Czy warto poznać, czym jest ewidencja narzędzi w firmie? Narzędziownia znajduje się w większości firm produkcyjnych. Można ją też znaleźć w firmach budowlanych, remontowych czy magazynowych. Ewidencja narzędzi w firmie porządkuje procesy zachodzące w narzędziowni i pozwala kontrolować obieg każdego egzemplarza sprzętu. Więcej informacji zawiera strona oprogramowanie facility management oraz materiał o ewidencji sprzętu budowlanego.
Ewidencja narzędzi w firmie i potencjalne wady rozwiązań IT
Ewidencja narzędzi jest priorytetowym procesem w każdej narzędziowni, umożliwiającym śledzenie i zarządzanie zasobami narzędziowymi. Chociaż implementacja rozwiązań IT może znacząco ulepszyć ten proces, ważne jest, aby mieć świadomość potencjalnych wyzwań i wad, które mogą wystąpić.
Wyzwania związane z wdrożeniem rozwiązań IT
Jednym z głównych wyzwań jest zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia techników w zakresie korzystania z nowych systemów. Niewystarczająca znajomość oprogramowania może prowadzić do błędów, które zamiast poprawiać, będą pogarszać efektywność pracy w narzędziowni. Istotne jest więc zainwestowanie czasu i środków w szkolenia i wsparcie techniczne dla pracowników.
Uzależnienie od systemów informatycznych
Kolejnym potencjalnym problemem jest uzależnienie całej operacji narzędziowni od systemów IT. W przypadku awarii komputerów lub oprogramowania, procesy zarządzania narzędziownią mogą zostać poważnie zakłócone. To podkreśla potrzebę posiadania solidnych planów awaryjnych i backupów, które mogą zapewnić ciągłość pracy nawet w przypadku problemów technicznych.
Rozważenie zalet i wad
Decydując się na implementację rozwiązań IT w narzędziowni, ważne jest zrównoważenie potencjalnych korzyści, takich jak zwiększona wydajność i dokładność w zarządzaniu narzędziami, z wyzwaniami, takimi jak potrzeba szkolenia i ryzyko awarii technicznych. Analiza kosztów i korzyści, wraz z przemyślanym planowaniem, może pomóc w maksymalizacji zalet, jednocześnie minimalizując potencjalne wady.
Podsumowując, ewidencja narzędzi wspierana przez rozwiązania IT to potężne narzędzie dla każdej narzędziowni, ale wymaga starannego wdrożenia i zarządzania, aby w pełni wykorzystać jej potencjał i uniknąć potencjalnych pułapek.
Integracja ewidencji narzędzi z systemem magazynowym
Narzędziownia rzadko funkcjonuje w oderwaniu od pozostałej części zakładu. Gdy dane o wydaniach i zwrotach trafiają do wspólnej bazy razem z resztą gospodarki magazynowej, dział zaopatrzenia widzi rzeczywiste zapotrzebowanie na sprzęt, zamiast opierać się na szacunkach kierowników wydziałów. Rozwiązania takie jak system do zarządzania narzędziami pozwalają połączyć ewidencję narzędziowni z ogólną gospodarką narzędziową całego zakładu.
Wspólna baza danych ułatwia też planowanie zakupów - zanim złoży się zamówienie na nowy sprzęt, można sprawdzić, czy podobny egzemplarz nie leży niewykorzystany w innym wydziale. W dłuższej perspektywie takie połączenie systemów skraca czas realizacji zamówień wewnętrznych i ogranicza liczbę zakupów dublujących sprzęt już obecny w firmie.
Jak działa gospodarka narzędziowa
Intensywne wykorzystywanie Internetu i aplikacji internetowych od ponad dekady powoduje, że dostęp do wiedzy potrzebny jest w formie szybkiej i bezpłatnej. Oprogramowanie StudioSystem oferuje rozwiązanie do prowadzenia gospodarki narzędziowej - magazyn narzędzi, maszyn i urządzeń z uwzględnieniem ewidencji wypożyczeń. Wypożyczać można zarówno narzędzia pracownikom (wyposażenie pracowników w narzędzia pracy), jak i zewnętrznym kontrahentom. Niezbędne do działania jest oprogramowanie, które skontroluje prawidłowe stany magazynowe, rozliczy pracowników z zużycia materiałów i zadba o terminy przeglądów technicznych.
