TMS Linkway w transporcie drogowym - od zlecenia do rozliczenia frachtu

TMS Linkway w transporcie drogowym - zakres systemu

Spedycja i fracht drogowy to praca na wielu terminach jednocześnie. Zlecenie wpływa od klienta, ładunek trzeba dopasować do pojazdu, kierowca musi mieć czas na kurs, a po dostawie ktoś rozlicza koszty z przewoźnikiem i przychód z klientem. System TMS gromadzi te etapy w jednym środowisku, dzięki czemu spedytor nie przepisuje tych samych danych do kolejnych narzędzi.

Według opisu producenta linkway.TMS automatyzuje planowanie oraz rozliczanie przewozów i monitoruje ich przebieg. Integracje z zewnętrznymi systemami oraz telematyka usprawniają przepływ informacji. Rezultat zależy od konfiguracji i od tego, jak firma opisze swoje procesy, więc ten artykuł skupia się na mechanizmach, a nie na obietnicach.

Ogólne omówienie klasy oprogramowania zawiera strona Program TMS - linkway, a porównanie zakresów funkcji artykuł o programie TMS do zarządzania transportem. Producent opisuje podstawy tematu także w tekście o systemie zarządzania transportem.

Planowanie tras i przydział zleceń

Ręczne układanie tras opiera się na pamięci planisty i na kilku mapach. Przy niewielkiej liczbie zleceń działa, ale każda zmiana w ciągu dnia wymusza przeliczenie wszystkiego od początku. Automatyzacja planowania odciąża zespół z powtarzalnych zadań i skraca czas reakcji na zmianę.

Dobór pojazdu i ograniczenia

System podpowiada trasy i łączy ładunki, a następnie dobiera pojazdy i kierowców zgodnie z ograniczeniami. Ograniczenia obejmują ładowność i typ nadwozia oraz dostępny czas pracy kierowcy. Reguły te działają jak filtr: pojazd niespełniający któregokolwiek warunku nie trafia na listę propozycji. Sposób pracy planisty w takim układzie omawia artykuł o planowaniu transportu.

Puste przebiegi i łączenie ładunków

Puste przebiegi są największym pojedynczym kosztem, którego da się uniknąć. Łączenie ładunków na trasie powrotnej lub w ramach jednego kursu zwiększa wykorzystanie floty i ogranicza zużycie paliwa. W praktyce oznacza to wyższą marżę na frachtach, bo koszt kursu rozkłada się na więcej przewożonych jednostek.

Reakcja na zmianę w ciągu dnia

Plan zbudowany rano rzadko przetrwa do wieczora. Klient zmienia godzinę załadunku, pojazd ma awarię, a kierowca traci czas w kolejce na granicy. System przelicza wtedy propozycje dla pojazdów, które nadal są dostępne, i pokazuje, które kursy są zagrożone. Planista nie odtwarza przy tym całego dnia, tylko zatwierdza zmianę w jednym miejscu, a zmiana przechodzi do aplikacji kierowcy i do widoku klienta.

Reguła: plan kursu oceniany jest po udziale kilometrów z ładunkiem, a nie po samej liczbie zleceń przypisanych do pojazdu.

Fracht FTL i LTL - pojemność naczepy i LDM

Rozróżnienie na ładunek pełny i częściowy zmienia sposób planowania. FTL (Full Truck Load) zajmuje cały pojazd i jedzie bezpośrednio od nadawcy do odbiorcy. LTL (Less than Truck Load) łączy przesyłki od różnych klientów w jednym kursie.

Masa rozliczeniowa w LTL

Przy frachcie częściowym przestrzeń bywa ograniczeniem szybciej niż nośność. Lekki ładunek o dużych gabarytach zajmuje wiele metrów podłogi, choć niewiele waży. W wycenie stosuje się więc zwykle większą z dwóch wielkości: masę rzeczywistą albo masę wynikającą z przeliczenia LDM. Reguła leży po stronie umów z przewoźnikami, więc system powinien przechowywać ją jako parametr klienta lub przewoźnika.

LDM jako jednostka planowania

LDM (loading meter) to metr bieżący podłogi naczepy o szerokości 2,4 m. Standardowa naczepa ma około 13,6 m długości ładunkowej, co daje około 13,6 LDM. Przeliczenie ładunku na LDM polega na podzieleniu powierzchni zajętej przez ładunek przez szerokość naczepy. Europaleta o wymiarach 1,2 na 0,8 m zajmuje 0,96 m kw., czyli 0,4 LDM.

