Oprogramowanie dla handlowca na Android pozwala zespołowi sprzedaży prowadzić pełną obsługę klienta bezpośrednio z telefonu lub tabletu, bez powrotu do biura po każdej wizycie. Aplikacja rejestruje przedmiot transakcji, ceny, warunki handlowe oraz treść rozmów i spotkań, a każdy dokument i ustalenie można od razu przypisać do konkretnego kontrahenta. Więcej informacji o powiązanym module magazynowym znajduje się na stronie programu magazynowego, a proces zbierania towarów z lokalizacji magazynowych opisuje artykuł o kompletacji zamówień.
Czym jest oprogramowanie dla handlowca na Android
Oprogramowanie dla handlowca na Android to aplikacja mobilna przeznaczona dla przedstawicieli handlowych, którzy większość czasu pracy spędzają poza biurem. Zastępuje ona papierowe zamówienia, luźne notatki i telefoniczne ustalenia jednym, spójnym narzędziem dostępnym na smartfonie lub tablecie. Handlowiec ma w niej bieżący dostęp do kartoteki klienta, historii zamówień, cenników i warunków handlowych, dzięki czemu każda wizyta jest przygotowana na podstawie aktualnych danych, a nie pamięci lub wcześniejszych notatek.
Rozwiązanie tego typu jest coraz częściej wybierane przez firmy dystrybucyjne, hurtownie i producentów, ponieważ skraca czas potrzebny na obsługę pojedynczego klienta i ogranicza liczbę pomyłek wynikających z ręcznego przepisywania zamówień. Aplikacja działa również jako punkt wymiany informacji między działem sprzedaży a magazynem, ponieważ dane wprowadzone w terenie trafiają do systemu centralnego niemal w czasie rzeczywistym.
Mobilny CRM jako fundament pracy terenowej
Rdzeniem aplikacji dla handlowca jest zwykle moduł CRM, który gromadzi dane kontaktowe, historię rozmów i ustalenia z każdego spotkania. Program CRM.net z interfejsem webowym jest intuicyjny i pozwala błyskawicznie przeglądać planowane wizyty jeszcze przed wyjazdem do klienta, co ułatwia przygotowanie oferty dopasowanej do bieżącej sytuacji kontrahenta.
Podczas samego spotkania liczy się szybkość rejestrowania informacji - system umożliwia bieżące wprowadzanie notatek, dzięki czemu żadne ustalenie nie zostanie pominięte, a dane klienta lub warunki oferty można zaktualizować na miejscu. Dedykowany moduł na urządzenia z Androidem stanowi uzupełnienie aplikacji webowej i zapewnia dostęp do tych samych informacji niezależnie od lokalizacji handlowca. Rozwiązania tego typu opisuje szerzej artykuł o mobilnym CRM, a jego działanie można sprawdzić na demo CRM dla handlowca.
Praca w terenie oznacza też częste przerwy w zasięgu sieci, dlatego aplikacja mobilna zapisuje dane lokalnie na urządzeniu i wysyła je do systemu centralnego automatycznie po odzyskaniu połączenia z Internetem. Dzięki temu handlowiec może kontynuować pracę - wypełniać zamówienia, przeglądać cennik czy dodawać notatki - nawet w miejscach bez dostępu do sieci komórkowej.
Funkcje aplikacji dla handlowca na Android
Zakres funkcji aplikacji mobilnej dla handlowca zależy od dostawcy, jednak większość wdrożeń obejmuje zbliżony zestaw modułów odpowiadających kolejnym etapom obsługi klienta.
- Katalog produktów i cennik - pełna oferta z aktualnymi cenami, rabatami i warunkami handlowymi dostępna również offline.
- Składanie zamówień - tworzenie i edycja zamówienia bezpośrednio podczas wizyty, z automatycznym przeliczeniem wartości i rabatów.
- Podgląd stanów magazynowych - informacja o dostępności towaru przed potwierdzeniem zamówienia klientowi.
- Historia kontaktów i notatki - zapis przebiegu rozmów, ustaleń i dokumentów przypisanych do danej transakcji.
