System TMS a koszty floty - mechanizmy obniżania kosztu kilometra

System TMS a koszty floty - skąd się bierze koszt kilometra

System TMS nie obniża kosztów sam z siebie. Koszt spada tam, gdzie system zmienia decyzję planisty: dobór pojazdu albo wybór trasy, zestawienie ładunku albo termin przeglądu. Każda z tych decyzji zapada w firmie codziennie, a jej skutek widać dopiero w koszcie kilometra na koniec miesiąca.

Koszt kilometra składa się z pozycji o różnym charakterze. Część zależy od przebiegu, część jest stała niezależnie od tego, czy pojazd jedzie. Rozdział ten decyduje o tym, co może poprawić system planowania: stałych kosztów nie da się zmniejszyć krótszą trasą, ale można je rozłożyć na więcej kilometrów z ładunkiem.

Ten artykuł opisuje mechanizmy oszczędności, a nie sam program. Funkcje systemu przedstawia tekst o programie TMS do zarządzania transportem, a kryteria wyboru rozwiązania omawia artykuł o programie do zarządzania transportem. Dane o paliwie i czasie pracy pochodzą z telematyki, którą opisuje osobno tekst o monitoringu pojazdów w spedycji.

Reguła: koszt floty wyraża się na kilometr wykonany z ładunkiem, a nie na kilometr przejechany.

Puste przebiegi - pomiar i ograniczanie

Pustym przebiegiem nazywa się kilometry przejechane bez ładunku, na przykład dojazd do miejsca załadunku albo powrót po rozładunku. Wskaźnik liczy się jako stosunek kilometrów pustych do wszystkich kilometrów pojazdu w okresie. Sama wartość niewiele mówi, dopóki nie jest liczona jednakowo dla całej floty, bo ładunek częściowy raz wchodzi do liczby pustych kilometrów, a raz nie.

-- udział pustych przebiegów w miesiącu (tabela poglądowa, nie schemat produktu)
SELECT VehicleId,
       SUM(KmLoaded) AS KmLadowne,
       SUM(KmEmpty)  AS KmPuste,
       CAST(100.0 * SUM(KmEmpty) / NULLIF(SUM(KmLoaded + KmEmpty), 0) AS decimal(5,1)) AS ProcentPustych
FROM dbo.TripLeg
WHERE TripDate >= '20260901' AND TripDate < '20261001'
GROUP BY VehicleId;

Funkcja NULLIF chroni przed dzieleniem przez zero dla pojazdu, który w okresie nie wyjechał, a zakres dat zapisany jako przedział domknięty z lewej strony działa poprawnie także dla kolumn typu datetime. Działanie sumowania opisuje dokumentacja funkcji SUM w Transact-SQL.

Skąd system zna kilometry ładowne i puste

Podział kilometrów na ładowne i puste wynika z połączenia dwóch źródeł: zlecenia, które mówi, kiedy pojazd był załadowany, oraz przebiegu z lokalizatora. Bez integracji z telematyką planista widzi tylko kilometry zaplanowane, a plan rzadko pokrywa się z wykonaniem. Różnice między kilometrami z lokalizatora a kilometrami wyznaczonymi z mapy są nieuniknione, ponieważ lokalizator liczy faktyczną drogę, a plan zakłada trasę najkrótszą. Jedno ze źródeł trzeba uznać za obowiązujące w rozliczeniach i konsekwentnie tego pilnować, bo dwa różne przebiegi tego samego kursu prowadzą do sporów z księgowością. Sposób łączenia danych floty ze zleceniami opisuje artykuł o programie dla firmy transportowej łączącym dane floty.

Ładunki powrotne i konsolidacja

Puste przebiegi ogranicza się przez dopasowanie zleceń do pojazdów, które kończą kurs w pobliżu punktu załadunku. System wyszukuje kandydatów w promieniu i w oknie czasu, ale o przyjęciu zlecenia decydują ograniczenia pojazdu i kierowcy.

Konsolidacja, czyli łączenie kilku małych ładunków na jednym pojeździe, działa według tej samej zasady, ale dodatkowo wymaga kolejności punktów, która nie wydłuża trasy ponad rozsądną granicę. Przykład planowania z ograniczeniami przedstawia tekst o planowaniu tras dla flot mieszanych.

