SoftwareStudio opracowało Studio WMS.net jako program klasy WMS (Warehouse Management System) do ewidencji zapasów i obsługi pracy magazynu. Ten tekst pokazuje produkt z perspektywy osoby, która wybiera program: co program zapisuje, jakie dokumenty tworzy i w jakiej wersji pracują poszczególne stanowiska.
Wymagania techniczne oraz licencje od strony administratora zbiera tekst o specyfikacji programu WMS.net, a ustawianie menu i uprawnień opisuje strona o konfiguracji programu magazynowego. Poniżej liczy się to, co program robi w codziennej pracy magazynu.
Studio WMS.net jako produkt SoftwareStudio
Studio WMS.net jest jednym z podstawowych produktów SoftwareStudio, firmy piszącej od wielu lat oprogramowanie dla logistyki i magazynowania. Program prowadzi towar od przyjęcia od dostawcy do wydania odbiorcy, a po drodze pilnuje składowania i kompletacji. Ewidencja ilościowo-wartościowa działa w czasie rzeczywistym, więc stan w systemie odpowiada stanowi na regale.
Arkusz kalkulacyjny ani papierowa ewidencja tego nie dają, bo każdy ruch trzeba w nich przepisać ręcznie i po fakcie. W programie ruch zapisuje się w chwili wykonania operacji, co skraca drogę od zdarzenia na hali do informacji w raporcie.
| Element | Rozwiązanie w Studio WMS.net |
|---|---|
| Serwer aplikacji | Microsoft ASP.net |
| Baza danych | Microsoft SQL Server |
| Sposób dostępu | Sieć lokalna albo Internet, wielu użytkowników jednocześnie |
| Zasięg instalacji | Kilka magazynów w różnych lokalizacjach w jednym systemie |
System działa na platformie Microsoft ASP.NET i bazie Microsoft SQL Server, więc pracuje w nim wielu użytkowników jednocześnie, w sieci lokalnej oraz przez Internet. W jednym z wdrożeń z 2009 roku aplikacja obsługiwała około 300 użytkowników równocześnie przez przeglądarkę. Ta sama instalacja obsługuje kilka magazynów w różnych lokalizacjach.
Nazwa produktu nawiązuje do platformy .NET, na której SoftwareStudio rozwija oprogramowanie. Do rodziny Studio należy też moduł awizacji Studio VSS.net i system reklamacji Studio RMA.net. Ewidencję magazynową można więc połączyć z placem manewrowym albo z obsługą reklamacji bez dodatkowej warstwy od innego dostawcy.
Firmy, w których program sprawdza się najlepiej
Studio WMS.net jest kierowany do przedsiębiorstw z własnym magazynem wysokiego składowania, centrum dystrybucyjnym albo magazynem obsługującym sprzedaż internetową. Poniższe zestawienie łączy profil magazynu z tym, czego się od programu oczekuje. Różnice wynikają z procesu, a nie z wielkości firmy, bo mały magazyn produkcyjny ma inne wymagania niż mały magazyn sklepu.
| Profil | Czego wymaga od programu |
|---|---|
| Magazyn wysokiego składowania | Ewidencja lokalizacji na regałach wielopoziomowych i kolejność pobrań |
| Firma produkcyjna | Powiązanie stanów magazynowych z recepturami i zleceniami produkcyjnymi |
| Operator logistyczny | Obsługa towaru wielu właścicieli w jednym obiekcie |
| Sieć handlowa | Spójna ewidencja kilku magazynów prowadzona z jednego miejsca |
| Magazyn sklepu internetowego | Szybka obsługa drobnych zamówień i wymiana danych ze sprzedażą |
Rolę operatora logistycznego opisuje osobny tekst o WMS dla operatora 3PL z danymi wielu klientów. Modułowa budowa programu pozwala dopasować zakres do wielkości firmy. Mniejsze magazyny używają podstawowego zestawu z ewidencją i dokumentami, a większe dokładają kompletację wieloetapową, numery seryjne albo integrację z rozbudowanym ERP. Dzięki temu koszt wdrożenia rośnie razem z potrzebami magazynu, a nie z maksymalnym zakresem funkcji, jaki oferuje producent.
