Wskaźniki floty w oprogramowaniu transportowym dla menedżera

Wskaźniki floty a decyzje menedżera

Menedżer transportu podejmuje co miesiąc kilka decyzji, które kosztują realne pieniądze. Przyjąć zlecenie po niskiej stawce czy odrzucić. Zostawić pojazd we flocie czy go sprzedać. Podnieść cenę dla klienta czy zmienić trasę. Każda z tych decyzji wymaga liczby, a nie wrażenia z odprawy dyspozytorów.

Wskaźniki floty dostarczają takich liczb, o ile oprogramowanie transportowe zbiera dane u źródła i nie wymaga ich przepisywania do arkusza. Wskaźnik ma sens dopiero wtedy, gdy jest przypisany do konkretnej decyzji. Tabela zestawia trzy najczęściej używane wskaźniki z decyzją, którą wspierają, oraz z danymi, które muszą znaleźć się w systemie.

Szerszy przegląd funkcji, które dostarczają te dane, zawiera artykuł o oprogramowaniu dla transportu i jego funkcjach.

Koszt na kilometr - z czego się składa

Wskaźnik powstaje z podzielenia kosztów pojazdu w wybranym okresie przez kilometry przejechane w tym samym okresie. Trudność leży w liczniku. Paliwo widać na fakturach z kart paliwowych, ale rachunki za serwis i opony oraz rata leasingowa trafiają do księgowości z opóźnieniem i pod różnymi kontami. Jeśli system transportowy nie wiąże kosztu z pojazdem, wskaźnik powstaje raz w miesiącu w arkuszu i w chwili publikacji jest już nieaktualny.

Reguła: koszty i kilometry liczy się dla tego samego pojazdu i tego samego okresu, inaczej wskaźnik nie ma sensu.

Przykład poniżej liczy koszt kilometra i udział przebiegu bez ładunku dla każdego pojazdu w jednym miesiącu. Zapytanie korzysta z funkcji SUM z T-SQL oraz z NULLIF, który chroni przed dzieleniem przez zero przy pojeździe stojącym w warsztacie. Nazwy tabel i kolumn są przykładowe i nie opisują schematu żadnego produktu.

WITH przebieg AS (
    SELECT id_pojazdu,
           SUM(km_z_ladunkiem + km_puste) AS km_razem,
           SUM(km_puste)                  AS km_puste
    FROM dbo.kurs
    WHERE data_kursu >= '20260901' AND data_kursu < '20261001'
    GROUP BY id_pojazdu
),
koszt AS (
    SELECT id_pojazdu, SUM(kwota) AS koszt_razem
    FROM dbo.koszt_pojazdu
    WHERE data_kosztu >= '20260901' AND data_kosztu < '20261001'
    GROUP BY id_pojazdu
)
SELECT p.nr_rejestracyjny,
       k.koszt_razem / NULLIF(pr.km_razem, 0)           AS koszt_na_km,
       100.0 * pr.km_puste / NULLIF(pr.km_razem, 0)     AS proc_km_pustych
FROM dbo.pojazd AS p
JOIN przebieg AS pr ON pr.id_pojazdu = p.id_pojazdu
JOIN koszt    AS k  ON k.id_pojazdu  = p.id_pojazdu
ORDER BY koszt_na_km DESC;

Ranking od najdroższego pojazdu wskazuje kandydatów do sprawdzenia, ale nie rozstrzyga sprawy. Pojazd o wysokim koszcie kilometra bywa po prostu młodszy i obciążony ratą, a nie awaryjny. Dlatego obok wartości łącznej trzeba oglądać składniki osobno, przynajmniej podział na koszty stałe i zmienne.

Marża na zleceniu i koszt kursu

Marża na zleceniu jest różnicą między przychodem a kosztem kursu. Przychód zna każdy system, bo wynika ze stawki w zleceniu. Koszt kursu wymaga alokacji: paliwa, opłat drogowych, wynagrodzenia kierowcy za czas kursu oraz części kosztów stałych pojazdu. Przy transporcie własnym alokacja opiera się na przebiegu i czasie, a przy podwykonawcy koszt jest znany z góry, bo wynika z jego stawki.

Alokacja kosztów stałych na kurs

Najprostsza metoda rozkłada koszty stałe pojazdu proporcjonalnie do kilometrów. Metoda oparta na czasie lepiej oddaje sytuację, w której pojazd długo stoi na załadunku, bo wtedy kilometrów jest mało, a koszt narasta. Wybór metody trzeba ustalić raz i stosować konsekwentnie, żeby marże z różnych miesięcy dało się porównać. Zmiana metody w środku roku unieważnia porównania historyczne.

