Program TMS w codziennej pracy spedytora - od wyceny do rozliczenia

Program TMS w pracy spedytora - przebieg jednej zmiany

Zmiana spedytora zaczyna się od listy zleceń bez przypisanego pojazdu, a kończy na zleceniach zamkniętych z kompletem dokumentów. Program TMS (Transport Management System) prowadzi ten przebieg jako ciąg statusów zapisanych w jednej bazie, a nie jako zestaw arkuszy i wiadomości. Jego zadanie jest proste: każde zlecenie ma mieć obsadę w postaci kierowcy i pojazdu oraz termin i aktualny status.

Według opisu producenta program TMS od Linkway automatyzuje planowanie frachtu, ułatwia komunikację z kierowcami i pozwala reagować na zmiany w czasie rzeczywistym. Szerzej o tym systemie pisze artykuł o programie TMS w firmie transportowej, a poniższe sekcje opisują mechanizmy, które stoją za takim narzędziem, bez deklarowania konkretnych modułów.

Poranna kolejka zleceń do obsadzenia

Pierwszą czynnością jest przegląd zleceń bez obsady, posortowanych według terminu załadunku. Spedytor zaczyna od tych, w których do rozpoczęcia załadunku zostało najmniej czasu. Zlecenie, które czeka na pojazd od wczoraj, wskazuje na problem w planowaniu, a nie w bieżącej dyspozycji.

Obsadzenie zlecenia wymaga potwierdzenia czterech elementów, które system zestawia na jednym ekranie.

• Pojazd - nadwozie oraz ładowność zgodne z ładunkiem.
• Kierowca - dostępny w terminie i z uprawnieniami wymaganymi przy danym ładunku.
• Okno załadunku - termin potwierdzony przez nadawcę.
• Okno rozładunku - termin zaakceptowany przez odbiorcę, łącznie ze slotem na rampie.

Ostatni punkt bywa źródłem najwięcej korekt, bo slot na rampie odbiorcy nie zależy od przewoźnika. Sposób ułożenia rezerwacji po stronie przewoźnika opisuje artykuł o kalendarzu dla firmy transportowej.

Odchylenia od planu w ciągu dnia

Po południu praca zmienia charakter: spedytor reaguje na zdarzenia, a nie układa plan. Awaria pojazdu, korek na trasie albo przesunięty załadunek uruchamiają ten sam łańcuch decyzji, który system powinien skrócić do kilku kliknięć. Pomaga w tym jednolity słownik statusów, w którym każda zmiana ma właściciela.

Reguła: zlecenie, które nie zmienia statusu dłużej niż zakłada plan, jest wyjątkiem do zgłoszenia spedytorowi, a nie tematem do wyjaśniania po reklamacji klienta.

Przeplanowanie po awarii pojazdu

Awaria pojazdu w trakcie kursu uruchamia ciąg decyzji, który system powinien skrócić do jednego widoku. Spedytor musi ustalić, które zlecenia z planu tego pojazdu zostają naruszone, którzy inni kierowcy są w pobliżu i czy ich pozostały czas pracy wystarcza na przejęcie ładunku.

Przeładunek na inny pojazd wymaga zgodności typu nadwozia i uprawnień kierowcy, a także zgody nadawcy, jeśli ładunek ma wymagania szczególne. Każda taka zmiana powinna zostawić ślad w zleceniu: kto ją zatwierdził, o której godzinie i z jakim nowym terminem dla odbiorcy. Bez tego ustalenia rozpraszają się po rozmowach telefonicznych, a rozliczenie kursu wymaga odtwarzania zdarzeń z pamięci.

Zlecenie od wyceny do faktury

Zlecenie transportowe przechodzi przez etapy, z których każdy wymaga innych danych. Program obsługujący cały cykl usuwa przepisywanie tych samych pól między narzędziami, a wraz z nim część pomyłek.

Wycena i marża

Na etapie ofertowania potrzebna jest szybka kalkulacja. Obejmuje ona odległość i zużycie paliwa, a także opłaty drogowe oraz czas pracy kierowcy. Wyliczenie oparte na cenniku i danych historycznych zajmuje sekundy, a wykonane ręcznie w arkuszu trwa kilka minut, przy czym każda pomyłka trafia prosto w marżę.

