Co to jest awizacja w transporcie - definicja i rodzaje

Definicja awizacji w transporcie

Awizacja w transporcie oznacza wcześniejsze zgłoszenie planowanej wizyty pojazdu w miejscu załadunku albo rozładunku. Zgłoszenie trafia do odbiorcy wizyty, najczęściej magazynu, zanim pojazd wyjedzie w trasę. Magazyn przygotowuje na tej podstawie rampę i sprzęt przeładunkowy, a także zespół do obsługi.

Słowo pochodzi od włoskiego avviso, czyli zawiadomienie. W logistyce funkcjonują obok siebie dwie formy: awizacja jako proces zgłaszania oraz awizo jako pojedynczy komunikat albo dokument. Kierowca jedzie „na awizo”, a dyspozytor „prowadzi awizacje” dla całego magazynu.

Minimalna awizacja odpowiada na cztery pytania. Wszystkie pozostałe dane są rozszerzeniem tych czterech pól, zależnym od rodzaju towaru i od wymagań miejsca docelowego.

• Kto - przewoźnik, pojazd z numerem rejestracyjnym i kierowca.
• Kiedy - data i przedział godzin, w którym pojazd ma zostać obsłużony.
• Dokąd - magazyn, obszar załadunkowy albo konkretna rampa.
• Co - rodzaj operacji i ładunku, na przykład rozładunek 18 palet albo odbiór zamówienia.

Awizacja nie dotyczy wyłącznie magazynów. Terminale kontenerowe przyjmują ciężarówki według zgłoszeń z numerem kontenera. Place budowy planują według awizacji dostawy betonu i elementów prefabrykowanych, a zakłady produkcyjne przyjmują komponenty pod konkretną zmianę. Mechanizm jest ten sam: miejsce o ograniczonej przepustowości dowiaduje się z wyprzedzeniem o przyjeździe pojazdu i o zakresie obsługi.

Rodzaje awizacji

Rodzaj awizacji wynika z kierunku ruchu towaru i z tego, kogo zgłoszenie dotyczy. W praktyce magazynowej wyróżnia się cztery podstawowe formy, które często funkcjonują w jednym systemie jako różne typy tego samego rekordu.

Awizacja dostawy

Najczęstsza forma. Dostawca zgłasza przyjazd pojazdu z towarem do magazynu odbiorcy, a magazyn przygotowuje przyjęcie. W systemach zintegrowanych z ERP awizacja dostawy powstaje z zamówienia zakupu, więc dostawca tylko potwierdza termin. Planowanie tego procesu omawia osobno artykuł, jak działa awizacja dostawy przy planowaniu dostaw do magazynu.

Awizacja odbioru i załadunku

Kierunek odwrotny: przewoźnik podstawia pusty pojazd pod towar wydawany z magazynu. Magazyn zna zawartość z własnego zlecenia, więc od przewoźnika potrzebuje głównie terminu i parametrów naczepy. Dane ładunku i sekwencję załadunku, a także dobór rampy przy wydaniu opisuje tekst, czym jest awizacja ładunków i załadunków.

Awizacja kierowcy

Dotyczy osoby, a nie ładunku. Kierowca zgłasza się przy bramie albo w kiosku, a system odnajduje jego awizację po numerze rejestracyjnym lub kodzie z potwierdzenia. W zakładach z kontrolą dostępu ta forma zastępuje przepustkę jednorazową. Szczegóły opisuje artykuł, jak przebiega awizacja kierowcy na terenie zakładu.

Awizo jako dokument

W wymianie elektronicznej awizo oznacza komunikat o wysyłce, na przykład DESADV w standardzie EANCOM, który przenosi zawartość przesyłki przed jej przyjazdem. W przesyłkach kurierskich i pocztowych awizo ma inne znaczenie: informuje odbiorcę o nieudanej próbie doręczenia i miejscu odbioru. Oba znaczenia łączy to samo: zawiadomienie wyprzedza fizyczny kontakt z towarem.

Od awizacji magazynowej trzeba też odróżnić zgłoszenia wymagane przepisami. Przewóz niektórych towarów, między innymi paliw i suszu tytoniowego, wymaga zgłoszenia w systemie SENT na podstawie ustawy z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania przewozu towarów. Takie zgłoszenie trafia do administracji skarbowej i nie rezerwuje żadnego terminu w magazynie.

Dane awizacji zależne od rodzaju przewozu

Cztery podstawowe pola wystarczają przy dostawie palet z suchym towarem. Inne rodzaje przewozu wymagają dodatkowych danych, bez których magazyn nie przydzieli właściwego stanowiska.

