System zarządzania magazynem

System zarządzania magazynem to pojęcie, które coraz częściej pojawia się w rozmowach właścicieli firm handlowych i produkcyjnych, gdy magazyn przestaje nadążać za liczbą zamówień. Rosnący asortyment, coraz więcej dokumentów i pomyłki przy kompletacji to sygnały, że ręczna ewidencja osiągnęła granicę swoich możliwości. Ten artykuł wyjaśnia, czym jest system zarządzania magazynem, komu jest potrzebny oraz jak wygląda jego działanie w praktyce, bez wchodzenia w szczegóły techniczne poszczególnych funkcji, które opisują inne artykuły w tej serii.

Czym jest system zarządzania magazynem

System zarządzania magazynem (ang. warehouse management system, WMS) to oprogramowanie odpowiadające za ewidencję i kontrolę towaru znajdującego się w magazynie - od momentu jego przyjęcia, przez składowanie, aż po wydanie do odbiorcy. Zastępuje papierowe kartoteki, ręczne notatki i rozproszone arkusze kalkulacyjne jednym, spójnym źródłem informacji o tym, ile towaru znajduje się w magazynie, gdzie dokładnie leży i w jakim jest stanie. Dzięki temu każda uprawniona osoba w firmie, od magazyniera po osobę odpowiadającą za zakupy, korzysta z tych samych, aktualnych danych.

Problem, który rozwiązuje taki system, jest w gruncie rzeczy prosty do opisania, choć trudny do udźwignięcia bez odpowiedniego narzędzia - to brak pewności co do tego, ile faktycznie towaru jest dostępne w danym momencie. Papierowa ewidencja i arkusze kalkulacyjne aktualizowane ręcznie z opóźnieniem prowadzą do rozbieżności między stanem zapisanym a stanem rzeczywistym. System zarządzania magazynem ogranicza to ryzyko, ponieważ każda operacja - przyjęcie, przesunięcie, wydanie - jest rejestrowana w chwili jej wykonania, a nie odtwarzana później z pamięci lub notatek. Pokrewne pojęcie wyjaśnia strona co oznacza system do zarządzania magazynem, gdzie znaleźć można dodatkowe informacje o samej terminologii.

Warto przy tym odróżnić sam system zarządzania magazynem od urządzeń, na których pracuje magazyn, takich jak skanery kodów kreskowych czy terminale mobilne. To oprogramowanie stanowi rdzeń całego rozwiązania, a sprzęt jedynie ułatwia wprowadzanie danych do systemu w miejscu, w którym faktycznie odbywa się praca z towarem. Bez tego rdzenia nawet najlepszy sprzęt nie zapewni porządku w dokumentacji magazynowej.

Kto potrzebuje systemu zarządzania magazynem

Potrzeba wdrożenia systemu zarządzania magazynem rzadko pojawia się od razu po otwarciu działalności. Mały magazyn, obsługujący kilkadziesiąt lub kilkaset pozycji asortymentowych, przez pewien czas radzi sobie na arkuszu kalkulacyjnym lub nawet papierowej kartotece. Wraz ze wzrostem liczby zamówień, klientów i lokalizacji składowania rośnie jednak liczba operacji, które trzeba ewidencjonować każdego dnia, a ręczne metody zaczynają generować coraz więcej pomyłek. To właśnie ten moment, a nie z góry ustalona wielkość firmy, decyduje o tym, kiedy warto rozważyć wdrożenie systemu.

Odpowiedź na pytanie, czy magazyn jest już gotowy na taki krok, rzadko bywa jednoznaczna z perspektywy jednej osoby. Właściciel firmy patrzy na koszty i tempo wzrostu sprzedaży, kierownik magazynu na liczbę pomyłek i czas potrzebny na obsługę zamówień, a dział księgowości na zgodność stanów ewidencyjnych z rzeczywistością. System zarządzania magazynem odpowiada jednocześnie na potrzeby wszystkich tych perspektyw, ponieważ dostarcza wspólny, aktualny obraz sytuacji, niezależny od tego, kto akurat sprawdza dane.

Mały magazyn i pierwsze sygnały potrzeby zmian

W mniejszym magazynie pierwszym sygnałem bywa nie liczba towaru, lecz czas, jaki pracownicy poświęcają na jego odnalezienie oraz uzgodnienie faktycznego stanu przed potwierdzeniem zamówienia klientowi. Jeżeli odpowiedź na pytanie o dostępność produktu wymaga telefonu do magazynu lub przeszukania kilku arkuszy, oznacza to, że dotychczasowa metoda ewidencji przestała nadążać za skalą działalności. Nawet niewielki magazyn zyskuje na uporządkowaniu gospodarki magazynowej już na wczesnym etapie rozwoju firmy, zanim liczba pomyłek zacznie realnie obciążać budżet.

Średni i duży magazyn, gdzie system staje się niezbędny

W średnich i dużych magazynach, obejmujących tysiące pozycji asortymentowych, kilkanaście lub kilkadziesiąt lokalizacji składowania oraz wielu pracowników pracujących równolegle, ręczna ewidencja przestaje być praktycznym rozwiązaniem niemal z definicji. Przy takiej skali nawet niewielki odsetek błędów przekłada się na odczuwalne straty finansowe i niezadowolenie klientów. System zarządzania magazynem staje się wówczas nie dodatkiem usprawniającym pracę, lecz podstawowym narzędziem, bez którego trudno utrzymać porządek w dokumentacji i stanach. Różne klasy systemów WMS odpowiadają na różną skalę działalności, dzięki czemu zarówno mniejsza, jak i duża firma znajduje rozwiązanie dopasowane do swoich potrzeb.