Wycenę trzeba porównywać z rzeczywistym kosztem po zamknięciu kursu. Systematyczne odchylenie w jedną stronę oznacza, że stawki bazowe wymagają korekty, a nie że pojedyncze zlecenie było nietypowe. Ten sam problem od strony narzędzi opisuje porównanie arkusza kalkulacyjnego i systemu TMS w transporcie.

Realizacja i rejestracja warunków przewozu

Po przyjęciu zlecenia spedytor śledzi postęp, reaguje na opóźnienia i informuje odbiorcę. Automatyczna zmiana statusu na podstawie danych lokalizacyjnych zdejmuje z kierowcy obowiązek meldowania się telefonem. Przy przewozach z kontrolą temperatury dochodzi zapis warunków w trakcie kursu, który odbiorca bywa w stanie wymagać i który zabezpiecza przewoźnika przy reklamacji jakościowej.

Dokumenty z kursu, na przykład list przewozowy CMR, trafiają do zlecenia jako zdjęcie albo skan. Zamknięcie zlecenia bez kompletu dokumentów blokuje fakturę, więc braki powinny być widoczne na liście spedytora, a nie odkrywane przy rozliczeniu miesiąca.

Fakturowanie z danych realizacji

Faktura wystawiona bezpośrednio ze zlecenia uwzględnia dodatkowe opłaty za przestój albo dodatkowy punkt rozładunku. Te pozycje są najczęściej pomijane, bo ich udokumentowanie po fakcie jest trudne. Zapis czasu przyjazdu i odjazdu z pojazdu daje podstawę do naliczenia postoju bez negocjacji, a bez takich danych rozmowa sprowadza się do zestawienia relacji kierowcy z relacją magazynu.

Zestawienie przychodu i kosztu w podziale na klientów pokazuje, którzy z nich przynoszą marżę, a którzy zajmują flotę bez odpowiedniego wynagrodzenia. Analiza według relacji wskazuje z kolei kierunki, na których opłaca się szukać ładunku powrotnego. Obie perspektywy są potrzebne, bo klient nierentowny na jednej relacji bywa opłacalny na innej.

Planowanie tras i dobór pojazdu

Ułożenie kolejności punktów oraz przypisanie ładunków do pojazdów należą do zadań, w których narzędzie informatyczne wyraźnie przewyższa planowanie ręczne, o ile dysponuje kompletem danych. Ogólne zasady tego etapu zbiera artykuł o planowaniu transportu.

Ograniczenia uwzględniane w planie

Realistyczny plan bierze pod uwagę ładowność pojazdu, okna czasowe dostaw, ograniczenia tonażowe na trasie, czas pracy kierowcy oraz uprawnienia potrzebne przy ładunkach specjalnych. Pominięcie któregokolwiek warunku daje plan, który wygląda dobrze na ekranie i jest niewykonalny w praktyce. Zespół szybko przestaje wtedy korzystać z podpowiedzi systemu.

Ładunki powrotne i konsolidacja

Puste przebiegi należą do największych źródeł kosztu. Narzędzie, które zestawia planowane zwolnienia pojazdów z dostępnymi zleceniami w danym rejonie, ułatwia ich ograniczenie. Przykładowe zapytanie o pojazdy kończące kurs w wybranym rejonie w ciągu najbliższych trzech godzin wygląda tak (nazwy tabel są ilustracyjne, nie pochodzą z żadnego produktu).

DECLARE @Region nvarchar(20) = N'WLKP';

SELECT p.NumerRejestracyjny, z.PlanowanyKoniec, z.MiejsceRozladunku
FROM dbo.PlanPojazdu AS z
JOIN dbo.Pojazd AS p ON p.PojazdId = z.PojazdId
WHERE z.RegionRozladunku = @Region
  AND z.PlanowanyKoniec BETWEEN SYSDATETIME() AND DATEADD(HOUR, 3, SYSDATETIME())
ORDER BY z.PlanowanyKoniec;

Konsolidacja przesyłek drobnicowych wymaga dodatkowo analizy kubatury i kolejności rozładunku. Ręczne układanie takich tras jest czasochłonne i podatne na pomyłki przy większej liczbie punktów. Jeżeli firma korzysta z giełd ładunków, wymiana danych z platformą pozwala publikować wolne pojazdy i pobierać oferty bez przepisywania, ale o tym, które pojazdy trafiają do publikacji, powinien decydować spedytor. Automatyczne wystawianie całej floty ujawnia konkurencji strukturę pracy firmy.