Marża w ujęciu klienta i relacji

Marża pojedynczego kursu jest szumem. Dopiero suma po kliencie albo po relacji pokazuje wzorzec: klient z niską stawką i długim czasem oczekiwania na rampie potrafi być droższy w obsłudze niż klient z wyższą stawką i sprawnym załadunkiem. Do oceny czasu oczekiwania przydają się dane z okien czasowych, opisane w tekście o kalendarzu slotów dla firmy transportowej.

Reguła: zlecenie o dodatniej marży brutto może być stratne, jeśli wliczyć czas postoju i puste kilometry powrotu.

Ranking klientów po marży łatwo policzyć funkcją okna. Zapytanie poniżej sumuje marżę na zleceniach z kwartału, a klauzula OVER z T-SQL nadaje pozycję w rankingu bez osobnego zapytania. Tabela i kolumny są przykładowe.

SELECT id_klienta,
       COUNT(*)                                   AS liczba_zlecen,
       SUM(przychod - koszt_kursu)                AS marza_pln,
       SUM(przychod - koszt_kursu) / NULLIF(SUM(przychod), 0) AS marza_proc,
       RANK() OVER (ORDER BY SUM(przychod - koszt_kursu) DESC) AS pozycja
FROM dbo.zlecenie_rozliczone
WHERE data_rozliczenia >= '20260701' AND data_rozliczenia < '20261001'
GROUP BY id_klienta;

Warto porównać dwie kolumny: marżę w złotych i marżę procentową. Klient z wysokim procentem, ale kilkoma zleceniami, wnosi mało do wyniku. Klient z niskim procentem i dużym wolumenem potrafi z kolei zapełniać pojazdy, które inaczej wracałyby puste, więc jego niska marża bywa uzasadniona.

Wykorzystanie pojazdów i puste przebiegi

Wykorzystanie pojazdu można mierzyć na trzy sposoby, które dają różne odpowiedzi. Pierwszy to udział czasu w ruchu w czasie dostępnym. Drugi to udział kilometrów z ładunkiem w kilometrach ogółem. Trzeci to zapełnienie naczepy względem ładowności lub liczby miejsc paletowych. Pojazd bywa więc zajęty w pierwszym sensie i słabo wykorzystany w trzecim.

• Udział pustych kilometrów - stosunek przebiegu bez ładunku do całego przebiegu, liczony dla pojazdu albo dla relacji.
• Czas postoju - suma czasu bez ruchu silnika i bez pracy kierowcy, którą system oddziela od przerw obowiązkowych.

Puste przebiegi generują koszt bez przychodu, więc każdy punkt procentowy udziału ma bezpośredni wpływ na koszt na kilometr ładunkowy. Tekst o planowaniu tras dla flot mieszanych pokazuje, jak rodzaj napędu zmienia to, co uznaje się za opłacalny kurs.

Wskaźniki operacyjne w raporcie menedżera

Wskaźniki finansowe mówią, ile firma zarobiła, ale nie tłumaczą dlaczego. Uzupełniają je wskaźniki operacyjne, które wskazują miejsce, gdzie tracony jest czas: punktualność załadunków i rozładunków oraz czas postoju na rampie. Oba wymagają znaczników czasu zapisanych automatycznie, a nie wpisywanych z pamięci po kursie.

Postój na rampie jest kosztem, który rzadko trafia do faktury. Gdy umowa z klientem przewiduje płatny czas oczekiwania, dowodem przy rozliczeniu staje się zapis wjazdu i wyjazdu. Jeśli takiej klauzuli brak, ten sam zapis pokazuje, ile firma finansuje z własnej kieszeni, i jest argumentem w rozmowie o stawkach.

Jak mierzyć opóźnienie kursu

Opóźnienie ma sens tylko względem uzgodnionego okna. Kurs, który przyjechał godzinę po planie, ale w oknie dostaw klienta, nie jest opóźniony z jego punktu widzenia. Dlatego system powinien przechowywać okno razem ze zleceniem, a nie tylko planowaną godzinę. O tym, jak liczony jest czas dojazdu, mówi artykuł o ETA w systemie Linkway.

Odpowiedzialność za wskaźnik

Wskaźnik bez właściciela nie zmienia zachowań. Punktualność załadunków należy do dyspozytora, koszt kilometra do menedżera floty, marża na zleceniu do osoby odpowiedzialnej za relacje z klientem. Przypisanie odpowiedzialności zaczyna się od tego, że każdy z tych ludzi widzi własną liczbę w tym samym raporcie i ta liczba nie zależy od ręcznych poprawek.

