Rynek programów magazynowych jest dziś bardzo rozdrobniony - obok gotowych aplikacji chmurowych funkcjonują rozwiązania instalowane lokalnie, dedykowane moduły do wąskich zadań oraz systemy budowane pod pojedynczego klienta. Efekt bywa taki, że przedsiębiorca szukający oprogramowania trafia na dziesiątki ofert opisanych podobnymi hasłami, mimo że produkty różnią się modelem wdrożenia, skalą działania i zakresem funkcji. Ten artykuł porządkuje dostępne na rynku programy magazynowe według trzech niezależnych osi podziału - modelu wdrożenia, wielkości firmy, dla której produkt jest przeznaczony, oraz stopnia specjalizacji funkcjonalnej. Nie opisuje pojedynczego produktu, lecz mapuje rynek jako całość, co pozwala szybciej rozpoznać, do której kategorii należy dana oferta, zanim rozpocznie się szczegółowe porównanie funkcji. Pełną definicję pojęcia zawiera strona program magazynowy, natomiast zagadnienia integracji z systemami ERP, CRM oraz sklepami internetowymi opisuje artykuł program do zarządzania magazynem. Poniższy podział nie ocenia, które podejście jest lepsze - wskazuje jedynie, które rozwiązanie odpowiada konkretnej sytuacji firmy.
Podział programów magazynowych według modelu wdrożenia
Pierwsza i najczęściej spotykana oś podziału dotyczy sposobu udostępnienia programu użytkownikowi. Model wdrożenia decyduje o tym, gdzie fizycznie znajdują się dane magazynowe, jak wygląda dostęp do aplikacji oraz jakiej inwestycji wymaga uruchomienie systemu przed pierwszym dniem pracy. Na rynku funkcjonują obok siebie trzy podstawowe warianty, które często się uzupełniają w ramach jednego wdrożenia.
Program magazynowy w chmurze
Wariant chmurowy, określany też jako model SaaS, udostępnia aplikację przez przeglądarkę, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerach w magazynie. Dostawca utrzymuje serwery, wykonuje kopie zapasowe i wgrywa aktualizacje, a firma płaci zwykle abonament zależny od liczby stanowisk lub dokumentów. Ten model sprawdza się w przedsiębiorstwach bez własnego działu IT oraz w firmach z kilkoma rozproszonymi lokalizacjami, które chcą pracować na jednej, wspólnej bazie danych. Więcej o tym rozwiązaniu opisuje strona magazyn w chmurze.
Program magazynowy on-premise instalowany lokalnie
Model on-premise oznacza instalację programu na serwerze i stacjach roboczych należących do firmy. Przedsiębiorstwo samodzielnie odpowiada za infrastrukturę, kopie zapasowe oraz bezpieczeństwo danych, zyskując w zamian pełną kontrolę nad środowiskiem i możliwość pracy bez stałego dostępu do Internetu. Przykładem takiego podejścia jest wersja frameworkowa opisana na stronie magazyn framework, instalowana lokalnie i łącząca się z bazą danych magazynu. Zakres uruchomionych funkcji dostosowuje się indywidualnie do procesów danego przedsiębiorstwa, niezależnie od wybranego modelu wdrożenia.
Program magazynowy mobilny na urządzeniach Android
Trzeci wariant to aplikacje mobilne instalowane na skanerach lub terminalach z systemem Android, które towarzyszą operatorowi w trakcie pracy na hali magazynowej. Program mobilny rzadko funkcjonuje samodzielnie - najczęściej stanowi uzupełnienie wersji chmurowej lub on-premise, przekazując dane w czasie rzeczywistym z poziomu skanowania kodu kreskowego. Rozwiązania tego typu opisuje strona programy magazynowe Android.
Podział programów magazynowych według wielkości firmy
Druga oś podziału odnosi się do skali działalności, dla której producent projektuje dane rozwiązanie. Liczba SKU, wolumen dokumentów oraz liczba jednoczesnych użytkowników determinują zarówno cenę licencji, jak i zakres dostępnych funkcji.
