Każdy dokument magazynowy, który dawniej trafiał na papier, dziś może istnieć wyłącznie w postaci cyfrowej. Program magazynowy on-line zastępuje papierowe druki PZ i WZ, ręcznie wypisywane arkusze inwentaryzacyjne oraz stosy wydrukowanych raportów jednym, elektronicznym obiegiem dokumentów dostępnym przez Internet. Poza oczywistą wygodą i szybkością pracy, cyfryzacja magazynu ma również wymiar środowiskowy - mniejsze zużycie papieru i tonerów, krótsze trasy kompletacji oraz dane potrzebne do raportowania ESG. Ten artykuł skupia się wyłącznie na tym aspekcie - wpływie programów magazynowych on-line na środowisko i redukcję zużycia papieru w codziennej pracy magazynu.
Cyfrowa dokumentacja magazynowa zamiast papierowych druków PZ i WZ
Papierowa dokumentacja magazynowa przez lata była naturalnym standardem - każde przyjęcie i wydanie towaru wymagało wypełnienia formularza, jego podpisania, skopiowania i podpięcia do segregatora. Program magazynowy on-line odwraca ten schemat, traktując dokument elektroniczny jako podstawową formę, a wydruk jako wyjątek stosowany tylko wtedy, gdy naprawdę jest potrzebny, na przykład do podpisu kierowcy przy odbiorze przesyłki.
Jak wyglądał papierowy obieg dokumentów w magazynie
W tradycyjnym magazynie każde przyjęcie towaru kończyło się wypisaniem dokumentu PZ w co najmniej dwóch egzemplarzach - jeden trafiał do działu księgowości, drugi do segregatora magazynowego. Podobnie wyglądało wydanie towaru, dokumentowane drukowanym WZ podpisywanym przez magazyniera i odbiorcę. Do tego dochodziły papierowe listy kompletacyjne drukowane na początku każdej zmiany oraz ręcznie wypełniane arkusze podczas okresowej inwentaryzacji. W skali roku suma tych wydruków w przeciętnym magazynie sięga dziesiątek tysięcy kartek papieru.
Co zmienia się po wdrożeniu programu magazynowego on-line
Po wdrożeniu systemu klasy WMS pełny obieg dokumentów magazynowych odbywa się elektronicznie. Dokument PZ powstaje automatycznie po zeskanowaniu dostarczonego towaru, dokument WZ generuje się w momencie zamknięcia zamówienia, a obie strony transakcji - dostawca i odbiorca - mają dostęp do tej samej wersji dokumentu w systemie, bez konieczności przesyłania papierowych kopii pocztą czy kurierem. W konfiguracji programu magazynowego przedsiębiorstwo samo decyduje, które dokumenty pozostają wyłącznie cyfrowe, a które nadal wymagają fizycznego wydruku na potrzeby konkretnego kontrahenta lub przewoźnika.
Ile papieru i tonera zużywa magazyn bez systemu WMS
Trudno podać jedną uniwersalną liczbę, ale rachunek jest łatwy do przeprowadzenia dla konkretnego przedsiębiorstwa. Wystarczy zsumować liczbę dokumentów PZ i WZ wystawianych miesięcznie, dodać listy kompletacyjne drukowane na każdą zmianę oraz arkusze przygotowywane przy okresowych spisach z natury. W magazynie średniej wielkości suma ta sięga nawet kilku tysięcy kartek papieru miesięcznie, nie licząc tonera, konserwacji drukarek i miejsca potrzebnego na archiwizację.
Poniższe zestawienie pokazuje, jak poszczególne papierowe procesy magazynowe zastępuje cyfrowy odpowiednik dostępny w programie magazynowym on-line, oraz jaki efekt środowiskowy i kosztowy to przynosi.
