Program TMS w transporcie spożywczym - kontrola czasu i jakości

TMS w transporcie spożywczym - co system kontroluje

Żywność ma termin przydatności i zakres temperatury, poza którym towar przestaje nadawać się do sprzedaży. Program TMS w transporcie spożywczym przenosi te dwa ograniczenia do planu kursu. System zna czas, jaki towar może spędzić w drodze, i porównuje go z czasem, który zakłada plan trasy.

Odchylenie od planu jest w tej branży kosztem, a nie niedogodnością. Spóźniona dostawa świeżego produktu skraca okres, w którym sklep może go sprzedać. Przerwa w chłodzeniu bywa przyczyną odrzucenia całej partii przy rozładunku. Ręczne pilnowanie takich rzeczy przez telefon działa przy kilku pojazdach, a przy kilkudziesięciu kursach dziennie przestaje wystarczać.

Tabela zestawia cztery wielkości, na których opiera się kontrola kursu, wraz ze źródłem danych i reakcją systemu.

Ogólne zasady działania takich systemów opisuje program TMS do zarządzania transportem. Tutaj uwaga skupia się na tym, co dodaje specyfika łańcucha żywnościowego.

Pomiar temperatury i alerty odchyleń

Temperatura jest jedyną wielkością, której nie widać z kabiny ani z biura. Kierowca może ocenić trasę, ale nie zobaczy, że agregat chłodniczy zatrzymał się na parkingu. Zapis z czujnika w naczepie jest więc podstawowym źródłem informacji o jakości przewozu.

Odczyty z czujników w naczepie

Czujnik przesyła odczyt w stałych odstępach przez moduł telematyczny pojazdu. System TMS przypisuje każdy odczyt do zlecenia, więc temperatura nie jest luźnym strumieniem liczb, tylko historią konkretnej dostawy. Częstotliwość odczytów wynika z konfiguracji urządzenia i umowy z odbiorcą, a nie z samego TMS-a. Warto ją ustalić przed startem, bo rzadkie próbkowanie ukrywa krótkie odchylenia.

Dane z różnych urządzeń trafiają do jednego widoku wtedy, gdy podłączone są przez warstwę integracji. Rolę takiej warstwy pełni Linkway.INTEGRATOR, który konsoliduje dane GPS z wielu dostawców telematyki. Odczyty temperatury zależą od tego, czy dane urządzenie je udostępnia, dlatego zakres integracji trzeba sprawdzić dla konkretnej naczepy.

Progi alarmowe i czas trwania odchylenia

Pojedynczy odczyt powyżej progu rzadko oznacza stratę towaru. Otwarcie drzwi przy rozładunku podnosi temperaturę na kilka minut, a następnie wartość wraca do normy. Alarm oparty wyłącznie na jednym pomiarze wygeneruje więc zbyt wiele fałszywych sygnałów i spedytor przestanie na nie reagować.

Reguła: alert wynika z czasu przebywania powyżej progu, a nie z pojedynczego odczytu.

Sumowanie czasu ponad progiem da się wykonać zapytaniem z funkcją okna. Przykład poniżej korzysta z funkcji LEAD z T-SQL, która zwraca czas następnego odczytu w obrębie kursu. Nazwy tabeli i kolumn są przykładowe i nie odpowiadają schematowi żadnego produktu.

DECLARE @prog_c decimal(4,1) = 8.0;      -- przykładowy próg, ustala go odbiorca
DECLARE @limit_min int = 20;             -- dopuszczalny czas ponad progiem

SELECT id_kursu,
       SUM(DATEDIFF(SECOND, czas_odczytu, nastepny_czas)) / 60 AS minuty_ponad_progiem
FROM (
    SELECT id_kursu, czas_odczytu, temperatura_c,
           LEAD(czas_odczytu) OVER (PARTITION BY id_kursu ORDER BY czas_odczytu) AS nastepny_czas
    FROM dbo.OdczytyTemperatury
) AS o
WHERE temperatura_c > @prog_c AND nastepny_czas IS NOT NULL
GROUP BY id_kursu
HAVING SUM(DATEDIFF(SECOND, czas_odczytu, nastepny_czas)) >= @limit_min * 60;

Zapytanie zwraca kursy, w których łączny czas ponad progiem przekroczył limit. Zadanie w SQL Agent może je uruchamiać co kilka minut i zapisywać wynik do tabeli alertów, z której korzysta panel spedytora. Dobre ustawienia alarmów da się ująć w czterech punktach.

