System WMS prezentacja - jak przebiega spotkanie z dostawcą

Prezentacja systemu WMS, zwana też demo lub pokazem, jest spotkaniem, na którym dostawca oprogramowania magazynowego pokazuje działanie rozwiązania na żywo, zamiast opisywać je w materiałach marketingowych. Dla firmy szukającej systemu klasy WMS to zwykle pierwszy moment, w którym widać rzeczywisty interfejs i można zadać pytanie osobie znającej system od strony wdrożeniowej. Ten artykuł opisuje przebieg takiego spotkania: agendę spotkania oraz jego uczestników, a także czas trwania i to, co dzieje się po pokazie.

Kryteria oceny zebranych wrażeń zestawia osobny tekst o prezentacji systemu WMS i kryteriach jej oceny. Tutaj obowiązuje perspektywa samego spotkania, czyli tego, jak je poprowadzić, żeby nic ważnego nie umknęło.

Czym różni się prezentacja systemu WMS od pokazu slajdów

Prezentacja jest zorganizowanym spotkaniem, które odbywa się stacjonarnie albo, coraz częściej, przez Internet. Podczas niego przedstawiciel dostawcy oprowadza uczestników po systemie i pokazuje jego działanie na przykładowych danych. Nie jest to jeszcze wdrożenie ani konfiguracja pod konkretną firmę, lecz ukierunkowany pokaz możliwości, dopasowany do branży i skali magazynu odbiorcy. Firma zapraszająca na taki pokaz porównuje zwykle kilka ofert i szuka odpowiedzi na pytanie, czy system poradzi sobie z jej procesami. Wyboru dostawcy przed pokazem dotyczy strona o dostawcach systemów klasy WMS.

Różnica między formami dotyczy głównie kontroli nad przebiegiem. Na spotkaniu na żywo można poprosić o pokazanie dodatkowego scenariusza albo zadać pytanie w dowolnym momencie, czego nie umożliwia ani slajd, ani film. Środowisko testowe daje jeszcze więcej swobody, ale wymaga samodzielnej pracy, którą opisuje artykuł o demo magazynu.

Agenda spotkania prezentacyjnego

Zakres typowej prezentacji jest w dużej mierze ustandaryzowany, choć dostawcy dostosowują kolejność i akcenty do branży odbiorcy. Spotkanie zaczyna się od przeglądu interfejsu, potem przechodzi do scenariuszy na żywo, następnie do pytań i odpowiedzi, a kończy propozycją wersji testowej. Dwa pierwsze bloki najczęściej decydują o pierwszym wrażeniu, więc zasługują na osobne omówienie.

Przegląd interfejsu i modułów

Przegląd otwiera prezentację i obejmuje pulpit startowy oraz strukturę menu. Uczestnicy widzą sposób przechodzenia między modułami odpowiadającymi kolejnym etapom pracy magazynu, od przyjęć po wysyłkę. Dostawca pokazuje zwykle, jak wygląda ten sam ekran na komputerze biurowym i na terminalu lub skanerze używanym na hali, bo oba widoki różnią się układem i zakresem informacji.

Na tym etapie warto policzyć kliknięcia potrzebne do podstawowych czynności i ocenić, czy dane są zrozumiałe dla osoby spoza projektu. Przejrzysty program magazynowy pozwala nowemu pracownikowi zacząć pracę po krótkim wprowadzeniu, bez tygodni szkoleń poświęconych samemu interfejsowi.

Scenariusze na żywo i moment aktualizacji stanu

Najcenniejszą częścią pokazu są scenariusze odtwarzające rzeczywiste procesy. Dostawca rejestruje przykładową dostawę, skanuje kody kreskowe i przypisuje towar do lokalizacji, a następnie odtwarza kompletację zamówienia, od listy pobrań po potwierdzenie spakowanej wysyłki. Trzeci scenariusz to inwentaryzacja, w której system rejestruje spis z natury i pokazuje rozbieżności między stanem systemowym a rzeczywistym.

Obserwacja tych scenariuszy pozwala ocenić, czy stany magazynowe aktualizują się natychmiast po zeskanowaniu towaru, czy dopiero po zatwierdzeniu dokumentu przez operatora. Różnica wynika z tego, kiedy wykonuje się transakcja zapisująca ruch. W pierwszym wariancie skan wywołuje ją od razu. W drugim skan trafia do bufora dokumentu, a poniższa transakcja uruchamia się dopiero przy zatwierdzeniu.