| Proces papierowy | Cyfrowy odpowiednik w programie magazynowym on-line | Efekt środowiskowy i oszczędność |
|---|---|---|
| Ręcznie wypisywany dokument PZ | Elektroniczny dokument PZ generowany automatycznie po zeskanowaniu towaru | Brak zużycia papieru i toneru przy każdym przyjęciu towaru |
| Dokument WZ drukowany w kilku kopiach | Cyfrowy dokument WZ dostępny w systemie, eksportowany do PDF wyłącznie na żądanie | Redukcja zużycia papieru nawet o kilkanaście tysięcy kartek rocznie |
| Papierowe listy kompletacyjne drukowane na każdą zmianę | Lista kompletacyjna wyświetlana na ekranie skanera lub terminala | Mniej wydruków, mniejsze zużycie tonera, krótsza trasa kompletacji |
| Ręczne arkusze inwentaryzacyjne | Inwentaryzacja prowadzona w programie magazynowym on-line ze skanera | Brak drukowania arkuszy, szybszy i dokładniejszy spis z natury |
| Papierowe raporty stanów magazynowych archiwizowane w segregatorach | Raporty i stany magazynowe generowane on-line i eksportowane do PDF lub Excela | Oszczędność miejsca archiwum i zużycia papieru do druku raportów |
Optymalizacja tras kompletacji a ślad węglowy magazynu
Redukcja papieru to tylko jeden z efektów cyfryzacji magazynu. Program magazynowy on-line wylicza najkrótszą trasę kompletacji zleceń na podstawie rozmieszczenia towaru w lokalizacjach, zamiast pozostawiać tę decyzję intuicji pracownika. Krótsza trasa oznacza mniej przejechanych metrów wózkiem widłowym lub przejść pieszych między regałami, a w konsekwencji niższe zużycie energii i paliwa w magazynach korzystających z pojazdów spalinowych.
Mniej błędów kompletacji to mniej zwrotów i mniej transportu
Skanowanie kodu kreskowego przy każdej pozycji zamówienia eliminuje pomyłki typowe dla ręcznej kompletacji na podstawie papierowej listy. Mniejsza liczba błędów oznacza mniej zwrotów towaru od klienta, a każdy uniknięty zwrot to jeden kurs transportowy mniej - zarówno po stronie dostawy błędnego towaru, jak i odbioru zwrotu oraz ponownej wysyłki właściwego produktu. W skali roku, w magazynie realizującym kilkaset zamówień dziennie, ograniczenie liczby pomyłek przekłada się na wymierną redukcję liczby przejazdów kurierskich, a tym samym emisji spalin związanej z transportem.
Precyzyjne operacje magazynowe wspierane danymi w czasie rzeczywistym ograniczają też konieczność dodatkowych, korygujących dostaw pomiędzy magazynem a punktem sprzedaży, co dodatkowo zmniejsza łączny ślad transportowy firmy.
Raportowanie środowiskowe ESG jako element odpowiedzialnego biznesu
Coraz więcej przedsiębiorstw, także tych średniej wielkości, przygotowuje raporty środowiskowe w ramach polityki ESG (Environmental, Social, Governance) lub na żądanie partnerów biznesowych i sieci handlowych. Magazyn, który prowadzi pełną dokumentację w formie cyfrowej, dysponuje gotowymi danymi do takiego raportu - liczbą dokumentów wystawionych elektronicznie zamiast na papierze, poziomem automatyzacji procesów oraz historią zmian w zużyciu materiałów biurowych.
Przykładowo magazyn wystawiający pięćset dokumentów PZ i WZ miesięcznie, w pełni cyfrowych zamiast drukowanych w dwóch kopiach, ogranicza zużycie papieru o kilkanaście ryz rocznie. Tego rodzaju wyliczenie, uzupełnione o dane dotyczące tras kompletacji i liczby zwrotów, staje się gotowym punktem wyjścia do rozdziału środowiskowego w rocznym raporcie firmy.
Dział administracji nie musi ręcznie zliczać zamówień papieru do drukarki ani szacować zużycia tonera - program magazynowy on-line prowadzi pełną historię operacji, którą można zestawić w dowolnym okresie i wykorzystać zarówno do raportu wewnętrznego, jak i do dokumentacji przekazywanej audytorowi zewnętrznemu.
Firmy biorące udział w przetargach lub współpracujące z dużymi sieciami handlowymi coraz częściej muszą wykazać, ile papieru i energii oszczędza ich magazyn dzięki cyfryzacji dokumentacji. Dane z programu magazynowego on-line - liczba dokumentów elektronicznych, długość tras kompletacji, poziom błędów - stanowią gotowy materiał do raportu środowiskowego, bez dodatkowej pracy działu administracji.
