Inwentaryzacja ciągła w magazynie

Czym różni się inwentaryzacja ciągła od inwentaryzacji okresowej

Inwentaryzacja okresowa, nazywana też pełną lub roczną, polega na jednorazowym przeliczeniu całego asortymentu w magazynie na wybrany dzień, zwykle na koniec roku obrotowego. Wymaga wstrzymania części operacji, zaangażowania całego zespołu magazynowego oraz kilku dni intensywnej pracy komisji spisowej. Inwentaryzacja ciągła, określana również jako cykliczna lub obrotowa, rozkłada to samo zadanie w czasie - poszczególne lokalizacje, strefy lub grupy asortymentowe są liczone sukcesywnie, tak aby każdy indeks trafił do spisu przynajmniej raz w ustalonym cyklu, najczęściej rocznym.

Wybór metody zależy od wielkości magazynu, liczby indeksów oraz tego, czy działalność pozwala na całkowite zatrzymanie wydań i przyjęć na kilka dni. Dla magazynu wysokiego składowania obsługującego kilkaset zamówień dziennie pełne zatrzymanie pracy generuje wymierne koszty przestoju, dlatego coraz więcej firm przechodzi na model ciągły wspierany przez system WMS. Obie metody nie wykluczają się nawzajem - inwentaryzacja ciągła może uzupełniać coroczny spis pełny, zwłaszcza dla asortymentu o wysokiej rotacji lub dużej wartości jednostkowej.

Jak często prawo wymaga przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji przynajmniej raz w roku, na ostatni dzień roku obrotowego. Dla wybranych grup aktywów przepisy dopuszczają wydłużenie tego cyklu - zapasy towarów i materiałów przechowywane w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową można inwentaryzować raz na dwa lata, a nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz zapasy objęte wyłącznie ewidencją ilościową nawet raz na cztery lata.

Metoda ciągła jest wprost uwzględniona w przepisach jako sposób realizacji tego obowiązku dla zapasów objętych bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową, pod warunkiem że każdy składnik zostanie policzony przynajmniej raz w cyklu, a wynik porównany z zapisami księgowymi na dzień spisu. W praktyce oznacza to, że dedykowany program do inwentaryzacji musi pilnować harmonogramu liczenia lokalizacji równie skrupulatnie, jak samego zapisu wyników, tak aby żadna pozycja nie została pominięta do końca cyklu rozliczeniowego.

Rola WMS w automatyzacji inwentaryzacji ciągłej

W magazynie zarządzanym przez WMS inwentaryzacja przestaje być odrębnym, jednorazowym projektem, a staje się jedną z rutynowych operacji magazynowych, wplecioną w codzienny harmonogram pracy. System sam wyznacza, które lokalizacje wymagają przeliczenia w danym dniu, na podstawie rotacji towaru, czasu od ostatniego spisu lub zdarzeń wyjątkowych, takich jak zgłoszona rozbieżność przy kompletacji. Zadania liczenia trafiają bezpośrednio na urządzenie operatora, bez konieczności ręcznego przygotowywania list.

Poza samym liczeniem, WMS gromadzi dane potrzebne do analizy przyczyn rozbieżności - system zapisuje, kto, kiedy i w jakiej lokalizacji stwierdził różnicę, co pozwala odróżnić pojedynczy błąd operatora od powtarzającego się problemu, na przykład nieprawidłowego adresowania towaru przy przyjęciu. Zestawienia te trafiają do raportów dostępnych dla kierownika magazynu bez potrzeby ręcznego zestawiania danych z kilku źródeł.

Kolektory danych i RFID jako narzędzia inwentaryzacji ciągłej

Podstawowym narzędziem operatora są kolektory danych z Androidem, które łączą skaner kodów kreskowych z aplikacją magazynową w czasie rzeczywistym. Operator skanuje kod lokalizacji, a następnie kody poszczególnych opakowań lub palet - system natychmiast porównuje zeskanowaną ilość z zapisem w ewidencji i sygnalizuje rozbieżność na ekranie, zanim jeszcze zamknie zadanie liczenia. W starszych instalacjach tę samą rolę pełnią terminale radiowe pracujące w sieci Wi-Fi magazynu.

Tam, gdzie liczba jednostek do policzenia jest bardzo duża lub towar składowany jest w trudno dostępnych miejscach, sprawdza się technologia RFID. Nadajniki umieszczone na paletach lub pojemnikach pozwalają odczytać dziesiątki kodów jednym gestem czytnika, bez konieczności ustawiania linii wzroku na każdej etykiecie osobno, co skraca czas liczenia całej strefy nawet kilkukrotnie w porównaniu ze skanowaniem pojedynczych kodów kreskowych.

Blokowanie lokalizacji podczas liczenia bez zatrzymywania magazynu

Największą przewagą inwentaryzacji ciągłej prowadzonej w WMS jest to, że system blokuje wyłącznie liczoną w danej chwili lokalizację, a nie cały magazyn. Pozostałe strefy pracują normalnie - trwają przyjęcia, kompletacja i wydania, a operatorzy poruszający się po magazynie nie odczuwają przestoju związanego ze spisem. Blokada trwa zwykle kilka minut, tyle ile zajmuje przeliczenie pojedynczej lokalizacji, po czym system automatycznie ją zwalnia i przechodzi do kolejnej pozycji z harmonogramu.

Jak przebiega inwentaryzacja ciągła krok po kroku

Niezależnie od skali magazynu, cykl inwentaryzacji ciągłej prowadzonej w WMS składa się z tych samych, powtarzalnych kroków.