Czas pracy kierowców i dane z tachografu

Przepisy o czasie prowadzenia pojazdu i odpoczynkach wpływają bezpośrednio na możliwości planistyczne. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006, opisane na stronie Komisji Europejskiej o czasie jazdy i odpoczynku, ustala między innymi dzienny limit jazdy 9 godzin, z możliwością przedłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu. Tygodniowy limit wynosi 56 godzin, a łączny czas jazdy w dwóch kolejnych tygodniach nie może przekroczyć 90 godzin.

Reguła: przerwa co najmniej 45 minut jest wymagana najpóźniej po 4,5 godziny jazdy, więc plan trasy musi ją przewidywać jako pozycję, a nie jako zbieg okoliczności.

Dane z tachografu w planowaniu

Pobranie danych z karty kierowcy i z pamięci tachografu pozwala wpisać w plan rzeczywisty pozostały czas jazdy. Planowanie bez tej informacji prowadzi do kursów, których nie da się wykonać bez naruszenia przepisów. Poniższe zapytanie wskazuje kierowców, którym do tygodniowego limitu zostało mniej niż 9 godzin, więc nie zmieszczą już pełnego dnia jazdy (schemat przykładowy).

SELECT KierowcaId,
       SUM(DATEDIFF(MINUTE, Poczatek, Koniec)) AS MinutyJazdy
FROM dbo.AktywnoscKierowcy
WHERE Rodzaj = N'JAZDA'
  AND Poczatek >= @PoczatekTygodnia
  AND Poczatek < DATEADD(DAY, 7, @PoczatekTygodnia)
GROUP BY KierowcaId
HAVING SUM(DATEDIFF(MINUTE, Poczatek, Koniec)) > (56 - 9) * 60;

Analiza tych danych służy też wykrywaniu naruszeń, zanim ujawni je kontrola, a koszt kar bywa wielokrotnie wyższy niż koszt narzędzia, które im zapobiega. Przepływ danych z tachografów do systemu rozliczania czasu pracy opisuje producent na stronie Linkway Integrator dla Tacho Ekspert, a szerszy kontekst daje artykuł o programie do logistyki transportu i danych z pojazdów.

Delegowanie kierowców i rozliczenia płac

Przewozy międzynarodowe wiążą się z obowiązkami dotyczącymi wynagrodzenia kierowców w państwach, przez które prowadzi trasa. Rozliczenie wymaga danych o czasie i miejscu wykonywania pracy, a ręczne odtwarzanie tras dla celów płacowych jest przy większej flocie praktycznie niewykonalne. Powiązanie tych informacji z systemem płacowym ogranicza pracochłonność i ryzyko błędu. Zakres obowiązków w konkretnym przypadku warto potwierdzić w aktualnych przepisach, bo zmieniają się one częściej niż konfiguracja programu.

Komunikacja z kierowcą i monitoring floty

Ciągłe telefony do kierowców i od kierowców potrafią zdezorganizować pracę dyspozytora. Zamiast rozmów spedytor wysyła zlecenia oraz dokumenty przez aplikację, a ustalenia zostają w historii zlecenia. Kierowca odsyła statusy oraz skany dokumentów tą samą drogą. Rozdział ról w aplikacji mobilnej opisuje artykuł o aplikacji dla kierowcy i spedytora.

Widok floty i reakcja na zdarzenia

Program zintegrowany z monitoringiem GPS pokazuje na jednej mapie pozycję pojazdów i status realizowanych zadań. Gdy na trasie pojawia się problem, spedytor widzi go od razu, kontaktuje się z kierowcą, wskazuje objazd albo informuje odbiorcę o nowym czasie przyjazdu. Sposób wyliczania przewidywanego czasu dojazdu opisuje artykuł o ETA w systemach Linkway, a zasady scalania danych z różnych lokalizatorów - tekst o integratorze GPS dla flot.

