Magazyn i wypożyczalnia narzędzi. Systemy zarządzania narzędziownią umożliwiają łatwe rejestrowanie wypożyczeń i zwrotów narzędzi. Pracownicy lub kontrahenci mogą składać wnioski o wypożyczenie narzędzi, a system automatycznie rejestruje te operacje, ułatwiając kontrolę nad stanem narzędzi i terminowością zwrotów. Więcej na stronie ginący sprzęt budowlany. Więcej na stronie ewidencja narzędzi w firmie.
Narzędziownia to miejsce na przechowywanie i wypożyczanie narzędzi
Zwykle wraz ze wzrostem ilości narzędzi na stanie magazynu narzędzi pojawia się problem, jak tym zarządzać i kontrolować. Pomoc w tym zakresie przynieść może specjalistyczne oprogramowanie.
Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania narzędziownią może zdecydowanie ułatwić codzienne operacje, zwiększyć kontrolę nad narzędziami i zapewnić efektywne wykorzystanie zasobów. Dlatego warto rozważyć jego zastosowanie, aby usprawnić działanie narzędziowni i osiągnąć lepsze rezultaty w codziennej pracy.
Ewidencja i organizacja narzędzi
Oprogramowanie pozwala na precyzyjną ewidencję narzędzi, gromadzenie danych na temat ich rodzaju, stanu, lokalizacji, historii napraw i konserwacji. Dzięki temu możliwe jest szybkie wyszukiwanie potrzebnych narzędzi oraz lepsza organizacja całej narzędziowni.
Wypożyczanie i zwroty narzędzi
Systemy zarządzania narzędziownią umożliwiają łatwe rejestrowanie wypożyczeń i zwrotów narzędzi. Pracownicy lub kontrahenci mogą składać wnioski o wypożyczenie narzędzi, a system automatycznie rejestruje te operacje, ułatwiając kontrolę nad stanem narzędzi i terminowością zwrotów.
Kontrola stanów magazynowych
Oprogramowanie pozwala na bieżące monitorowanie stanów magazynowych narzędzi. Dzięki temu można uniknąć niedoborów i zapewnić, że narzędzia są dostępne w odpowiednich ilościach w przypadku potrzeb. System może generować powiadomienia o niskim stanie magazynowym, umożliwiając szybką reakcję.
Zarządzanie konserwacją i naprawami
Programy do zarządzania narzędziownią często oferują funkcje związane z planowaniem i monitorowaniem konserwacji oraz napraw narzędzi. Można ustalać regularne przeglądy prewencyjne, śledzić historię napraw i kontrolować koszty związane z utrzymaniem narzędzi w dobrym stanie.
Raportowanie i analiza danych
Oprogramowanie umożliwia generowanie różnorodnych raportów dotyczących stanu narzędzi, wypożyczeń, kosztów konserwacji itp. Pozwala to na dokładną analizę danych, identyfikację trendów oraz podejmowanie informowanych decyzji dotyczących zarządzania narzędziownią.
Magazyn i wypożyczalnia narzędzi
Narzędziownia to miejsce na przechowywanie i wypożyczanie narzędzi, zwykle wraz ze wzrostem ilości narzędzi na stanie magazynu narzędzi pojawia się problem, jak tym zarządzać i kontrolować. Pomoc w tym zakresie przynieść może specjalistyczne oprogramowanie gospodarki narzędziowej.
Nowoczesna narzędziownia wymaga nowoczesnego oprogramowania.
Tool Management Software
Program narzędziowca
Program narzędziownia pozwoli zapanować nad ewidencją firmowych sprzętów i narzędzi oraz stale kontrolować zarówno ich lokalizację, jak i stan. Jakościowa i ilościowa kontrola narzędzi wchodzących w skład majątku firmy pozwoli uniknąć wydatków związanych z niespodziewanymi awariami, zaplanować ewentualne naprawy, a także monitorować sposób, w jaki z narzędzi korzystają pracownicy.