Reguła: zakres wdrożenia dobiera się do procesów magazynu. Moduł, którego proces nie potrzebuje, nie trafia do projektu i nie podnosi kosztu.
Ewidencja ilościowo-wartościowa i kartoteka towarowa
Podstawową funkcją jest ewidencja ilościowo-wartościowa. System śledzi liczbę sztuk oraz wartość towaru, więc decyzje zakupowe opierają się na zmianach wartości zapasu, a nie tylko na jego ilości. Każdy towar ma kartotekę z historią obrotów, bieżącymi stanami w lokalizacjach i ilościami dostępnymi do rezerwacji pod nowe zamówienie.
Dla poszczególnych sztuk można śledzić numer seryjny, a dla partii produkcyjnej także datę ważności. To potrzebne w branżach, które muszą wykazać drogę towaru od dostawcy do odbiorcy. Pola i powiązania kartotek opisuje artykuł o strukturze kartotek magazynowych w WMS.net.
-- przykład uproszczony (schemat poglądowy): ilość i wartość zapasu na indeks według cen ruchów
-- ruchy przychodowe mają ilość dodatnią, rozchodowe ujemną
SELECT k.Indeks,
SUM(r.Ilosc) AS Ilosc,
SUM(r.Ilosc * r.CenaJedn) AS Wartosc
FROM dbo.Kartoteka AS k
JOIN dbo.RuchMagazynowy AS r ON r.IdKartoteki = k.IdKartoteki
GROUP BY k.Indeks
HAVING SUM(r.Ilosc) > 0;Zapytanie pokazuje ideę, a nie schemat produktu: stan powstaje z sumy ruchów, a wartość z ich cen. W praktyce wycena zależy od przyjętej metody, na przykład FIFO albo średniej ważonej, więc ta sama ilość w magazynie może mieć różną wartość księgową.
| Rodzaj stanu | Co oznacza | Kiedy się zmienia |
|---|---|---|
| Stan fizyczny | Ilość towaru leżąca na lokalizacjach | Po zapisaniu dokumentu zmieniającego lokalizację lub ilość |
| Stan zarezerwowany | Ilość przypisana do zleceń wydania | Po utworzeniu zlecenia i po jego realizacji |
| Stan dostępny | Stan fizyczny pomniejszony o rezerwacje | Po każdej z powyższych zmian |
Rozróżnienie pilnuje, żeby ten sam towar nie został obiecany dwóm zamówieniom. Stan dostępny jest liczbą, którą widzi sprzedaż, a stan fizyczny tą, którą liczy się podczas inwentaryzacji.
Dokumenty magazynowe zmieniające stan
Każda operacja ma odzwierciedlenie w dokumencie, a dokument wpływa na stan. Pełny opis obiegu znajduje się na stronie o dokumentach magazynowych, a poniższa tabela pokazuje ich rolę w programie.
| Dokument | Znaczenie | Skutek dla stanu |
|---|---|---|
| PZ | Przyjęcie zewnętrzne towaru od dostawcy | Zwiększa stan magazynu |
| WZ | Wydanie zewnętrzne towaru odbiorcy | Zmniejsza stan magazynu |
| RW | Rozchód wewnętrzny na potrzeby własne firmy, na przykład zużycie materiałów w produkcji | Zmniejsza stan magazynu |
| PW | Przyjęcie wewnętrzne na potrzeby własne firmy | Zwiększa stan magazynu |
| MM | Przesunięcie międzymagazynowe w ramach jednego przedsiębiorstwa | Zmniejsza stan w jednym magazynie i zwiększa w drugim |
Do dokumentu można dołączyć plik jako załącznik: protokół rozbieżności, zdjęcie uszkodzenia albo specyfikację dostawy. Wszystkie informacje o operacji zostają wtedy w jednym miejscu. Do dokumentu przyjęcia dodaje się też pozycje usług, na przykład kontrolę jakości albo przepakowanie, dzięki czemu wartość transakcji obejmuje więcej niż sam towar.
