TMS program do zarządzania transportem - integracja, monitoring i praca spedytora

TMS program do zarządzania transportem - zakres systemu

System TMS obsługuje etap, który zaczyna się w chwili przyjęcia zlecenia przewozu, a kończy na rozliczeniu kursu. Między tymi punktami mieszczą się planowanie oraz przydział zasobów. Dochodzą do nich monitorowanie kursu i dokumenty. Program do zarządzania transportem ma sens wtedy, gdy zbiera te etapy w jednym miejscu i pozwala spedytorowi pracować na jednej liście zleceń zamiast na kilku arkuszach.

Według opisu producenta rodzina Linkway składa się z kilku systemów, które współpracują z TMS. Tabela zestawia je z zadaniem każdego i z danymi, które wymieniają z systemem głównym. Opis pochodzi z materiałów producenta, a szczegółowy zakres konkretnej wersji należy potwierdzić w ofercie.

Ogólny opis systemu producent zamieszcza na stronie Linkway TMS, a wprowadzenie do pojęcia znajduje się w artykule czym jest system zarządzania transportem. Zestawienie systemów, z którymi TMS zwykle współpracuje w całej firmie, opisuje tekst o systemach IT w branży TSL.

Panel spedytora - zlecenia i dokumenty

Codzienna praca spedytora polega na podejmowaniu wielu drobnych decyzji w krótkim czasie. Im mniej okien, tym mniej pomyłek. Według producenta wszystkie zlecenia transportowe widać w jednej kolejce razem ze statusem oraz historią kontaktu. Spedytor nie przeskakuje między arkuszami a komunikatorami, tylko pracuje w jednym panelu.

Kolejka zleceń i statusy

Kolejka jest widokiem na tę samą tabelę zleceń, przefiltrowaną według statusu albo terminu. Dobrze zaprojektowana pozwala szybko odfiltrować zlecenia wymagające reakcji: bez przydzielonego kierowcy, z brakującym dokumentem lub z zagrożonym oknem rozładunku. Reszta powinna pozostawać na dalszym planie, żeby nie zasłaniać pilnych spraw.

Harmonogram i przydział zasobów

Harmonogram powstaje metodą przeciągnij i upuść, a system pokazuje konflikty w czasie rzeczywistym. Spedytor przydziela kierowcę oraz pojazd z naczepą, a program podpowiada okna załadunkowe oraz zwraca uwagę na ograniczenia ADR i kabotażu. Dostępność floty i kierowców liczy się na podstawie czasu pracy, więc plan nie zakłada, że kierowca przejedzie więcej, niż mu wolno.

Reguła: system może ostrzec o naruszeniu limitu czasu pracy, ale decyzję o zmianie planu podejmuje człowiek, który zna kontekst kursu.

Dostęp klienta do własnych zleceń

Portal dla klientów oznacza, że część danych opuszcza wewnętrzny system, więc filtr dostępu jest wymogiem, a nie dodatkiem. Klient widzi wyłącznie własne zlecenia, a spedytor zewnętrzny tylko te, które zostały mu przydzielone. Filtr powinien działać po stronie serwera, przy każdym zapytaniu, a nie jedynie przez ukrycie kolumn w interfejsie, bo ukrytą kolumnę da się pobrać z odpowiedzi serwera.

Dokumenty i teczka zlecenia

Program generuje z danych zlecenia listy przewozowe oraz faktury. Rozpoznaje też niekompletne wpisy i podpowiada kompletność teczki, co skraca czas akceptacji dokumentów. Szczegóły obiegu dokumentów opisuje artykuł o zarządzaniu dokumentami w Linkway.TMS.

Integracja TMS z innymi systemami w firmie

TMS bez integracji jest kolejnym miejscem, do którego trzeba wpisywać dane. Wartość rośnie, gdy dane zlecenia i awizacji przechodzą między systemami bez udziału człowieka. Według producenta Linkway.INTEGRATOR łączy program TMS z telematyką oraz z ERP. Zamówienia i koszty są wymieniane bez ręcznego eksportu.

Konsolidację danych GPS od wielu dostawców opisuje artykuł o kontroli danych GPS w Linkway.INTEGRATOR, a rolę portalu i wymiany EDI omawia tekst o Linkway.BRIDGE.