Gospodarka narzędziowa
Za pomocą programu Magazyn Narzędzi wspierane są działania związane ze sprawdzaniem narzędzi pomiarowych; pomiary wymiarów wewnętrznych i zewnętrznych; pomiary pośrednie, błędy pomiarów pośrednich. Dokładna weryfikacja wszystkich narzędzi oraz urządzeń pozwala na zwiększenie wydajności pracy firm, a ponadto umożliwia zachowanie porządku w narzędziowni. Dostarcza również wszystkich niezbędnych informacji na temat stanu narzędzi. Pełny opis funkcji modułu wypożyczeń, przeglądów i legalizacji zawiera artykuł Narzędziownia - oprogramowanie do zarządzania narzędziami TCS.net.
Układ narzędziowni i przepływ sprzętu
Organizacja przestrzeni w narzędziowni decyduje o czasie obsługi jednego zgłoszenia. Przy kilkudziesięciu wydaniach na zmianę różnica kilkudziesięciu sekund przekłada się na godziny pracy w skali miesiąca.
Podział na strefy funkcjonalne
Praktyczny układ obejmuje strefę wydań przy okienku, strefę składowania sprzętu rzadziej używanego, wydzielone miejsce na narzędzia oczekujące na przegląd oraz obszar dla sprzętu uszkodzonego. Brak tego ostatniego prowadzi do powrotu niesprawnych narzędzi do obiegu.
Narzędzia o najwyższej częstotliwości wydań powinny znajdować się w zasięgu ręki obsługi. Rozmieszczenie według kategorii katalogowej wygląda porządnie, ale bywa mniej wydajne niż układ według rotacji.
Oznakowanie miejsc składowania
Każde narzędzie powinno mieć wyznaczone miejsce, a miejsce oznaczenie zgodne z ewidencją. Pozwala to wskazać lokalizację przy wydaniu i szybko stwierdzić brak przy kontroli wzrokowej.
Przy sprzęcie drobnym sprawdzają się tablice cieniowe z obrysem narzędzia. Brak jest widoczny natychmiast, bez przeglądania ewidencji.
Wskazówka: zanim narzędziownia przejdzie na pełną automatyzację wydań, warto wyposażyć w tablice cieniowe najpierw regał z narzędziami pożyczanymi najczęściej - brak widoczny na obrysie działa szybciej niż jakiekolwiek liczenie stanu w systemie.
Obieg dokumentów w narzędziowni
Wydanie i zwrot to zdarzenia, które muszą zostawić ślad. Forma tego zapisu wpływa na jego wiarygodność i na czas obsługi.
Potwierdzenie wydania
Podpis pracownika na dokumencie wydania jest podstawą odpowiedzialności materialnej. Podpis elektroniczny na terminalu albo potwierdzenie kartą pracowniczą spełnia tę funkcję, o ile system zapisuje datę, godzinę i identyfikator osoby.
Przy sprzęcie o wysokiej wartości warto dołączyć dokumentację zdjęciową stanu w momencie wydania. Spór o to, czy rysa powstała przed użyciem, czy w jego trakcie, jest wtedy rozstrzygalny. Identyfikator osoby wydającej i przyjmującej narzędzie warto powiązać z modułem ewidencji pracowników, co eliminuje ręczne wpisywanie danych przy każdej operacji.
Rozliczenie przy zmianie stanowiska
Przeniesienie pracownika na inne stanowisko albo zakończenie współpracy wymaga rozliczenia powierzonego sprzętu. Zestawienie narzędzi przypisanych do osoby powinno być dostępne natychmiast, bo w praktyce przygotowuje się je w ostatnim dniu pracy.
Powiązanie tego zestawienia z procedurą kadrową ogranicza straty. Sprzęt nierozliczony przy odejściu pracownika w większości przypadków nie wraca.
Automatyzacja wydań w narzędziowni
Ręczna obsługa wydań jest wąskim gardłem w zakładach pracujących na zmiany. Automaty wydające pozwalają udostępnić sprzęt poza godzinami pracy obsługi, przy zachowaniu ewidencji imiennej.
Szafy i automaty wydające
Urządzenie identyfikuje pracownika kartą, otwiera przegrodę z narzędziem i zapisuje operację. Sprawdza się przy sprzęcie o powtarzalnym zapotrzebowaniu oraz przy materiałach zużywalnych, gdzie liczba wydań jest wysoka, a wartość jednostkowa niska. Identyfikacja narzędzia opiera się zwykle na tagach RFID, które pozwalają rozpoznać egzemplarz bez ręcznego wpisywania numeru.