Numer kontenera ma budowę opisaną w normie ISO 6346: trzyliterowy kod właściciela z literą kategorii (U dla kontenerów ładunkowych), sześciocyfrowy numer seryjny oraz cyfrę kontrolną. System awizacji może sprawdzić cyfrę kontrolną przy zapisie, tak samo jak przy numerach SSCC, i odrzucić literówkę, zanim kontener przyjedzie.

Zasada: pola obowiązkowe zależą od typu przewozu i wymusza je formularz, a nie dyspozytor.

W systemie awizacji dostaw realizuje się to przez typy awizacji z osobnym zestawem pól obowiązkowych. Dostawca wybierający typ „chłodnia” nie zapisze zgłoszenia bez temperatury, a typ „kontener” wymaga numeru kontenera. Dzięki temu dyspozytor nie musi dzwonić po brakujące dane w dniu dostawy.

Awizacja a okno czasowe i rezerwacja rampy

Te trzy pojęcia bywają używane zamiennie, ale opisują różne obiekty. Pomylenie ich prowadzi do źle zaprojektowanych procesów, w których magazyn zarządza godzinami zamiast pojemnością ramp.

Reguła: okno czasowe opisuje dostępność rampy, awizacja opisuje wizytę, rezerwacja łączy jedno z drugim.

Jedno okno może pomieścić kilka rezerwacji, jeśli obszar ma kilka ramp albo obsługa pojazdu trwa krócej niż okno. Magazyn definiuje okno czasowe jako pojemność, a długość rezerwacji wynika z danych awizacji. Konfigurację kalendarza i przydział doków opisuje tekst o tym, jak wygląda definiowanie okien czasowych i rezerwacja doków.

Kolizje rezerwacji w bazie danych

Rezerwacja rampy jest przedziałem czasu, więc podstawowym problemem technicznym jest nakładanie się przedziałów. Dwa przedziały kolidują, gdy początek jednego jest wcześniejszy niż koniec drugiego i odwrotnie. Czas warto przechowywać w typie datetimeoffset w SQL Server, który zapisuje przesunięcie względem UTC, bo przewoźnicy z innych stref czasowych awizują w swoim czasie lokalnym.

-- fragment transakcji; tabela i kolumny są przykładowe
IF EXISTS (
    SELECT 1
    FROM dbo.RezerwacjeRamp WITH (UPDLOCK, HOLDLOCK)
    WHERE RampaId = @RampaId
      AND Status <> 'ANULOWANA'
      AND CzasOd < @CzasDo
      AND CzasDo > @CzasOd
)
    THROW 50002, N'Rampa jest zajęta w wybranym przedziale czasu.', 1;

INSERT INTO dbo.RezerwacjeRamp (RampaId, AwizacjaId, CzasOd, CzasDo, Status)
VALUES (@RampaId, @AwizacjaId, @CzasOd, @CzasDo, 'POTWIERDZONA');

Podpowiedzi UPDLOCK i HOLDLOCK utrzymują blokadę zakresu do końca transakcji. Dwóch przewoźników klikających ten sam termin w tej samej sekundzie nie dostanie więc tej samej rampy: drugie wywołanie poczeka na zakończenie pierwszego i zobaczy już zajęty przedział.

Co robi system awizacji dostaw

System awizacji dostaw przenosi opisane wyżej pojęcia do jednej bazy danych i jednego kalendarza. Zamiast telefonów i arkuszy dostawca widzi wolne terminy, a magazyn dostaje zgłoszenia w ustalonym formacie. Wybrane funkcje wyglądają tak:

• Kalendarz pojemności - okna czasowe dla ramp i obszarów z bieżącym obciążeniem widocznym dla przewoźników.
• Formularz awizacji - zgłoszenie z polami zależnymi od rodzaju operacji i automatycznym wyliczeniem czasu obsługi.
• Obsługa bramy - identyfikacja pojazdu po numerze rejestracyjnym albo kodzie z potwierdzenia.
• Raporty terminowości - porównanie planowanych i rzeczywistych godzin dla każdego przewoźnika.

Przegląd funkcji na przykładzie jednego wdrożenia zawiera artykuł, czym jest system awizacji dostaw w magazynie. Produktowy opis takiego rozwiązania prezentuje strona Studio VSS.net od SoftwareStudio.

Zmiana z telefonów na system ma skutki mierzalne w danych magazynu, a nie tylko w wygodzie dyspozytora. Zestawienie tych efektów zawiera tekst o tym, jakie są korzyści z wdrożenia systemu awizacji.

Samodzielny system czy moduł WMS

System awizacji dostaw nie wymaga pełnego systemu magazynowego. Studio VSS.net działa jako samodzielny moduł klasy YMS i może pełnić rolę portalu awizacyjnego także dla magazynów, które prowadzą ewidencję w arkuszach albo w starszym oprogramowaniu. Awizacje zarządzają wtedy ruchem pojazdów i pracą ramp, a stany magazynowe zostają w dotychczasowym narzędziu.

