Wynajem narzędzi od dostawców - rachunek TCO i ewidencja sprzętu obcego

Wynajem narzędzi od dostawców - najem czy zakup

Zakład, który potrzebuje specjalistycznego narzędzia na kilka tygodni, staje przed wyborem: kupić egzemplarz albo wypożyczyć go od dostawcy. Wynajem narzędzi od dostawców zdejmuje z firmy przechowywanie oraz przeglądy z naprawami, ale każda doba najmu ma swoją cenę. Wybór zależy od liczby dni użycia w roku, a ta liczba jest znana tylko na podstawie własnej ewidencji.

Decyzję najlepiej oprzeć na rachunku całkowitego kosztu posiadania, czyli TCO (total cost of ownership). Poniżej podano wzór, w którym każdy symbol firma uzupełnia własnymi danymi. Wartości liczbowe zostały pominięte, ponieważ zależą od rodzaju sprzętu i od oferty wypożyczalni.

Rachunek TCO jako wzór

Rachunek porównuje roczny koszt obu wariantów w przyjętym horyzoncie T lat. Po stronie zakupu liczy się cenę pomniejszoną o wartość odsprzedaży oraz koszt utrzymania. Po stronie najmu liczy się stawki za doby użycia, koszt każdego zamówienia i koszt zamrożenia kaucji.

Po przyrównaniu rocznych kosztów obu wariantów otrzymuje się liczbę dni użycia, powyżej której zakup jest tańszy.

zakup:  (C - W) / T + U + P
najem:  D * (S + K * r / 365) + n * F

D* = ((C - W) / T + U + P - n * F) / (S + K * r / 365)

Reguła: jeżeli planowana liczba dni użycia w roku jest większa od D*, zakup jest tańszy, a jeżeli mniejsza, opłaca się wynajem.

Wrażliwość wyniku i sezonowość

Próg D* reaguje na parametry w przewidywalny sposób. Wzrost ceny zakupu C oraz kosztów utrzymania U i P podnosi próg, bo zakup musi się zwrócić przez większą liczbę dni użycia. Wzrost stawki S, kosztu zamówienia F albo kaucji K obniża próg, bo najem staje się droższy. Wartość odsprzedaży W działa jak obniżka ceny, więc jej wzrost przesuwa decyzję w stronę zakupu.

Liczbę dni D bierze się z ewidencji wydań, a nie z pamięci osoby zamawiającej. Przy pracy sezonowej średnia roczna bywa myląca: sprzęt używany intensywnie przez dwa miesiące i nieużywany przez resztę roku ma niskie D, choć w szczycie zapotrzebowania brakuje go najbardziej. Wtedy rachunek warto policzyć dwukrotnie, dla całego roku oraz dla okresu szczytowego, i porównać z ryzykiem opóźnienia zamówienia.

Horyzont T także wpływa na wynik. Krótki horyzont premiuje najem, bo cena zakupu rozkłada się na mało lat, a długi premiuje zakup, o ile sprzęt nie starzeje się technologicznie. Dla narzędzi zużywających się szybciej niż przewiduje amortyzacja księgowa przyjmuje się horyzont zgodny z faktycznym okresem użytkowania.

Koszty poza stawką najmu

Stawka dzienna jest najbardziej widoczną pozycją, ale nie jedyną. Do rachunku wchodzą jeszcze transport do zakładu i czas pracy zaopatrzenia przy każdym zamówieniu, a także ubezpieczenie, jeśli umowa go wymaga. Przy wielu krótkich najmach koszt formalności potrafi przewyższyć różnicę w stawce, dlatego składnik n razy F warto szacować uczciwie.

Kaucja zwrotna nie jest kosztem, ale zamraża środki na czas najmu, więc w rachunku występuje jako koszt kapitału. Osobną pozycją jest przestój: sprzęt własny jest dostępny od ręki, a wynajęty wymaga czasu na zamówienie i dostawę. Ten składnik trudno wycenić, lecz przy pracach awaryjnych bywa decydujący.

Umowa najmu i odpowiedzialność za sprzęt

Warunki umowy wpływają na rachunek tak samo jak stawka. Ten sam sprzęt może być tańszy w ramach umowy ramowej niż przy najmie doraźnym, o ile firma wykorzystuje minimalny wolumen ustalony w umowie.

Sprzęt zastępczy i stan zwrotu

Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, czy dostawca zapewnia sprzęt zastępczy na czas naprawy. Brak takiego zapisu oznacza, że awaria wynajętego narzędzia w trakcie prac powoduje przestój, którego koszt łatwo przewyższa oszczędność na stawce dziennej.

Umowa powinna także określać, kto odpowiada za uszkodzenie powstałe w trakcie użytkowania i jaki stan zwrotu uznaje się za normalne zużycie. Stan egzemplarza w chwili wydania dokumentuje się w ewidencji, najlepiej ze zdjęciem, bo przy zwrocie to ten zapis rozstrzyga spór.

