HermesSQL to nowoczesne narzędzie, które ułatwia zarządzanie identyfikacją towarów i partii w procesach magazynowych. System umożliwia wystawianie dokumentów zleceń wydania, na podstawie których magazyn przygotowuje towary do wysyłki. Dzięki integracji z czytnikami kodów kreskowych, magazynierzy mogą szybko i precyzyjnie wprowadzać informacje o towarach do dokumentów WD, rejestrując ilości spakowane na poszczególnych paletach. Więcej na stronie wymiana palet.

System automatycznie nadaje każdej palecie indywidualny numer, który powiązany jest z jej zawartością. To rozwiązanie pozwala na błyskawiczne sprawdzenie, jaki towar znajduje się na konkretnej palecie, z jakiej partii pochodzi oraz w jakiej ilości jest dostępny. Ponadto HermesSQL rejestruje dane dotyczące osób odpowiedzialnych za pakowanie i zlecanie towarów, co zwiększa przejrzystość i kontrolę nad procesami magazynowymi.

Dzięki tym funkcjonalnościom, identyfikacja towarów i partii na paletach staje się łatwiejsza i bardziej efektywna. System pozwala na szybkie lokalizowanie partii, co minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza realizację zamówień. HermesSQL wspiera firmy w optymalizacji działań logistycznych, poprawiając jakość obsługi klienta i zwiększając ogólną wydajność magazynu.

Jak działa identyfikacja towarów i partii na paletach w systemie magazynowym?

Nowoczesny system magazynowy funkcjonuje podobnie jak precyzyjny mechanizm zegarka. Program komputerowy rozpoczyna proces od utworzenia elektronicznego dokumentu zlecenia wydania. Pracownik magazynu otrzymuje następnie szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania określonych towarów. System umożliwia szybkie wyszukiwanie produktów według różnych kryteriów takich jak nazwa, kod lub lokalizacja. Magazynier może sprawnie zlokalizować potrzebne artykuły dzięki przejrzystemu interfejsowi przypominającemu mapę skarbów.

Następnym etapem jest proces skanowania towarów za pomocą profesjonalnego czytnika kodów kreskowych działającego niczym elektroniczne oko. Urządzenie to pozwala błyskawicznie wczytać wszystkie niezbędne informacje o produktach umieszczanych na paletach. Magazynier wprowadza również rzeczywiste ilości pakowanych towarów do systemu. Ponadto czytnik automatycznie weryfikuje zgodność skanowanych kodów z dokumentacją, co eliminuje ryzyko pomyłek podobnie jak system antywłamaniowy chroni przed niepożądanym dostępem.

Zwieńczeniem procesu jest automatyczne nadanie unikalnego numeru identyfikacyjnego każdej skompletowanej palecie. System tworzy wirtualne połączenie między tym numerem a wszystkimi informacjami o znajdujących się na palecie towarach. Pracownicy magazynu mają natychmiastowy dostęp do pełnej historii palety zawierającej dane o rodzaju towaru, numerze partii produkcyjnej oraz ilości. Program przechowuje również informacje o osobach odpowiedzialnych za pakowanie oraz zlecających tę operację podobnie jak czarna skrzynka w samolocie rejestruje wszystkie istotne dane z lotu.

Cały proces działa w systemie HermesSQL, który integruje wszystkie operacje magazynowe w jedną sprawną całość. Program ten zarządza przepływem informacji między różnymi działami przedsiębiorstwa niczym centralny układ nerwowy w organizmie. Wszystkie dane są natychmiast aktualizowane i dostępne dla uprawnionych użytkowników systemu. System znacząco przyspiesza pracę magazynu oraz minimalizuje możliwość wystąpienia błędów podobnie jak autopilot wspomaga pracę pilota samolotu.

Pełna kontrola nad każdą paletą

Wyobraź sobie, że masz natychmiastowy wgląd w zawartość każdej palety w Twoim magazynie. Dzięki systemowi ERP HermesSQL Magazyny i Logistyka to staje się rzeczywistością.

Proces zaczyna się od wystawienia dokumentu zlecenia wydania. Na jego podstawie magazynierzy przygotują towary do wysyłki. Następnie, za pomocą czytnika kodów kreskowych, zeskanują każdy produkt i wprowadzą odpowiednią ilość do systemu. To pozwala na precyzyjne określenie zawartości każdej palety.

Każda paleta otrzymuje unikalny numer, który łączy ją z konkretnym zestawem produktów. Dzięki temu, w każdej chwili możesz sprawdzić, co znajduje się na danej palecie, z której partii pochodzą towary, oraz kto odpowiadał za przygotowanie przesyłki. To nie tylko ułatwia zarządzanie magazynem, ale również zwiększa bezpieczeństwo i transparentność procesów.

