Zwrot narzędzi do dostawcy dokumentem NWD w Studio TCS.net

Zwrot narzędzi do dostawcy i dokument NWD

Zwrot narzędzi do dostawcy kończy wypożyczenie zewnętrzne. Firma pobrała narzędzie z wypożyczalni dokumentem NPD, użytkowała je przez umówiony czas, a teraz oddaje je właścicielowi. W Studio TCS.net ten fakt zapisuje dokument NWD, czyli nowy dokument zwrotu narzędzi do dostawcy. Dokument zdejmuje narzędzie z salda wypożyczeń od danej wypożyczalni i zamyka okres, za który dostawca może naliczać opłatę.

Poprawny zapis zwrotu ma skutki wykraczające poza samą narzędziownię. Narzędzie, które fizycznie odjechało, a w systemie nadal figuruje jako wypożyczone, generuje rozbieżność w rozliczeniu z dostawcą i w inwentaryzacji. Odwrotny błąd jest równie kosztowny: zapis zwrotu bez wydania narzędzia zdejmuje z firmy odpowiedzialność za sprzęt, którego dostawca nie odebrał.

Procedura obejmuje pięć etapów, od wyboru dostawcy po zatwierdzenie i ewentualną korektę. Ich opis zaczerpnięto z dokumentacji ekranu NOWY DOKUMENT NWD, a zasady ogólne, na przykład sposób liczenia salda, są wiedzą z zakresu gospodarki narzędziowej, a nie specyfikacją pól. Wypożyczenie po stronie firmy opisuje strona o nowym wypożyczeniu od dostawcy NPD.

Kiedy wystawia się dokument NWD

Dokument NWD powstaje w chwili, gdy narzędzie faktycznie opuszcza firmę w drodze do dostawcy. Najczęstszy powód to koniec okresu wynajmu, ale zdarza się też zwrot narzędzia wadliwego albo niepotrzebnego po zmianie planów prac. W każdym przypadku obowiązuje ta sama zasada: dokument opisuje zdarzenie, które już nastąpiło, a nie plan.

Menu NOWY DOKUMENT NWD i jego zakładki

Wywołanie menu NOWY DOKUMENT NWD wyświetla formularz dopisania dokumentu zwrotu narzędzi do wypożyczalni zewnętrznej. Formularz ma trzy zakładki. Pierwsza nosi nazwę Dokument, druga Pozycje, a trzecia Załączniki. Każda odpowiada innej części procesu, więc kolejność wypełniania jest naturalna.

Zakładka Dokument niesie dane nagłówkowe. Zakładka Pozycje wskazuje, które narzędzia wracają do dostawcy. Zakładka Załączniki zbiera pliki i zdjęcia, które udokumentują stan sprzętu przy zwrocie. Całość zapisuje się jednym poleceniem, a nie osobno dla każdej zakładki.

Poza samym dopisaniem dokumentu opis funkcji programu wymienia dalsze możliwości pracy z dokumentami NWD.

• Podgląd i wydruk - przegląd szczegółów dokumentu bez drukowania oraz egzemplarz papierowy do archiwum, przekazania innej osobie lub audytu.
• Powiadomienia e-mail - wiadomości o zwrocie kierowane do dostawcy oraz do pracowników i innych zainteresowanych stron.
• Eksport do Excel - dane dokumentów NWD w arkuszu, do dalszej analizy i własnych raportów.
• Notatki i dyskusja - uwagi do dokumentu oraz wątki, w których użytkownicy wymieniają informacje o zwrocie.

Wybór dostawcy na formularzu dokumentu

W zakładce Dokument uzupełnia się pięć pól. Dwa z nich są wybierane z list rozwijanych, a trzy pozostałe wprowadza się ręcznie. Poniższa tabela odtwarza opis pól z dokumentacji programu.

Wybór wypożyczalni jest najważniejszą decyzją na tym etapie, ponieważ determinuje zawartość następnej zakładki. Program pokazuje na liście tylko kontrahentów oznaczonych jako wypożyczalnie, więc dostawca innego typu się tam nie pojawi. Wpisanie dwóch znaków skróconej nazwy uruchamia listę, co przy dłuższym rejestrze kontrahentów skraca wyszukiwanie.

Gdy dostawca nie pojawia się na liście

Skoro lista zawiera tylko kontrahentów o typie Wypożyczalnia, brak dostawcy w rozwijanej liście ma dwie typowe przyczyny. Pierwsza to zbyt krótka fraza, bo lista rozwija się dopiero po dwóch znakach nazwy skróconej. Druga to kontrahent zapisany w kartotece z innym typem, na przykład jako zwykły dostawca, co wymaga poprawy w kartotece kontrahentów, a nie w dokumencie.

