Program magazynowy online coraz częściej towarzyszy osobom, które w danym momencie nie przebywają w hali magazynowej - właścicielowi firmy pracującemu z domu, kierownikowi regionalnemu odwiedzającemu inny oddział czy dyrektorowi logistyki w trakcie podróży służbowej. Zamiast czekać na telefon od magazyniera albo na zbiorczy raport przesłany pocztą elektroniczną, taka osoba loguje się do programu magazynowego przez przeglądarkę internetową i widzi bieżący stan operacji dokładnie w takim zakresie, w jakim widziałaby go przy biurku w siedzibie firmy. Ten artykuł opisuje, jak wygląda korzystanie z programu magazynowego online spoza budynku magazynu - od monitorowania stanów towarowych z domu, przez zarządzanie wieloma lokalizacjami naraz, po alerty wysyłane na telefon w chwili, gdy fizyczny dostęp do hali pozostaje niemożliwy.
Czym jest zdalny dostęp do programu magazynowego
Zdalny dostęp oznacza korzystanie z programu magazynowego spoza sieci lokalnej magazynu - z dowolnego miejsca posiadającego połączenie z Internetem i przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną. W odróżnieniu od stanowiska podłączonego bezpośrednio do sieci firmowej, zdalny użytkownik łączy się z tym samym serwerem bazy danych przez zabezpieczone połączenie, widząc dokładnie te same stany magazynowe, dokumenty i raporty co osoba pracująca na hali. Dla firm prowadzących kilka punktów sprzedaży lub magazynów regionalnych oznacza to możliwość nadzoru nad całą siecią bez fizycznej obecności w żadnym z obiektów.
Model ten różni się od tradycyjnego podejścia, w którym informacja o stanie magazynu docierała do osoby zarządzającej dopiero po powrocie do biura, w formie wydruku lub zestawienia przygotowanego przez pracownika na miejscu. Program magazynowy online eliminuje to opóźnienie - dane są dostępne w chwili, w której powstają, niezależnie od tego, gdzie w danym momencie znajduje się osoba, która chce je sprawdzić.
Warto podkreślić, że zdalny dostęp nie ogranicza się do samego podglądu danych. W zależności od nadanych uprawnień obejmuje również wykonywanie działań - zatwierdzanie dokumentów, korygowanie stanów czy odpowiadanie na zapytania kontrahentów - dokładnie tak, jakby dana osoba siedziała przy komputerze w biurze magazynu.
Monitorowanie magazynu z domu i biura innego oddziału
Najprostszym zastosowaniem zdalnego dostępu pozostaje bieżący podgląd stanów magazynowych z miejsca innego niż sam magazyn. Właściciel firmy pracujący danego dnia z domu sprawdza dostępność wybranego towaru równie szybko jak z komputera w biurze, a kierownik odwiedzający oddział w innym mieście przegląda stany magazynu macierzystego bez telefonowania do pracowników z prośbą o odczytanie liczby sztuk na regale. Ten sam mechanizm pozwala odpowiedzieć na pytanie klienta zadane poza siedzibą firmy - informacja o dostępności towaru pada od razu, na podstawie aktualnych danych, a nie przybliżonej pamięci rozmówcy. Taki sposób pracy sprawdza się szczególnie w firmach, w których decyzje o wysyłce czy uzupełnieniu zapasu zapadają szybko i nie mogą czekać na powrót osoby decyzyjnej do biura.
Dostęp do danych magazynowych podczas delegacji i podróży służbowej
Podróż służbowa czy wizyta u kontrahenta nie musi oznaczać utraty kontaktu z bieżącą sytuacją magazynu. Aplikacja Android WMS oraz przeglądarkowa wersja programu magazynowego działają na smartfonie i tablecie, dzięki czemu osoba w delegacji sprawdza stan zamówienia, zatwierdza dokument oczekujący na akceptację lub odpowiada na pytanie klienta bez oczekiwania na powrót do biura. W praktyce oznacza to, że decyzje wymagające wglądu w dane magazynowe nie muszą czekać kilku dni, aż osoba decyzyjna wróci z podróży - wystarczy chwila przy telefonie i połączenie z Internetem.
