Mroźnia usługowa zarabia na miejscu paletowym w ujemnej temperaturze. Każda doba palety w komorze kosztuje operatora prąd i kubaturę, więc WMS dla mroźni 3PL musi tę dobę policzyć i przypisać właściwemu właścicielowi towaru.
Studio WMS.net w roli mroźni 3PL rozlicza magazynowanie w miejscach paletowych × doby, przyjęte i wydane palety oraz usługi dodatkowe według cennika każdego kontrahenta. Nośnik MIX z kilkoma towarami liczy się jako jedno miejsce. Kontrahent widzi w portalu, po polsku albo angielsku, wyłącznie swój towar, a raport identyfikowalności pokazuje drogę partii od awiza do odbiorcy z bilansem równym zero.
To czwarty tekst z serii o magazynie mroźniczym. Trzy poprzednie opisują temperaturę i czas poza chłodnią, kompletację FEFO oraz nośniki MIX z wagą zmienną. Ten dotyczy pieniędzy i zaufania: jak rozliczyć wielu właścicieli towaru w jednym obiekcie i jak pokazać im dane bez telefonów i arkuszy. Szersze wprowadzenie znajdziesz w artykule WMS w mroźni.
Dlaczego rozliczenie decyduje o rentowności mroźni 3PL
Koszty mroźni są w większości stałe. Agregaty, izolacja komór i prąd kosztują tyle samo, czy regał jest pełny, czy w połowie pusty. Przychód rośnie tylko z zajętymi miejscami i z pracą wykonaną na towarze klienta.
Dlatego drobne błędy w rozliczeniu szybko się sumują. Paleta niedoliczona przez tydzień, przyjęcie zapisane na niewłaściwego kontrahenta albo usługa dodatkowa, o której nikt nie pamiętał przy fakturze, obniżają marżę bez żadnego sygnału ostrzegawczego.
Druga strona to zaufanie deponenta. W logistyce kontraktowej spór o fakturę zwykle sprowadza się do pytania, skąd wzięła się dana liczba. Rozliczenie z WMS odpowiada na nie wprost: każda pozycja ma pod sobą wiersze szczegółowe, a te wynikają z dokumentów magazynowych. Ogólne modele cenników 3PL opisuje artykuł o rozliczeniu kosztów magazynowych, a specyfikę usług chłodniczych, takich jak prąd postojowy czy zamrażanie, tekst o usługach chłodniczych w rozliczeniu 3PL.
Wielu właścicieli towaru w jednym obiekcie
Magazyn dzieli się na komory o własnej temperaturze. W wersji demonstracyjnej komora K1 ma minus 25 °C, a K2 minus 18 °C, każda z 8 czujnikami. Każdy kontrahent ma przypisaną swoją komorę, a jedna komora może mieścić towar kilku kontrahentów. Tak działa mroźnia usługowa 3PL z wieloma depozytorami.
System pilnuje rozdziału towaru na każdym etapie.
- Nośnik MIX to paleta z kilkoma towarami i partiami jednego kontrahenta. Ma numer SSCC nadany przez system i zajmuje jedno miejsce paletowe. Towaru dwóch kontrahentów na jednym nośniku system nie przyjmie.
- Odłożenie. Terminal podpowiada wolne gniazdo w komorze kontrahenta o właściwej temperaturze. Gniazdo w za ciepłej komorze zostanie odrzucone, a odłożenie do innej komory niż przypisana wymaga potwierdzenia i trafia do historii.
- Widoczność. Konto kontrahenta widzi wyłącznie swój towar i swoje dokumenty. Temperatury widzi tylko dla komór, w których leży jego towar.
- Podgląd operatora. Kierownik mroźni wybiera kontrahenta z listy i widzi portal tak, jak widzi go klient. Ułatwia to rozmowę przez telefon.
Ten sam podział stosuje każdy magazyn wielu klientów, opisany w artykułach 3PL - co to jest i magazyn klienta w systemie WMS. W mroźni dochodzi do tego temperatura komory jako warunek przyjęcia i odłożenia.
