Platforma B2B Humansoft to internetowe narzędzie zamówieniowe, które ułatwia zarządzanie relacjami z dystrybutorami oraz wspiera codzienne procesy sprzedażowe i rozliczeniowe. Rozwiązanie działa jako rozszerzenie systemów ERP HermesSQL oraz Corax i pozwala kontrahentom składać zamówienia bez udziału handlowca, o dowolnej porze dnia. Automatyzacja obejmuje między innymi kontrolę limitu kredytowego, bieżącą analizę rozrachunków oraz prezentację indywidualnych cen i rabatów dla każdego kontrahenta. Dzięki temu firmy dystrybucyjne zyskują bardziej przewidywalny obieg dokumentów i mniej pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Podobne podejście do samoobsługi kontrahentów opisano w artykule o module internetowym dla kontrahentów, który pokazuje, jak ograniczyć liczbę telefonicznych zapytań o stan zamówienia.
Kontrola limitu kredytowego następuje już w trakcie składania zamówienia, a system informuje o kwotach przeterminowanych płatności, zanim dokument trafi do realizacji. Taka funkcjonalność wspiera proces windykacji należności i pozwala ograniczyć ryzyko zatorów płatniczych po stronie dostawcy. Osobną korzyścią jest wygodne zarządzanie koszykiem zakupowym - dystrybutor może przeglądać jego zawartość, dodawać lub usuwać pozycje oraz zapisywać wzory koszyków do cyklicznych zamówień. Rozwiązanie to znacząco przyspiesza składanie kolejnych zleceń, zwłaszcza przy powtarzalnym asortymencie. Uzupełnieniem jest zaawansowane wyszukiwanie produktów po nazwie, numerze katalogowym, symbolu, kodzie kreskowym lub fragmencie nazwy, co skraca czas potrzebny na skompletowanie zamówienia.
Humansoft B2B to nowe możliwości dla firmy dystrybucyjnej
Firmy, które szukają sposobu na usprawnienie współpracy z dystrybutorami i obniżenie kosztów operacyjnych, coraz częściej sięgają po platformy zamówieniowe klasy B2B. Humansoft B2B daje partnerom handlowym wygodny i intuicyjny sposób składania zamówień, a dział sprzedaży zyskuje pełną kontrolę nad przebiegiem procesu sprzedażowego. Ograniczenie liczby telefonów i wiadomości e-mail dotyczących statusu zamówienia przekłada się bezpośrednio na czas pracy handlowców, który można przeznaczyć na rozwój relacji z istotnymi klientami.
Humansoft B2B to platforma e-commerce zaprojektowana z myślą o specyfice handlu hurtowego. Zapewnia dystrybutorom dostęp do pełnego asortymentu produktów przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, a intuicyjny interfejs sprawia, że złożenie zamówienia zajmuje kilka minut. Platforma jest w pełni zintegrowana z systemami ERP HermesSQL i Corax, co automatyzuje przetwarzanie zamówień i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych między systemami.
Wdrożenie platformy B2B pozwala też budować trwalsze relacje z partnerami handlowymi. Dystrybutorzy doceniają wygodę i szybkość obsługi, a dostawca zyskuje czas, który dotąd pochłaniało ręczne przyjmowanie zamówień telefonicznych i mailowych. Platforma B2B stanowi ponadto źródło danych do analizy sprzedaży i optymalizacji oferty produktowej - szczegółowe raporty ułatwiają rozpoznanie potrzeb klientów i dopasowanie do nich strategii handlowej. Firmy zainteresowane wdrożeniem podobnych rozwiązań w obszarze sprzedaży i logistyki mogą zapoznać się z ofertą SoftwareStudio, dostawcy systemów informatycznych dla dystrybucji i handlu.
Jak działa platforma B2B od Humansoft
Humansoft B2B reprezentuje zaawansowane rozwiązanie dla firm działających w modelu business-to-business. Platforma ta funkcjonuje w sposób podobny do popularnych sklepów internetowych, jednak została specjalnie dostosowana do potrzeb handlu hurtowego. System umożliwia dystrybutorowi całodobowy dostęp do oferty oraz składanie zamówień o dowolnej porze dnia i nocy. Dodatkowo platforma ta współpracuje z systemami ERP HermesSQL oraz Corax, co znacząco przyspiesza proces realizacji zamówień. Warto zauważyć, że rozwiązanie to przypomina prywatnego asystenta handlowego dostępnego przez całą dobę.