Program magazynowy dla małego magazynu
Najprostsze programy magazynowe obsługują pojedynczy magazyn, ograniczoną liczbę dokumentów miesięcznie oraz kilku użytkowników jednocześnie. Ich zaletą jest niski próg wejścia - krótkie wdrożenie, prosty cennik i interfejs nieprzeciążony funkcjami rzadko wykorzystywanymi w małej firmie. Ograniczeniem bywa brak zaawansowanej obsługi wielu lokalizacji magazynowych lub rozbudowanej analityki. W praktyce prosty program dla małego magazynu obejmuje przyjęcie towaru, wydanie na podstawie zamówienia oraz podstawowy raport stanów - bez rozbudowanych modułów planowania tras kompletacji czy automatycznego uzupełniania regałów. Taki zakres funkcji wystarcza, dopóki liczba dokumentów miesięcznie pozostaje niewielka, a magazyn obsługuje jeden zespół pracujący w jednej zmianie.
Program magazynowy dla średniego przedsiębiorstwa
Firmy z jednym lub kilkoma magazynami oraz rosnącą liczbą zamówień potrzebują programu, który obsłuży pełną ewidencję ilościowo-wartościową, integrację z systemem księgowym lub ERP oraz kilkunastu jednoczesnych operatorów. Segment ten najczęściej korzysta z gotowych pakietów modułów - przyjęcia, składowania, kompletacji, wydania i raportowania - uzupełnianych pojedynczymi funkcjami dodatkowymi w miarę potrzeb. To zarazem najliczniej reprezentowany segment rynku, oferujący najszerszy wybór dostawców i wariantów cenowych, opisany między innymi na stronie program WMS cena.
System WMS dla dużej sieci dystrybucji
Sieci dystrybucyjne obsługujące wiele magazynów, setki tysięcy SKU oraz dziesiątki jednoczesnych użytkowników wymagają rozwiązań o wysokiej wydajności bazy danych, rozbudowanej warstwie integracyjnej oraz możliwości pracy w kilku lokalizacjach jednocześnie, z centralnym raportowaniem obejmującym cały łańcuch dostaw. W tym segmencie częściej niż gdzie indziej spotyka się systemy budowane lub głęboko dostosowywane na zamówienie klienta, ponieważ standardowy pakiet funkcji rzadko odpowiada specyfice rozproszonej sieci magazynów. Rozwiązania tego typu opisuje strona systemy magazynowe na zamówienie. Dodatkowym wymogiem bywa obsługa wielu języków interfejsu oraz stref czasowych, gdy sieć dystrybucji obejmuje lokalizacje w różnych krajach, a raporty muszą pozostać spójne niezależnie od miejsca, z którego są generowane.
Podział programów magazynowych według specjalizacji
Trzecia oś podziału dotyczy zakresu funkcjonalnego oferowanego przez dany produkt. Część programów obsługuje pełny cykl magazynowy od przyjęcia po wysyłkę, inne koncentrują się wyłącznie na jednym, wąskim procesie.
Uniwersalny system WMS
Uniwersalny program magazynowy obejmuje przyjęcie towaru, składowanie, kompletację, wydanie oraz raportowanie w jednym środowisku. To rozwiązanie odpowiednie dla firm, które chcą zarządzać całym magazynem z poziomu jednej aplikacji, bez konieczności przełączania się między odrębnymi narzędziami dla poszczególnych procesów magazynowych. W praktyce oznacza to jeden wspólny widok stanów magazynowych dla działu przyjęć, kompletacji i wysyłki, co ogranicza liczbę pomyłek wynikających z pracy na rozproszonych arkuszach lub odrębnych aplikacjach. Uniwersalny system WMS sprawdza się szczególnie tam, gdzie procesy magazynowe są ze sobą ściśle powiązane, a opóźnienie na jednym etapie od razu wpływa na kolejny.
Moduły wyspecjalizowane do wąskich zadań
Obok uniwersalnych systemów WMS funkcjonują programy zawężone do jednego zadania - modułu inwentaryzacyjnego liczącego wyłącznie stany fizyczne, modułu obsługi reklamacji rejestrującego zwroty i naprawy, czy programu do zarządzania narzędziownią i wypożyczaniem sprzętu. Taki wyspecjalizowany moduł bywa tańszy i szybszy we wdrożeniu niż pełny WMS, wymaga jednak zwykle odrębnej integracji z pozostałymi systemami firmy. Przykładem modułu wyspecjalizowanego jest program opisany na stronie programy do inwentaryzacji, który obsługuje wyłącznie proces spisu z natury, bez pełnej ewidencji magazynowej.
