System magazynowy online coraz częściej oznacza dziś coś więcej niż dostęp przez przeglądarkę internetową - to cały model biznesowy, w jakim firma korzysta z oprogramowania do zarządzania magazynem. Zamiast kupować licencję na stałe i stawiać własny serwer, przedsiębiorstwo płaci comiesięczny abonament za gotowe narzędzie utrzymywane po stronie dostawcy. Ten artykuł skupia się właśnie na modelu chmurowym rozumianym jako model subskrypcyjny - na tym, co realnie zmienia się w budżecie firmy, w obowiązkach działu IT i w tempie uruchomienia systemu, gdy przedsiębiorstwo wybiera program magazynowy w chmurze zamiast klasycznego wdrożenia lokalnego.
Model SaaS zamiast zakupu licencji na oprogramowanie
Model SaaS (Software as a Service) polega na tym, że firma nie kupuje egzemplarza oprogramowania na własność, lecz opłaca prawo do korzystania z niego przez określony czas, najczęściej miesiąc lub rok. System magazynowy online w tym ujęciu działa na serwerach dostawcy, a użytkownik loguje się do niego przez przeglądarkę, bez instalowania jakiejkolwiek aplikacji na komputerze firmowym. Taki sposób udostępniania oprogramowania odwraca dotychczasową logikę zakupu - zamiast jednorazowego, wysokiego wydatku na licencję i sprzęt, firma ponosi regularną, przewidywalną opłatę dopasowaną do liczby stanowisk lub zakresu funkcji, z jakich faktycznie korzysta.
Decyzja o wyborze modelu subskrypcyjnego jest więc w praktyce decyzją o tym, kto ponosi ryzyko związane z infrastrukturą informatyczną. W modelu zakupowym to firma bierze na siebie ryzyko przestarzałego sprzętu, awarii serwera czy niedoszacowania jego wydajności. W modelu SaaS to ryzyko przejmuje dostawca, który obsługuje wielu klientów jednocześnie i dzięki temu może utrzymywać infrastrukturę efektywniej niż pojedyncze przedsiębiorstwo utrzymujące własny, rzadko w pełni wykorzystywany serwer.
Czym różni się abonament od tradycyjnej licencji
Tradycyjna licencja wymaga jednorazowej opłaty za prawo do użytkowania oprogramowania oraz osobnych kosztów za serwer, system operacyjny i bazę danych, na których program ma działać. Abonament w modelu SaaS łączy te elementy w jedną, cykliczną opłatę - dostawca odpowiada zarówno za samo oprogramowanie, jak i za infrastrukturę, na której ono pracuje. Firma nie musi więc przewidywać z wyprzedzeniem, ile mocy obliczeniowej będzie potrzebować za dwa lata, ponieważ to dostawca skaluje zasoby serwerowe w miarę wzrostu liczby użytkowników i wolumenu danych.
CAPEX kontra OPEX, czyli zmiana struktury kosztów
Zakup licencji na własność wraz z serwerem to typowy wydatek inwestycyjny, czyli CAPEX (capital expenditure) - jednorazowy, wysoki koszt poniesiony przed uruchomieniem systemu, który firma amortyzuje przez kolejne lata. Model chmurowy przenosi ten koszt do kategorii OPEX (operational expenditure), czyli bieżących wydatków operacyjnych rozliczanych w cyklu miesięcznym lub rocznym, tak jak czynsz za magazyn czy rachunek za prąd. Ta zmiana ma znaczenie praktyczne, nie tylko księgowe - firma nie musi angażować kapitału ani zaciągać zobowiązań przed sprawdzeniem, czy system rzeczywiście odpowiada jej potrzebom.
Przewidywalność miesięcznego kosztu ułatwia też planowanie budżetu. Dział finansowy zna z góry wysokość opłaty za system na najbliższy rok, bez ryzyka nieplanowanych wydatków na naprawę serwera, wymianę dysków czy odnowienie licencji systemu operacyjnego. W modelu on-premise takie koszty pojawiają się nieregularnie i trudno je przewidzieć rok wcześniej, co utrudnia planowanie finansowe małym i średnim firmom.
