Program magazynowy o tym samym rdzeniu funkcjonalnym pracuje zupełnie inaczej w sklepie internetowym, hali produkcyjnej i chłodni z żywnością. Ten sam mechanizm ewidencji ilościowo-wartościowej, opisany szerzej na stronie program magazynowy, każda branża wykorzystuje w innym rytmie i z innym zestawem priorytetów. Ten artykuł nie porządkuje rynku według modelu wdrożenia czy wielkości firmy - ten podział opisuje strona programy magazynowe - rodzaje i podział na rynku - lecz pokazuje, jak profil działalności przedsiębiorstwa wpływa na dobór funkcji i konfigurację systemu. Kolejne części omawiają programy magazynowe dopasowane do e-commerce, produkcji, logistyki kontraktowej 3PL, handlu detalicznego i hurtowego oraz branży spożywczej i farmaceutycznej.
Dlaczego branża decyduje o wyborze funkcji programu magazynowego
Każdy program magazynowy operuje na tych samych obiektach - dokumentach, lokalizacjach, kartotekach towarowych i stanach magazynowych. To, które z tych elementów wysuwają się na pierwszy plan, zależy jednak od charakteru działalności firmy. Magazyn sklepu internetowego rozlicza się z setek drobnych przesyłek dziennie, hala produkcyjna - z przepływu surowców według receptur, a operator logistyczny obsługujący kilku klientów jednocześnie potrzebuje przede wszystkim rozdzielenia stanów towarowych według właściciela.
Zamiast szukać jednego uniwersalnego zestawu funkcji, warto spojrzeć na program magazynowy przez pryzmat procesów typowych dla danej branży. Poniższe sekcje omawiają pięć profili działalności - e-commerce, produkcję, logistykę kontraktową 3PL, handel detaliczny i hurtowy oraz branżę spożywczą i farmaceutyczną - wskazując, które funkcje systemu WMS mają w każdym z nich największe znaczenie.
Programy magazynowe dla e-commerce
Magazyn obsługujący sprzedaż internetową różni się od magazynu dystrybucyjnego przede wszystkim strukturą zamówień - zamiast kilkudziesięciu dużych dostaw dziennie, system musi obsłużyć setki lub tysiące pojedynczych przesyłek, z których każda zawiera zwykle od jednej do kilku pozycji. Priorytetem staje się więc szybka kompletacja pojedynczych sztuk towaru, często metodą pick and pack, czyli kompletacji bezpośrednio do kartonu wysyłkowego, bez pośredniego etapu pakowania zbiorczego.
Integracja z platformami sprzedażowymi i kurierami
Program magazynowy dla e-commerce musi na bieżąco wymieniać dane ze sklepem internetowym oraz platformami sprzedażowymi, aby stan dostępności towaru wyświetlany klientowi odpowiadał rzeczywistemu zapasowi w magazynie. Równie istotna jest integracja z systemami firm kurierskich - automatyczne generowanie etykiet przewozowych i numerów śledzenia przesyłki skraca czas przygotowania wysyłki i ogranicza pomyłki przy wielu równoległych zamówieniach. W okresach szczytów sprzedażowych, na przykład przed świętami, system musi też sprawnie obsłużyć nagły wzrost wolumenu bez utraty wydajności. Zasady integracji programu magazynowego ze sklepem internetowym opisuje szerzej strona WMS system sklep internetowy.
Programy magazynowe dla produkcji
W magazynie przyzakładowym program magazynowy pełni inną rolę niż w dystrybucji - musi powiązać stany surowców i półproduktów z recepturami oraz zleceniami produkcyjnymi. System rezerwuje potrzebne komponenty pod konkretne zlecenie, kontroluje ich dostępność przed uruchomieniem produkcji oraz rejestruje przyjęcie wyrobów gotowych dokumentem PW, gdy proces wytwarzania zostanie zakończony. Bez takiego powiązania dział zakupów nie wie, kiedy zamówić kolejną partię surowca, a produkcja ryzykuje przestój z powodu brakującego komponentu.