- Planer wizyt i tras - harmonogram spotkań oraz kolejność odwiedzin poszczególnych klientów.
- Raportowanie - zestawienia sprzedaży, aktywności w terenie i realizacji celów handlowych.
Integracja z magazynem i systemem ERP
Aplikacja dla handlowca rzadko działa w oderwaniu od pozostałych systemów firmy. Największą wartość przynosi wtedy, gdy jest zintegrowana z systemem magazynowym i ERP, dzięki czemu dane o zamówieniach, płatnościach i dostępności towaru są spójne w całej organizacji. Przed zaproponowaniem klientowi konkretnego towaru handlowiec może sprawdzić stan magazynowy bez dzwonienia do magazyniera, a złożone zamówienie trafia bezpośrednio do modułu kompletacji.
Integracja z Android WMS pozwala też ujednolicić środowisko sprzętowe w firmie - te same zasady logowania, powiadomień i synchronizacji danych obowiązują zarówno na kolektorach danych używanych w magazynie, jak i na smartfonach handlowców. Dzięki temu dział IT utrzymuje jedną platformę mobilną zamiast kilku odrębnych aplikacji, a nowe urządzenie można skonfigurować według tego samego schematu niezależnie od działu, w którym będzie używane. Szerzej opisuje to podejście artykuł o systemie mobilnej obsługi magazynu.
Aplikacja mobilna czy tradycyjny obieg dokumentów
Część firm nadal prowadzi obsługę handlowców na podstawie papierowych zamówień, wiadomości e-mail i arkuszy kalkulacyjnych przepisywanych po powrocie do biura. Takie rozwiązanie sprawdza się przy niewielkiej liczbie klientów, jednak wraz ze wzrostem skali sprzedaży zaczyna generować opóźnienia i pomyłki. Poniższe zestawienie pokazuje różnice między tradycyjnym obiegiem dokumentów a aplikacją mobilną dla handlowca.
| Kryterium | Tradycyjny obieg (papier, e-mail) | Aplikacja mobilna na Android |
|---|---|---|
| Czas realizacji zamówienia | Przepisywanie danych po powrocie do biura | Zamówienie trafia do systemu od razu |
| Aktualność cennika | Ryzyko pracy na nieaktualnym wydruku | Cennik synchronizowany automatycznie |
| Dostępność towaru | Telefon do magazyniera lub biura | Podgląd stanu magazynowego na bieżąco |
| Ryzyko błędów | Pomyłki przy ręcznym przepisywaniu | Dane wprowadzane raz, bez powielania |
| Raportowanie pracy zespołu | Zestawienia przygotowywane ręcznie | Automatyczne raporty aktywności i sprzedaży |
Dla firmy z kilkoma handlowcami obsługującymi stałych klientów tradycyjny model bywa wystarczający. Gdy liczba zamówień i pracowników terenowych rośnie, koszt utrzymania porządku w arkuszach i wiadomościach e-mail zaczyna przewyższać koszt wdrożenia dedykowanej aplikacji.
Wymagania techniczne dla urządzeń z Androidem
Aby aplikacja działała stabilnie w terenie, urządzenie handlowca powinno spełniać kilka podstawowych warunków sprzętowych i systemowych.
- System operacyjny - aktualna wersja Androida wspierana przez producenta urządzenia, co zapewnia dostęp do bieżących poprawek bezpieczeństwa.
- Pamięć i procesor - wystarczająca ilość pamięci RAM, aby aplikacja płynnie działała równolegle z innymi programami, na przykład pocztą czy nawigacją.
- Łączność - transmisja danych mobilnych lub Wi-Fi do synchronizacji, przy czym sama praca z aplikacją powinna być możliwa również offline.
- Czytnik kodów kreskowych - wbudowany aparat lub zewnętrzny skaner, przydatny przy weryfikacji towaru u klienta lub w magazynie.
- Bezpieczeństwo danych - blokada ekranu, szyfrowanie pamięci urządzenia i możliwość zdalnego wylogowania w razie zgubienia telefonu.