Podsumowanie: System ERP HermesSQL Magazyny i Logistyka to narzędzie, które zapewnia pełną kontrolę nad każdym produktem na palecie. Dzięki automatyzacji procesów i możliwości śledzenia każdej przesyłki, możesz zoptymalizować pracę swojego magazynu i uniknąć błędów.

Identyfikacja partii jako warunek rzetelnej ewidencji

Paleta w magazynie to nośnik, ale z punktu widzenia ewidencji jest przede wszystkim zbiorem towaru o określonych cechach. Bez powiązania nośnika z partią produkcyjną i datą przydatności system pokazuje wyłącznie liczbę sztuk, a nie to, co realnie stoi w regale.

Numer partii i data przydatności w kartotece

Ewidencja partiowa wymaga, aby przyjęcie towaru rejestrowało nie tylko indeks i ilość, lecz także numer partii oraz datę przydatności lub datę produkcji. Te dane muszą towarzyszyć towarowi przez cały okres magazynowania, aż do wydania. Dopiero wtedy możliwe jest wskazanie, do którego odbiorcy trafiła konkretna partia, co ma znaczenie przy wycofaniu towaru z rynku.

W branży spożywczej i farmaceutycznej wymóg identyfikowalności wynika wprost z przepisów. Zasady znakowania jednostek logistycznych oraz struktura numeru SSCC opisane są w standardach organizacji GS1 Polska, a ich stosowanie ułatwia wymianę danych z odbiorcami sieciowymi.

Etykieta logistyczna na palecie

Nośnikiem informacji o zawartości palety jest etykieta logistyczna. Zawiera ona numer SSCC identyfikujący jednostkę logistyczną oraz zestaw danych uzupełniających: numer towaru GTIN, ilość, numer partii i datę przydatności. Skan jednego kodu przenosi do systemu komplet tych informacji, co eliminuje ręczne przepisywanie i związane z nim pomyłki.

Przy wydaniu etykieta pozwala potwierdzić, że kompletowana jednostka to dokładnie ta, którą wskazał system. Zamiast liczyć kartony i porównywać opisy, magazynier skanuje kod i otrzymuje potwierdzenie albo komunikat o niezgodności.

Współpraca systemu magazynowego z ewidencją paletową

Identyfikacja towaru i ewidencja nośników to dwa różne obszary, które muszą być spójne. Towar zmienia właściciela w momencie wydania, nośnik zwykle wraca.

Rozdzielenie obrotu towarem i obrotu nośnikiem

Wydanie towaru zamyka pozycję magazynową, natomiast paleta pod tym towarem trafia na saldo odbiorcy albo przewoźnika. Jeżeli system nie rozdziela tych dwóch zdarzeń, ewidencja paletowa staje się pochodną dokumentów towarowych i nie obsługuje sytuacji nietypowych: wymiany nośników przy rampie, zwrotu palet bez towaru czy przekazania pustych nośników do naprawy.

Rozdzielenie tych ścieżek pozwala też rozliczać nośniki uszkodzone. Paleta przyjęta w klasie A i zwrócona w stanie wymagającym naprawy to nie ta sama pozycja, choć liczbowo saldo się zgadza. Więcej o dokumentach obsługujących te operacje znajdziesz w opisie kwitów paletowych.

Dane, które warto rejestrować przy każdej operacji

Praktyka pokazuje, że komplet informacji potrzebnych do późniejszego wyjaśnienia sporu jest niewielki i możliwy do zebrania bez wydłużania obsługi. Wystarczą: data i godzina zdarzenia, identyfikator kontrahenta, numer rejestracyjny pojazdu, rodzaj i liczba nośników, osoba wykonująca operację oraz numer dokumentu źródłowego.

Zebranie tych danych na terminalu przy rampie zajmuje kilkanaście sekund. Odtworzenie ich po trzech miesiącach z papierowych kwitów zajmuje pół dnia i zwykle kończy się kompromisem, w którym obie strony ustępują po kilkadziesiąt sztuk.

Identyfikowalność w łańcuchu dostaw

Wymóg wskazania, skąd pochodzi konkretna partia towaru i do kogo trafiła, dotyczy coraz szerszego kręgu branż. Spełnienie go w praktyce zależy od tego, czy dane o partii towarzyszą jednostce logistycznej na każdym etapie.

Śledzenie wstecz i wprzód

Śledzenie wstecz oznacza możliwość wskazania dostawcy i surowców użytych do wytworzenia danej partii. Śledzenie wprzód to zdolność do ustalenia, którzy odbiorcy otrzymali towar z tej partii. Obie ścieżki muszą działać, aby wycofanie produktu z rynku dało się przeprowadzić w rozsądnym czasie.

Warunkiem jest zapisywanie numeru partii przy każdej operacji, także przy przesunięciach wewnętrznych i przepakowaniu. Przerwanie ciągu w jednym miejscu unieważnia całą ścieżkę.