• Próg zależny od towaru - żywność mrożona i chłodzona oraz ładunek suchy mają osobne wartości w kartotece.
• Czas trwania - alarm powstaje po przekroczeniu limitu minut, a nie po pierwszym odczycie.
• Odbiorca alertu - powiadomienie trafia do spedytora, który ma prawo wezwać kierowcę.
• Ślad w zleceniu - każdy alert zostaje zapisany razem z reakcją, która po nim nastąpiła.

Progi bierze się z wymagań odbiorcy i z rodzaju towaru. Żywność głęboko mrożona jest przewożona zwykle w temperaturze nie wyższej niż minus 18 stopni Celsjusza, natomiast produkty chłodzone mają własne zakresy, które określa producent lub odbiorca.

Okna dostaw i planowanie tras pod termin przydatności

Trasa świeżego towaru jest krótka z definicji, ale liczy się nie tylko dystans. Na czas dostawy składa się jazda, oczekiwanie na rozładunek i obowiązkowe przerwy kierowcy. Program TMS traktuje te składniki osobno, dzięki czemu planista widzi, gdzie traci się najwięcej minut.

Czas jazdy i czas rozładunku

Ręczne wyznaczanie tras jest czasochłonne. Moduł planowania analizuje punkty dostaw oraz ograniczenia pojazdów, a następnie proponuje kolejność rozładunków. Kolejność ma znaczenie odmienne niż w transporcie suchym: towar najbardziej wrażliwy na czas jedzie na początku trasy, a nie tam, gdzie najkrócej wypada odległość między punktami. Ogólne zasady układania kursów opisuje planowanie transportu.

Czas rozładunku bywa największą niewiadomą. Jeżeli odbiorca przyjmuje towar w krótkich oknach, kierowca czeka w kolejce razem z innymi przewoźnikami, a chłodzenie pracuje na postoju. Sposób rezerwowania takich terminów omawia artykuł o kalendarzu dla firmy transportowej, a opis mechanizmu okien czasowych znajduje się w materiale o time slot management.

Okno dostaw a kolejność rozładunków

Okno dostaw oznacza przedział, w którym odbiorca zobowiązuje się przyjąć towar. Sieć handlowa lub restauracja układa pracę zmian wokół tego przedziału, więc przyjazd przed oknem i po nim ma różne konsekwencje. Przyjazd po oknie oznacza zwykle kolejkę albo odmowę przyjęcia, a przyjazd zbyt wcześnie zajmuje ramię lub ekipę, której jeszcze nie ma.

Ostatnia kolumna pokazuje, że reakcja zależy od tego, jak wcześnie system wykryje odchylenie. Im wcześniej zostanie ono zauważone, tym więcej rozwiązań pozostaje do wyboru.

Załadunek i wstępne schłodzenie naczepy

Jakość przewozu rozstrzyga się często przed wyjazdem z magazynu. Naczepa, do której trafia towar chłodzony, powinna być wcześniej sprowadzona do temperatury przewozowej, bo agregat utrzymuje temperaturę, ale nie schładza ciepłego ładunku wystarczająco szybko. Załadunek do nieschłodzonej przestrzeni daje początek kursowi, w którym pierwsze odczyty leżą już poza zakresem.

Co rejestruje się przed wyjazdem

Przy załadunku stosuje się zwykle krótką kontrolę: odczyt temperatury przestrzeni ładunkowej, odczyt temperatury towaru w wybranych punktach i sprawdzenie stanu plomby. Wyniki można przechowywać jako statusy oraz załączniki zlecenia, co daje punkt odniesienia dla odczytów z trasy. Bez zapisu z załadunku późniejszy spór o to, gdzie temperatura wzrosła, sprowadza się do słowa kierowcy przeciwko słowu magazyniera.

Reguła: kurs chłodzony zaczyna się od odczytu temperatury towaru, a nie od momentu wyjazdu z bramy.

Bramy załadunkowe i kolejność podstawiania pojazdów pod rampy planuje się osobno, na poziomie placu magazynowego. Ten temat opisuje moduł awizacji VSS.net, który porządkuje okna czasowe na rampach.

Śledzenie dostawy i ETA dla odbiorcy

Odbiorca żywności planuje pracę magazynu i sklepu na podstawie godziny dostawy. Telefon z pytaniem o status jest dla spedytora przerwą w pracy, a dla odbiorcy jedynym źródłem informacji. Śledzenie pojazdu na mapie zastępuje oba te elementy jednym widokiem, do którego dostęp może mieć także klient.

ETA z pozycji GPS

Przewidywany czas dotarcia wynika z pozycji pojazdu oraz pozostałej trasy. Wartość jest szacunkiem, który zmienia się w trakcie kursu, dlatego system przelicza ją po każdej nowej pozycji. Sposób prezentowania takiej informacji przewoźnikowi opisuje materiał o ETA od Linkway, a monitoring pozycji wspiera linkway.TRACKER.