Puste przebiegi, których nie da się usunąć

Część pustych kilometrów wynika z natury procesu. Przepływy towarów bywają jednokierunkowe, na przykład dostawy z centrum dystrybucyjnego do sklepów, a wtedy pojazd wraca pusty z założenia. Sezonowość zmienia ten obraz: w szczycie ładunków powrotnych jest więcej, poza nim mniej. Wskaźnik porównuje się więc z wartością osiągalną dla danego typu przewozów, a nie z zerem. Cel ustawiony na zero prowadzi do przyjmowania ładunków poniżej kosztu, które pogarszają wynik zamiast go poprawiać.

Planowanie tras i wykorzystanie pojazdów

Układanie tras jest odmianą problemu marszrutyzacji pojazdów (VRP): trzeba przydzielić punkty do pojazdów tak, żeby suma kosztów była możliwie mała przy zachowaniu ograniczeń. Dokładne rozwiązanie rośnie wykładniczo wraz z liczbą punktów, więc systemy stosują heurystyki, na przykład łączenie punktów według oszczędności dystansu albo kolejne poprawianie trasy przez zamianę sąsiednich przystanków. Wynik jest dobry, ale nie zawsze optymalny, a różnica zależy od jakości danych wejściowych.

Jakość danych rozstrzyga o wyniku bardziej niż algorytm. Jeśli czas przejazdu zapisany w systemie jest zaniżony, plan wygląda dobrze, a wykonanie kończy się opóźnieniami i nadgodzinami. Jeśli dane o dostępności kierowców są nieaktualne, system proponuje zmiany, których nikt nie wykona. Zastąpienie arkusza narzędziem planującym opisuje artykuł o tym, co traci firma, trzymając się arkuszy Excel.

Wykorzystanie pojazdu jako wskaźnik

Wykorzystanie pojazdu liczy się jako godziny pracy podzielone przez godziny dostępności, a dostępność wynika z grafiku, a nie z kalendarza. Pojazd w serwisie lub bez kierowcy nie jest niewykorzystany, tylko niedostępny, i mieszanie tych stanów zaniża wskaźnik. Podstawy planowania w ujęciu procesowym przedstawia artykuł o planowaniu transportu.

Serwis i przeglądy w planie floty

Serwis jest kosztem, który planista widzi z opóźnieniem, jeśli terminy przeglądów prowadzi w osobnym arkuszu. Pojazd wraca z trasy, dostaje kolejny kurs, a dopiero potem okazuje się, że przegląd był wymagany dwa dni wcześniej. W efekcie pojazd zjeżdża do warsztatu w środku tygodnia, a zlecenie trzeba przekazać innemu przewoźnikowi po wyższej stawce.

Rozwiązaniem jest zapis terminów w tym samym systemie, w którym powstaje plan. Termin przeglądu liczy się na dwa sposoby: według daty oraz według przebiegu, i obowiązuje ten, który nastąpi wcześniej. Planista powinien dostać ostrzeżenie, gdy kurs zakończyłby się po terminie przeglądu.

SELECT VehicleId,
       LastServiceKm + ServiceIntervalKm - CurrentKm AS KmToService
FROM dbo.Vehicle
WHERE LastServiceKm + ServiceIntervalKm - CurrentKm < 3000
ORDER BY KmToService;

Zapytanie zwraca pojazdy, którym do przeglądu zostało mniej niż trzy tysiące kilometrów. Próg dobiera się do średniego dziennego przebiegu: przy pojeździe jeżdżącym tysiąc kilometrów dziennie taki zapas wystarcza na zaledwie trzy dni. Przebieg pochodzi z lokalizatora albo z komputera pokładowego, a tabela jest przykładowa i nie odzwierciedla schematu produktu.

Dokumenty transportowe a koszt błędu

Dokument, którego brakuje albo który zawiera błąd, kosztuje na końcu procesu, ale przyczyna powstaje na początku. Zlecenie z niepełnymi danymi wywołuje pytania kierowcy, brak potwierdzenia dostawy wstrzymuje fakturowanie, a rozbieżność między fakturą przewoźnika a kalkulacją wymaga ręcznego wyjaśniania.

System porządkuje ten obieg, przypisując dokumenty do zlecenia i pokazując, których brakuje. Rozliczenie opiera się na porównaniu trójstronnym: zlecenie i faktura muszą zgadzać się z potwierdzeniem dostawy co do stawki i zakresu, zanim zapłata zostanie zatwierdzona. Producent Linkway opisuje ten obszar w artykule o Linkway.TMS w zarządzaniu dokumentami, a ogólne informacje o module zawiera strona linkway.TMS.

Reguła: zlecenie bez potwierdzenia dostawy nie trafia do rozliczenia, dopóki dokument nie zostanie dołączony.