Przy narzędziach wymagających oceny stanu przy zwrocie automat nie zastąpi obsługi. Rozwiązaniem bywa układ mieszany: automat dla asortymentu prostego i okienko dla sprzętu wymagającego kontroli.
Rachunek opłacalności automatyzacji
Uzasadnieniem bywa nie tyle oszczędność etatu, ile skrócenie czasu, jaki pracownicy produkcyjni tracą w kolejce. Przy pięćdziesięciu osobach oczekujących po pięć minut na zmianę suma jest znacząca w skali roku.
Drugim efektem bywa spadek zużycia materiałów. Konieczność identyfikacji przy każdym pobraniu zmienia zachowanie użytkowników nawet bez żadnych dodatkowych ograniczeń.
Współpraca narzędziowni z produkcją i utrzymaniem ruchu
Narzędziownia obsługuje dwie grupy odbiorców o różnych potrzebach, co warto uwzględnić w organizacji pracy.
Obsługa planowanych prac serwisowych
Zlecenie przeglądu maszyny wymaga określonego zestawu narzędzi i przyrządów. Przygotowanie ich z wyprzedzeniem, na podstawie planu prac, skraca czas postoju maszyny i eliminuje sytuację, w której technik szuka oprzyrządowania po rozpoczęciu przeglądu. Sprzęt specjalistyczny warto zabezpieczyć przez wcześniejszą rezerwację narzędzi, tak aby nie zajął go inny wydział tuż przed planowanym terminem.
Wymaga to powiązania ewidencji narzędzi z harmonogramem utrzymania ruchu oraz określenia dla typowych zadań listy potrzebnego sprzętu. Praca ta wykonana raz służy przez lata.
Zapotrzebowanie produkcji
Produkcja pobiera głównie narzędzia skrawające i materiały zużywalne, w ilościach powiązanych z wielkością zlecenia. Zestawienie zużycia w przeliczeniu na wyrób pozwala ocenić, czy odbiega ono od normy technologicznej.
Odchylenie bywa objawem problemu z jakością materiału, ustawieniem maszyny albo z samym narzędziem. W każdym z tych przypadków punktem wyjścia jest wykrycie różnicy, a to wymaga danych z ewidencji.
Rozliczanie kosztów na wydziały
Przypisanie kosztu pobranego sprzętu do wydziału albo zlecenia produkcyjnego zmienia sposób patrzenia na gospodarkę narzędziową. Koszt widoczny w rozliczeniu wydziału bywa kontrolowany, koszt zbiorczy narzędziowni zwykle nie.
Wymaga to wskazania miejsca powstawania kosztu przy każdym wydaniu, co przy identyfikacji pracownika następuje automatycznie na podstawie jego przypisania organizacyjnego.
Nadzór nad terminami i stanem technicznym
Narzędziownia odpowiada nie tylko za dostępność sprzętu, lecz także za jego zdatność do pracy. Jest to obszar, w którym zaniedbania mają konsekwencje wykraczające poza kwestie majątkowe.
Ewidencja terminów badań
Narzędzia zasilane elektrycznie podlegają okresowej kontroli stanu izolacji, przyrządy pomiarowe wzorcowaniu, a sprzęt do pracy na wysokości przeglądom wykonywanym przez osoby uprawnione. Ten sam rygor terminowy dotyczy środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej, których termin ważności również wymaga bieżącego nadzoru.
Prowadzenie tych terminów w systemie z automatyczną blokadą wydania po ich upływie jest zabezpieczeniem, które nie zależy od pamięci obsługi. Lista wywieszona na ścianie działa do momentu, w którym liczba pozycji przekroczy kilkadziesiąt.
Ocena stanu przy zwrocie
Sprawdzenie kompletności i sprawności powinno nastąpić w obecności zwracającego. Uszkodzenie stwierdzone po dwóch dniach jest praktycznie nie do przypisania, a przy sprzęcie o wyższej wartości różnica bywa odczuwalna. Dokument potwierdzający operację, opisany szerzej przy okazji zwrotów narzędzi do magazynu, powinien powstawać od razu przy okienku, a nie po fakcie w biurze.