-- przykład: zapis ruchu i aktualizacja stanu w jednej transakcji (nazwy tabel przykładowe)
BEGIN TRANSACTION;

    INSERT INTO dbo.RuchMagazynowy (IdLokalizacji, Indeks, Ilosc, IdOperatora, DataRuchu)
    VALUES (@IdLokalizacji, @Indeks, @Ilosc, @IdOperatora, SYSDATETIME());

    UPDATE dbo.StanLokalizacji                  -- zakładamy, że wiersz stanu już istnieje
    SET Ilosc = Ilosc + @Ilosc
    WHERE IdLokalizacji = @IdLokalizacji AND Indeks = @Indeks;

COMMIT TRANSACTION;

W magazynach o dużej rotacji opóźniona aktualizacja stanu może prowadzić do sprzedaży towaru, którego fizycznie już nie ma na półce. Zasady działania transakcji, w tym gwarancję zapisu wszystkich kroków albo żadnego, opisuje dokumentacja transakcji w języku Transact-SQL.

Reguła: pytanie o moment aktualizacji stanu należy zadać wprost w trakcie pokazu. Odpowiedź, że stan zmienia się po zatwierdzeniu dokumentu, jest poprawna, ale oznacza inne ryzyko operacyjne niż odpowiedź, że zmienia się po każdym skanie.

Prezentacja zdalna i stacjonarna

Pokaz prowadzony przez Internet opiera się na udostępnianiu ekranu, więc czas reakcji aplikacji zależy częściowo od łącza prowadzącego, a nie tylko od samego systemu. Ma to znaczenie przy ocenie szybkości: wolna odpowiedź ekranu w trakcie zdalnego pokazu nie musi oznaczać wolnego systemu. Warto poprosić o powtórzenie tego samego kroku po chwili albo o pokaz w sieci lokalnej dostawcy.

Spotkanie stacjonarne pozwala wziąć do ręki terminal lub skaner i samodzielnie wykonać skan. Przy pokazie zdalnym część urządzeń oglądana jest wyłącznie na ekranie, więc uczestnicy powinni dopytać, jakie modele terminali dostawca zamierza rekomendować i czy da się je wypożyczyć na czas testów. Wybór urządzeń wiąże się ze sposobem pracy operatorów, którą opisuje artykuł o przyjęciu do magazynu.

Uczestnicy i przygotowanie do prezentacji

Firmy, które przed spotkaniem przygotowują listę procesów wymagających szczególnej uwagi, wynoszą z prezentacji więcej niż uczestnicy biernie oglądający pokaz. Przygotowanie sprowadza się do trzech czynności: spisania procesów o największym wolumenie, wybrania kilku zamówień i dostaw, które da się odtworzyć na żywo, oraz wskazania wymagań, które odróżniają magazyn od standardowego. Do wymagań specyficznych należą kontrola dat ważności, numery seryjne czy praca w kilku magazynach.

Skład uczestników wpływa na jakość pytań. Osoba z działu IT zapyta o integrację i bazę danych, a magazynier o liczbę kroków w terminalu. Tabela porządkuje typowe role i pytania kontrolne, które każda z nich może zadać.

Pytania i funkcje do zobaczenia na żywo

Część poświęcona pytaniom jest równie ważna jak scenariusze, bo pozwala sprawdzić funkcje, które nie mieszczą się w standardowym pokazie. Najczęściej dotyczą integracji z posiadanym systemem ERP lub księgowym oraz sposobu licencjonowania, a także wymagań specyficznych dla branży. Pytania o integrację systemów magazynowych z oprogramowaniem firmowym pokazują, czy wdrożenie będzie wymagało dodatkowych prac programistycznych, czy gotowy konektor jest już sprawdzony u innych klientów dostawcy.

Poza scenariuszem przygotowanym przez dostawcę warto poprosić o pokazanie funkcji, które w codziennej pracy pojawiają się najczęściej, a bywają pomijane w skróconym pokazie:

• Kody kreskowe i kolektor danych - skanowanie towaru bezpośrednio na hali, bez ręcznego wpisywania numerów.
• Dokumenty magazynowe - wystawianie dokumentów przyjęcia i wydania z poziomu systemu.
• Lokalizacje i raporty - zmiana miejsc składowania, podgląd zajętości stref oraz pulpit z rotacją towaru.
• Obsługa wyjątków - zachowanie systemu przy braku towaru, uszkodzonej przesyłce lub pomyłce w kompletacji.

Wymagania branżowe do pokazania

Scenariusz standardowy pomija zwykle wymagania, które odróżniają magazyn od przeciętnego. Każde z nich można sprawdzić jednym krótkim zadaniem dla prowadzącego pokaz, a wynik od razu widać na ekranie.

Reguła: prezentację warto oprzeć na danych zbliżonych do asortymentu i wolumenu własnego magazynu, a nie wyłącznie na gotowym scenariuszu dostawcy. Dopiero wtedy widać, jak system poradzi sobie z konkretną specyfiką firmy.

