System YMS - co obejmuje i czym różni się od WMS

Co obejmuje system YMS

System YMS (Yard Management System) obsługuje obszar, którego nie widzi ani system magazynowy, ani przewoźnik: teren między bramą wjazdową a rampą. Pojazd, który minął szlaban, jest już w obiekcie, ale jego ładunek nie istnieje jeszcze w WMS. W tym przedziale czasu system YMS odpowiada na dwa pytania operacyjne. Pierwsze brzmi: gdzie stoi pojazd i od kiedy. Drugie dotyczy tego, na którą rampę i o której należy go skierować.

Zakres wynika z tego, czym system zarządza. Po jednej stronie są pojazdy i naczepy, po drugiej bramy i miejsca postojowe. Pojedyncza wizyta wiąże je w jeden rekord z czasem przyjazdu, czasem podstawienia pod rampę i czasem wyjazdu. Do tego rekordu odwołują się pozostałe funkcje, od kalendarza po raporty. Przewoźnik widzi własne wizyty. Ochrona i logistyka pracują na tej samej bazie danych.

Cykl wizyty na placu

Wizyta przechodzi przez cztery stany. Każde przejście zapisuje czas i użytkownika, więc historia pozwala odtworzyć, na którym etapie pojazd czekał najdłużej.

• Zgłoszenie - awizacja z oknem czasowym i numerem rejestracyjnym pojazdu.
• Wjazd - odprawa na bramie i przydział miejsca postojowego.
• Obsługa - podstawienie pod rampę i rozładunek albo załadunek.
• Wyjazd - zamknięcie wizyty i zapis czasu opuszczenia terenu.

Reguła: jedna wizyta to jeden rekord, a stany wynikają ze znaczników czasu. Sama kolumna statusu bez czasów nie pozwala policzyć postoju.

Zastąpienie zeszytu ochrony

Zeszyt ochrony rejestruje kierowcę wraz z numerem rejestracyjnym oraz godziny wjazdu i wyjazdu, ale nie da się go przeszukać w trakcie zmiany. System zapisuje te same informacje elektronicznie i wiąże je z awizacją, więc dyspozytor sprawdza, czy pojazd jest już na terenie, bez telefonu do portierni. Zapis elektroniczny pozwala też filtrować wizyty po dacie i kontrahencie oraz eksportować historię do pliku.

Szczegółowy przebieg wizyty, od odprawy po wyjazd, opisuje artykuł o yard management system, a ujęcie produktowe przedstawia tekst o yard management w Studio VSS.net. Platformę awizacyjną prezentuje też serwis producenta: system YMS SoftwareStudio.

Moduły systemu YMS na przykładzie VSS.net

W Studio VSS.net funkcje placu są zgrupowane w module Yard Management, obok osobnej sekcji Awizacje i narzędzi bramy. Podział odpowiada kolejności pracy: najpierw plan, potem odprawa, na końcu rozliczenie wizyty. Tabela zestawia pozycje menu modułu Yard Management z ich zastosowaniem.

Awizacje i okna czasowe

Awizacja jest punktem wejścia do systemu. Dostawca wybiera obiekt i magazyn, a dopiero potem okno na rampie, więc kalendarz nie pokazuje terminów, których nie da się obsłużyć. Pełny opis kreatora awizacji oraz pojemności ramp zawiera artykuł o module awizacji VSS.net.

Długość okna system wylicza z ilości i rodzaju towaru, ale dyspozytor może ją skorygować dla konkretnego transportu. Dzięki temu kierowca nie rezerwuje ręcznie zbyt krótkiego przedziału, a magazyn nie blokuje rampy na zapas.

Ochrona na bramie i ważenie pojazdów

Ochrona ma na bramie listę transportów oczekujących na wjazd. Widzi awizację i drukuje przepustkę. Podpis kierowcy zapisuje na ekranie. Bramę można połączyć z czytnikiem tablic rejestracyjnych (ANPR), który porównuje numer z listą awizacji. System obsługuje też ważenie pojazdów, co ma znaczenie w obiektach z ograniczeniami tonażowymi.

Pojazd bez awizacji nie jest odsyłany automatycznie. Ochrona rejestruje go jako transport nieawizowany, a logistyka decyduje, czy znajdzie się dla niego okno. Mapę placu i zasady oznaczania stanowisk opisuje artykuł o wizualizacji zajętości miejsc parkingowych.