Kody kreskowe i etykiety RFID w narzędziowni
Zastosowanie specjalnych etykiet kodów kreskowych lub etykiet zbliżeniowych RFID pozwala na mobilną inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia - zagadnienie to szerzej opisuje strona o tagach RFID w narzędziowni. W łatwy i szybki sposób otrzymuje się informację o ilości asortymentu danego rodzaju, a także o jego umiejscowieniu. Program CMMS pozwala na generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych. Przy operacjach magazynowych przydatne są też przenośne kolektory danych wyposażone w czytniki RFID UHF, które zapewniają swobodę działania na terenie całej firmy i ułatwiają przeprowadzanie inwentaryzacji.
Rezerwacje pozycji magazynowych w narzędziowni
Rezerwacje na konkretną pozycję magazynową wymagają, aby dana pozycja była obecna w magazynie. Jednak zdarzają się sytuacje, gdy pewna pozycja jest potrzebna w określonym czasie, ale obecnie jest niedostępna, być może wypożyczona przez innego pracownika. W takich przypadkach w naszym programie rejestrujemy zamówienie na określony czas, od momentu rozpoczęcia do zakończenia, w którym chcielibyśmy skorzystać z danej pozycji magazynowej. Złożenie zamówienia działa kontrolnie, ale nie blokuje operacji związanych z wypożyczaniem przedmiotu innym pracownikom.
Jak wykorzystać ewidencję narzędzi w narzędziowni
Zwroty są obsługiwane za pomocą dokumentów przyjęć do magazynu lub dokumentów zwrotów generowanych z systemu ERP. Aby zagwarantować pełną zgodność, zwrócone produkty mogą być przyjęte bezpośrednio do magazynu lub za pośrednictwem statusu w buforze, z dodatkową kontrolą i weryfikacją stanu ilościowego oraz jakościowego zwracanych towarów. Dedykowane oprogramowanie do obsługi narzędziowni eliminuje kradzieże oraz nieuzasadnione pobieranie materiałów i odzieży BHP. Program potrafi porównać ilość i rodzaj przedmiotów, zapewniając efektywne zarządzanie zasobami narzędziowni.
Od czego zacząć ewidencję narzędzi
Uporządkowanie gospodarki narzędziowej w zakładzie, który dotąd jej nie prowadził, wymaga kilku decyzji podjętych na początku. Późniejsza zmiana przyjętych zasad jest kosztowna.
Zakres ewidencji
Pierwsza decyzja dotyczy tego, co obejmujemy ewidencją. Prowadzenie rejestru każdego wkrętaka jest wykonalne, ale koszt obsługi przewyższa wartość sprzętu. Praktyczna granica przebiega zwykle przy wartości jednostkowej, powyżej której warto wiedzieć, gdzie znajduje się egzemplarz.
Osobno traktuje się sprzęt podlegający przeglądom i badaniom, a także środki ochrony indywidualnej (ŚOI) wydawane pracownikom - temat ten rozwija strona o ewidencji narzędzi i sprzętu BHP. Tu ewidencja jest konieczna niezależnie od wartości, bo wynika z wymagań bezpieczeństwa.
| Obszar | Narzędziownia bez ewidencji | Narzędziownia z ewidencją TCS |
|---|---|---|
| Lokalizacja narzędzia | Ustalana pytaniami po wydziałach | Widoczna od razu w systemie |
| Odpowiedzialność | Trudna do wykazania | Potwierdzona wydaniem imiennym |
| Zakupy | Często dublują sprzęt już w firmie | Poprzedzone sprawdzeniem stanu |
| Przeglądy i kalibracje | Pilnowane ręcznie, ryzyko przeoczeń | Terminy sygnalizowane automatycznie |
Granicę wartości, od której narzędzie trafia do ewidencji imiennej, warto ustalić jedną liczbą dla całego zakładu i spisać ją w procedurze. Ułatwia to pracę magazynierom i zapobiega sporom o to, czy dany egzemplarz wymaga rejestracji.
Spis z natury jako punkt wyjścia
Uruchomienie ewidencji wymaga ustalenia stanu początkowego. Spis obejmujący także szafki wydziałowe i sprzęt znajdujący się u pracowników zwykle przynosi zaskoczenia w obie strony: część narzędzi z rejestrów księgowych nie istnieje, a część używanego sprzętu nigdy nie była ujęta.
Rozbieżności warto zamknąć protokołem i rozpocząć pracę od stanu potwierdzonego. Przenoszenie starych niezgodności do nowego systemu podważa zaufanie do danych już na starcie.
Typowe trudności przy wdrożeniu
Projekt uporządkowania narzędziowni napotyka podobne przeszkody w większości zakładów.