Reguła: dostawcę wybiera się przed dodaniem pozycji, bo lista narzędzi do zwrotu zależy od wskazanej wypożyczalni.

Pole Nr dokumentu bywa myląco odbierane jako numer systemowy. Jest to dodatkowy numer, na przykład numer protokołu zwrotu z wypożyczalni, i nie zastępuje numeru nadanego przez program. Pole Z dnia przechowuje datę wystawienia dokumentu, a nie datę wprowadzenia go do systemu.

Pozycje zwrotu i kontrola ilości

W zakładce Pozycje wskazuje się narzędzia, które wracają do dostawcy. Pole Artykuł/Nr serii/Lokalizacja jest listą rozwijaną, którą można przeszukiwać po indeksie i po nazwie kartoteki, a także po numerze seryjnym narzędzia i miejscu jego składowania. Na liście pojawiają się wyłącznie artykuły wypożyczone od dostawcy wybranego w pierwszej zakładce.

To ograniczenie chroni przed najczęstszą pomyłką, czyli zwrotem narzędzia do niewłaściwej wypożyczalni. Skoro narzędzie przyszło z wypożyczalni A, program nie pozwoli zapisać jego zwrotu do wypożyczalni B. Kontrola jest wbudowana w sposób wypełniania pola i nie wymaga pamięci operatora.

Pole Ilość ma najprostszą regułę i najważniejszy skutek. Program proponuje automatycznie wartość 1, co odpowiada typowemu zwrotowi pojedynczego egzemplarza. Przy wskazaniu ilości większej niż dostępna pojawia się komunikat, a dopisanie pozycji zostaje zablokowane.

-- ilość możliwa do zwrotu dla pary wypożyczalnia i narzędzie w lokalizacji
SELECT p.NarzedzieId, p.NrSeryjny, p.LokalizacjaId,
       SUM(CASE d.Typ WHEN 'NPD' THEN p.Ilosc
                      WHEN 'NWD' THEN -p.Ilosc
                      ELSE 0 END) AS DoZwrotu
FROM dbo.PozycjaDokumentu AS p
JOIN dbo.Dokument AS d ON d.DokumentId = p.DokumentId
WHERE d.WypozyczalniaId = @WypozyczalniaId
  AND d.Status = 'ZATWIERDZONY'
GROUP BY p.NarzedzieId, p.NrSeryjny, p.LokalizacjaId
HAVING SUM(CASE d.Typ WHEN 'NPD' THEN p.Ilosc
                      WHEN 'NWD' THEN -p.Ilosc
                      ELSE 0 END) > 0;

Powyższe zapytanie pokazuje mechanizm, który stoi za takim ograniczeniem: saldo wypożyczeń od dostawcy, czyli suma dokumentów NPD minus suma dokumentów NWD. Nazwy tabel i kolumn są umowne i nie odzwierciedlają schematu produktu. Walidacja po stronie aplikacji porównuje wpisaną ilość z tym saldem i odrzuca pozycję, gdy ją przekracza. Analogiczne ograniczenie na poziomie bazy dają ograniczenia CHECK.

Reguła: ilość zwracana nie przekracza salda wypożyczeń dla danego numeru seryjnego i miejsca składowania.

Pole Uwagi na pozycji jest opcjonalne i przeznaczone na informacje o niej, na przykład o uszkodzeniu albo o braku akcesoriów. Pozycja trafia na dokument po uruchomieniu funkcji DODAJ. Do dokumentu można dopisać kolejne pozycje, a każda przechodzi tę samą kontrolę ilości.

Zapis w buforze i zatwierdzenie dokumentu

Dokument zapisuje polecenie ZAPISZ. Dokument NWD można też zapisać ze statusem w trakcie realizacji, czyli w buforze. Robi się to poleceniem BUFOR albo przez porzucenie zapisu, czyli przejście do innej pozycji menu bez potwierdzenia ZAPISZ. Polecenie ANULUJ pozwala wycofać się z wprowadzonych danych.

Dla dokumentów w buforze pierwsza kolumna rejestru pokazuje numer referencyjny. Właściwy numer dokumentu powstaje dopiero po zatwierdzeniu. Rejestr dokumentów w buforze opisuje strona o dokumentach zwrotów do dostawcy NWD w buforze, a po zatwierdzeniu dokument trafia do rejestru z opisu zatwierdzonych dokumentów zwrotów.

Bufor daje czas na sprawdzenie. Magazynier zapisuje dokument roboczo, sprawdza narzędzia przy pakowaniu paczki dla dostawcy i dopiero potem zatwierdza. Ten sam porządek stosuje się przy zwrotach od pracowników, które opisuje strona o nowym zwrocie pracownika NP.