Zakres oceny warto dostosować do rodzaju narzędzia. Przy sprzęcie elektrycznym obejmuje stan przewodu i obudowy, przy narzędziach skrawających stopień zużycia ostrza, a przy przyrządach pomiarowych ważność wzorcowania.
Wycofywanie sprzętu z obiegu
Narzędzie uznane za niesprawne powinno zostać fizycznie oddzielone od sprzętu dostępnego. Odłożenie go na tę samą półkę z adnotacją w systemie kończy się zwykle ponownym wydaniem przy najbliższym natłoku pracy.
Protokół likwidacji zamyka cykl życia egzemplarza i pozwala zdjąć go ze stanu. Bez takiego dokumentu ubytek trafia do kategorii różnic niewyjaśnionych, choć jego przyczyna była znana.
Analiza danych z narzędziowni
Zapisy gromadzone przy okazji codziennej obsługi są materiałem do decyzji, które inaczej podejmowane są na wyczucie.
Trwałość sprzętu i wybór dostawców
Porównanie liczby wydań i napraw przypadających na egzemplarz pozwala ocenić rzeczywistą trwałość narzędzi różnych producentów w warunkach danego zakładu.
Po dwóch latach ewidencji dysponuje się materiałem, którego nie zastąpi żadna oferta handlowa, a który bywa argumentem przy negocjacjach warunków dostaw.
Struktura zużycia w podziale na wydziały
Zestawienie pobrań w przeliczeniu na pracownika albo na wielkość produkcji wskazuje obszary o nietypowo wysokim zużyciu. Przyczyną bywają warunki pracy, ale też niewłaściwy dobór narzędzia do zadania.
Rozróżnienie tych przyczyn wymaga rozmowy z użytkownikami, natomiast wskazanie obszaru wymagającego uwagi wynika bezpośrednio z danych.
Przepływ informacji między zmianami
Narzędziownia pracująca w kilku zmianach wymaga przekazywania informacji o sprawach otwartych: sprzęcie oczekującym na naprawę, zamówieniach w toku i pozycjach zgłoszonych jako brakujące.
Notatki zapisywane w systemie przy kartotece narzędzia działają lepiej niż zeszyt przy okienku, bo trafiają do osoby, która faktycznie zajmuje się daną sprawą, a nie do kolejnej zmiany jako całości.
Warto ustalić stały zestaw informacji przekazywanych przy zmianie dyżuru. Bez takiego standardu przekazanie zależy od staranności konkretnej osoby i bywa niekompletne w okresach wzmożonej pracy.
Utrzymanie porządku w dłuższym okresie
Uporządkowanie narzędziowni jest wykonalne w kilka tygodni, natomiast utrzymanie osiągniętego stanu wymaga regularności. Krótki cotygodniowy przegląd wystarcza, aby nie wracać do punktu wyjścia po kilku miesiącach. Sposób, w jaki chaos w magazynie narzędzi narasta krok po kroku, wygląda podobnie niezależnie od branży, dlatego regularność przeglądu ma większe znaczenie niż jednorazowe porządki.
Pomaga publikowanie prostego wskaźnika, na przykład liczby narzędzi nieodłożonych na wyznaczone miejsca podczas obchodu. Liczba widoczna dla zespołu działa skuteczniej niż przypomnienia kierowane do wszystkich.
Zasady wydawania narzędzi pracownikom
Narzędziownia pełni funkcję magazynu i punktu obsługi jednocześnie. Sposób wydawania sprzętu decyduje o tym, czy ewidencja odzwierciedla stan rzeczywisty, czy jest jedynie formalnością.
Wydanie imienne i odpowiedzialność
Powiązanie wydanego narzędzia z konkretnym pracownikiem jest podstawą całego systemu. Wydanie na brygadę albo na wydział rozmywa odpowiedzialność, a przy zaginięciu sprzętu nie da się ustalić, kto był jego ostatnim użytkownikiem.
Identyfikacja pracownika kartą zbliżeniową albo kodem na identyfikatorze skraca obsługę do kilku sekund i eliminuje ręczne wpisywanie nazwisk. Przy dużej liczbie wydań na zmianę ta różnica decyduje o tym, czy procedura będzie stosowana.