Kalkulacja kosztu zlecenia i marża

Kalkulacja powstaje dwa razy. Koszt planowany system liczy przy tworzeniu zlecenia z kilometrów i czasu jazdy, doliczając opłaty. Koszt wykonany liczy po zamknięciu, z danych rzeczywistych. Różnica między nimi jest najważniejszą informacją dla menedżera, bo pokazuje, gdzie plan rozmijał się z rzeczywistością.

public static decimal KosztZlecenia(decimal kmLadowne, decimal kmPuste, decimal godziny,
                                    decimal stawkaKm, decimal stawkaGodz, decimal oplaty)
{
    // koszt kilometra dotyczy także przebiegu pustego, dlatego oba składniki liczone są razem
    return (kmLadowne + kmPuste) * stawkaKm + godziny * stawkaGodz + oplaty;
}

Przykład ilustruje zasadę: przebieg pusty podnosi koszt zlecenia tak samo jak ładowny, choć nie przynosi przychodu. Stawka za kilometr i za godzinę pochodzi z ewidencji kosztów firmy, a nie z systemu, więc jej definicja wymaga uzgodnienia z księgowością.

Własna flota czy podwykonawca

Przy nadwyżce zleceń pojawia się wybór między własnym pojazdem a podwykonawcą. Koszt własnego pojazdu obejmuje pozycje stałe, które trzeba rozłożyć na kilometry, a koszt podwykonawcy jest kwotą z jego oferty. Porównanie ma sens dopiero wtedy, gdy oba koszty liczy się na ten sam zakres, czyli z dojazdem i opłatami.

Porównanie ułatwia system, ponieważ przechowuje historię stawek podwykonawców na danej relacji i koszt wykonany własnych pojazdów na tej samej trasie. Może się okazać, że na relacji z ładunkiem powrotnym własny pojazd jest tańszy, a na relacji z pustym powrotem droższy niż oferta zewnętrzna. Tej wiedzy nie da się odczytać z pojedynczej faktury. Zlecenia międzynarodowe z udziałem przewoźników omawia artykuł o Linkway TMS w transporcie międzynarodowym.

Faktury podwykonawców zestawia się ze zleceniem, a rozbieżności, takie jak dodatkowy postój albo zmiana trasy, rejestruje jako osobne pozycje. Bez tego marża jest liczona z kosztu z faktury, a nie z kosztu uzgodnionego, i po kilku miesiącach nikt nie potrafi wskazać, skąd wzięła się różnica.

Dane przypisywane do zlecenia

Koszt wykonany wymaga danych z kilku systemów. Ich lista jest krótka, ale każda pozycja ma innego właściciela w firmie, co tłumaczy, dlaczego pierwsze rozliczenia po wdrożeniu bywają niekompletne.

• Zużycie paliwa - z telematyki albo z kart paliwowych, przypisane do kursu.
• Przebieg - z lokalizatora, rozdzielony na ładowny i pusty.
• Czas pracy - z tachografu, podstawa kosztu kierowcy przypadającego na zlecenie.
• Opłaty drogowe - z rozliczeń operatorów, przypisane według daty i pojazdu.

Pomiar efektu wdrożenia - wskaźniki przed i po

Bez punktu odniesienia nie da się stwierdzić, czy system obniżył koszty. Wskaźniki mierzy się przez kilka miesięcy przed wdrożeniem, według tych samych definicji, których użyje się po nim. Zmiana definicji w trakcie, na przykład innego sposobu liczenia pustych kilometrów, daje poprawę na papierze bez zmiany w flocie.

Do wskaźników warto dodać jedną miarę pomocniczą: liczbę zleceń, przy których koszt wykonany przekroczył planowany o ustalony próg. Rosnąca liczba takich zleceń świadczy o zaniżonych założeniach kalkulacji, a nie o pogorszeniu pracy floty. Miara pokazuje, czy planiści mogą ufać kalkulacji planowanej, co jest warunkiem jej użycia przy wycenie nowych zleceń dla klientów.

Ten artykuł nie podaje procentu oszczędności, bo zależy on od struktury firmy: rodzaju ładunków oraz punktu wyjścia. Realną wartość poznaje się dopiero na własnych danych. Przebieg wdrożenia, w którym ustala się także wskaźniki bazowe, przedstawia artykuł o czterech etapach wdrożenia linkway.TMS, a rozwój systemów o funkcje predykcyjne - tekst o programie TMS z AI.

Zestawienie kosztów paliwa z telematyki pokazuje też artykuł o monitoringu transportu a kosztach floty. Firmy, które chcą obejrzeć narzędzia SoftwareStudio w działaniu, mogą skorzystać z demo online.