Funkcjonalność platformy obejmuje szereg praktycznych udogodnień dla użytkowników biznesowych. System automatycznie przetwarza dane o dostępności produktów w czasie rzeczywistym oraz wyświetla spersonalizowane ceny dla każdego kontrahenta. Platforma oblicza również indywidualne rabaty oraz uwzględnia aktualnie trwające promocje. Ponadto użytkownicy mają możliwość przeglądania historii swoich transakcji oraz generowania raportów sprzedażowych. System działa tak sprawnie jak dobrze naoliwiona maszyna, zapewniając płynność procesu zamówień.
Mobilność stanowi kolejny atut platformy Humansoft B2B. Dystrybutorzy mogą korzystać z systemu na różnych urządzeniach przenośnych, podobnie jak z popularnych aplikacji społecznościowych. System został zaprojektowany z myślą o intuicyjnej obsłudze na smartfonach oraz tabletach. Przedstawiciele handlowi mają możliwość prezentowania oferty oraz składania zamówień bezpośrednio podczas spotkań z klientami. Automatyczna synchronizacja z systemem centralnym sprawia, że zamówienia są natychmiast widoczne w dziale handlowym firmy.
Proces składania zamówienia krok po kroku
Ścieżka zamówienia w platformie B2B Humansoft jest zaprojektowana tak, aby dystrybutor mógł skompletować i wysłać zlecenie bez kontaktu z handlowcem. Po zalogowaniu system rozpoznaje kontrahenta i automatycznie wyświetla przypisany mu cennik, dostępne rabaty oraz aktualny limit kredytowy. Dzięki temu każda decyzja zakupowa opiera się na rzeczywistych, aktualnych warunkach handlowych, a nie na danych sprzed kilku dni.
Kolejnym krokiem jest wyszukanie produktów za pomocą nazwy, numeru katalogowego, kodu kreskowego lub filtrów kategorii, a następnie dodanie pozycji do koszyka. Dystrybutor widzi na bieżąco stan magazynowy każdego towaru, co pozwala uniknąć zamawiania pozycji chwilowo niedostępnych. Zapisane wzory koszyków przyspieszają składanie zamówień cyklicznych, ponieważ wystarczy jedno kliknięcie, aby odtworzyć wcześniej użyty zestaw produktów.
Po zatwierdzeniu koszyka system sprawdza limit kredytowy oraz stan rozrachunków kontrahenta i dopiero wtedy przekazuje zamówienie do realizacji w dziale handlowym. Cały proces, od zalogowania po wysłanie zlecenia, trwa zwykle kilka minut, co odróżnia platformę od tradycyjnego składania zamówień telefonicznie lub mailowo.
Warto skonfigurować powiadomienia e-mail o zmianie statusu zamówienia, aby dystrybutor nie musiał samodzielnie sprawdzać postępu realizacji w panelu.
| Kryterium | Zamówienie telefoniczne lub mailowe | Zamówienie w platformie B2B |
|---|---|---|
| Dostępność | Tylko w godzinach pracy handlowca | 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu |
| Czas trafienia do ERP | Zależny od obciążenia działu handlowego | Natychmiastowy, bez pośrednika |
| Ryzyko pomyłki | Wysokie - ręczne przepisywanie danych | Niskie - dane wprowadza sam kontrahent |
| Kontrola limitu kredytowego | Weryfikacja po stronie handlowca | Automatyczna, w trakcie składania zamówienia |
Korzyści dla handlowców i działu sprzedaży
Przeniesienie części obsługi zamówień na platformę B2B odciąża handlowców od rutynowych, powtarzalnych czynności, takich jak spisywanie zamówień z telefonu czy przepisywanie ich z wiadomości e-mail. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na rozmowy z priorytetowymi klientami, negocjacje warunków handlowych oraz pozyskiwanie nowych dystrybutorów. W praktyce oznacza to, że jeden handlowiec może obsłużyć większą liczbę kontrahentów bez utraty jakości relacji.