Reakcja na opóźnienie

Opóźnienie wykryte w połowie trasy ma inne konsekwencje niż wykryte pod bramą odbiorcy. W pierwszym przypadku spedytor zmienia kolejność rozładunków albo uprzedza sklep, w drugim może już tylko przeprosić za spóźnienie. Odbiorca, który dostał wiadomość z nowym ETA, zwykle przesuwa zmianę i przyjmuje towar bez odmowy. Ten prosty mechanizm ogranicza liczbę reklamacji z powodu terminu.

Dokumentacja HACCP i potwierdzenia odbioru

System HACCP opiera się na analizie zagrożeń i kontroli punktów krytycznych. Transport jest w nim jednym z punktów, a jego kontrola wymaga zapisów. Firma przewozowa musi więc pokazać, że w czasie kursu temperatura mieściła się w wymaganym zakresie, a towar był przekazany osobie uprawnionej do odbioru.

Jakie zapisy przypisuje się do zlecenia

Elektroniczny obieg dokumentów przypisuje do jednego zlecenia wszystkie potrzebne załączniki. Do zapisu należą odczyty temperatury z całego kursu, potwierdzenie odbioru z godziną i podpisem oraz skan dokumentu dostawy. Zwykle dochodzi do tego uwaga kierowcy o zdarzeniu na trasie, na przykład o awarii agregatu. Wymagania co do formy i okresu przechowywania wynikają z przepisów sanitarnych oraz z ustaleń z odbiorcą, dlatego wymagają sprawdzenia w dokumentach klienta.

Sposób porządkowania takich załączników opisuje artykuł o tym, jak Linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami. Pokrewne wymagania dla towarów wrażliwych, z innej branży, omawia materiał o systemie TMS w logistyce leków.

Rozliczenie i reklamacje

Po dostawie system ma komplet danych do wystawienia faktury: zlecenie z ceną oraz potwierdzenie odbioru. Faktura przestaje czekać na papierowy dokument, więc cykl rozliczeń skraca się o czas transportu tego dokumentu do biura. W razie reklamacji jakościowej zapis temperatury oddziela zarzut dotyczący przewoźnika od zarzutu dotyczącego wcześniejszego etapu łańcucha.

Wdrożenie i integracja z telematyką

Największe ryzyko wdrożenia dotyczy nie samego TMS-a, tylko urządzeń w pojazdach. Naczepy pochodzą z różnych lat i od różnych producentów, a nie każda ma czujnik temperatury z wyjściem do modułu telematycznego. Inwentaryzacja floty pod tym kątem powinna poprzedzać konfigurację reguł.

Kolejność uruchamiania funkcji

Rozsądny plan zaczyna od planowania kursów i śledzenia pozycji, ponieważ te dane są dostępne w większości pojazdów. Następnie dochodzą alerty temperatury, po nich elektroniczne potwierdzenia odbioru. Podział na etapy zmniejsza liczbę zmian, z którymi muszą się zmierzyć jednocześnie spedytorzy i kierowcy. Przykładowy przebieg wdrożenia opisuje materiał o czterech etapach wdrożenia linkway.TMS.

Gdzie szukać opisu produktu

Zakres funkcji programu, także w zakresie integracji z urządzeniami pomiarowymi, opisują strony producenta. Aktualny opis systemu znajduje się na stronie linkway.TMS, a ogólne omówienie klasy oprogramowania na stronie Program TMS - linkway. Konkretna konfiguracja czujników wymaga potwierdzenia z dostawcą telematyki dla danej floty.

Reguła: zakres monitoringu temperatury potwierdza się na pojazdach, a nie na podstawie opisu programu.

Wskaźniki oceny wdrożenia

Wdrożenie ocenia się liczbami zebranymi przed uruchomieniem i po nim. Bez punktu odniesienia późniejsza opinia zespołu opiera się na wrażeniach z pierwszych tygodni, a te bywają skrajne.

• Udział dostaw w oknie - liczba kursów zamkniętych w oknie odbiorcy w stosunku do wszystkich kursów.
• Trafność alertów - liczba alarmów zakończonych realną interwencją w stosunku do wszystkich wysłanych.

Drugi wskaźnik chroni przed najczęstszym błędem konfiguracji, czyli zbyt niskimi progami. System, który generuje kilkanaście alarmów dziennie bez skutku, zostaje wyciszony przez zespół w pierwszym tygodniu, a wraz z nim gubi się sygnał, który miał znaczenie.

Do dokumentacji projektowej warto dopisać, kto odpowiada za reakcję na alert poza godzinami pracy biura. System wyśle wiadomość w środku nocy, ale ktoś musi ją odebrać i mieć uprawnienia do wezwania kierowcy.