Połączenie z WMS daje dodatkową korzyść: zatwierdzona awizacja staje się zleceniem przyjęcia albo wydania, więc magazynier w chwili wjazdu pojazdu widzi, co ma zostać rozładowane i gdzie odłożone. Wybór zależy od tego, czy głównym problemem jest kolejka pod bramą, czy obsługa towaru po rozładunku.

Przebieg awizacji w czterech etapach

Niezależnie od rodzaju awizacji i od narzędzia proces ma ten sam szkielet. Różnice dotyczą tego, kto wykonuje dany etap i jakie dane są wymagane.

1. Zgłoszenie - przewoźnik lub dostawca wypełnia awizację i wybiera wolne okno czasowe.
2. Potwierdzenie - magazyn zatwierdza termin i przydziela rampę, a strona zgłaszająca dostaje potwierdzenie z numerem awizacji.
3. Wjazd i obsługa - portiernia identyfikuje pojazd, kierowca podjeżdża pod rampę, magazyn wykonuje załadunek albo rozładunek.
4. Zamknięcie - wyjazd pojazdu kończy wizytę, a rzeczywiste czasy trafiają do raportów.

Ważnym parametrem procesu jest minimalne wyprzedzenie zgłoszenia. Magazyn ustala na przykład, że awizacje na dany dzień przyjmuje do godziny 14 dnia poprzedniego, bo wtedy planuje obsadę zmian. Zgłoszenia późniejsze trafiają do dyspozytora jako wyjątki, a system nie pokazuje przewoźnikom okien, które nie spełniają tej reguły. Wyprzedzenie bywa różne dla różnych typów awizacji: kontener z portu wymaga dłuższego planowania niż dostawa kilku palet od stałego dostawcy.

Między etapami pojawiają się zmiany terminów z anulacjami oraz powiadomienia. Ta część wymaga reguł po stronie przewoźnika i dyspozytora, które opisujemy w artykule o tym, jak przebiega proces awizacji transportu po stronie przewoźnika.

Najczęstsze błędy w awizacji

Błędy w awizacjach powtarzają się niezależnie od branży. Większość z nich wynika z traktowania zgłoszenia jak formalności, a nie jak danych do planowania pracy rampy.

• Awizacja bez danych ładunku - termin jest zarezerwowany, ale magazyn nie wie, jaki sprzęt przygotować, a czas obsługi jest zgadywany.
• Jedna awizacja na kilka pojazdów - dostawca zgłasza cały transport jako jeden rekord, choć przyjadą dwa pojazdy w różnych godzinach.
• Rezerwacja na zapas - przewoźnik zajmuje kilka terminów i anuluje zbędne w ostatniej chwili, blokując rampy innym.
• Brak aktualizacji po zmianie - pojazd jedzie z opóźnieniem, a awizacja nadal pokazuje pierwotną godzinę.

Każdy z tych błędów ma rozwiązanie w regułach systemu. Pola obowiązkowe zależne od typu awizacji usuwają pierwszy problem. Limit aktywnych rezerwacji na przewoźnika i termin graniczny anulacji ograniczają trzeci. Powiadomienia oparte na pozycji pojazdu rozwiązują czwarty, bo przesunięcie terminu nie zależy już od pamięci kierowcy.

Drugi błąd wymaga zmiany nawyków po stronie dostawcy. Obowiązuje prosta zasada: jeden pojazd oznacza jedną awizację, nawet jeśli oba pojazdy wiozą towar z tego samego zamówienia. Zamówienie może mieć wiele awizacji, ale każda awizacja dotyczy jednej wizyty jednego pojazdu.

Awizacja a przyjęcie towaru do magazynu

Awizacja kończy się na rampie, ale jej dane pracują dalej. Numer zamówienia z awizacji dostawy wiąże pojazd z dokumentem przyjęcia, a lista palet staje się listą kontrolną dla magazyniera. Jeśli awizacja zawierała numery jednostek logistycznych, przyjęcie towaru do magazynu sprowadza się do skanowania etykiet i porównania wyników z listą oczekiwanych jednostek.

Rozbieżności między awizacją a rzeczywistą dostawą są cenną informacją. Stały brak jednej palety u tego samego dostawcy wskazuje na problem po jego stronie, a regularne przekraczanie czasu rozładunku na danej rampie na zbyt krótką normę. Obie obserwacje wymagają powiązania rekordu awizacji z rekordem przyjęcia.

Po stronie infrastruktury awizacja przekłada się na plan pracy ramp i doków. Jak rozkładać obciążenie między stanowiska i jak obsługiwać kolejkę pojazdów na placu, opisuje artykuł o tym, na czym polega zarządzanie dokami w magazynie.