Test odtworzenia ścieżki

Deklaracja, że system zapewnia identyfikowalność, warta jest tyle, ile wynik próby. Warto okresowo przeprowadzić ćwiczenie polegające na wskazaniu losowej partii i odtworzeniu pełnej ścieżki w ustalonym czasie, na przykład czterech godzin.

Taki test ujawnia luki szybciej niż analiza dokumentacji. Najczęściej okazuje się, że ciąg urywa się przy operacji wykonywanej poza systemem, na przykład przy przepakowaniu na inny nośnik.

Wymiana danych z odbiorcami

Identyfikacja partii służy nie tylko celom wewnętrznym. Odbiorcy sieciowi coraz częściej wymagają przekazania tych danych w formie elektronicznej przed przyjazdem dostawy.

Awizo wysyłki w formie elektronicznej

Komunikat wysyłany przed dostawą zawiera listę jednostek logistycznych wraz z numerami SSCC, zawartością, numerami partii i datami przydatności. Odbiorca po zeskanowaniu etykiety zna zawartość jednostki bez jej otwierania, co skraca przyjęcie.

Struktura tych komunikatów oraz zasady budowy identyfikatorów opisane są w standardach organizacji GS1 Polska. Ich stosowanie jest w praktyce warunkiem współpracy z większymi sieciami handlowymi.

Zgodność etykiety z zawartością

Najczęstszym źródłem reklamacji przy tym modelu współpracy jest rozbieżność między treścią komunikatu a stanem faktycznym jednostki. Kontrola przed wysyłką, oparta na ważeniu albo na potwierdzeniu skanowaniem, ogranicza to ryzyko.

Warto również przewidzieć procedurę korekty. Jeżeli jednostka została rozformowana po wysłaniu awizo, odbiorca musi otrzymać aktualizację, inaczej rozbieżność zostanie zapisana jako błąd dostawcy.

Wdrożenie ewidencji partiowej w istniejącym magazynie

Uruchomienie kontroli partii w magazynie, który dotąd jej nie prowadził, wymaga decyzji o tym, co zrobić z zapasem już znajdującym się na stanie.

Postępowanie z zapasem początkowym

Towar przyjęty przed wdrożeniem zwykle nie ma przypisanej partii. Dopisywanie jej wstecz na podstawie dokumentów bywa niewykonalne, dlatego praktycznym rozwiązaniem jest oznaczenie tego zapasu jako partii zbiorczej i wydawanie go w pierwszej kolejności.

Okres przejściowy trwa tyle, ile wynosi rotacja asortymentu. Przy szybko rotującym towarze są to tygodnie, przy wolno rotującym warto rozważyć fizyczne przeliczenie i oznaczenie zapasu, bo inaczej partia zbiorcza pozostanie w systemie latami.

Zmiana w pracy magazyniera

Ewidencja partiowa oznacza dodatkowy krok przy przyjęciu i przy wydaniu. Aby nie wydłużać obsługi, dane o partii powinny pochodzić ze skanowania etykiety dostawcy, a nie z ręcznego wpisywania.

Tam, gdzie dostawca nie stosuje etykiet zgodnych ze standardem, warto uzgodnić ich wprowadzenie albo przewidzieć etykietowanie własne w strefie przyjęć. Drugie rozwiązanie kosztuje, ale jest wykonalne bez zgody kontrahenta.

Wycofanie partii z rynku w praktyce

Sprawność systemu identyfikacji sprawdza się dopiero wtedy, gdy trzeba wycofać konkretną partię. Procedura powinna być opisana i przećwiczona wcześniej, a nie tworzona pod presją zdarzenia.

Zakres i tempo działania

Punktem wyjścia jest ustalenie, ile towaru z danej partii pozostaje na stanie, ile zostało wydane i do których odbiorców trafiło. Przy poprawnie prowadzonej ewidencji odpowiedź powinna być dostępna w kilkanaście minut, a nie po dniu poszukiwań w dokumentach.

Blokada pozostałego zapasu powinna następować w systemie natychmiast, aby zapobiec wydaniu towaru w trakcie wyjaśniania. Zmiana statusu partii na zablokowaną jest skuteczniejsza niż komunikat przekazany ustnie na zmianie.

Dokumentacja przebiegu

Przebieg wycofania wymaga udokumentowania: kto podjął decyzję, kiedy zablokowano zapas, których odbiorców powiadomiono i jaka ilość wróciła. Zapis ten bywa przedmiotem kontroli, a odtworzenie go po fakcie jest znacznie trudniejsze niż prowadzenie na bieżąco.

Warto okresowo przeprowadzić próbę bez rzeczywistego zdarzenia. Ćwiczenie ujawnia luki proceduralne taniej niż sytuacja prawdziwa.