Kontrola przed zatwierdzeniem

Zatwierdzenie zamraża dokument, więc dobrze wykonać je po krótkim przeglądzie. Cztery pytania wystarczą, żeby wyłapać większość pomyłek, zanim staną się dokumentami przeciwstawnymi.

• Dostawca - wypożyczalnia na dokumencie zgadza się z adresatem paczki i z dokumentem przewozowym.
• Numery seryjne - egzemplarze w paczce odpowiadają pozycjom na liście, a nie tylko ich kartotece.
• Ilości - liczba sztuk w paczce zgadza się z ilością na każdej pozycji.
• Dokumentacja - zdjęcia stanu narzędzi i uwagi są dołączone przed zatwierdzeniem, a nie po nim.

Reguła: modyfikacji podlegają wyłącznie dokumenty w buforze, a zatwierdzone koryguje się dokumentami przeciwstawnymi.

Reguła ma praktyczny skutek. Gdy po zatwierdzeniu wychodzi na jaw, że na dokumencie zapisano niewłaściwe narzędzie, nie edytuje się pozycji. Wystawia się dokument przeciwstawny, który cofa zapis, a następnie prawidłowy dokument NWD. Historia pokazuje wtedy oba zdarzenia, a saldo wypożyczeń zgadza się z rzeczywistością.

Załączniki i powiadomienia a ślad audytowy

Trzecia zakładka formularza służy do dołączania plików i zdjęć. Załącznikiem może być formularz, instrukcja obsługi lub inny dokument związany ze zwrotem. Zdjęcia dokumentują stan zwracanych narzędzi i inne informacje wizualne. Fotografia wykonana przy pakowaniu, z widocznym numerem seryjnym, jest najlepszym dowodem w sporze o uszkodzenie powstałe w transporcie.

Powiadomienia e-mail pozwalają poinformować dostawcę o zwrocie bez oddzielnej korespondencji. Wiadomość może trafić także do pracowników i innych zainteresowanych stron. Skrzynka pocztowa ma jednak inną trwałość niż baza, dlatego treść wysłana do dostawcy powinna mieć odwzorowanie w notatce przy dokumencie.

Ślad audytowy tworzą łącznie: historia dokumentu, numer referencyjny zamieniony na właściwy po zatwierdzeniu oraz notatki i załączniki z dyskusją. Audytor odtwarza z nich, kto wystawił dokument, kiedy go zatwierdzono i co wiadomo o stanie narzędzia. Gdy dokument jest przeciwstawny, widać także powód korekty. Ta sama historia służy przy przeglądzie wewnętrznym: kierownik narzędziowni sprawdza, czy zwroty do dostawców były wystawiane w dniu wydania narzędzi i czy dokumenty nie zalegały w buforze. Zaleganie dokumentów roboczych jest sygnałem, że proces ma lukę, bo narzędzie wyjechało, a saldo nadal wskazuje je jako wypożyczone.

Po zatwierdzeniu dokumenty NWD trafiają do zestawień. Sposób ich przeglądania i drukowania opisuje strona o drukowaniu zestawienia pozycji wypożyczeń NPD, a eksport do arkusza pozwala połączyć dane z kosztami wynajmu. Zestawienie miesięczne zwrotów porównuje się z fakturą wypożyczalni, żeby potwierdzić, że opłata nie obejmuje dni po fizycznym oddaniu sprzętu.

Zwrot a rozliczenie wypożyczenia od dostawcy

Dokument NWD domyka cykl, który zaczął się od NPD. Ich pary tworzą saldo wypożyczeń od danego dostawcy, a saldo zerowe oznacza, że firma niczego nie zalega. Warunki wynajmu i rozliczeń omawia tekst o wynajmie narzędzi od dostawców, a samą procedurę zwrotu od strony organizacyjnej opisuje strona o zwrocie narzędzi do dostawcy w narzędziowni.

Data zwrotu na dokumencie ma znaczenie finansowe. Jeśli umowa z wypożyczalnią nalicza opłatę za każdy dzień, to data z opóźnieniem wprowadzona do systemu bywa sporna. Dlatego przy dłuższych okresach dokument NWD wystawia się w dniu fizycznego wydania narzędzia kurierowi lub przewoźnikowi, a nie w dniu potwierdzenia odbioru.

W szerszym kontekście zwroty do dostawcy stanowią jeden z dwóch kierunków przepływu narzędzi poza firmą. Drugi kierunek, czyli zwroty wewnętrzne od pracowników, opisuje tekst o zwrotach narzędzi w Studio TCS.net. Ogólny obraz całej narzędziowni daje strona o zarządzaniu narzędziami w narzędziowni, a ofertę produktu przedstawia strona Studio TCS.net.