Role użytkowników

Do aplikacji mają dostęp cztery grupy użytkowników. Każda rola widzi własny zakres danych i własne widoki.

• Przewoźnik - zakłada awizacje i przegląda statusy własnych zgłoszeń.
• Logistyka - zatwierdza zgłoszenia i zmienia terminy.
• Ochrona - obsługuje wjazdy i wyjazdy oraz wydaje przepustki.
• Magazyn - potwierdza rozładunek na przypisanej rampie.

Administrator przypisuje role i może zawęzić dostęp do wybranych ramp albo kontrahentów. Interfejs jest wielojęzyczny, więc przewoźnicy zagraniczni pracują we własnym języku, a system działa w przeglądarce oraz na urządzeniach z Androidem.

Czym różnią się systemy YMS od WMS i TMS

Trzy klasy systemów pracują na trzech różnych jednostkach danych. WMS zarządza towarem w obiekcie, a TMS zleceniem przewozu. YMS zarządza pojazdem w obiekcie. Różnice zestawia poniższa tabela.

Granica przebiega w momencie rozładunku. Do rozładunku odpowiada system placowy, po nim magazynowy. Zatwierdzona awizacja trafia do WMS jako oczekujące zlecenie przyjęcia, więc magazynier w chwili wjazdu pojazdu widzi pozycje i ilości z zamówienia. Statusy z magazynu wracają do systemu placowego, a sposób przekazania danych opisuje artykuł o integracji VSS z WMS i ERP przy przyjęciach.

Po stronie przewoźnika działa system TMS, który planuje trasy i przydziela zlecenia do pojazdów. Zna on planowaną godzinę przyjazdu, ale nie wie, co dzieje się z pojazdem po przekroczeniu bramy. Ten obszar zwykle nie należy do systemu transportowego, dlatego uzupełnia go YMS. Dane o transportach mogą wpływać z TMS przewoźnika przez API albo w pliku dostawcy.

Reguła: system YMS nie zmienia stanów magazynowych. Stan towaru zmienia dopiero przyjęcie w WMS, opisane w artykule o operacjach magazynowych.

Próba obsłużenia okien czasowych w module magazynowym kończy się zwykle rozwiązaniem prowizorycznym. WMS nie zna pojęcia wizyty ani pojemności rampy w czasie. Odrębny system placowy pozwala rozwijać obie warstwy niezależnie, przy zachowaniu spójnej wymiany danych.

Okna czasowe i przydział ramp

Okno czasowe rezerwuje rampę na określony przedział dla jednej wizyty. Zasady doboru długości i pojemności omawia artykuł o oknach czasowych. W systemie YMS okno wiąże się z rampą, a rampa z bramą, więc każda zmiana terminu przelicza obciążenie całego obiektu. Przydział pojazdu do wolnego stanowiska odbywa się bez ręcznej koordynacji przez dyspozytora, co opisuje tekst o zarządzaniu dokami w magazynie.

• Długość okna - wynika z ilości i rodzaju towaru, a dyspozytor może ją skorygować dla pojedynczego transportu.
• Pojemność rampy - liczba wizyt obsługiwanych równocześnie w tym samym przedziale czasu.

Równomierny rozkład okien wygładza obciążenie magazynu. Zamiast skokowego szczytu, gdy kilka pojazdów przyjeżdża naraz, praca rozkłada się w ciągu dnia. Płaski rozkład ułatwia obsadę zmiany i ogranicza stres, który bywa przyczyną pomyłek.

Postój na placu mierzy się od wjazdu do wyjazdu, a czas do rampy od wjazdu do podstawienia. Oba wskaźniki wynikają ze znaczników czasu wizyty, więc wystarcza proste zapytanie. Przykład liczy dla pojazdów, które nadal stoją na placu, minuty od wjazdu do rampy oraz do chwili bieżącej. Nazwy tabeli i kolumn są poglądowe i nie odpowiadają schematowi produktu.