TMS i magazyn - awizacje oraz rampy

Producent opisuje, że Linkway.YMS komunikuje rampy z TMS, dzięki czemu okna czasowe i rezerwacje trafiają wprost na magazyn. Po stronie magazynu ten sam mechanizm realizuje moduł opisany w tekście o awizacjach w Studio VSS.net. Ze względu na sposób przekazywania danych między magazynem a transportem warto przeczytać o integracji WMS z ERP przez REST i kolejki, bo te same wzorce stosuje się do połączenia z TMS.

Efekt dla transportu jest prosty: awizacja oraz numer rampy są znane przed przyjazdem kierowcy, więc plan dnia nie zakłada postoju, którego można uniknąć. Postoje na rampie są jednym z największych kosztów, których faktura przewoźnika zwykle nie pokazuje.

Monitorowanie kursów i ETA w TMS

Monitorowanie odpowiada spedytorowi na dwa pytania: gdzie jest pojazd i czy zdąży w oknie dostawy. System odpowiada na nie na podstawie pozycji pojazdu oraz wyliczonego czasu przyjazdu. Producent opisuje, że Linkway.TRACKER dostarcza bieżące pozycje i zdarzenia, a spedytor widzi, czy pojazd dojechał, czy stoi w kolejce i jaki jest wyliczony ETA. Funkcje modułu przedstawia strona o linkway.TRACKER.

Pozycja i odległość do celu

Prosty sposób oszacowania odległości od pojazdu do rampy daje typ danych geograficznych w SQL Server. Przykład poniżej liczy odległość w linii prostej. Jest to dolne oszacowanie, bo droga jest dłuższa, więc do rzeczywistego ETA służy silnik wyznaczania tras, a nie ta wartość. Punkty geograficzne opisuje dokumentacja metody STDistance.

DECLARE @pojazd geography = geography::Point(52.4064, 16.9252, 4326);
DECLARE @rampa  geography = geography::Point(52.2297, 21.0122, 4326);

SELECT @pojazd.STDistance(@rampa) / 1000.0 AS km_w_linii_prostej;

Współrzędne w przykładzie są dowolne. Pierwszy argument funkcji Point to szerokość, drugi to długość geograficzna, a trzeci to identyfikator układu odniesienia WGS 84, w którym pracuje GPS.

Alarm opóźnienia względem okna dostawy

Alarm ma sens tylko względem uzgodnionego okna rozładunku. System porównuje wyliczone ETA z końcem okna i zgłasza kursy, w których przyjazd wypada po nim. Zapytanie poniżej pokazuje istotę reguły, z zastosowaniem funkcji DATEDIFF. Tabele są przykładowe.

SELECT k.id_kursu,
       k.nr_zlecenia,
       k.okno_rozladunku_do,
       e.eta_rozladunek,
       DATEDIFF(MINUTE, k.okno_rozladunku_do, e.eta_rozladunek) AS minuty_po_oknie
FROM dbo.kurs AS k
JOIN dbo.eta_kursu AS e ON e.id_kursu = k.id_kursu
WHERE k.status = 'W realizacji'
  AND e.eta_rozladunek > k.okno_rozladunku_do
ORDER BY minuty_po_oknie DESC;

Wynik jest listą do obsługi wyjątków. Spedytor może zmienić rampę, poinformować klienta albo przeplanować trasę. Obliczanie czasu dojazdu i jego ograniczenia opisuje artykuł o ETA w Linkway.

Brak łączności z telematyką

Pozycje przestają napływać z różnych powodów: pojazd wjechał w miejsce bez zasięgu, urządzenie zostało wyłączone albo padło łącze po stronie dostawcy. System powinien odróżniać brak danych od braku ruchu. Pojazd, który od godziny nie przysłał pozycji, ma ostatnią znaną lokalizację oznaczoną jako nieaktualną, a nie pozostaje na mapie w miejscu, którego już nie zajmuje.

Dla alarmu opóźnienia oznacza to konieczność drugiej reguły. Jeśli ETA nie da się wyliczyć, kurs trafia na listę wyjątków z komunikatem o braku danych, a nie znika z listy alarmów. W przeciwnym razie kursy z awarią łącza wyglądają na bezproblemowe, choć system po prostu nic o nich nie wie.