Kompletacja komponentów do linii produkcyjnej
Odrębnym procesem jest kompletacja komponentów potrzebnych do uruchomienia konkretnej linii produkcyjnej - system przygotowuje zestaw surowców i półproduktów zgodnie z recepturą, a następnie rejestruje ich rozchód dokumentem RW w chwili pobrania z magazynu na halę produkcyjną. Ten sam mechanizm kompletacji, wykorzystywany również w dystrybucji przy przygotowaniu zamówień klienta, opisuje strona kompletacja zamówień. W magazynach produkcyjnych istotne bywa też śledzenie numerów partii surowca użytego w danym zleceniu - w razie reklamacji wyrobu gotowego pozwala to szybko ustalić, z jakiej dostawy pochodził wadliwy komponent.
Programy magazynowe dla logistyki kontraktowej i operatorów 3PL
Operator logistyczny świadczący usługi magazynowania na rzecz wielu klientów jednocześnie, określany skrótem 3PL (Third Party Logistics), potrzebuje programu magazynowego, który w ramach jednej hali rozdziela towar, dokumenty i lokalizacje według właściciela. Towar dwóch różnych klientów nigdy nie może zostać pomylony ani przypadkowo połączony w jednym dokumencie wydania, dlatego system pilnuje przypisania każdej lokalizacji, kartoteki i zlecenia do konkretnego kontrahenta. Więcej o specyfice takich wdrożeń opisuje strona kontraktowa logistyka magazynowa.
Rozliczenia i raportowanie dla wielu klientów
Poza samą separacją stanów program magazynowy dla operatora 3PL musi liczyć koszt usługi magazynowej osobno dla każdego klienta - powierzchnię zajmowaną przez jego towar, liczbę wykonanych operacji przyjęcia i wydania oraz czas pracy poświęcony na obsługę zamówień. Raporty generowane dla poszczególnych kontrahentów stanowią podstawę fakturowania, dlatego dokładność i aktualność danych mają tu bezpośrednie przełożenie na przychody operatora, a nie tylko na sprawność magazynu.
Programy magazynowe dla handlu detalicznego i hurtowego
Firma handlowa prowadząca sieć punktów sprzedaży detalicznej potrzebuje programu magazynowego, który sprawnie dystrybuuje towar z magazynu centralnego do wielu lokalizacji, zwykle w niewielkich partiach dostosowanych do bieżącego zapotrzebowania każdego sklepu. Priorytetem bywa tu częstotliwość dostaw i precyzyjne planowanie tras zaopatrzeniowych, aby półki sklepowe nie świeciły pustkami, a jednocześnie magazyn centralny nie generował nadmiarowych zapasów w poszczególnych placówkach.
Handel hurtowy stawia inne wymagania - zamówienia od kontrahentów biznesowych bywają duże, ceny zależą często od odbiorcy lub wielkości zakupu, a towar opuszcza magazyn w postaci gotowych palet zbiorczych, a nie pojedynczych sztuk. Program magazynowy musi więc obsługiwać cenniki i rabaty przypisane do konkretnego kontrahenta oraz sprawnie zarządzać jednostkami logistycznymi wyższego rzędu - kartonami zbiorczymi i paletami, a nie tylko pojedynczymi opakowaniami. Zasady integracji magazynu z programem sprzedażowym w firmie handlowej opisuje strona program handlowy z obsługą magazynu.
Programy magazynowe dla branży spożywczej i farmaceutycznej
Magazyn produktów spożywczych i farmaceutycznych podlega wymogom, których nie spotyka się w większości pozostałych branż - towar ma określony termin przydatności, pochodzi z konkretnej partii produkcyjnej i często wymaga zachowania odpowiedniej temperatury składowania. Program magazynowy musi te wymogi egzekwować automatycznie, a nie pozostawiać ich pilnowanie wyłącznie uwadze magazyniera. Skalę zmian, jakie nowoczesne oprogramowanie wprowadza w tym segmencie, opisuje szerzej strona zarządzanie magazynem w branży FMCG.
FIFO i FEFO w praktyce
Zasada FIFO (First In, First Out) nakazuje wydawanie towaru w kolejności, w jakiej trafił on do magazynu. W branży spożywczej i farmaceutycznej częściej stosuje się jednak zasadę FEFO (First Expired, First Out), w której o kolejności wydania decyduje nie data przyjęcia, lecz najkrótszy pozostały termin przydatności. Program magazynowy sam podpowiada magazynierowi lokalizację towaru, który powinien opuścić magazyn jako pierwszy, co ogranicza ryzyko, że produkt z krótszym terminem przeleży na regale dłużej niż dostawa przyjęta później.
