Zarządzanie flotą i procesami transportowymi w systemie TMS

Zarządzanie flotą i procesami transportowymi - jedna lista zleceń

Firma transportowa, która przyjmuje zlecenia telefonem, a dane prowadzi w mailach i arkuszach, ma kilka wersji tej samej informacji. Status kursu jest w notatce dyspozytora, cena w mailu klienta, a koszt paliwa w zestawieniu księgowej. Sprawdzenie, na jakim etapie jest jedno zlecenie, wymaga kilku rozmów i kończy się rozbieżnymi odpowiedziami.

System TMS zastępuje te źródła jedną listą zleceń, w której każdy przewóz ma własny rekord od przyjęcia do rozliczenia. Do rekordu dopisuje się pojazd z kierowcą oraz terminy z dokumentami dostawy. Każdy uprawniony pracownik widzi te same, aktualne dane, więc znika spór o to, która wersja jest prawdziwa.

Lista zleceń pozwala filtrować i sortować przewozy według statusu lub terminu realizacji. Ogólną klasę takiego oprogramowania opisuje strona Program TMS - linkway, natomiast ten artykuł koncentruje się na tym, jak dane o pojazdach łączą się z procesem transportowym.

Statusy zlecenia i przypisanie pojazdu

Przejrzysta lista zleceń zależy od tego, czy statusy mają zdefiniowany sens. Jeżeli każdy dyspozytor rozumie słowo „w drodze” inaczej, filtr według statusu pokazuje mieszaninę kursów.

Cykl życia zlecenia

Przewóz przechodzi przez pięć stanów, od przyjęcia po rozliczenie. Poprawnie zaprojektowany system nie pozwala przeskakiwać stanów, na przykład rozliczyć zlecenia, które nie zostało rozładowane. Zasadę można zapisać jako tablicę dozwolonych przejść. Przykład w C# ma charakter poglądowy i nie odzwierciedla kodu żadnego produktu.

using System;
using System.Collections.Generic;
using System.Linq;

public enum StatusZlecenia { Przyjete, Zaplanowane, WDrodze, Rozladowane, Rozliczone }

public static class Maszyna
{
    static readonly Dictionary<StatusZlecenia, StatusZlecenia[]> Przejscia = new()
    {
        [StatusZlecenia.Przyjete]    = new[] { StatusZlecenia.Zaplanowane },
        [StatusZlecenia.Zaplanowane] = new[] { StatusZlecenia.WDrodze, StatusZlecenia.Przyjete },
        [StatusZlecenia.WDrodze]     = new[] { StatusZlecenia.Rozladowane },
        [StatusZlecenia.Rozladowane] = new[] { StatusZlecenia.Rozliczone },
        [StatusZlecenia.Rozliczone]  = Array.Empty<StatusZlecenia>()
    };

    public static bool CzyDozwolone(StatusZlecenia z, StatusZlecenia na) => Przejscia[z].Contains(na);
}

Każda zmiana statusu zostawia ślad w postaci autora zmiany i jej źródła, razem ze znacznikiem czasu. Ślad ma znaczenie przy sporze z klientem o godzinę rozładunku, bo pozwala odróżnić status ustawiony przez kierowcę w aplikacji od statusu poprawionego później w biurze. Tabela historii statusów dopisuje wiersz przy każdej zmianie i niczego nie nadpisuje.

Tablica przejść jest jednym miejscem, w którym trzyma się regułę. Interfejs użytkownika i aplikacja kierowcy pytają o to samo, więc żadne z nich nie obejdzie zasady.

Dobór pojazdu i kierowcy

Przydzielenie pojazdu do zlecenia polega na dopasowaniu kilku warunków jednocześnie. Pojazd musi mieć odpowiednią ładowność i typ nadwozia, kierowca dostępny czas pracy, a termin zwolnienia poprzedniego kursu musi mieścić się przed załadunkiem. Kiedy zlecenia i pojazdy leżą w jednym systemie, planista widzi je obok siebie i nie musi zestawiać danych z kilku źródeł. Czas pracy kierowców wpływa na dostępność w sposób, który omawia materiał o programie do logistyki transportu z obsługą tachografów.

Reguła: pojazd trafia do zlecenia dopiero po sprawdzeniu ładowności, dostępnego czasu kierowcy i terminu zwolnienia poprzedniego kursu.

Rampy i okna czasowe w planie kursów

Plan floty nie kończy się na drodze. Pojazd, który dotrze na czas, ale zastanie zajętą rampę, i tak stoi w kolejce. Harmonogram kursów łączy się więc z harmonogramem ramp na placu magazynowym.

Widok harmonogramu ramp

System VSS.net przedstawia zaplanowane operacje w formie graficznego harmonogramu, w którym każda rampa ma inny kolor. Użytkownik od razu widzi, która rampa obsługuje daną dostawę lub odbiór, i może przełączać widok między dziennym a tygodniowym. Opis funkcji zawiera strona o awizacji ramp, a moduł jako produkt omawia artykuł o awizacjach w VSS.net.