Rozliczanie paletodób w mroźni
Rozliczanie paletodób w mroźni to mnożenie liczby zajętych miejsc paletowych przez liczbę dób w okresie. Jedno miejsce zajęte przez jedną dobę to jedna paletodoba. Każdy kontrahent ma własny cennik, a rozliczenie powstaje z dokumentów, więc nikt niczego nie przepisuje.
| Pozycja rozliczenia | Jednostka | Skąd system bierze ilość |
|---|---|---|
| Magazynowanie | miejsce paletowe × doba | nośniki kontrahenta na stanie w każdej dobie okresu; nośnik MIX liczy się jako jedno miejsce |
| Przyjęcie palet | paleta | zatwierdzone dokumenty przyjęcia |
| Wydanie palet | paleta | zatwierdzone dokumenty wydania |
| Usługi dodatkowe (VAS) | według cennika | usługi dopisane do dokumentów magazynowych |
Zasada „nośnik MIX = jedno miejsce” ma znaczenie dla obu stron. Deponent nie płaci za każdą partię osobno, gdy kilka partii leży na jednej palecie. Dla operatora zasada jest uczciwa, bo nośnik MIX zajmuje w komorze jedno gniazdo, tak samo jak zwykła paleta.
Przykład z wersji demonstracyjnej
W demo kontrahent Morska Zatoka ma rozliczenie za 1-29 października 2026. Stawki pochodzą z cennika demo i pokazują sam mechanizm.
| Usługa | Ilość | Stawka netto | Wartość netto |
|---|---|---|---|
| Magazynowanie | 563 miejsca × doby | 4,50 zł | 2 533,50 zł |
| Przyjęcie palet | 19 palet | 13,50 zł | 256,50 zł |
| Wydanie palet | 25 palet | 13,50 zł | 337,50 zł |
| Razem netto | 3 127,50 zł | ||
| VAT 23% | 719,33 zł | ||
| Brutto | 3 846,83 zł |
Drugi kontrahent, Lodowa Dolina, ma za 1-27 października 624 miejsca × doby, 21 palet przyjętych i 18 wydanych, razem 3 088,80 zł netto. Ma własny cennik, więc stawki nie muszą być takie same jak u Morskiej Zatoki.
Kreator rozliczenia w trzech krokach
- Dane nagłówka. Kierownik wybiera oddział, kontrahenta, datę rozliczenia i okres, a potem generuje rozliczenie.
- Pozycje. System pokazuje usługi z ilością i wartością oraz liczbę wierszy szczegółowych. W przykładzie są trzy pozycje i 62 wiersze: 29 dla magazynowania, czyli po jednym na dobę, 17 dla przyjęć i 16 dla wydań. Przy każdej pozycji można dopisać uwagę, a osobno uwagi do całego dokumentu, widoczne dla właściciela towaru.
- Podsumowanie. Ekran pokazuje wartość netto, VAT 23% i kwotę brutto. Po kliknięciu „Zatwierdź” można wygenerować dokument rozliczeniowy do druku albo PDF i wysłać go klientowi.
Rozliczenie przed zatwierdzeniem zostaje w buforze i można je poprawić. Zatwierdzone trafia do rejestru rozliczeń usług. Rejestr ma kolumny z liczbą miejsc paletowych × doby, paletami przyjętymi i wydanymi oraz wartością netto, a z poziomu wiersza otwiera się podgląd do druku.
Rozliczenie jest tak dobre jak cennik. Przed pierwszym okresem sprawdź, czy cennik każdego kontrahenta ma stawkę za miejsce × dobę, za przyjęcie i wydanie palety oraz za usługi dodatkowe, które faktycznie wykonujecie. Raport obrotów kontrahentów i każdy rejestr można wyeksportować do Excela, więc porównanie rentowności klientów nie wymaga ręcznego zliczania.
Portal kontrahenta magazynu chłodniczego
Portal kontrahenta to panel, w którym właściciel towaru sam sprawdza stany i zleca pracę magazynowi. Działa w języku konta, po polsku albo po angielsku. Terminal magazyniera także ma wersję angielską, co pomaga przy zespołach wielojęzycznych.
| Zakładka | Co widzi i co robi kontrahent |
|---|---|
| Stany | kartony, waga netto, nośniki, partie z terminem mijającym w ciągu 30 dni i przeterminowane; lista z partią, terminem przydatności, datą mrożenia, kartonami i statusem blokady |
| Przyjęcia i Wydania | dokumenty w wybranym zakresie dat; kliknięcie numeru otwiera linie dokumentu |
| Awiza dostaw | zgłoszenie dostawy z terminem i liniami; anulowanie możliwe do przyjęcia pierwszego nośnika |
| Zlecenia wysyłki | odbiorca, termin, pilne, linie; lista pokazuje tylko kartony dostępne do wydania, a zlecenie ponad stan zostanie odrzucone |
| Temperatury | komory z towarem kontrahenta, stan Norma, Odchylenie albo Awaria, alarmy z 7 dni i wykres z 24 godzin |
Status blokady, na przykład pobranie prób do badań albo zatrzymanie sanitarne, kontrahent widzi przy partii. Nie dzwoni więc z pytaniem, dlaczego towar nie wyjechał. Zablokowanej partii nie da się też zamówić do wysyłki.