Brak konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT
Wdrożenie systemu magazynowego w modelu lokalnym oznacza konieczność zakupu lub wynajęcia serwera, zapewnienia mu odpowiednich warunków pracy - chłodzenia, zasilania awaryjnego, ochrony przed dostępem osób niepowołanych - a następnie utrzymania go przez cały okres eksploatacji systemu. System magazynowy online w modelu SaaS eliminuje ten obowiązek niemal całkowicie. Firma potrzebuje jedynie stabilnego łącza internetowego i przeglądarki, a cała reszta infrastruktury pozostaje po stronie dostawcy.
Kto odpowiada za serwery, aktualizacje i kopie zapasowe
W modelu chmurowym odpowiedzialność za działanie serwerów, wykonywanie kopii zapasowych oraz instalowanie aktualizacji systemu przechodzi na dostawcę usługi. Oznacza to, że firma korzystająca z magazynu w chmurze nie musi zatrudniać administratora systemów ani planować nocnych przerw technicznych na aktualizację oprogramowania - nowe funkcje i poprawki pojawiają się automatycznie, bez udziału zespołu klienta. Kopie zapasowe danych wykonywane są cyklicznie przez dostawcę, zgodnie z jego wewnętrzną polityką bezpieczeństwa, co dla wielu mniejszych firm oznacza wyższy poziom ochrony danych, niż byłyby w stanie zapewnić samodzielnie.
Szybkie wdrożenie bez inwestycji kapitałowej
Wdrożenie systemu na własnym serwerze wymaga czasu na zamówienie sprzętu, jego konfigurację, instalację systemu operacyjnego i bazy danych, zanim w ogóle będzie można rozpocząć uruchamianie samego oprogramowania magazynowego. W modelu chmurowym te etapy znikają - konto w systemie można aktywować w ciągu kilku dni, ponieważ infrastruktura jest już gotowa i czeka na kolejnego klienta. Zespół wdrożeniowy koncentruje się wyłącznie na konfiguracji procesów magazynowych, migracji danych oraz szkoleniu użytkowników, a nie na budowaniu środowiska technicznego od podstaw.
Brak inwestycji kapitałowej na starcie oznacza też, że firma może rozpocząć wdrożenie systemu WMS bez wcześniejszego angażowania budżetu inwestycyjnego, zatwierdzanego zwykle na poziomie zarządu. Decyzję o uruchomieniu systemu można podjąć szybciej, ponieważ nie wiąże się ona z wieloletnim zobowiązaniem finansowym typowym dla zakupu sprzętu serwerowego.
Model chmurowy a wdrożenie on-premise, czyli porównanie dwóch podejść
Wybór między modelem chmurowym a wdrożeniem lokalnym, czyli on-premise, zależy od wielkości firmy, dostępnego budżetu inwestycyjnego oraz tego, czy przedsiębiorstwo dysponuje własnym działem IT zdolnym utrzymać infrastrukturę serwerową. Oba modele opierają się na tym samym oprogramowaniu magazynowym, różnią się jednak sposobem jego udostępnienia i rozliczenia. Firmy, które chcą porównać oba podejścia bardziej szczegółowo pod kątem funkcjonowania samego magazynu, znajdą taką analizę na stronie system do magazynu, poświęconej modelowi lokalnemu.
| Kryterium | Model chmurowy (SaaS) | Model on-premise |
|---|---|---|
| Koszt początkowy | Brak inwestycji kapitałowej, opłata aktywacyjna lub jej brak | Zakup serwera, licencji i sprzętu z góry |
| Struktura kosztów | OPEX - stała opłata miesięczna lub roczna | CAPEX - wydatek jednorazowy, amortyzowany latami |
| Czas wdrożenia | Dni do kilku tygodni | Tygodnie do kilku miesięcy |
| Aktualizacje | Automatyczne, po stronie dostawcy | Planowane i wykonywane przez własny zespół IT |
| Kopie zapasowe | Wykonywane przez dostawcę usługi | Odpowiedzialność firmy |
| Skalowanie | Elastyczne, zależne od planu subskrypcji | Wymaga rozbudowy własnej infrastruktury |
Żaden z modeli nie jest uniwersalnie lepszy - model chmurowy sprawdza się tam, gdzie liczy się szybkość uruchomienia i przewidywalność kosztów, natomiast wdrożenie lokalne bywa uzasadnione w firmach z bardzo specyficznymi wymaganiami dotyczącymi przechowywania danych we własnej infrastrukturze.