Układ raportu dla menedżera transportu

Raport, który ma 40 kolumn, nie jest czytany. Menedżer potrzebuje jednej strony z kilkoma liczbami i możliwością zejścia do szczegółu, gdy któraś z nich odbiega od normy. Sprawdza się układ trójwarstwowy: podsumowanie okresu, zestawienie według pojazdów i klientów oraz lista kursów odstających.

• Podsumowanie okresu - koszt na kilometr i marża, obok udziału pustych kilometrów, porównane z poprzednim okresem oraz z tym samym okresem rok wcześniej.
• Lista wyjątków - kursy o ujemnej marży, pojazdy powyżej progu kosztu i klienci z najdłuższym czasem postoju, posortowani według wpływu na wynik.

Częstotliwość zależy od tego, jak szybko wskaźnik reaguje na decyzję. Punktualność i postoje ogląda się dziennie lub tygodniowo, bo dyspozytor może je jeszcze zmienić. Koszt kilometra i marżę ogląda się miesięcznie, po zamknięciu kosztów, a decyzje o taborze co kwartał lub rok.

Reguła: raport pokazuje odchylenia od normy, a nie wszystkie dane, bo menedżer ma reagować na wyjątki.

Przy większej flocie raporty warto budować raz, jako zapytania lub szablony po stronie serwera raportowego, a nie w arkuszach lokalnych. Wtedy każdy odbiorca widzi te same liczby z tego samego dnia, a zmiana definicji wskaźnika wymaga poprawki w jednym miejscu.

Źródła danych dla wskaźników floty

Wskaźnik jest tyle wart, ile dane, z których powstał. W praktyce dane napływają z telematyki pojazdu, z systemu zleceń oraz z księgowości. Każde z tych źródeł ma własny identyfikator pojazdu i własny rytm aktualizacji, co jest częstą przyczyną rozbieżności w raportach.

Telematyka i integracja danych GPS

Flota rzadko korzysta z jednego dostawcy telematyki. Według opisu producenta Linkway.INTEGRATOR scala dane GPS z wielu systemów w jednym widoku, co pozwala liczyć wskaźniki dla całego taboru bez względu na markę urządzenia. Zagadnienie omawia też artykuł o kontroli danych GPS w Linkway.INTEGRATOR.

Tachograf i czas pracy kierowcy

Producent opisuje także wymianę danych z systemem NANOSERWIS, dzięki której dane z tachografu można zestawić z danymi zlecenia i rozliczyć czas pracy kierowcy. Opis znajduje się na stronie integracji z NANOSERWIS. Dla wskaźników oznacza to możliwość policzenia kosztu godziny pracy kierowcy w kursie, a nie średniej z całego miesiąca.

Identyfikator pojazdu jako wspólny klucz

Jeśli telematyka zna pojazd po numerze urządzenia, system zleceń po numerze rejestracyjnym, a księgowość po numerze inwentarzowym, połączenie tych źródeł wymaga tabeli odwzorowań. Tabela jest prosta, ale ktoś musi ją aktualizować przy każdej zmianie pojazdu, na przykład po wymianie urządzenia GPS. Brak takiej aktualizacji zostawia w raporcie pojazdy bez kosztów albo koszty bez pojazdów.

Jak czytać wskaźniki, żeby nie podjąć złej decyzji

Największe błędy nie wynikają z rachunku, tylko z próby. Miesiąc z jednym dużym remontem zawyża koszt kilometra pojazdu, a miesiąc bez serwisu go zaniża. Rzetelniejsza jest średnia krocząca z kilku miesięcy albo koszt liczony na przebiegu narastającym.

Wskaźniki powinny pochodzić z jednego zapytania lub jednego raportu, a nie z ręcznych zestawień. Jeśli firma ma własne szablony, wygodnie oprzeć je na usłudze raportowej opisanej w tekście o SQL Report Builder, która czyta te same tabele co system zleceń.

Od wskaźnika do decyzji o taborze

Decyzje o taborze zapadają rzadko i kosztują najwięcej. Dane o awaryjności i kosztach eksploatacji poszczególnych modeli pojazdów pomagają wybrać, w co inwestować przy odnawianiu floty. Wymagają jednak historii z co najmniej kilku lat i spójnej ewidencji zdarzeń serwisowych, przypisanych do konkretnego pojazdu.

Zanim system zacznie liczyć takie zestawienia, dobrze jest przejść analizę wymagań opisaną w artykule o analizie przedwdrożeniowej, bo to ona ustala, które dane w firmie w ogóle istnieją. Zestawienie systemów, z których dane mogą pochodzić, opisuje tekst o systemach IT w branży TSL, a porównanie z arkuszem kalkulacyjnym omawia artykuł o Excelu i systemie TMS.