Czas trwania prezentacji i seria spotkań

Pojedyncze spotkanie demonstracyjne trwa zwykle od 45 minut do dwóch godzin. Krótsze pokazy, ograniczone do 30-45 minut, koncentrują się na jednym lub dwóch scenariuszach i sprawdzają się przy pierwszym kontakcie z dostawcą. Dłuższe obejmują pełny przegląd modułów oraz rozbudowaną sesję pytań. Przy złożonych wdrożeniach, obejmujących kilka magazynów, wiele integracji lub specyficzne wymagania branżowe, jedno spotkanie zwykle nie wystarcza.

W serii dostawca proponuje pokazy poświęcone osobno poszczególnym modułom. Osobne spotkanie odbywa się dla działu magazynu, osobne dla działu IT odpowiedzialnego za integrację, a osobne podsumowujące dla zarządu, który podejmuje ostateczną decyzję. Pierwsza prezentacja bywa bezpłatna i stanowi element oferty handlowej, a koszty mogą pojawić się dopiero przy dedykowanej analizie przedwdrożeniowej lub konfiguracji środowiska testowego na danych firmy.

Wersja testowa po prezentacji

Po zakończeniu prezentacji wielu dostawców proponuje dostęp do wersji testowej, działającej w odrębnym środowisku demonstracyjnym, niepowiązanym z danymi produkcyjnymi żadnego klienta. Zespół magazynu sprawdza wtedy samodzielnie funkcje omówione podczas pokazu, bez presji czasu towarzyszącej spotkaniu, i testuje scenariusze własne, które nie zmieściły się w agendzie. Demo Studio WMS.net można uruchomić pod adresem demo.softwarestudio.com.pl.

Okres testowy trwa zwykle od kilku dni do kilku tygodni i obejmuje ograniczony zestaw funkcji lub ograniczoną liczbę użytkowników. To dobry moment na zaangażowanie osób pracujących na co dzień w magazynie, ponieważ ich opinia o wygodzie obsługi bywa ważniejsza niż wrażenia osób prowadzących projekt wyboru. Decyzja o pełnym wdrożeniu systemu WMS zapada zwykle dopiero po takim okresie.

Notatki ze spotkania i ustalenia po pokazie

Wrażenia z pokazu szybko się zacierają, zwłaszcza gdy firma ogląda kilka systemów w krótkim czasie. Jedna osoba powinna prowadzić notatki w stałym układzie, żeby po spotkaniu dało się porównać dostawców na tych samych kryteriach. Notatka obejmuje cztery grupy informacji:

• Pytania bez odpowiedzi - wszystko, co dostawca obiecał sprawdzić i odesłać pisemnie.
• Odstępstwa od scenariusza - miejsca, w których system zachował się inaczej, niż oczekiwano.
• Dane do testu - lista indeksów oraz lokalizacji, a także dokumentów do przygotowania na potrzeby wersji testowej.
• Ustalone terminy - data przekazania dostępu do środowiska testowego i termin kolejnego spotkania.

Odpowiedzi na pytania warto uzyskać na piśmie i porównać z tym, co powiedziano na żywo. Rozbieżność między deklaracją ustną a zapisem w ofercie jest jednym z częstszych sygnałów, że dana funkcja wymaga osobnego modułu lub dodatkowych prac wdrożeniowych. Przygotowane w ten sposób dane wejściowe skracają też późniejszą analizę przedwdrożeniową.

Miejsce prezentacji w procesie wyboru systemu

Prezentacja jest jednym z etapów poprzedzających podpisanie umowy z dostawcą, a nie samodzielną decyzją zakupową. Zwykle poprzedza ją wstępna analiza potrzeb i wysłanie zapytania ofertowego do kilku dostawców. Po niej następuje okres testowy, negocjacje warunków umowy oraz szczegółowa analiza przedwdrożeniowa obejmująca konkretne procesy firmy. Sam pokaz pozwala zawęzić listę kandydatów, ale ostateczna decyzja zapada po sprawdzeniu systemu na własnych danych.

Pokaz weryfikuje obietnice zawarte w ofercie. Opis funkcji w folderze łatwo sformułować atrakcyjnie, natomiast demonstracja na żywo szybko pokazuje, czy funkcja działa tak sprawnie, jak sugeruje opis, czy wymaga dodatkowej konfiguracji lub osobnego modułu dokupowanego za opłatą. Zestawienie mocnych i słabych stron różnych rozwiązań, w tym typowych wad i zalet systemów WMS, łatwiej sporządzić po obejrzeniu kilku pokazów niż na podstawie samych ofert pisemnych.

Dobrze przeprowadzony pokaz pozwala uniknąć kosztownej pomyłki przy wyborze dostawcy, której skutki firma odczuwałaby długo po wdrożeniu. Wpływ systemu magazynowego na całą organizację, a nie tylko na halę, opisuje strona o roli WMS w rozwoju firmy. Wariant prezentacji na urządzeniach mobilnych omawia tekst o prezentacji systemu WMS na Androidzie.