Długoterminowe oszczędności kosztów materiałów biurowych
Papier, toner, konserwacja i serwis drukarek, a także miejsce potrzebne na archiwizację dokumentów w segregatorach - to koszty, które w tradycyjnym magazynie rosną wraz z liczbą obsługiwanych zamówień. Program magazynowy on-line, dostępny w modelu magazynu w chmurze, przenosi archiwizację dokumentów do bazy danych, gdzie dostęp do historii operacji sprzed kilku lat wymaga jedynie kilku kliknięć, bez przeszukiwania segregatorów w archiwum.
W dłuższym horyzoncie czasowym oszczędność nie ogranicza się do samego papieru. Rezygnacja z drukarek etykietowych i biurowych ogranicza zużycie energii elektrycznej, a mniejsza liczba awarii sprzętu drukującego oznacza niższe koszty serwisu i wymiany materiałów eksploatacyjnych. Przedsiębiorstwa prowadzące kilka magazynów odczuwają tę oszczędność wielokrotnie, ponieważ efekt sumuje się w każdej lokalizacji z osobna.
Warto uwzględnić także koszty pośrednie, które rzadko trafiają do prostego zestawienia wydatków na papier. Transport palet papieru do biura, utylizacja zużytych tonerów oraz czas pracownika poświęcony na kserowanie i segregowanie dokumentów to wydatki, które znikają wraz z pełną cyfryzacją obiegu dokumentów magazynowych. W dłuższej perspektywie suma tych oszczędności bywa wyższa niż sam koszt papieru i tonera.
Jak wdrożyć cyfrową dokumentację magazynową krok po kroku
Przejście z papierowej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów przebiega w kilku uporządkowanych etapach, niezależnie od wielkości magazynu.
- Audyt papierowego obiegu dokumentów - magazyn ustala, ile druków PZ, WZ, RW i list kompletacyjnych powstaje w ciągu miesiąca oraz ile kartek i tonera to realnie zużywa.
- Wybór programu magazynowego on-line - dobór systemu, który obsługuje pełny obieg dokumentów magazynowych w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania.
- Konfiguracja szablonów i uprawnień - w konfiguracji programu magazynowego ustala się, które dokumenty pozostają wyłącznie cyfrowe, a które nadal wymagają wydruku, na przykład na potrzeby kontrahenta.
- Szkolenie zespołu magazynowego - pracownicy uczą się pracy na skanerach i terminalach zamiast papierowych list kompletacyjnych.
- Monitorowanie efektów - dział administracji porównuje zużycie papieru i tonera sprzed wdrożenia z danymi po wdrożeniu, dokumentując realną oszczędność.
Wdrożenie nie musi obejmować całego magazynu jednocześnie. Wiele firm zaczyna od cyfryzacji jednej grupy dokumentów, na przykład dokumentów PZ, a dopiero po pozytywnych efektach rozszerza elektroniczny obieg na pozostałe obszary - listy kompletacyjne, inwentaryzację i raportowanie. Takie stopniowe podejście ogranicza ryzyko wdrożeniowe i pozwala na bieżąco mierzyć efekt środowiskowy każdego kolejnego etapu.
Programy magazynowe on-line a strategia zrównoważonego rozwoju firmy
Cyfryzacja dokumentacji magazynowej rzadko bywa jedynym powodem wdrożenia programu magazynowego on-line, ale w firmach budujących politykę zrównoważonego rozwoju staje się coraz istotniejszym argumentem. Mniejsze zużycie papieru i tonera, krótsze trasy kompletacji oraz gotowe dane do raportu środowiskowego to efekty uboczne cyfryzacji, które jednak realnie wpływają zarówno na koszty, jak i na wizerunek firmy jako odpowiedzialnego partnera biznesowego.
Magazyn, który dziś rezygnuje z papierowego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznych PZ i WZ, cyfrowej inwentaryzacji oraz zoptymalizowanej kompletacji zleceń, buduje jednocześnie fundament pod przyszłe raportowanie środowiskowe - niezależnie od tego, czy obowiązek taki dotyczy firmy już dziś, czy dopiero za kilka lat.
Decyzja o cyfryzacji dokumentacji magazynowej nie wymaga rewolucji organizacyjnej - wystarczy świadome podejście do tego, które procesy nadal generują papier, i konsekwentne zastępowanie ich elektronicznym odpowiednikiem. Efekt środowiskowy, choć rzadko bywa jedynym argumentem za wdrożeniem programu magazynowego on-line, z roku na rok zyskuje na znaczeniu - zarówno w oczach klientów, jak i partnerów biznesowych oceniających dostawców pod kątem odpowiedzialności środowiskowej.