Firmy korzystające jednocześnie z aplikacji handlowej i magazynowej często decydują się na ujednolicony park urządzeń, na przykład smartfony lub kolektory danych jednego producenta, co upraszcza serwis, wymianę sprzętu i szkolenie nowych pracowników.
Wdrożenie systemu dla zespołu handlowego
Wdrożenie aplikacji mobilnej dla handlowców przebiega zwykle w kilku etapach, niezależnie od wielkości zespołu sprzedaży.
- Analiza procesu sprzedaży - określenie, jakie dane handlowiec musi mieć pod ręką i jakie dokumenty ma wystawiać w terenie.
- Konfiguracja integracji - połączenie aplikacji z systemem ERP, CRM i magazynowym, aby dane przepływały w obu kierunkach bez ręcznego przepisywania.
- Instalacja na urządzeniach - wgranie aplikacji na telefony lub tablety zespołu oraz skonfigurowanie kont użytkowników.
- Szkolenie zespołu - praktyczne wprowadzenie handlowców do obsługi aplikacji, zwykle na przykładzie rzeczywistych zamówień.
- Wsparcie po wdrożeniu - bieżąca pomoc techniczna oraz aktualizacje aplikacji dopasowane do zmieniających się potrzeb zespołu.
Tak poprowadzone wdrożenie pozwala uniknąć sytuacji, w której nowe narzędzie jest używane tylko częściowo, a zespół nadal prowadzi część dokumentacji po staremu. Sprawny system CRM wdrożony razem z aplikacją mobilną znacznie skraca ten okres przejściowy.
Branże, w których sprawdza się mobilny handlowiec
Aplikacje dla handlowca na Android sprawdzają się szczególnie tam, gdzie sprzedaż odbywa się w dużej mierze poza biurem, a decyzje trzeba podejmować na miejscu, u klienta.
- Dystrybucja i hurt FMCG - częste, krótkie wizyty w wielu punktach sprzedaży wymagają szybkiego składania zamówień i sprawdzania dostępności towaru.
- Farmacja i ochrona zdrowia - przedstawiciele potrzebują aktualnych informacji o asortymencie oraz historii zamówień poszczególnych placówek.
- Branża budowlana i materiały wykończeniowe - duża liczba indeksów towarowych i częste zmiany cen wymagają cennika zawsze zsynchronizowanego z systemem centralnym.
- Chemia gospodarcza i przemysłowa - regularne trasy handlowe do stałych odbiorców, gdzie liczy się powtarzalność i szybkość obsługi zamówienia.
Wspólnym mianownikiem tych branż jest duża liczba wizyt i zamówień realizowanych poza biurem, przy jednoczesnej potrzebie zachowania spójności danych z systemem centralnym. Rozwiązania oparte o CRM oparty na chmurze ułatwiają taką pracę, ponieważ dane są dostępne z dowolnego miejsca bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej.
Raportowanie i analiza pracy handlowców
Zarządzanie zespołem pracującym w terenie jest trudniejsze niż nadzór nad pracownikami biurowymi, ponieważ kierownik sprzedaży nie widzi na bieżąco przebiegu poszczególnych wizyt. Aplikacja mobilna częściowo rozwiązuje ten problem, rejestrując liczbę odwiedzonych klientów, złożonych zamówień i czas poświęcony na poszczególne zadania.
Funkcja grupowania danych pozwala przedstawić wyniki sprzedaży pogrupowane według wybranego kryterium, na przykład regionu, przedstawiciela lub kategorii produktu. Dzięki temu kierownik może szybko zestawić wyniki poszczególnych handlowców i wskazać obszary wymagające dodatkowego wsparcia, zamiast czekać na zbiorczy raport przygotowywany ręcznie na koniec miesiąca.
Regularna analiza tych danych pomaga też w planowaniu tras i częstotliwości wizyt - klienci o wyższej wartości zamówień mogą być odwiedzani częściej, a mniej aktywne punkty sprzedaży trafiają do rzadszego harmonogramu. Tak prowadzone raportowanie zmienia pracę zespołu handlowego z zestawu pojedynczych wizyt w uporządkowany, mierzalny proces.