Kompletacja zamówień i wydanie
Moduł kompletacji zamówień przygotowuje towar zgodnie ze zleceniem wydania. Wskazuje pracownikowi kolejność pobrań i lokalizacje, z których ma zdjąć poszczególne pozycje. Kolejność układa się według adresów, żeby operator przechodził halę jedną trasą, a nie wracał wielokrotnie do tej samej alejki. System umożliwia też kompletację produktów gotowych z surowców, co przydaje się w magazynach z elementem konfekcjonowania albo prostej produkcji.
Praca ze skanerem kodów kreskowych skraca kompletację i ogranicza pomyłki polegające na pobraniu niewłaściwego towaru lub złej ilości. Wydanie kończy się dokumentem WZ, który zamyka rezerwację i zmniejsza stan.
| Cecha | Kompletacja jednostopniowa | Kompletacja wieloetapowa |
|---|---|---|
| Przebieg | Operator zbiera towar bezpośrednio do zamówienia | Zbiorcze pobranie z rezerwy, a potem rozdział na zamówienia |
| Kiedy pasuje | Mało pozycji na zamówieniu, prosty układ magazynu | Wiele drobnych pozycji i duża liczba zamówień |
| Ryzyko | Długie trasy przy dużej liczbie zamówień | Dodatkowy krok i miejsce na strefę rozdziału |
Reguła: skan potwierdza właściwy indeks i właściwą ilość, zanim zamówienie przejdzie do wydania.
Raporty i zestawienia z bazy
Dane zapisane w bazie SQL Server trafiają do raportów i zestawień. Moduł Studio Raporty (Business Intelligence) pozwala tworzyć raporty SQL dopasowane do roli użytkownika, więc kierownik zmiany widzi inne zestawienie niż osoba odpowiedzialna za zakupy. Raporty generuje się na żądanie albo według harmonogramu, a ich definicje leżą w formacie RDL, opisanym w tekście o specyfikacji programu WMS.net.
Typowy zestaw wskaźników obejmuje rotację towaru i zaleganie oraz obciążenie stref składowania. Wskaźnik ma sens dopiero po ustaleniu jego definicji: rotacja liczona z wartości wydań daje inny wynik niż liczona z liczby sztuk, a czas kompletacji zależy od tego, czy mierzy się całe zlecenie, czy pojedynczą pozycję.
Reguła: wskaźnik bez zapisanej definicji jest opinią, a nie miarą. Definicję ustala się przed pierwszym raportem.
Integracja z ERP i innymi systemami
Studio WMS.net rzadko pracuje jako system odosobniony. W większości wdrożeń współpracuje z nadrzędnym ERP: przekazuje mu dane o przyjęciach i wydaniach oraz o bieżących stanach, a pobiera z niego zamówienia i kartoteki towarowe oraz zlecenia produkcyjne. Wymiana jest automatyczna, więc dwa działy nie wpisują tych samych danych dwa razy, a liczba pomyłek z ręcznego przepisywania spada.
Zakres i sposób integracji ustala się w analizie przedwdrożeniowej, dopasowując go do ERP już działającego w firmie. Warianty połączeń opisuje tekst o integracji WMS z ERP - REST i kolejki, a stronę produktową program ma w serwisie SoftwareStudio.
Reguła: każdy dokument wymieniany między systemami niesie numer, po którym obie strony rozpoznają tę samą operację.
Największą część pracy przy integracji zajmuje uzgodnienie, które dokumenty po obu stronach odpowiadają sobie nawzajem. Przyjęcie w WMS musi trafić do ERP jako właściwy dokument z tym samym numerem zamówienia, a wydanie musi się zamknąć na tej samej pozycji, z której zostało zarezerwowane. Bez takiej zgodności numerów magazyn i księgowość liczą dwa różne stany.
W magazynie sklepu internetowego dochodzi jeszcze wymiana ze sprzedażą i przewoźnikiem. Zamówienie ze sklepu trafia do WMS jako zlecenie wydania, a numer przesyłki wraca do sklepu po kompletacji. Synchronizacja stanów zmniejsza ryzyko sprzedaży towaru, którego w magazynie już nie ma.