Dla jakich firm model SaaS sprawdza się najlepiej
Model subskrypcyjny najlepiej sprawdza się w firmach, które nie zatrudniają własnego działu IT lub wolą, żeby zespół techniczny zajmował się rozwojem podstawowej działalności, a nie utrzymaniem serwerów. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, dla których jednorazowy wydatek na infrastrukturę serwerową byłby niewspółmiernie wysoki względem skali prowadzonego magazynu. Model chmurowy odpowiada również potrzebom firm sezonowych i szybko rosnących, ponieważ liczbę stanowisk czy zakres funkcji można zmieniać wraz ze zmieniającym się zapotrzebowaniem, bez konieczności wcześniejszego przewidywania skali działalności na kilka lat naprzód.
Korzyści z takiego podejścia opisuje szerzej strona korzyści systemu WMS online, natomiast firmy zastanawiające się nad wyborem konkretnego rozwiązania w modelu subskrypcyjnym mogą sprawdzić ofertę na stronie program magazynowy online. Warto przy tym pamiętać, że przejście z modelu chmurowego na lokalny w przyszłości, jeśli firma rzeczywiście będzie tego potrzebować, jest możliwe, choć wymaga osobnego projektu migracyjnego.
Model subskrypcyjny ma też znaczenie przy otwieraniu kolejnych lokalizacji. Firma rozwijająca sieć magazynów regionalnych nie musi za każdym razem powtarzać inwestycji w serwer i licencję - nowy magazyn dołącza się do istniejącej subskrypcji, a koszt rośnie proporcjonalnie do skali działalności, a nie skokowo przy każdym kolejnym uruchomieniu. Dla firm planujących ekspansję to zwykle istotny argument przemawiający za wyborem modelu chmurowego już na starcie, a nie dopiero po latach pracy na rozwiązaniu lokalnym.
Jak zacząć korzystanie z systemu magazynowego w modelu chmurowym
Uruchomienie systemu magazynowego online w modelu subskrypcyjnym przebiega w kilku uporządkowanych krokach, znacznie prostszych niż przy budowie środowiska lokalnego od podstaw.
- Wybór planu subskrypcji - dopasowanie liczby stanowisk i zakresu funkcji do bieżącej skali magazynu.
- Konfiguracja konta i migracja danych - przeniesienie kartotek towarowych i stanów początkowych do systemu dostawcy.
- Szkolenie zespołu - wprowadzenie pracowników magazynu do pracy w nowym interfejsie.
- Uruchomienie produkcyjne - przejście na pracę w systemie w codziennych operacjach magazynowych.
- Elastyczna zmiana planu - dostosowywanie zakresu subskrypcji w miarę wzrostu firmy, bez nowej inwestycji sprzętowej.
Dostawcy takich rozwiązań, jak program magazynowy Studio WMS.net, oferują zwykle wersję demonstracyjną, dzięki której zespół może przetestować system w modelu chmurowym przed podpisaniem umowy, bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów wdrożeniowych.
Przed podpisaniem umowy subskrypcyjnej warto sprawdzić, co dokładnie obejmuje opłata - czy wliczone są aktualizacje, wsparcie techniczne i kopie zapasowe, czy stanowią one osobne, dodatkowo płatne usługi.
Model chmurowy nie eliminuje potrzeby planowania wdrożenia, zmienia jednak jego charakter - z projektu inwestycyjnego wymagającego zaangażowania kapitału na proces operacyjny, który firma może rozpocząć niemal od razu po podjęciu decyzji. Dla wielu przedsiębiorstw to właśnie ta zmiana, a nie sama dostępność przez przeglądarkę, stanowi najważniejszy argument za wyborem systemu magazynowego w modelu subskrypcyjnym.