Zmiany terminów w kalendarzu

Z poziomu kalendarza można edytować terminy oraz przesuwać transporty między rampami. System aktualizuje zmiany we wszystkich powiązanych modułach, co ogranicza nakładające się awizacje. Widok dynamiczny ułatwia też analizę obciążenia poszczególnych ramp i tworzenie raportów na podstawie zrealizowanych operacji. Podobną funkcję dla miejsc na placu pełni wizualizacja zajętości miejsc parkingowych.

Monitoring GPS i dane z wielu systemów telematycznych

Pozycja pojazdu jest najczęściej sprawdzaną informacją o kursie. W flotach kupowanych w różnych latach pochodzi ona jednak z urządzeń różnych dostawców, a każdy z nich ma własny panel i własny format danych. Dyspozytor, który musi przełączać się między czterema aplikacjami, traci na tym więcej czasu niż na samym planowaniu.

Integracja danych GPS

Linkway.INTEGRATOR pobiera dane z wielu źródeł i prezentuje je w jednym, spójnym systemie, niezależnie od liczby dostawców telematyki. Monitoring pojazdów w czasie rzeczywistym obsługuje linkway.TRACKER. Szczegółowo omawiają te produkty strony o integratorze GPS dla flot oraz o linkway.TRACKER.

Częstotliwość pozycji i objętość danych

Urządzenie w pojeździe wysyła pozycję co kilkanaście lub kilkadziesiąt sekund, zależnie od konfiguracji. Przy stu pojazdach daje to setki tysięcy rekordów na dobę. Częstsze próbkowanie poprawia dokładność śladu trasy, ale zwiększa koszt transmisji i rozmiar bazy. Zwykle wystarcza gęste próbkowanie w ruchu i rzadkie na postoju, a starsze dane agreguje się do zestawień dziennych.

Strefy geofencingu w T-SQL

Pozycja na mapie daje wartość dopiero wtedy, gdy system potrafi z niej wyciągnąć zdarzenie. Najprostszym przykładem jest strefa wokół rampy: kiedy pojazd wjeżdża w promień określonej liczby metrów, można zarejestrować przyjazd i potwierdzić status. SQL Server obsługuje takie porównania dzięki typom danych przestrzennych. Przykład niżej liczy odległość na elipsoidzie i zwraca ją w metrach, a współrzędne są wymyślone.

DECLARE @rampa   geography = geography::Point(52.4000, 16.9000, 4326);  -- szerokość, długość, SRID
DECLARE @pojazd  geography = geography::Point(52.4006, 16.9010, 4326);

SELECT @rampa.STDistance(@pojazd) AS odleglosc_m,
       CASE WHEN @rampa.STDistance(@pojazd) <= 150
            THEN 'w strefie' ELSE 'poza strefą' END AS status_geofence;

Kolejnym krokiem jest indeks przestrzenny na kolumnie z pozycjami. Bez niego każde porównanie przegląda wszystkie wiersze tabeli, a tabela pozycji rośnie o tysiące rekordów dziennie. Indeks przestrzenny wymaga klucza głównego typu clustered w tabeli, po czym tworzy się go jedną instrukcją.

CREATE SPATIAL INDEX SIX_PozycjePojazdow
ON dbo.PozycjePojazdow (pozycja)
USING GEOGRAPHY_AUTO_GRID;

Raporty z telematyki obejmują zwykle zużycie paliwa oraz styl jazdy i czas pracy kierowców. Zestawienia te służą do wyszukiwania kursów o nietypowym zużyciu, a ich interpretacja spoczywa na dyspozytorze. Bardziej szczegółowe rozważania o kosztach floty zawiera artykuł o monitoringu jako narzędziu redukcji kosztów floty.

Aplikacja linkway.FLEET - protokoły wydania i przeglądy

Papierowe protokoły wydania i odbioru pojazdów są czasochłonne i podatne na błędy. Ktoś zapomina dopisać uszkodzenie, ktoś gubi kartkę, a kolejny kierowca dowiaduje się o wgnieceniu, gdy jest już w trasie.

Cyfrowy protokół wydania i odbioru

Aplikacja linkway.FLEET zastępuje papierowe formularze cyfrowymi protokołami. Zgodnie z opisem producenta gromadzi skany dokumentów i dokumentację zdjęciową uszkodzeń, a także umożliwia składanie elektronicznych podpisów. Przyspiesza to obieg dokumentów i pozwala szybko odtworzyć stan pojazdu w chwili wydania. Opis produktu znajduje się na stronie o aplikacji do zarządzania flotą bez papierowych dokumentów.

Przeglądy techniczne i usterki

Aplikacja wspiera bieżącą kontrolę stanu technicznego pojazdów. System wysyła przypomnienia o zbliżających się terminach przeglądów i informuje o zarejestrowanych usterkach, co pozwala reagować, zanim pojazd stanie w trasie. Producent podaje, że narzędzie zaprojektowano we współpracy z doświadczonymi menedżerami flot.

• Protokół z fotografiami - stan pojazdu w chwili wydania jest udokumentowany zdjęciami uszkodzeń.
• Termin przeglądu - przypomnienie wyprzedza datę, więc pojazd nie wypada z planu niespodziewanie.