Zarządzanie wieloma lokalizacjami z jednego miejsca
Firmy prowadzące więcej niż jeden magazyn - własny oddział regionalny, wynajmowaną powierzchnię u operatora logistycznego czy magazyn klienta obsługiwany na zlecenie - zyskują dzięki programowi magazynowemu online jeden wspólny punkt dostępu do danych wszystkich lokalizacji. Zamiast logować się osobno do systemu każdego magazynu i ręcznie zestawiać wyniki w arkuszu kalkulacyjnym, osoba zarządzająca przełącza się między lokalizacjami z poziomu jednego konta, zachowując przy tym odrębność danych poszczególnych obiektów.
Porównanie stanów magazynowych między oddziałami na jednym ekranie
Zestawienie stanów kilku lokalizacji obok siebie ułatwia decyzję, z którego magazynu warto zrealizować dane zamówienie lub dokąd przesunąć nadwyżkę towaru. Dyrektor logistyki nadzorujący kilka oddziałów widzi w jednym miejscu, że jeden magazyn zbliża się do progu alarmowego zapasu, podczas gdy w drugim ten sam towar zalega ponad potrzebę - taka informacja, dostępna bez wizyty w żadnym z obiektów, pozwala zaplanować przesunięcie międzymagazynowe, zanim braki lub nadmiar staną się realnym problemem operacyjnym.
Dashboard menedżerski dostępny z dowolnego urządzenia
Dla osób zarządzających, które nie wykonują bezpośrednio operacji magazynowych, program magazynowy online udostępnia zbiorczy dashboard prezentujący najważniejsze wskaźniki - stany towarowe, liczbę dokumentów magazynowych oczekujących na zatwierdzenie, wartość zapasu czy postęp realizacji zamówień. Ekran ten dostosowuje układ do wielkości urządzenia, dzięki czemu ta sama informacja pozostaje czytelna zarówno na dużym monitorze w biurze, jak i na ekranie telefonu sprawdzanego w poczekalni czy w trakcie przerwy między spotkaniami.
Scenariusze dostępu zdalnego i możliwe działania
Zakres czynności dostępnych zdalnie zależy od miejsca, z którego użytkownik się loguje, oraz od nadanych mu uprawnień. Poniższe zestawienie porządkuje typowe sytuacje spotykane w codziennej pracy osób zarządzających magazynem spoza jego terenu.
| Miejsce, z którego pracuje użytkownik | Co może sprawdzić | Co może zrobić |
|---|---|---|
| Dom, praca zdalna | Bieżące stany magazynowe, status zamówień, raporty dnia | Zatwierdzić dokument, odpowiedzieć klientowi, zaplanować uzupełnienie zapasu |
| Biuro innego oddziału | Stany magazynu macierzystego obok danych oddziału, w którym aktualnie przebywa | Porównać zapasy, zlecić przesunięcie towaru między lokalizacjami |
| Delegacja, podróż służbowa | Dostępność towaru, dokumenty oczekujące na akceptację | Zaakceptować lub odrzucić dokument z poziomu telefonu |
| Spotkanie u kontrahenta | Stan konkretnego zamówienia lub pozycji asortymentowej | Udzielić klientowi wiążącej odpowiedzi bez telefonu do magazynu |
Alerty i powiadomienia wysyłane zdalnie
Program magazynowy online nie wymaga od osoby zarządzającej stałego, ręcznego sprawdzania stanów towarowych - zamiast tego system sam informuje o zdarzeniach wymagających reakcji, niezależnie od tego, czy odbiorca powiadomienia znajduje się akurat w magazynie, czy poza nim. Najczęstszym przykładem pozostaje spadek zapasu poniżej ustalonego progu alarmowego, ale powiadomienia obejmują również dokumenty oczekujące na zatwierdzenie, opóźnione wysyłki czy próby logowania spoza typowej lokalizacji.
Typowa ścieżka powiadomienia o niskim stanie towaru przebiega w kilku krokach, niezależnie od tego, na jakim urządzeniu odbiorca je otrzyma.
- System porównuje bieżącą ilość towaru z ustalonym progiem alarmowym po każdej operacji wydania.
- Po przekroczeniu progu program generuje powiadomienie i wysyła je na telefon lub adres e-mail osoby odpowiedzialnej za zamawianie danego asortymentu.
- Odbiorca otwiera powiadomienie z dowolnego miejsca i sprawdza szczegóły pozycji bezpośrednio w aplikacji mobilnej lub przeglądarce.
- Na tej podstawie podejmuje decyzję o złożeniu zamówienia do dostawcy lub zleceniu przesunięcia towaru z innej lokalizacji.