Trzy wersje klienta - wybór według stanowiska
Studio WMS.net występuje w kilku wariantach technologicznych, które udostępniają ten sam rdzeń funkcji w różnych środowiskach pracy. Wybór zależy od miejsca pracy pracowników, czyli od tego, czy siedzą przy biurku, czy chodzą po hali.
| Wariant | Środowisko pracy | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Framework | Aplikacja instalowana na stacji roboczej, interfejs zbliżony do pakietu Office | Praca wielookienkowa na stanowiskach biurowych i magazynowych |
| Web | Przeglądarka internetowa, także w modelu magazynu w chmurze | Dostęp z wielu lokalizacji bez instalacji lokalnej |
| Android | Aplikacja mobilna na skanerach i terminalach | Praca w ruchu, przy regale albo podczas rozładunku |
Wersja Framework pozwala na pracę wielookienkową podobną do zakładek w arkuszu kalkulacyjnym. Wersja web udostępnia te same dane przez przeglądarkę i pasuje do modelu magazynu w chmurze, w którym infrastrukturę serwerową utrzymuje dostawca. Aplikacja Android WMS uzupełnia obie wersje o pracę mobilną: operator potwierdza przy regale przyjęcia i przesunięcia oraz kompletację, a dane trafiają do systemu w czasie rzeczywistym.
Reguła: wariant klienta dobiera się do stanowiska, więc jedna firma może używać kilku wariantów naraz. Wiele firm zaczyna od wersji web albo Framework w biurze, a Android dołącza później.
Wdrożenie i wsparcie producenta
Wdrożenie prowadzi zespół SoftwareStudio według stałego schematu, niezależnie od wielkości magazynu i branży klienta.
| Etap | Co się dzieje |
|---|---|
| Analiza przedwdrożeniowa | Poznanie procesów magazynowych oraz wybór modułów i zakresu integracji z ERP |
| Konfiguracja programu | Struktura lokalizacji i kartotek oraz dokumenty i uprawnienia, opisane w tekście o konfiguracji |
| Migracja danych | Wprowadzenie kartotek towarowych i aktualnych stanów z arkusza lub ERP |
| Testy na strefie magazynu | Sprawdzenie skonfigurowanego systemu na fragmencie obiektu |
| Szkolenia stanowiskowe | Nauka obsługi na własnych stanowiskach pracowników |
| Uruchomienie produkcyjne | Objęcie całego magazynu i wycofanie arkuszy oraz papierowej ewidencji |
Standardowe wdrożenie systemu WMS trwa od kilku do kilkunastu tygodni, zależnie od liczby magazynów, stopnia integracji z ERP i zakresu dostosowań. Firma z jednym magazynem i prostymi procesami kończy bliżej dolnej granicy, a sieć wielomagazynowa z rozbudowaną integracją potrzebuje więcej czasu na testy i szkolenia.
Migracja danych wymaga osobnej uwagi. Kartoteki towarowe przenosi się zwykle z arkusza albo z ERP, a stany początkowe muszą zgadzać się z fizycznym spisem z dnia uruchomienia. Dopiero wtedy pierwsze dokumenty zapisane w programie dają stan, któremu można ufać. Strefa testowa powinna obejmować pełny obieg, od przyjęcia po wydanie, żeby pracownicy zobaczyli cały cykl dokumentów, a nie pojedyncze ekrany.
Po uruchomieniu system pozostaje objęty wsparciem SoftwareStudio: pomocą przy zgłoszeniach i aktualizacjami programu, a także doradztwem przy dołączaniu kolejnych modułów. Zgłoszenia trafiają do zespołu producenta, który prowadzi je od przyjęcia przez diagnozę do zamknięcia, a klient widzi status każdej sprawy. Awarie ograniczające bieżące operacje obsługuje się w pierwszej kolejności, a wnioski rozwojowe wchodzą do harmonogramu kolejnych aktualizacji.