Opór wobec ewidencji imiennej
Pracownicy przyzwyczajeni do swobodnego dostępu do sprzętu odbierają ewidencję jako wyraz braku zaufania. Pomaga wyjaśnienie, że rejestr chroni także ich, bo pozwala wykazać, że narzędzie zostało zwrócone.
Znaczenie ma postawa przełożonych. Jeżeli kierownik wydziału sam pobiera sprzęt poza procedurą, zespół szybko przejmuje ten sposób postępowania.
Obciążenie obsługi narzędziowni
Ewidencja wymaga czasu przy każdym wydaniu. Jeżeli obsługa jest jednoosobowa, a wydania kumulują się na początku zmiany, powstaje kolejka, która zniechęca do stosowania procedury.
Rozwiązaniem bywa automatyzacja części wydań przez szafy wydawcze albo przesunięcie w czasie części pobrań. Sam zakup oprogramowania bez zmiany organizacji pracy tego problemu nie usuwa.
Korzyści widoczne po pierwszym roku
Efekty uporządkowania gospodarki narzędziowej ujawniają się stopniowo. Część z nich jest widoczna od razu, inne dopiero po pełnym cyklu rocznym, gdy powstaje materiał porównawczy.
Ograniczenie zakupów niepotrzebnych
Pierwszym zauważalnym efektem bywa spadek wartości zamówień na narzędzia. Wynika on nie z ograniczania potrzeb, lecz z tego, że przed zakupem można sprawdzić, czy sprzęt o danych parametrach już jest w zakładzie i gdzie się znajduje.
W zakładach o rozbudowanej strukturze wydziałowej sam przegląd wykonany przy uruchamianiu ewidencji zwykle ujawnia narzędzia leżące w szafkach, o których magazyn nie miał wiedzy. Ich wartość bywa porównywalna z kosztem wdrożenia systemu.
Krótszy czas przygotowania do pracy
Czas poświęcany na poszukiwanie sprzętu rzadko jest mierzony, a w skali roku i całej załogi bywa znaczący. Możliwość sprawdzenia lokalizacji i dostępności narzędzia przed wyjściem z warsztatu skraca ten czas do zapytania w systemie.
Efekt jest tym większy, im bardziej rozproszona jest infrastruktura zakładu. Przy kilku halach i wspólnym parku narzędziowym poszukiwania potrafią zająć znaczną część zmiany.
Mniejsze straty i lepsza dyscyplina
Świadomość, że sprzęt jest ewidencjonowany imiennie, a brak zostanie zauważony w ciągu tygodni, zmienia sposób obchodzenia się z narzędziami. Efekt ten pojawia się szybciej niż jakiekolwiek działania dyscyplinujące.
Po roku pracy systemu zakład dysponuje danymi pozwalającymi ocenić skalę strat i wskazać obszary, w których są największe. Bez ewidencji dyskusja na ten temat opiera się na przypuszczeniach.
Te same dane wspierają planowanie przeglądów technicznych, opisane szerzej na stronie aplikacja do utrzymania ruchu. Kompletna historia użycia narzędzia pozwala policzyć wskaźnik MTBF, czyli średni czas między awariami, i trafniej wyznaczyć termin kolejnego przeglądu, zamiast opierać się na sztywnym kalendarzu.
Warunki utrzymania efektów
Uporządkowanie obszaru jest łatwiejsze niż utrzymanie osiągniętego stanu przez kolejne lata.
Przegląd zasad przy zmianach
Reorganizacja wydziałów, uruchomienie nowej hali albo zmiana obsady narzędziowni to momenty, w których dotychczasowe zasady wymagają przeglądu. Bez niego procedury starzeją się niezauważenie.
Warto przypisać ten obowiązek konkretnej osobie i powiązać go z kalendarzem, na przykład z przeglądem rocznym poprzedzającym planowanie budżetu na kolejny rok.
Ewidencja a odpowiedzialność materialna
Obciążenie pracownika kosztem utraconego narzędzia wymaga dokumentu powierzenia oraz zachowania procedury przewidzianej przepisami prawa pracy. Zapis wydania z potwierdzeniem odbioru jest w tym zakresie warunkiem koniecznym.
W praktyce sama możliwość wykazania, kto miał sprzęt jako ostatni, ogranicza straty skuteczniej niż faktyczne dochodzenie roszczeń. Rzadko dochodzi do sporu, gdy dane są jednoznaczne.
Warto jednak rozdzielić kwestię odpowiedzialności od zgłaszania usterek. Zakład, w którym każde zgłoszenie uszkodzenia kończy się poszukiwaniem winnego, przestaje otrzymywać zgłoszenia, a sprzęt niesprawny wraca do obiegu.