Przeglądy sprzętu obcego

Przy najmie obowiązek przeglądów i badań spoczywa zwykle na wynajmującym, co zdejmuje z zakładu część obciążeń administracyjnych. Dla sprzętu podlegającego dozorowi technicznemu bywa to argument ważniejszy niż sam rachunek kosztów. To nie zwalnia jednak zakładu z kontroli, czy egzemplarz ma ważny przegląd w dniu wydania pracownikowi.

Ewidencja sprzętu wynajętego

Narzędzia obce leżą fizycznie na tych samych półkach co sprzęt własny, lecz z punktu widzenia własności są czymś innym. Ewidencja powinna wskazywać właściciela każdego egzemplarza i datę, do której obowiązuje umowa, bo bez tego przy zwrocie trzeba ręcznie ustalać, które narzędzia należą do którego dostawcy.

Rejestr wypożyczeń od dostawcy

Program Studio TCS.net umożliwia rejestrowanie dokumentów wypożyczeń specjalistycznych narzędzi i maszyn od dostawców. Rejestr wypożyczeń od dostawcy zawiera dane, które pozwalają rozliczyć najem bez odwoływania się do korespondencji.

• Dostawca - dane wypożyczalni, od której pochodzi sprzęt.
• Przedmioty - nazwa i opis oraz numer katalogowy wynajmowanych narzędzi.
• Osoba wypożyczająca i terminy - pracownik odpowiedzialny za sprzęt oraz daty rozpoczęcia i zakończenia wypożyczenia.
• Koszty - opłata za wynajem oraz kaucja i ubezpieczenie związane z konkretnym wypożyczeniem.

Wydzielony rejestr pozwala kontrolować zobowiązania wobec dostawców i generować raporty o wynajętym sprzęcie. Rozwiązanie jest opisane na stronie narzędziownia i wypożyczanie narzędzi, a szerzej cały moduł magazynu narzędzi omawia artykuł o magazynie narzędzi w Studio TCS.net.

Rozróżnienie własności w kartotece

Pracownik pobierający narzędzie nie rozróżnia jego właściciela, więc sprzęt obcy powinien być widoczny w tej samej ewidencji co własny. Oznaczenie w kartotece pozwala natomiast rozliczyć najem i przygotować zwrot. Pomaga też oznaczenie fizyczne, na przykład kolorem etykiety, bo ogranicza ryzyko wydania takiego narzędzia na stałe albo pozostawienia go po zakończeniu umowy.

Wypożyczanie narzędzi między pracownikami wewnątrz firmy opisuje artykuł o wypożyczalni narzędzi przez pracowników, a sprzętu rozproszonego po wielu budowach - materiał o ewidencji sprzętu w firmie budowlanej.

Terminy zwrotu i koszt narastający

Najem rozliczany dziennie generuje koszt także wtedy, gdy narzędzie leży nieużywane. Raport pokazujący sprzęt wynajęty i niewydany od kilku dni wskazuje pozycje do zwrotu, a lista pozycji po terminie pokazuje, gdzie firma płaci za zwłokę.

Zapytanie o pozycje do zwrotu

Poniższy szkic używa przykładowej tabeli, która nie jest schematem żadnego produktu. Ograniczenie CHECK pilnuje, aby termin zwrotu nie poprzedzał daty wypożyczenia, a zapytanie zwraca pozycje po terminie i takie, których termin upływa w ciągu trzech dni, razem z kosztem narastającym.

CREATE TABLE dbo.NajemPozycja (
    NajemId         int IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    DostawcaId      int           NOT NULL,
    NumerKatalogowy varchar(40)   NOT NULL,
    OsobaId         int           NOT NULL,
    DataOd          date          NOT NULL,
    TerminZwrotu    date          NOT NULL,
    DataZwrotu      date          NULL,
    StawkaDzienna   decimal(10,2) NOT NULL,
    Kaucja          decimal(10,2) NOT NULL DEFAULT 0,
    CONSTRAINT CK_Najem_Terminy CHECK (TerminZwrotu >= DataOd)
);

SELECT n.NajemId, n.NumerKatalogowy, n.TerminZwrotu,
       DATEDIFF(day, n.TerminZwrotu, CAST(SYSDATETIME() AS date)) AS DniPoTerminie,
       (DATEDIFF(day, n.DataOd, CAST(SYSDATETIME() AS date)) + 1) * n.StawkaDzienna AS KosztDoDzis
FROM dbo.NajemPozycja AS n
WHERE n.DataZwrotu IS NULL
  AND n.TerminZwrotu <= DATEADD(day, 3, CAST(SYSDATETIME() AS date))
ORDER BY n.TerminZwrotu;

Dodanie jedynki do liczby dni odzwierciedla zasadę rozpoczętej doby. Umowy liczą okres różnie, więc sposób liczenia trzeba przenieść z konkretnej umowy do reguł systemu, a nie zakładać domyślnie. Składnię funkcji opisuje dokumentacja DATEDIFF.