Numery partii, daty ważności i wymogi sanitarne
Każda partia towaru spożywczego lub farmaceutycznego trafia do systemu z własnym numerem serii i datą ważności, co pozwala w razie potrzeby wycofać z obrotu wyłącznie towar z konkretnej, wadliwej dostawy, bez konieczności blokowania całego asortymentu danego produktu. Program magazynowy prowadzi też pełną historię ruchów danej partii - od przyjęcia, przez lokalizację składowania, po dokument wydania - co ułatwia odpowiedź na pytania inspekcji sanitarnej lub reklamację klienta. W magazynach wymagających utrzymania niskiej temperatury dodatkowym elementem konfiguracji bywa integracja z czujnikami temperatury w strefach chłodniczych i mroźniczych, opisana na przykładzie wdrożenia na stronie WMS w mroźni.
Poniższe zestawienie porządkuje specyficzne wymagania i odpowiadające im funkcje programu magazynowego w pięciu omówionych branżach.
| Branża | Specyficzne wymagania | Funkcje programu magazynowego |
|---|---|---|
| E-commerce | Wysoka liczba drobnych przesyłek, integracja ze sklepem i kurierami | Pick and pack, generowanie etykiet przewozowych, obsługa szczytów sprzedażowych |
| Produkcja | Powiązanie stanów z recepturami i zleceniami produkcyjnymi | Rezerwacja komponentów, kompletacja do linii, dokumenty PW i RW |
| Logistyka kontraktowa 3PL | Obsługa wielu klientów w jednym magazynie | Rozdzielenie stanów i lokalizacji według właściciela, rozliczenia usług |
| Handel detaliczny i hurtowy | Dystrybucja do wielu punktów lub duże zamówienia hurtowe | Planowanie tras zaopatrzeniowych, cenniki kontrahentów, jednostki zbiorcze |
| Spożywcza i farmaceutyczna | Daty ważności, numery partii, wymogi sanitarne | FEFO, śledzenie partii, integracja z czujnikami temperatury |
Przy wyborze programu magazynowego warto zapytać dostawcę o referencyjne wdrożenia w branży zbliżonej do profilu własnej firmy - sposób obsługi partii, dat ważności czy wielu klientów w jednym magazynie różni się na tyle, że ogólna prezentacja systemu rzadko oddaje jego rzeczywistą przydatność w konkretnych warunkach.
Jak dobrać program magazynowy do specyfiki własnej branży
Wybór programu magazynowego warto zacząć od zestawienia procesów typowych dla własnej branży z listą funkcji, które faktycznie ich potrzebują - zamiast porównywać oferty wyłącznie po liczbie modułów wymienionych w opisie produktu.
- Rozpoznanie profilu magazynu - określić, który z pięciu profili - e-commerce, produkcja, logistyka kontraktowa, handel czy branża spożywcza i farmaceutyczna - najlepiej opisuje charakter magazynu, a często również które elementy kilku profili występują jednocześnie.
- Lista procesów nietypowych - wypisać procesy odbiegające od standardowego schematu przyjęcie - składowanie - wydanie, na przykład obsługę partii, wielu klientów lub receptur produkcyjnych.
- Weryfikacja doświadczenia dostawcy - sprawdzić, czy dostawca ma doświadczenie we wdrożeniach w zbliżonej branży i może pokazać konfigurację systemu na realnym przykładzie.
- Prezentacja funkcji branżowych - poprosić o pokaz funkcji specyficznych dla danej branży, na przykład FEFO, rozliczeń wielu klientów czy integracji ze sklepem internetowym, a nie tylko funkcji uniwersalnych.
- Sprawdzenie możliwości rozbudowy - zweryfikować, czy system pozwoli dołączyć kolejny profil działalności, gdyby firma z czasem rozszerzyła działalność, na przykład o sprzedaż internetową obok dotychczasowej dystrybucji hurtowej.
Znajomość specyfiki własnej branży pozwala trafniej ocenić, które funkcje programu magazynowego mają realne znaczenie, a które pozostaną nieużywane. Pełny zakres funkcji uniwersalnego systemu WMS oraz modele jego wdrożenia opisują strony program magazynowy i programy magazynowe - rodzaje i podział na rynku - warto sięgnąć po nie, zanim zapadnie ostateczna decyzja o wyborze konkretnego dostawcy.