Jak zorientować się w różnorodności ofert programów magazynowych
Trzy opisane wyżej osie podziału - model wdrożenia, wielkość firmy i stopień specjalizacji - nakładają się na siebie, dlatego jeden produkt można jednocześnie sklasyfikować na kilka sposobów, na przykład jako uniwersalny system WMS w chmurze dla średniego przedsiębiorstwa. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze kategorie w jednym miejscu i ułatwia rozpoznanie, do którego segmentu należy dana oferta.
| Kategoria | Typ | Dla kogo |
|---|---|---|
| Model wdrożenia | Chmura (SaaS) | Firmy bez własnej infrastruktury IT, oddziały rozproszone geograficznie |
| Model wdrożenia | On-premise, instalacja lokalna | Firmy z własną serwerownią, wymóg pełnej kontroli nad danymi |
| Model wdrożenia | Mobilny (Android, skanery) | Operatorzy pracujący w ruchu, poza stanowiskiem komputerowym |
| Wielkość firmy | Mały magazyn | Jednoosobowa działalność, magazyn liczący do kilkuset SKU |
| Wielkość firmy | Średnie przedsiębiorstwo | Jeden lub kilka magazynów, rosnąca liczba zamówień |
| Wielkość firmy | Duża sieć dystrybucji | Wiele lokalizacji, wysoki wolumen, integracje z wieloma systemami |
| Specjalizacja | Uniwersalny WMS | Magazyny o standardowych procesach przyjęcie - składowanie - wydanie |
| Specjalizacja | Moduł wyspecjalizowany | Firmy z wąską potrzebą, na przykład inwentaryzacją lub obsługą reklamacji |
Porównując oferty poszczególnych dostawców, warto rozbić każdą propozycję na te same trzy osie, zamiast porównywać wyłącznie cenę licencji lub listę funkcji marketingowych umieszczoną na stronie produktu. Dostawca oferujący wyłącznie jeden wariant w ramach każdej osi rzadko dopasuje ofertę do specyfiki konkretnego magazynu, dlatego warto sprawdzić, czy program daje możliwość rozbudowy w miarę wzrostu firmy.
Kroki porównania ofert programów magazynowych
- Określić model wdrożenia dopasowany do infrastruktury IT firmy - chmura, instalacja lokalna czy rozwiązanie mobilne uzupełniające jeden z tych wariantów.
- Oszacować skalę działania - liczbę SKU, magazynów oraz jednoczesnych użytkowników, aby uniknąć produktu przewymiarowanego lub zbyt ograniczonego.
- Ustalić, czy potrzebny jest uniwersalny system obejmujący cały cykl magazynowy, czy pojedynczy moduł wyspecjalizowany.
- Sprawdzić zakres integracji z posiadanym systemem ERP, sklepem internetowym lub platformą sprzedażową.
- Poprosić dostawcę o prezentację systemu na rzeczywistych dokumentach i procesach danego magazynu, a nie wyłącznie na danych demonstracyjnych.
Jedna nazwa handlowa "system WMS" bywa myląca - dwa produkty o tej samej etykiecie mogą różnić się modelem wdrożenia, skalą, do której zostały zaprojektowane, oraz zakresem funkcji. Zestawienie oferty z trzema osiami podziału pozwala szybciej ocenić, czy dany program w ogóle odpowiada profilowi magazynu, zanim rozpocznie się szczegółowa analiza cennika.
Znajomość podziału programów magazynowych według modelu wdrożenia, wielkości firmy i specjalizacji funkcjonalnej porządkuje poszukiwania i pozwala szybciej odrzucić oferty nieodpowiadające profilowi magazynu. Pełny opis funkcji pojedynczego rozwiązania oraz jego możliwości integracyjnych warto sprawdzić dopiero na etapie krótkiej listy wybranych dostawców. Traktowanie rynku jako zbioru trzech niezależnych kategorii, a nie jednej, jednorodnej grupy produktów, skraca czas selekcji i ogranicza ryzyko wyboru rozwiązania niedopasowanego do realnych potrzeb magazynu.