Koszty zlecenia i rentowność przewozu

Szybkie sprawdzenie rentowności już na etapie planowania odróżnia firmę, która zarabia na kursach, od firmy, która tylko je wykonuje. Na koszt zlecenia składają się paliwo i opłaty drogowe. Odrębną pozycją jest wynagrodzenie kierowcy. System, który ewidencjonuje te wydatki przy zleceniu, może na bieżąco porównywać je z przychodem.

Ewidencja kosztów przy zleceniu

Kluczem jest powiązanie każdej pozycji kosztowej z numerem zlecenia. Wtedy zestawienie rentowności sprowadza się do agregacji, a nie do ręcznego przeszukiwania dokumentów. Zapytanie poniżej, oparte na klauzuli GROUP BY, wskazuje zlecenia z ujemną marżą. Nazwy tabel są przykładowe.

SELECT z.id_zlecenia,
       z.przychod_pln,
       SUM(k.kwota_pln)                   AS koszty_pln,
       z.przychod_pln - SUM(k.kwota_pln)  AS marza_pln
FROM dbo.Zlecenia AS z
JOIN dbo.KosztyZlecenia AS k ON k.id_zlecenia = z.id_zlecenia
GROUP BY z.id_zlecenia, z.przychod_pln
HAVING z.przychod_pln - SUM(k.kwota_pln) < 0;

Wynik takiego zapytania pokazuje, które kursy przyniosły stratę, a analiza ich wspólnych cech odpowiada na pytanie, czy problem leży w stawce, trasie, czy w pustym przebiegu. Rozwinięcie tematu kontroli kosztów znajduje się w artykule producenta o kontroli kosztów zlecenia w systemie spedycyjnym.

Decyzja o przyjęciu zlecenia

Kalkulacja wykonana przed przyjęciem pozwala odrzucić zlecenie, które nie pokryje kosztów. Program oblicza, czy zlecenie przyniesie oczekiwany zysk, i ułatwia decyzję o jego przyjęciu. Dzięki temu firma eliminuje nierentowne przewozy, a nie odkrywa ich dopiero w miesięcznym zestawieniu.

Zasada dopisywania zamiast nadpisywania dotyczy także kosztów. Korekta kwoty paliwa po otrzymaniu faktury od dostawcy powinna zostać zapisana jako nowa pozycja z datą i autorem, a nie jako nadpisanie starej wartości. Wtedy rentowność kursu z przeszłości da się odtworzyć na dzień, w którym zapadła decyzja.

Wskaźniki pracy floty

Dane zebrane przy zleceniach oraz przy pozycjach pojazdów nadają się do liczenia kilku wskaźników, które pokazują, czy flota pracuje sprawnie. Definicja każdego z nich musi być zapisana, bo dwie osoby liczące „wykorzystanie pojazdu” po swojemu otrzymają dwa różne wyniki.

Jak czytać wskaźniki

Pojedyncza wartość niewiele mówi, wnioski daje dopiero porównanie w czasie i między pojazdami. Wysoki udział pustych przebiegów u jednego pojazdu, przy niskim u pozostałych, wskazuje zwykle na sposób planowania, a nie na cechę floty. Zawyżony koszt na kilometr u kierowcy jeżdżącego tym samym typem pojazdu skłania do sprawdzenia stylu jazdy w raportach telematyki.

Wskaźniki nie zastępują rozmowy z zespołem. Liczby wskazują, gdzie szukać przyczyny, a wyjaśnienie zwykle leży w szczegółach kursu, których zestawienie nie pokazuje: w długim oczekiwaniu na rozładunek, w zmianie zlecenia w ostatniej chwili albo w objeździe. Dobrze jest więc zapisywać powody odchyleń jako słownik przyczyn, a nie jako wolny tekst, bo słownik da się później zliczać.

Od zlecenia do faktury i komunikacja z klientem

Zlecenie może być automatycznie przekazane do aplikacji kierowcy, a klient otrzymuje powiadomienia o podstawowych etapach realizacji, takich jak załadunek i przewidywany czas dostawy. Funkcje tej aplikacji opisuje strona o aplikacji dla kierowcy. Automatyczna wymiana informacji eliminuje telefony z pytaniem o miejsce pobytu towaru.

Po realizacji kierowca może załączyć skan podpisanego listu przewozowego bezpośrednio z aplikacji. Wszystkie dane zlecenia, łącznie z kosztami i przychodami, są już w systemie, więc wystawienie faktury nie wymaga przepisywania. Archiwum zleceń wspiera późniejszą analizę i raportowanie.

Reguła: faktura powstaje z danych zlecenia, a nie z ponownego wpisywania kwot z dokumentów dostawy.

Firmy wybierają zwykle jeden etap, od którego zaczynają, i rozszerzają zakres w miarę potrzeb. Ogólne omówienie funkcji dla przewoźników zawiera artykuł o oprogramowaniu dla firm transportowych w branży TSL, a tematykę mieszanych flot z napędami spalinowymi i elektrycznymi porusza materiał o planowaniu tras dla flot mieszanych.