Przedstawiciele handlowi zyskują też mobilny dostęp do oferty i historii zamówień, dzięki czemu mogą prezentować asortyment oraz składać zlecenia bezpośrednio podczas spotkania z klientem. Automatyczna synchronizacja z systemem centralnym sprawia, że takie zamówienie jest natychmiast widoczne w dziale handlowym, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych po powrocie do biura.
Dział sprzedaży zyskuje ponadto pełny wgląd w historię transakcji każdego kontrahenta oraz raporty sprzedażowe generowane automatycznie na podstawie danych z platformy. Analiza tych informacji ułatwia planowanie promocji, dostosowanie oferty do sezonowości zakupów oraz szybkie wychwycenie dystrybutorów, u których sprzedaż zaczyna spadać.
Bezpieczeństwo i zarządzanie dostępem użytkowników
Duzi dystrybutorzy często korzystają z platformy B2B za pośrednictwem kilku osób w firmie - właściciela, osoby odpowiedzialnej za zakupy oraz księgowości kontrolującej płatności. Platforma Humansoft B2B pozwala nadać każdej z tych osób osobne konto z określonym zakresem uprawnień, dzięki czemu dostęp do wrażliwych danych, takich jak historia płatności czy indywidualny cennik, można ograniczyć wyłącznie do uprawnionych pracowników.
Logowanie odbywa się przez połączenie szyfrowane, a każda zmiana w koszyku oraz każde złożone zamówienie jest zapisywane w historii aktywności konta. Taki zapis ułatwia wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności, na przykład gdy dwie osoby z tej samej firmy jednocześnie modyfikują ten sam koszyk zakupowy. Administrator po stronie dostawcy może w każdej chwili zablokować dostęp pojedynczemu użytkownikowi, bez wpływu na pozostałe konta tego samego kontrahenta.
Dla działu handlowego oznacza to również mniej pracy przy obsłudze zmian kadrowych u kontrahentów. Nowy pracownik dystrybutora otrzymuje własne konto w kilka minut, zamiast czekać na ręczne przekazanie danych dostępowych przez handlowca, co dodatkowo skraca czas potrzebny na uruchomienie współpracy.
Integracja z systemami ERP HermesSQL i Corax
Zamówienia złożone przez dystrybutorów trafiają automatycznie do systemu centralnego firmy, podobnie jak wiadomości w komunikatorze internetowym - bez opóźnień i bez potrzeby ręcznego przepisywania. Dział handlowy otrzymuje natychmiastową informację o nowym zamówieniu i może rozpocząć jego realizację bez zbędnej zwłoki, co skraca czas od złożenia zlecenia do wysyłki towaru.
Integracja z HermesSQL i Corax eliminuje też podwójne wprowadzanie danych, które w tradycyjnym modelu obsługi zamówień jest jednym z głównych źródeł pomyłek. Stan magazynowy, ceny i limity kredytowe są aktualizowane w czasie rzeczywistym po obu stronach systemu, dzięki czemu dystrybutor zawsze widzi dane zgodne z tym, co widzi dział handlowy dostawcy. Więcej o wdrażaniu podobnych integracji między systemem ERP a kanałem sprzedaży online można przeczytać w artykule o wsparciu Humansoft dla sklepów internetowych, gdzie opisano analogiczny mechanizm synchronizacji zamówień.
Firmy planujące wdrożenie platformy B2B powinny na etapie analizy przedwdrożeniowej ustalić zakres integracji z posiadanym systemem ERP oraz sposób obsługi wyjątków, na przykład zamówień przekraczających limit kredytowy. Kontakt z zespołem wdrożeniowym SoftwareStudio pomaga dopasować konfigurację platformy do specyfiki branży i istniejącej infrastruktury informatycznej.
Podsumowując, platforma B2B Humansoft łączy w jednym narzędziu obsługę zamówień, kontrolę finansową i analitykę sprzedaży, co przekłada się na mierzalne oszczędności czasu zarówno po stronie dystrybutora, jak i dostawcy. Firmy, które przenoszą część relacji handlowych do takiego kanału, zwykle notują szybszy obieg dokumentów, mniej pomyłek w zamówieniach oraz lepszą widoczność stanu rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami. To właśnie te trzy efekty - szybkość, dokładność i przejrzystość - najczęściej decydują o tym, że wdrożenie platformy B2B zwraca się w relatywnie krótkim czasie.