Przykład w C# liczy LDM dla jednakowych jednostek ładunkowych i zaokrągla wynik w górę do jednej dziesiątej. Metoda pomija piętrowanie i obrót jednostek, dlatego stanowi punkt wyjścia, a nie kalkulator ofertowy.

public static class Naczepa
{
    const decimal SzerokoscM = 2.4m;   // szerokość podłogi standardowej naczepy

    // LDM = powierzchnia zajęta przez ładunek / szerokość naczepy, w górę do 0,1
    public static decimal Ldm(int sztuk, decimal dlugoscM, decimal szerokoscM)
        => Math.Ceiling(sztuk * dlugoscM * szerokoscM / SzerokoscM * 10m) / 10m;
}

// Naczepa.Ldm(10, 1.2m, 0.8m) zwraca 4.0m

Przelicznik masy na LDM ustalają w praktyce umowy przewoźników, często jako 1850 kg na 1 LDM. Nie jest to przepis, więc warto zapisać go w kartotece klienta jako parametr, a nie w kodzie.

Grupowanie przesyłek w LTL

W przypadku zleceń częściowych system grupuje przesyłki i pilnuje okien czasowych. Automatyczne powiadomienia pomagają utrzymać terminowość, a kolejność rozładunków wynika z okien u poszczególnych odbiorców, a nie tylko z odległości między punktami. Współpraca z platformami zleceń i operatorami ułatwia pozyskiwanie ładunków oraz rozliczenia z podwykonawcami, o czym mówi także strona o operatorze logistycznym.

Monitoring pozycji i ETA

Pozycje pojazdów napływają do systemu z modułów telematycznych i wpływają na przewidywany czas dojazdu, czyli ETA. Kiedy pojazd odchyla się od planu, system wysyła alert, a dyspozytor widzi opóźnienie wcześniej niż odbiorca. To oszczędza czas na przeplanowanie kolejnych dostaw.

Progi alertów opóźnień

Alert o opóźnieniu ma sens, jeśli dotyczy odchylenia, które zmienia coś dla odbiorcy. Próg ustawiony na pięć minut generuje setki sygnałów, na które nikt nie reaguje, a zespół szybko uczy się je ignorować. Rozsądniej powiązać próg z oknem czasowym odbiorcy: system ostrzega, gdy przewidywany czas dotarcia wychodzi poza okno albo zbliża się do jego granicy.

Geofencing na rampie

Geofencing pozwala automatycznie rejestrować zdarzenia na rampie i potwierdzać statusy załadunku oraz rozładunku. Pojazd wjeżdżający w zdefiniowaną strefę zmienia status zlecenia, a kierowca nie musi klikać potwierdzenia w aplikacji. Monitoring pozycji obsługuje linkway.TRACKER, a dane z wielu źródeł GPS zbiera linkway.INTEGRATOR. Sposób prezentowania czasu dojazdu przewoźnikowi opisuje materiał o ETA od Linkway.

Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym

Przewóz drogowy wymaga dokumentów, których brak zatrzymuje kurs albo rozliczenie. System wspiera dokumentację przewozową, w tym międzynarodowy list przewozowy CMR, oraz procesy dla przewozów ADR. Rejestruje wymagane załączniki i pilnuje zgodności procedur.

Co oznaczają skróty w dokumentach

List przewozowy CMR stosuje się w międzynarodowym przewozie drogowym, a jego podstawą jest konwencja genewska z 1956 roku. POD (Proof of Delivery) to potwierdzenie dostawy z podpisem odbiorcy, które zamyka zlecenie i otwiera fakturowanie. ADR to europejska umowa dotycząca międzynarodowego przewozu drogowego towarów niebezpiecznych, nakładająca dodatkowe wymogi na pojazd oraz na kierowcę z dokumentami.

Reguła: system sprawdza kompletność dokumentów przed rozpoczęciem kursu, ponieważ brak dokumentu wychodzi na jaw najczęściej podczas kontroli drogowej.

Wymagania zależą od rodzaju ładunku i trasy, dlatego konkretny zestaw dokumentów ustala się na podstawie obowiązujących przepisów oraz umowy przewozu, a nie na podstawie opisu funkcji programu. Sposób prowadzenia obiegu plików opisuje artykuł o tym, jak Linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami.

Dokument z trasy i aplikacja kierowcy

Zlecenie z nawigacją oraz potwierdzenie dostawy są dostępne w telefonie kierowcy, a zdjęcia dokumentów trafiają do systemu bez pośredników. Skraca to czas rozliczeń i poprawia jakość informacji. Mobilne moduły ułatwiają też planowanie postojów i obsługę czasu pracy kierowców, dzięki czemu zespół spełnia wymogi i unika kar. Funkcje aplikacji opisuje strona o aplikacji dla kierowcy.

Rozliczanie frachtu i fakturowanie

Koszty paliwa i opłaty drogowe trafiają do jednego miejsca razem ze stawkami przewoźników. Diety kierowców są odrębną pozycją, którą również przypisuje się do kursu. Mechanizmy rozliczeń rozbijają koszt na kursy i klienta, co ułatwia analizę rentowności. Podejście to pomaga podejmować decyzje cenowe i budować spójną politykę stawek.