Awizo i zlecenie wysyłki mają dwa sposoby zapisu. „Bufor” zapisuje szkic, który można jeszcze zmienić, a „Zapisz” przekazuje dokument mroźni do realizacji. Anulowanie nie usuwa zapisu: na liście zostaje status „Anulowane” z informacją, kto i kiedy anulował. Anulowane zlecenie od razu przestaje rezerwować kartony.
Wymagania sieci handlowych co do świeżości towaru także są widoczne w portalu. Na zleceniu wysyłki można wpisać minimalną liczbę dni do terminu przydatności. Szczegóły reguł odbiorców opisuje drugi artykuł serii, o kompletacji FEFO i wymaganiach sieci handlowych. Model samoobsługi klienta 3PL poza chłodnictwem opisuje tekst o panelu klienta 3PL i zamówieniach w samoobsłudze.
Import awiza z Excela w układzie kontrahenta
Wielu deponentów nie chce wpisywać awiza w portalu, bo ma je już w swoim systemie. Dlatego integracja awizacji z Excela przyjmuje plik w układzie kontrahenta. Nie trzeba go przerabiać na wzór magazynu. W wersji demonstracyjnej są trzy różne układy:
- Lodowa Dolina - polskie nagłówki, indeks asortymentu i liczba kartonów;
- Morska Zatoka - angielskie nagłówki, GTIN zamiast indeksu i waga oczekiwana linii;
- Polarny Smak - inna kolejność kolumn i waga netto linii zamiast kartonów; liczbę kartonów system wylicza z wagi kartonu w kartotece.
Wiersze z tym samym numerem awiza tworzą jedno awizo dostawy. System sprawdza asortyment z kartoteki kontrahenta, liczbę kartonów, daty i zgodność daty mrożenia partii z danymi już zapisanymi. Błąd jednego wiersza odrzuca całe awizo, z numerem wiersza i powodem. Nie powstaje awizo częściowe, które magazyn przyjąłby niepełne.
Utworzone awizo widać w portalu i na terminalu przyjęcia. Magazynier wybiera je i dostaje gotowe linie z datą mrożenia z pliku. Planowanie dostaw po stronie bramy i ramp opisuje artykuł o awizacji dostaw.
Temperatury komór w portalu
Deponent widzi temperaturę każdej komory, w której leży jego towar, wraz z normą i liczbą swoich nośników. Do tego alarmy z ostatnich 7 dni i wykres z 24 godzin. W demo odczyty daje generator i symulator awarii, a w instalacji produkcyjnej czujniki przesyłają je co 1-5 minut przez API albo bramkę klienta. Jak powstaje alarm i co dzieje się po awarii chłodzenia, opisuje pierwszy artykuł serii, o kontroli łańcucha chłodniczego i czasu poza komorą.
Traceability partii w chłodnictwie i raport wycofania
Traceability partii w chłodnictwie oznacza możliwość odtworzenia, skąd partia przyszła, gdzie leżała i komu ją wydano. Test na sucho, tzw. mock recall, sprawdza to przed prawdziwym wycofaniem żywności z rynku. Raport identyfikowalności wyszukuje partię po numerze partii, SSCC nośnika albo kartonu, numerze dokumentu PZ lub WZ, partii surowca albo numerze ubojni. Wyszukanie po surowcu pokazuje wszystkie partie z tego surowca.
Raport ma stałe sekcje:
- dane partii, w tym termin, data mrożenia i dane weterynaryjne;
- historia statusów, czyli próby, zatrzymania, kwarantanny i zwolnienia z numerem dokumentu;
- przyjęcie z awizem, dokumentem dostawy, SSCC nośników i wagami;
- przebieg w magazynie z czasem poza chłodnią i lokalizacjami;
- sąsiedztwo na nośnikach, czyli inne partie z tych samych palet MIX;
- wydanie z dokumentami WZ, odbiorcami i paletami wysyłkowymi;
- gdzie partia leży teraz oraz bilans.