Wydania długoterminowe i przypisanie stałe
Część narzędzi pozostaje u pracownika na stałe, na przykład wyposażenie osobiste elektryka albo zestaw kluczy operatora maszyny. Takie przypisanie warto rozróżnić od wypożyczenia krótkoterminowego, bo podlega innym zasadom kontroli.
Przy przypisaniu stałym potrzebny jest okresowy przegląd potwierdzający, że sprzęt nadal znajduje się u pracownika i jest sprawny. Bez takiego przeglądu ewidencja po kilku latach przestaje mieć związek z rzeczywistością.
Kontrola stanu technicznego narzędzi
Narzędziownia odpowiada nie tylko za dostępność sprzętu, lecz także za jego stan. Wydanie narzędzia niesprawnego bywa źródłem wypadku, a odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy.
Przeglądy okresowe i terminy badań
Wymagania dotyczące bezpiecznego użytkowania narzędzi i maszyn opisują przepisy o minimalnych wymaganiach dla sprzętu roboczego, a materiały praktyczne w tym zakresie publikuje Centralny Instytut Ochrony Pracy.
Zgłaszanie uszkodzeń
Pracownik zwracający uszkodzone narzędzie powinien mieć prostą ścieżkę zgłoszenia. Jeżeli wymaga to wypełnienia formularza w biurze, sprzęt wróci na półkę bez adnotacji i trafi do kolejnego użytkownika.
Rejestracja uszkodzeń daje też materiał do analizy. Powtarzające się awarie tego samego typu sprzętu wskazują na nieodpowiedni dobór narzędzia do zadania albo na wadę partii, a nie na nieostrożność użytkowników.
Inwentaryzacja narzędzi i kontrola stanu
Ewidencja prowadzona nawet starannie rozjeżdża się z rzeczywistością, jeżeli nie jest okresowo konfrontowana ze stanem faktycznym. Sposób przeprowadzania spisu decyduje o tym, czy będzie wykonywany regularnie.
Spis pełny a spis ciągły
Spis pełny wymaga zwykle wstrzymania wydań na kilka godzin, co przy pracy dwuzmianowej bywa trudne do zorganizowania. Alternatywą jest inwentaryzacja ciągła, obejmująca codziennie niewielką część asortymentu w ustalonej rotacji.
Drugie rozwiązanie rozkłada wysiłek i wychwytuje rozbieżności wcześniej. Narzędzie brakujące od tygodnia bywa jeszcze do odnalezienia, brakujące od roku praktycznie nigdy nie wraca.
| Kryterium | Spis pełny | Inwentaryzacja ciągła |
|---|---|---|
| Wstrzymanie wydań | Tak, zwykle na kilka godzin | Nie, praca trwa bez przerwy |
| Częstotliwość | Zwykle raz w roku | Codziennie, w ustalonej rotacji |
| Wykrywanie rozbieżności | Z opóźnieniem, po całym okresie | Na bieżąco, krótko po powstaniu |
| Obciążenie zespołu | Duże w krótkim czasie | Rozłożone równomiernie w czasie |
Sprzęt znajdujący się poza narzędziownią
Największą trudnością jest sprzęt wydany pracownikom i znajdujący się na stanowiskach. Spis obejmujący wyłącznie półki w narzędziowni potwierdza zgodność tego, co i tak jest pod kontrolą, a pomija obszar, w którym powstają straty.
Praktycznym rozwiązaniem jest okresowe potwierdzenie stanu przez pracownika: zestawienie przypisanego mu sprzętu z prośbą o weryfikację. Czynność zajmuje minutę, a ujawnia narzędzia zaginione wiele miesięcy wcześniej.
Rozliczanie różnic
Wynik spisu wymaga decyzji. Pozostawienie rozbieżności bez rozstrzygnięcia sprawia, że przy kolejnej inwentaryzacji nikt nie wie, które braki są nowe, a które ciągną się od lat.
Protokół zamykający okres, wraz z opisem przyczyn i decyzją o odpisaniu albo obciążeniu, porządkuje ewidencję i pozwala ocenić skalę zjawiska w kolejnych latach.