- Po uzupełnieniu zapasu system automatycznie przestaje generować kolejne powiadomienia dla danej pozycji.
Co jest potrzebne do pracy zdalnej z programem magazynowym
Korzystanie z programu magazynowego online spoza magazynu nie wymaga rozbudowanego zaplecza technicznego. Wystarczy urządzenie z przeglądarką internetową - komputer, tablet lub smartfon - oraz stabilne połączenie z Internetem, przewodowe w biurze innego oddziału albo mobilne w trakcie podróży. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania ani ręcznego konfigurowania połączenia z siecią firmową - logowanie odbywa się podobnie jak w przypadku popularnych serwisów internetowych, na podstawie loginu, hasła oraz, w razie potrzeby, dodatkowego etapu potwierdzenia tożsamości.
Bezpieczeństwo dostępu zdalnego do danych magazynowych
Możliwość logowania spoza siedziby firmy rodzi naturalne pytanie o bezpieczeństwo danych magazynowych. Zasady logowania i autoryzacji obejmują szyfrowane połączenie oraz - przy dostępie spoza sieci firmowej - dodatkowy etap potwierdzenia tożsamości, ograniczający ryzyko przejęcia konta nawet w przypadku wycieku samego hasła. Zakres danych widocznych dla danego konta pozostaje przy tym niezależny od miejsca logowania - kierownik regionalny widzi dokładnie te lokalizacje, do których został uprawniony, niezależnie od tego, czy loguje się z biura, z domu czy z lotniska.
Administrator programu ma wgląd w historię logowań oraz możliwość natychmiastowego zakończenia aktywnej sesji, na przykład w sytuacji zgubienia telefonu służbowego lub zmiany zakresu obowiązków pracownika. Odebranie dostępu działa od razu, bez konieczności fizycznej wizyty w magazynie czy zmiany ustawień na poszczególnych stanowiskach.
Przy nadawaniu dostępu zdalnego warto ograniczyć uprawnienia konta do zakresu rzeczywiście potrzebnego w podróży czy pracy z domu - podgląd stanów i akceptacja dokumentów zwykle wystarczają, bez udostępniania pełnej konfiguracji systemu poza siedzibą firmy.
Dla kogo przydaje się zdalny dostęp do programu magazynowego
Zakres uprawnień przypisany do konta decyduje o tym, co dana osoba widzi i może zrobić po zalogowaniu się spoza magazynu - podział ról i użytkowników w systemie WMS obejmuje również konta przeznaczone właśnie do pracy zdalnej. W praktyce z takiego dostępu korzysta kilka grup osób, których obowiązki nie ograniczają się do jednego stanowiska w magazynie.
- Właściciel firmy nadzorujący działalność poza godzinami pracy magazynu lub w trakcie nieobecności w biurze.
- Dyrektor logistyki odpowiedzialny za kilka lokalizacji jednocześnie, regularnie odwiedzający poszczególne oddziały.
- Kierownik regionalny przemieszczający się między magazynami podległymi jednej centrali.
- Dział sprzedaży, który potrzebuje szybkiej odpowiedzi o dostępności towaru podczas spotkania poza siedzibą firmy.
- Osoby czasowo pracujące z domu, dla których pełny dostęp stacjonarny pozostaje zbędny.
Korzyści zdalnego dostępu do programu magazynowego online
Możliwość korzystania z programu magazynowego spoza budynku magazynu zmienia sposób, w jaki osoby zarządzające podejmują codzienne decyzje. Zamiast czekać na powrót do biura lub polegać na telefonicznej relacji pracownika, sprawdzają dane samodzielnie, w chwili gdy są im rzeczywiście potrzebne - podczas delegacji, wizyty w innym oddziale czy pracy z domu. Alerty wysyłane automatycznie ograniczają ryzyko przeoczenia niskiego stanu towaru czy zaległego dokumentu, nawet gdy nikt nie ma w danym momencie fizycznego dostępu do hali magazynowej. Dla firm prowadzących więcej niż jedną lokalizację zdalny dostęp oznacza dodatkowo jeden spójny punkt nadzoru nad całą siecią magazynów, bez konieczności odwiedzania każdego z nich osobno. W dłuższej perspektywie przekłada się to na szybsze podejmowanie decyzji i mniejszą liczbę sytuacji, w których magazyn działa bez nadzoru tylko dlatego, że osoba odpowiedzialna nie znajduje się akurat na miejscu.