Bilans zerowy partii to kontrola, że ilość przyjęta minus wydana, minus będąca w kompletacji, minus leżąca na stanie daje zero. Różnica inna niż zero oznacza, że trzeba wyjaśnić brak albo nadwyżkę, zanim raport trafi do inspekcji. Raport można wydrukować na A4 albo wyeksportować do CSV, który otwiera się w Excelu z polskimi znakami. Kontrahent widzi ten raport tylko dla swoich partii.
Na zrzucie widać partię filetu z dorsza z przyjęcia 21 września: 5 kartonów, 53 kg netto i 69,731 kg brutto, ze statusem pobrania prób do badań i numerem dokumentu. Na tym samym nośniku MIX leżała partia łososia. Przy wycofaniu ta informacja mówi, czy trzeba sprawdzić także sąsiednią partię. Więcej o statusach i kwarantannie w tekście o identyfikowalności partii i kwarantannie w WMS dla mroźni.
System dostarcza dowody do audytu HACCP, IFS albo BRC: historię temperatur, alarmy potwierdzone przez kierownika z komentarzem, historię czasu poza chłodnią, statusy z numerem dokumentu i identyfikowalność partii. Certyfikat dostaje zakład, a nie oprogramowanie. Listę dowodów opisuje artykuł o audycie w magazynie chłodniczym.
Arkusz Excel czy rozliczenie z WMS
Wiele mroźni usługowych zaczyna od arkusza, w którym ktoś raz w miesiącu liczy palety z wydruków stanów. Poniższe zestawienie porównuje oba podejścia w sprawach, o które najczęściej pytają deponenci.
| Sprawa | Arkusz prowadzony ręcznie | Rozliczenie z WMS |
|---|---|---|
| Liczba miejsc × doby | z wydruków stanów, zwykle na wybrane dni | z nośników na stanie w każdej dobie okresu |
| Nośnik MIX | ryzyko liczenia każdej partii jako osobnej palety | jedno miejsce paletowe |
| Przyjęcia i wydania palet | przepisywane z dokumentów | z zatwierdzonych dokumentów |
| Podstawa każdej pozycji | trzeba ją odtworzyć przy reklamacji | wiersze szczegółowe pod każdą pozycją |
| Dokument dla klienta | osobny plik z ręcznie liczonym VAT | dokument z netto, VAT i brutto do druku albo PDF |
| Sprawdzenie przez deponenta | na prośbę, mailem | stany, przyjęcia i wydania w portalu |
| Wycofanie partii | zbieranie danych z kilku źródeł | jeden raport z bilansem, druk A4 i CSV |
Na co uważać przy wdrożeniu
Rozliczenie i portal działają od pierwszego dnia, jeśli przed startem przygotuje się cztery rzeczy.
- Cennik każdego kontrahenta - stawki za miejsce × dobę, przyjęcie i wydanie palety oraz usługi dodatkowe.
- Stany otwarcia - stan magazynu wczytuje się z pliku XLSX. Wiersze z tym samym SSCC tworzą jeden nośnik MIX, a błędne wiersze system odrzuca z numerem i powodem.
- Układy plików awiz - dla każdego kontrahenta, który przysyła awiza z własnego systemu.
- Konta portalu - z językiem konta i przypisaniem do kontrahenta.
Seria - magazyn mroźniczy w praktyce
- Kontrola łańcucha chłodniczego i limit czasu poza komorą w systemie WMS - temperatury komór, alarmy, awaria chłodzenia, czas poza chłodnią i kwarantanna.
- Kompletacja FEFO i wymagania sieci handlowych w logistyce mrożonek - kolejność pobrań, minimalny termin dla odbiorcy, cross-docking.
- Obsługa nośników MIX i ewidencja wagi zmiennej w magazynie mroźniczym - przyjęcie nośnika MIX, ważenie, data mrożenia, etykieta GS1-128.
- Magazyn mroźniczy 3PL - transparentne rozliczenia i portal kontrahenta (ten artykuł).
Wszystkie procesy można sprawdzić w demo WMS dla mroźni i chłodni 3PL, z kontami kierownika, magazyniera i dwóch kontrahentów. Opis ekranów krok po kroku zawiera instrukcja obsługi WMS dla mroźni, a przegląd funkcji strona system WMS dla mroźni i chłodni.
Hasła z tego artykułu zebrano w słowniku magazynu chłodniczego.