Zaopatrzenie narzędziowni
Dostępność sprzętu zależy nie tylko od porządku w ewidencji, lecz także od tego, czy zamówienia trafiają w rzeczywiste potrzeby.
Poziomy minimalne i punkt zamawiania
Dla materiałów zużywalnych, takich jak tarcze, wiertła czy elementy złączne, warto ustalić poziom, po osiągnięciu którego system sygnalizuje potrzebę zamówienia. Wielkość ta powinna uwzględniać czas dostawy i średnie zużycie, a nie być liczbą przyjętą raz i niezmienianą.
Zużycie warto przeliczać okresowo. Zmiana technologii albo uruchomienie nowego wyrobu zmienia strukturę zapotrzebowania szybciej, niż aktualizowane są parametry zamawiania.
Standaryzacja asortymentu
W zakładach o rozbudowanej strukturze wydziałowej narzędziownia gromadzi zwykle kilka odmian sprzętu o zbliżonym zastosowaniu, pochodzących z zamówień składanych niezależnie przez różne działy.
Przegląd asortymentu i ograniczenie liczby stosowanych typów zmniejsza zapas i upraszcza serwis. Wymaga jednak uzgodnienia z użytkownikami, bo część różnic wynika z realnych potrzeb technologicznych, a nie z przypadku.
Współpraca narzędziowni z działem zakupów
Dane gromadzone w narzędziowni mają bezpośrednie zastosowanie w planowaniu zakupów, o ile trafiają do osób podejmujących decyzje w odpowiedniej formie.
Zapotrzebowanie oparte na zużyciu
Zamówienie przygotowane na podstawie historii wydań jest trafniejsze niż oparte na zgłoszeniach kierowników wydziałów. Te ostatnie odzwierciedlają zwykle aktualne odczucie braku, a nie rzeczywistą strukturę zużycia w skali roku.
Zestawienie warto uzupełnić o informację o planowanych remontach i zmianach w produkcji, bo dane historyczne nie uwzględniają zdarzeń, które dopiero nastąpią.
Narzędziownia w strukturze organizacyjnej
Umiejscowienie obszaru w strukturze firmy wpływa na zakres jego obowiązków i na sposób rozliczania kosztów.
Podległość organizacyjna
Narzędziownia bywa przypisana do produkcji, do utrzymania ruchu albo do logistyki wewnętrznej. Każde rozwiązanie ma konsekwencje: podległość produkcji sprzyja szybkiej reakcji na potrzeby hali, podległość logistyce lepszemu zarządzaniu zapasem.
Ważniejsze od samego umiejscowienia jest jednoznaczne określenie zakresu odpowiedzialności, w tym granicy między obowiązkami narzędziowni a służb technicznych przy naprawach sprzętu.
Bezpieczeństwo przy wydawaniu sprzętu
Część sprzętu może być wydawana wyłącznie osobom z odpowiednimi uprawnieniami. Weryfikacja na podstawie danych kadrowych zapobiega sytuacji, w której narzędzie trafia do pracownika bez wymaganego przeszkolenia.
Zapis takiej kontroli ma również znaczenie dowodowe. Przy zdarzeniu wypadkowym pytanie o uprawnienia poszkodowanego i stan techniczny używanego sprzętu pada zawsze, a odpowiedź powinna wynikać z dokumentacji, a nie z relacji.
Sprzęt powierzony na stałe
Część wyposażenia pozostaje u pracownika przez cały okres zatrudnienia. Takie przypisanie warto odróżnić od wypożyczenia krótkoterminowego, bo podlega innym zasadom kontroli i rozliczenia.
Okresowe potwierdzenie stanu przez pracownika, wykonywane raz w roku na podstawie zestawienia z systemu, ujawnia braki, które inaczej wyszłyby na jaw dopiero przy zakończeniu współpracy.
Przekazania między lokalizacjami
Sprzęt przenoszony między halami albo oddziałami powinien mieć dokument przekazania potwierdzony przez stronę przyjmującą. Zapis jednostronny odtwarza problem, który miał usunąć, bo jedna lokalizacja wykazuje niedobór, a druga nadwyżkę.