Uzgodnienie faktury dostawcy z ewidencją

Faktura wypożyczalni opiera się na liczbie dób, którą dostawca naliczył z własnych dokumentów. Ewidencja zakładu zawiera ten sam okres liczony z dokumentów NPD i NWD, więc porównanie obu wartości pokazuje różnice, zanim faktura zostanie zapłacona. Typowe rozbieżności dotyczą daty zwrotu przyjętej przez dostawcę później niż faktycznego odbioru albo doby doliczonej za dzień wolny.

Uzgodnienie jest szybkie tylko wtedy, gdy zwrot został zapisany dokumentem w dniu odesłania sprzętu, z potwierdzeniem odbioru przez kierowcę lub pracownika wypożyczalni. Bez takiego dowodu spór o jedną dobę opiera się na zeznaniach, a nie na dokumentach, i zwykle kończy się kompromisem kosztowym.

Przypomnienia i przedłużenia

Program wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach zwrotu, więc osoba odpowiedzialna ma czas na decyzję: zwrócić sprzęt albo przedłużyć najem. Przedłużenie, które nie zostało zarejestrowane, wraca później jako rozbieżność w rozliczeniu z dostawcą. Dlatego zmianę terminu zapisuje się jako zdarzenie z datą i osobą, a nie jako nadpisanie pola.

Sprzęt, który nie jest już potrzebny, powinien wrócić do dostawcy natychmiast, a nie w terminie wpisanym w umowie. Zestawienie kosztu najmu narzędzi niewydanych pracownikom jest wtedy podstawą do wcześniejszego zwrotu. Wcześniejsze zaplanowanie dostępności własnych i obcych narzędzi ułatwiają rezerwacje narzędzi.

Dokumenty wypożyczenia od dostawcy

Obieg sprzętu obcego zamykają cztery dokumenty, które tworzą pary. W Studio TCS.net przyjęcie narzędzia z wypożyczalni rejestruje dokument NPD, a odesłanie go do dostawcy - dokument NWD. Wewnątrz firmy sprzęt przechodzi do pracownika dokumentem NW i wraca dokumentem NP.

Przyjęcie sprzętu dokumentem NPD

Dokument NPD rejestruje dane dostawcy oraz terminy, a do tego pozycje narzędzi z ilościami. Do chwili zatwierdzenia dokument może pozostawać w buforze, czyli w wersji roboczej bez skutku w stanach, co pozwala poprawić błędy przed rozpoczęciem odliczania okresu najmu. Szczegółowy opis dokumentu zawiera artykuł o dokumentach wypożyczenia NPD, a tworzenie nowego dokumentu - materiał o nowym wypożyczeniu od dostawcy.

Zwrot do dostawcy dokumentem NWD

Dokument NWD zdejmuje narzędzie z salda wypożyczeń od danej wypożyczalni i zamyka okres, za który dostawca może naliczać opłatę. Zapis zwrotu bez faktycznego odesłania sprzętu zdejmuje z firmy odpowiedzialność za egzemplarz, którego dostawca nie odebrał, a odwrotny błąd, czyli sprzęt odesłany bez zapisu, generuje rozbieżność w rozliczeniu. Proces opisuje artykuł o nowym zwrocie do dostawcy NWD, a zestawienie dokumentów w buforze - materiał o dokumentach zwrotów NWD w buforze.

Ocena dostawców najmu na podstawie danych

Dobór wypożyczalni wpływa na dostępność sprzętu w chwili, gdy jest potrzebny, a to zwykle ważniejsze od stawki dziennej. Rejestr zamówień z czasem realizacji i przypadkami braku dostępności daje podstawę do oceny partnera przy odnowieniu umowy.

Kryteria oceny

Poza ceną liczy się czas realizacji zamówienia, a osobno stan techniczny udostępnianego sprzętu. Ocenia się także sposób postępowania w razie awarii w trakcie najmu, w tym czas podstawienia sprzętu zastępczego. Bez zapisów wybór opiera się na wrażeniu ukształtowanym przez ostatnie zdarzenie, które rzadko jest reprezentatywne dla całego okresu współpracy.

Wykorzystanie raportów

Roczne zestawienie opłat najmu dla poszczególnych typów sprzętu wskazuje pozycje, przy których zakup byłby korzystniejszy, czyli te, dla których D przekroczyło D*. Decyzje o najmie zapadają zwykle doraźnie, bez sumowania w skali roku, więc taki raport bywa zaskakujący. Ogólny opis rozwiązania SoftwareStudio dla narzędziowni zawiera strona Studio TCS.net, a wydawanie narzędzi z magazynu i terminy - artykuł o wypożyczaniu narzędzi z magazynu.