1. Wygenerowanie harmonogramu - system na podstawie rotacji i daty ostatniego spisu wskazuje lokalizacje do przeliczenia na dany dzień lub zmianę.
2. Przydzielenie zadania operatorowi - zadanie liczenia trafia na kolektor danych wraz z listą lokalizacji i oczekiwanych indeksów.
3. Blokada lokalizacji - system tymczasowo wstrzymuje inne operacje w danym miejscu, aby uniknąć zmiany stanu w trakcie liczenia.
4. Skanowanie i zapis wyniku - operator skanuje kod lokalizacji, a następnie kody lub etykiety RFID poszczególnych jednostek, wpisując faktyczną ilość.
5. Porównanie z ewidencją - system natychmiast zestawia wynik spisu ze stanem zapisanym w stanach magazynowych i oznacza rozbieżności.
6. Weryfikacja i zatwierdzenie - kierownik magazynu przegląda oznaczone rozbieżności, w razie potrzeby zleca ponowne przeliczenie, a następnie zatwierdza wynik.
7. Zamknięcie lokalizacji i aktualizacja stanu - po zatwierdzeniu system odblokowuje lokalizację i, jeśli trzeba, generuje dokumenty korygujące.

Dzięki temu, że każdy krok jest rejestrowany elektronicznie, cały proces pozostaje w pełni odtwarzalny - w razie kontroli lub audytu można sprawdzić, kto, kiedy i z jakim wynikiem policzył daną lokalizację.

Rozbieżności inwentaryzacyjne - nadwyżki i niedobory

Każda różnica między wynikiem spisu a zapisem księgowym trafia do rejestru rozbieżności z podziałem na stan systemowy i stan fizyczny stwierdzony podczas liczenia. Nadwyżka występuje, gdy stan fizyczny przewyższa zapis ewidencyjny, a niedobór, gdy jest od niego niższy - obie sytuacje wymagają wyjaśnienia, zanim trafią do ksiąg jako ostateczna korekta.

Po zatwierdzeniu wyniku przez kierownika magazynu system automatycznie generuje odpowiednie dokumenty magazynowe korygujące stan, osobno dla nadwyżek i osobno dla niedoborów, i aktualizuje ewidencję bez potrzeby ręcznego przepisywania danych do arkusza czy programu księgowego. Taki zapis ułatwia też rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony asortyment, ponieważ historia liczenia poszczególnych lokalizacji jest dostępna w systemie w dowolnym momencie.

Inwentaryzacja ciągła czy pełna - porównanie

Poniższe zestawienie pokazuje różnice między obiema metodami w praktyce magazynu wysokiego składowania.

Dla wielu magazynów optymalnym rozwiązaniem jest połączenie obu podejść - inwentaryzacja ciągła obejmuje asortyment o wysokiej rotacji i wartości przez cały rok, a coroczny spis pełny stanowi dodatkowe potwierdzenie zgodności ksiąg ze stanem faktycznym.

Najczęstsze błędy przy inwentaryzacji cyklicznej

Przejście na model ciągły nie eliminuje automatycznie wszystkich problemów - część z nich wynika z organizacji pracy, a nie z samej technologii. Warto zapoznać się z opisem, jak skutecznie kontrolować proces inwentaryzacji magazynu, zanim harmonogram liczenia zostanie wdrożony na stałe.

• Zbyt rzadkie liczenie towarów o wysokiej rotacji - indeksy sprzedawane codziennie powinny trafiać do harmonogramu częściej niż te leżące na magazynie miesiącami.
• Brak blokady lokalizacji na czas liczenia - jednoczesne przyjęcie lub wydanie w liczonej strefie prowadzi do fałszywych rozbieżności.
• Odkładanie zatwierdzania rozbieżności - im dłużej rozbieżność czeka na decyzję kierownika, tym trudniej ustalić jej przyczynę.
• Pomijanie lokalizacji trudno dostępnych - najwyższe poziomy regałów wysokiego składowania wymagają dodatkowego sprzętu lub RFID, inaczej system notuje luki w cyklu.
• Brak szkolenia operatorów z obsługi kolektora - błędne zeskanowanie kodu lokalizacji zamiast kodu towaru to jedna z najczęstszych przyczyn nieprawidłowych wpisów.

Korzyści inwentaryzacji ciągłej wspieranej WMS

Wdrożenie inwentaryzacji ciągłej opartej na WMS przynosi efekty wykraczające poza samą zgodność z przepisami.

• Ciągłość operacji - magazyn nie wstrzymuje przyjęć ani wydań na czas spisu, ponieważ blokowane są tylko pojedyncze lokalizacje.
• Szybsze wykrywanie błędów - rozbieżność wychwycona kilka dni po jej powstaniu jest łatwiejsza do wyjaśnienia niż ta odkryta po roku.
• Mniej pracy na koniec roku - równomiernie rozłożone liczenie w ciągu roku odciąża zespół od maratonu spisowego w grudniu.
• Dokładniejsze dane dla zakupów i sprzedaży - aktualne stany magazynowe pozwalają trafniej planować zamówienia do dostawców.
• Pełna historia liczenia - każda lokalizacja ma zapisany moment i wynik ostatniego spisu, co ułatwia rozliczenie odpowiedzialności materialnej.
• Mniejsze ryzyko błędu ludzkiego - skanowanie kodów i RFID eliminuje pomyłki charakterystyczne dla ręcznego przepisywania ilości.

Połączenie regularnego harmonogramu, kolektorów danych i automatycznego generowania dokumentów korygujących sprawia, że inwentaryzacja przestaje być postrzegana jako uciążliwy obowiązek księgowy, a staje się stałym elementem kontroli jakości danych magazynowych.