Rozliczenie z podwykonawcą i klientem

Przy frachcie realizowanym przez podwykonawcę system zestawia stawkę zakupu z ceną sprzedaży. Różnica jest marżą spedytora, którą da się obliczyć dla każdego zlecenia osobno. Fakturowanie wykorzystuje komplet danych ze zleceń i tras, więc wystawianie dokumentów sprowadza się do zatwierdzenia gotowej pozycji. Gotowe szablony przyspieszają pracę, a spójność danych ogranicza liczbę korekt.

Waluty w rozliczeniach międzynarodowych

Przy frachtach zagranicznych stawki bywają wyrażone w walucie obcej, a faktura wystawiana jest w innej. Kurs przeliczenia wynika z umowy albo z tabeli kursów z dnia określonego w dokumentach. System powinien zapisać kurs razem z kwotą, aby po miesiącach dało się odtworzyć, dlaczego marża wyszła taka, a nie inna.

Raporty rentowności w T-SQL

Analizę marży według klienta i kierunku da się przygotować zapytaniem z klauzulą ROLLUP, opisaną w dokumentacji GROUP BY w T-SQL. Zapytanie zwraca sumy częściowe dla klienta oraz sumę ogólną. Nazwy tabel i kolumn są przykładowe.

SELECT klient, kierunek,
       COUNT(*)                        AS liczba_kursow,
       SUM(przychod_pln - koszt_pln)   AS marza_pln
FROM dbo.Kursy
GROUP BY ROLLUP (klient, kierunek);

Zestawienia te trafiają do księgowości i kontrolingu jako eksport, dzięki czemu cały zespół pracuje na tych samych liczbach. Rentowność poszczególnych klientów i kierunków widać w jednym miejscu, a analiza trendów pokazuje, gdzie rosną koszty i gdzie opłaca się zmienić stawki.

Integracje z telematyką i systemami zewnętrznymi

System łączy się z monitoringiem GPS oraz z systemami przewoźników i platform zleceń. Integracja z urządzeniami w pojazdach ułatwia rejestrowanie trasy oraz zdarzeń. Dane spływają automatycznie, więc raporty są aktualne, a dyspozytorzy widzą pełny obraz operacji.

Wymiana danych z ERP i WMS

Interfejsy integracyjne pozwalają współpracować z systemami ERP i WMS oraz z firmami zewnętrznymi. System wymienia zlecenia i dokumenty, a statusy przekazuje na bieżąco, co zmniejsza liczbę telefonów i wiadomości. Partnerzy szybciej potwierdzają realizację, a firma może obsłużyć więcej zleceń bez proporcjonalnego wzrostu zatrudnienia. Zakres i format komunikatów lepiej uzgodnić na etapie negocjacji umowy, niż dostosowywać po jej podpisaniu. Tematykę opisuje artykuł o integracji TMS z ERP i WMS.

• Zlecenia przychodzące - import z systemu klienta zamiast ręcznego wpisywania danych.
• Statusy wychodzące - komunikat o załadunku oraz o dostawie wraca do systemu zleceniodawcy, razem z ETA.

Import zleceń z zewnętrznego systemu powinien być powtarzalny bez skutków ubocznych. Ponowne przesłanie tego samego zlecenia z tym samym numerem zewnętrznym aktualizuje istniejący rekord, a nie tworzy drugiego. Bez takiej zasady każda awaria łącza kończy się ręcznym szukaniem duplikatów, a spedytor nie wie, którą z dwóch kopii ma obsłużyć. Numer zewnętrzny zleceniodawcy trzeba więc zapisywać jako osobne pole z unikalnością w obrębie klienta.

Uprawnienia i ślad audytowy

Funkcje dostępu i śladów audytowych zapewniają bezpieczeństwo operacji. Uprawnienia rozdziela się według ról, tak aby księgowość nie zmieniała tras, a dyspozytor nie edytował stawek. Integracje z systemami paliwowymi wspierają kontrolę nadużyć, ponieważ zestawiają ilość zatankowanego paliwa z przebiegiem pojazdu.

Produkty Linkway i etapowe wdrożenie

Ekosystem produktów Linkway pozwala rozwijać zakres bez wymiany całego oprogramowania. Firmy zaczynają od najpilniejszych obszarów, a potem rozszerzają zakres, co zmniejsza ryzyko i ułatwia szkolenie zespołu. Zgodnie z opisem producenta krótki czas uruchomienia i wsparcie konsultantów przyspieszają osiąganie efektów.

Kolejność uruchamiania modułów opisuje materiał o czterech etapach wdrożenia linkway.TMS, a specyfikę obsługi zleceń zagranicznych artykuł o linkway.TMS w transporcie międzynarodowym. Aktualny opis produktu znajduje się na stronie linkway.TMS.

Korzyści z wdrożenia mierzy się na kilku poziomach. Lepsze planowanie i niższe koszty poprawiają marżę na zleceniach, a szybsze rozliczanie poprawia przepływy finansowe. Lepsza terminowość przekłada się na lojalność klientów i powracające zlecenia, co stabilizuje przychody.