGIN
• DATE_FROM
• TIME_FROM
• DATE_REAL
• Nr referencyjny
• KOLOR

Dostępne polecenie „Transport” otwiera formularz zlecenia transportu wewnętrznego do przemieszczeń kontenerów. Ponadto moduł przypomina o planowanych operacjach i informuje o opóźnieniach, co wspiera koordynację załadunków i rozładunków. Jednak centralizacja informacji w jednym miejscu zwiększa przejrzystość i efektywność zarządzania placem.