-- Przykładowy schemat (nazwy poglądowe)
CREATE TABLE dbo.YardVisit (
    VisitId     bigint IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    PlateNumber varchar(15)  NOT NULL,
    GateInAt    datetime2(0) NOT NULL,
    DockAt      datetime2(0) NULL,
    GateOutAt   datetime2(0) NULL
);

SELECT  VisitId,
        PlateNumber,
        DATEDIFF(MINUTE, GateInAt, ISNULL(DockAt, SYSDATETIME()))    AS MinutesToDock,
        DATEDIFF(MINUTE, GateInAt, ISNULL(GateOutAt, SYSDATETIME())) AS MinutesOnYard
FROM    dbo.YardVisit
WHERE   GateOutAt IS NULL
ORDER BY MinutesToDock DESC;

Pojazdy, które nie stanęły jeszcze przy rampie, mają w kolumnie DockAt wartość NULL, więc ISNULL podstawia bieżący czas i liczy oczekiwanie do tej chwili. Funkcja DATEDIFF zlicza przekroczone granice jednostki, a nie pełne minuty, dlatego wynik może różnić się o jednostkę od zegarowego odejmowania. Składnię opisuje dokumentacja DATEDIFF w Microsoft Learn.

Integracje i wskaźniki w systemach YMS

Systemy YMS pobierają plan dostaw z ERP i zwracają rzeczywiste czasy przyjazdu oraz zakończenia obsługi. Wymiana odbywa się przez REST API albo pliki EDI, a zamówienia zakupu zamieniają się w propozycje awizacji, które dostawca potwierdza przez portal www. Automatyczny obieg usuwa konieczność podwójnego wprowadzania awizacji.

Warto zaplanować zachowanie systemu przy niedostępności jednego z partnerów. Kolejkowanie komunikatów z ponowieniem sprawia, że chwilowa przerwa oznacza opóźnienie przetworzenia awizacji, a nie jej utratę. Ten sam mechanizm chroni bazę przed duplikatami, gdy ERP wyśle dokument drugi raz po przekroczeniu limitu czasu połączenia.

Ewidencja naczep i rozliczenie postoju

W obiektach współpracujących z transportem drogowym system prowadzi rejestr naczep pozostawionych na placu. Każda pozycja ma zawartość i status, a także miejsce postoju, więc konkretną naczepę można znaleźć bez obchodzenia terenu. W modelu wymiany naczep rejestr staje się podstawą rozliczeń, bo czas postoju bywa elementem umowy z przewoźnikiem. Obie strony operują wtedy na tych samych, zapisanych automatycznie danych.

YMS software - na co patrzeć przy wyborze

Wybór oprogramowania YMS (YMS software) warto oprzeć na czterech cechach, które da się sprawdzić w demonstracji.

• Rejestr wizyt - jeden rekord na wizytę ze znacznikami czasu, bez kolumny statusu zastępującej historię.
• Kalendarz ramp - okna z pojemnością i kontrolą kolizji, a nie sama lista zgłoszeń.
• Interfejsy - REST API albo EDI do ERP i WMS oraz kolejkowanie z ponowieniem.
• Uprawnienia - role użytkowników z dostępem tylko do własnych danych.

Wdrożenie systemu YMS w etapach

Wdrożenie zaczyna się od pomiaru obecnej obsługi bramy i placu: liczby wizyt w ciągu dnia oraz przyczyn opóźnień przy bramie. Trzeba też wskazać miejsca, w których tworzą się zatory. Bez tych danych trudno wybrać funkcje, które przyniosą największy efekt na starcie, i ocenić, czy po uruchomieniu wskaźniki się poprawiły.

Reguła: start od jednej bramy albo jednego typu dostaw. Rozszerzenie na cały teren następuje po ustabilizowaniu awizacji i odprawy.

Skala korzyści zależy od obiektu. W centrach dystrybucyjnych z wieloma dostawcami najbardziej widać krótsze kolejki przed bramą i równomierny rozkład wizyt w ciągu dnia. W zakładach produkcyjnych pracujących w modelu just in time liczy się to, czy surowiec trafi na właściwą rampę bez oczekiwania. Firmy logistyczne obsługujące wielu klientów zyskują wspólny widok pojazdów na terenie zakładu, niezależnie od kontrahenta.

Szkolenie obejmuje ochronę i dyspozytorów, bo to oni pracują z systemem przy bramie. Powiązanie planowania dostaw z placem i parkingiem opisuje artykuł o planowaniu dostaw a placu i parkingu w magazynie. Rolę systemu w łańcuchu dostaw i przepływ zdarzeń między systemami omawia tekst o roli YMS.