Potwierdzenia z aplikacji kierowcy

Dane z pojazdu uzupełniają zapisy z aplikacji kierowcy. Według producenta rejestrowane są potwierdzenia etapów oraz zdjęcia dokumentów, a wszystko trafia do właściwego zlecenia. Dzięki temu zlecenie zamyka się szybciej, bo dokument dociera do biura, zanim kierowca wróci na bazę.

Dzień pracy spedytora w systemie TMS

Rytm dnia spedytora jest powtarzalny, więc dobrze go opisać i porównać z tym, co system może przejąć. Tabela pokazuje typowe etapy oraz zadania, które program wykonuje automatycznie, i te, które nadal wymagają człowieka.

Klient sam potrafi odciążyć spedytora, jeśli ma dostęp do statusów. Według producenta Linkway.BRIDGE udostępnia portal śledzenia i dokumentów, w którym klient pobiera CMR i widzi ETA, więc dział obsługi odbiera mniej telefonów. Powiadomienia o zmianie statusu mogą też iść automatycznie, na przykład jako SMS, co producent opisuje jako element systemu transportowego.

Rytm pracy spedytora w innym wariancie systemu, zorientowanym na zmianę codziennych nawyków, omawia tekst o programie TMS w codziennej pracy spedytora.

Raporty kosztów i marż z danych TMS

Dane zebrane w trakcie kursu przydają się po jego zamknięciu. Według producenta raporty kosztów i marż oraz analiza pustych przebiegów i opóźnień są dostępne od ręki, co pozwala ocenić relacje i klientów pod kątem wyniku. Moduł floty z kolei łączy koszty serwisu z rentownością tras, więc pojazdy generujące największe koszty są widoczne w raporcie.

Sposób liczenia takich wskaźników, wraz z pułapkami alokacji kosztów, opisuje tekst o wskaźnikach floty dla menedżera. Jakość raportu zależy od kompletności danych w zleceniu: koszt przypisany do kursu i kurs przypisany do pojazdu. Jeśli któryś z tych związków jest pusty, wskaźnik jest niedokładny, choć wygląda poprawnie.

Podpowiedzi AI i ich granice

Producent opisuje moduł Linkway.AI, który automatyzuje wprowadzanie danych, proponuje stawki na podstawie historii i sugeruje okna załadunkowe. Wykrywa też anomalie w kosztach i trasach, na przykład nietypowe spalanie. Podpowiedź systemu jest jednak sugestią, a nie decyzją: spedytor akceptuje stawkę, a zapis powinien pokazywać, kto to zrobił. Szerzej o zastosowaniu AI w TMS pisze artykuł o programie TMS wyposażonym w AI.

Kryteria oceny programu TMS

Przy wyborze systemu warto odejść od listy funkcji, bo wszystkie oferty deklarują podobny zestaw. Lepszą miarą jest zachowanie systemu w przypadkach granicznych oraz koszt zmian po wdrożeniu. Tabela zbiera kryteria, o które warto zapytać dostawcę, i wskazuje, co świadczy o dobrej odpowiedzi.

Kryteria najlepiej sprawdzać na własnych danych, a nie na przykładach dostawcy. Kilka zleceń z życiowymi komplikacjami, takimi jak kurs z dwoma rozładunkami albo zmiana terminu w dniu wyjazdu, pokazuje więcej niż godzinna prezentacja.

Wdrożenie TMS etapami

System działa tak dobrze, jak dobrze zostały przygotowane dane początkowe. Wdrożenie rozłożone na etapy ogranicza ryzyko, bo dyspozytorzy nie zmieniają całego sposobu pracy jednego dnia. Producent opisuje, że system rośnie razem z firmą: można zacząć od podstawowego modułu zleceń, a później dołączać kolejne moduły, z zachowaniem ciągłości pracy dyspozytorów.

• Analiza wymagań - spisanie procesów spedycyjnych, danych, które istnieją w firmie, i miejsc, gdzie dziś powstają rozbieżności.
• Uruchomienie zleceń i dokumentów - pierwszy etap produkcyjny, bo daje szybki efekt i nie wymaga integracji z telematyką.

Kolejność prac producenta opisuje artykuł o czterech etapach wdrożenia Linkway.TMS. Zmiana kolejności jest możliwa, ale wymaga uzgodnienia z dostawcą, bo integracje zależą od siebie nawzajem.

Reguła: migracji danych z arkuszy nie zaczyna się od historii, tylko od aktualnych zleceń oraz kontrahentów.