Reguła: monitoring floty uruchamia się na jednym oddziale albo na jednej relacji, a dopiero po ustabilizowaniu danych obejmuje całą flotę.

Integracja telefonii z flotą

Producent opisuje także integrację z Tell Romania, która ułatwia zarządzanie połączeniami telefonicznymi z flotą i dostęp do informacji o kierowcach. Szczegóły znajdują się na stronie Linkway Integrator Tell Romania.

Uprawnienia i bezpieczeństwo danych w systemie spedycyjnym

System spedycyjny gromadzi informacje handlowe o wysokiej wartości, na przykład stawki oraz strukturę tras. Ich ochrona ma wymiar biznesowy, nie tylko techniczny.

Zakres dostępu do danych

Dyspozytor potrzebuje danych operacyjnych, handlowiec informacji o klientach, a księgowość danych rozliczeniowych. Rozdzielenie tych zakresów ogranicza skutki nieuprawnionego dostępu i porządkuje pracę. Na poziomie bazy SQL Server taki podział można wyrazić filtrem wierszy, opisanym w dokumentacji jako zabezpieczenia na poziomie wierszy, choć tego, czy dany produkt z niego korzysta, trzeba zapytać dostawcę.

Szczególnej uwagi wymagają uprawnienia do eksportu. Możliwość pobrania pełnej bazy klientów przez każdego użytkownika jest ryzykiem, które ujawnia się dopiero przy odejściu pracownika do konkurencji.

Kopie zapasowe i dostęp zdalny

Przerwa w dostępie do systemu zatrzymuje dyspozycję, a przy większej flocie oznacza szybko rosnące koszty. Plan postępowania na wypadek awarii powinien być opisany i przetestowany. Minimum to możliwość odczytania obsady oraz zleceń w toku z kopii dostępnej niezależnie od systemu głównego.

Dostęp spoza siedziby jest w transporcie potrzebą realną, bo dyżury bywają pełnione poza biurem. Wymaga jednak zabezpieczonego połączenia i uwierzytelniania dwuskładnikowego, a rejestr logowań ułatwia wykrycie prób wejścia z nietypowych lokalizacji. Model pracy w przeglądarce opisuje artykuł o systemie TMS online.

Wdrożenie programu TMS w firmie spedycyjnej

Uruchomienie narzędzia zmienia sposób pracy zespołu, dlatego wymaga zaplanowania nie tylko od strony technicznej. Etapy takiego projektu opisuje artykuł o wdrożeniu systemu linkway.TMS w czterech etapach.

Kolejność uruchamiania obszarów

W praktyce sprawdza się start od obsługi zleceń i fakturowania, a dopiero potem dołączenie planowania tras i integracji z telematyką. Uruchomienie wszystkiego jednocześnie zwiększa ryzyko i obciąża zespół ponad miarę. Każdy etap warto zamknąć oceną, czy dał zakładany efekt, zanim rozpocznie się kolejny. Projekty prowadzone bez takich punktów kontrolnych rozciągają się w czasie bez wyraźnego końca.

Integracja z systemami księgowymi i magazynowymi

Zlecenie zamknięte w programie TMS przekazuje do systemu finansowego dane potrzebne do faktury, a z systemu magazynowego można odebrać termin gotowości ładunku. Zakres takiej wymiany opisuje artykuł o integracji systemu TMS z ERP i WMS. Przed uruchomieniem trzeba ustalić, który system jest właścicielem danych kontrahenta, bo dwa równoległe słowniki klientów rozjeżdżają się po kilku tygodniach.

Miary powodzenia wdrożenia

Przed startem trzeba ustalić, co będzie uznane za sukces. Sprawdzają się dwa rodzaje miar: czas od zamknięcia zlecenia do wystawienia faktury oraz udział pustych przebiegów w łącznym przebiegu floty. Miary wybrane po fakcie zawsze da się dobrać tak, aby projekt wypadł korzystnie, co niczego nie wnosi do decyzji o dalszym rozwoju narzędzia.