Jak działa system zarządzania magazynem w praktyce

Działanie systemu zarządzania magazynem najłatwiej opisać przez pryzmat kilku podstawowych etapów, przez które przechodzi każdy towar, od momentu, w którym trafia do magazynu, aż po chwilę, gdy go opuszcza. Poniżej krótkie omówienie tych etapów, bez wchodzenia w szczegóły techniczne poszczególnych funkcji.

• Przyjęcie towaru - rejestracja dostawy, weryfikacja ilości i zgodności z zamówieniem oraz nadanie towarowi miejsca w magazynie.
• Składowanie - przypisanie towaru do konkretnej lokalizacji i utrzymanie aktualnej informacji o tym, gdzie dokładnie się znajduje.
• Kompletacja zamówień - zbieranie towaru z lokalizacji magazynowych zgodnie z listą złożonego zamówienia.
• Wydania - przygotowanie i potwierdzenie wysyłki towaru do odbiorcy, wraz z odpowiednim dokumentem magazynowym.
• Inwentaryzacja - okresowe lub ciągłe porównanie stanu zapisanego w systemie ze stanem faktycznym na regałach.

Wszystkie te etapy łączy jedno - każda operacja jest zapisywana w systemie w momencie jej wykonania, dzięki czemu stany magazynowe pozostają aktualne, niezależnie od tego, ile osób pracuje jednocześnie w magazynie. To odróżnia system zarządzania magazynem od arkusza kalkulacyjnego, który wymaga ręcznej aktualizacji i jest podatny na przeoczenia.

Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania magazynem

Najbardziej odczuwalną korzyścią z wdrożenia systemu zarządzania magazynem jest redukcja błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych - pomyłek w adresach lokalizacji, ilościach czy numerach zamówień. Mniejsza liczba pomyłek oznacza mniej reklamacji, mniej zwrotów i mniej czasu poświęconego na wyjaśnianie rozbieżności między tym, co zapisano, a tym, co faktycznie znajduje się na regale.

Drugą, równie ważną korzyścią jest szybsza realizacja zamówień. Pracownik magazynu, który zamiast tracić czas na szukanie towaru, otrzymuje z systemu dokładną lokalizację, kompletuje zamówienie w krótszym czasie i z mniejszym ryzykiem pomyłki. Dla firmy przekłada się to na możliwość obsłużenia większej liczby zamówień bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników.

Trzecim, fundamentalnym efektem jest stała kontrola stanów magazynowych. Zamiast okresowego, pracochłonnego liczenia towaru i porównywania go z zapisami, system zarządzania magazynem utrzymuje aktualny obraz zapasów przez cały czas pracy magazynu, co ułatwia planowanie kolejnych dostaw i ogranicza ryzyko zarówno braków, jak i nadmiernych zapasów zamrażających kapitał firmy. Szerszy wpływ takiego uporządkowania na całe przedsiębiorstwo, wykraczający poza sam magazyn, opisuje strona rola WMS w rozwoju firmy.

Magazyn bez systemu a magazyn z systemem zarządzania

Różnicę między magazynem prowadzonym na papierze lub arkuszu kalkulacyjnym a magazynem obsługiwanym przez dedykowane oprogramowanie najłatwiej dostrzec w zestawieniu obu podejść względem tych samych zagadnień.

Zestawienie pokazuje, że różnica dotyczy nie tylko wygody pracy, ale przede wszystkim pewności, że dane, na których opiera się firma, odpowiadają rzeczywistości. Dotyczy to również wdrażania nowych pracowników - w magazynie bez systemu wymaga to zwykle tygodni nauki lokalizacji na pamięć, podczas gdy system zarządzania magazynem wskazuje potrzebne informacje na bieżąco, skracając czas potrzebny na samodzielną pracę.

Jak zacząć wybór systemu zarządzania magazynem

Firma rozważająca pierwsze wdrożenie systemu zarządzania magazynem nie musi od razu decydować się na rozbudowane rozwiązanie obejmujące wszystkie procesy. Dobrym punktem wyjścia jest określenie, ile dokumentów przetwarza magazyn każdego dnia, ile pozycji asortymentowych obejmuje oraz które etapy - przyjęcia, składowanie, kompletacja czy wydania - generują najwięcej pomyłek. Taka wstępna analiza pozwala ocenić, jak duże rozwiązanie jest faktycznie potrzebne.

Kolejnym krokiem jest zapoznanie się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami, na przykład programem magazynowym dopasowanym do skali działalności, oraz sprawdzenie, jak przebiega samo wdrożenie systemu WMS - ile trwa, jakich zasobów wymaga od firmy i jak wygląda etap szkolenia pracowników. Rozmowa z dostawcą oprogramowania na tym etapie pozwala uniknąć wyboru rozwiązania przewymiarowanego względem realnych potrzeb magazynu lub, przeciwnie, zbyt ograniczonego, by obsłużyć planowany rozwój firmy.

System zarządzania magazynem to dziś nie tylko narzędzie dla dużych centrów dystrybucyjnych, ale rozwiązanie dostępne i przydatne dla magazynów każdej wielkości. Niezależnie od skali działalności jego zadanie pozostaje takie samo - zastąpienie niepewności co do stanów magazynowych jednym, aktualnym i dostępnym dla całej firmy źródłem danych.