Legalizacja narzędzi i urządzeń pomiarowych - rejestr i blokada wydania

Legalizacja narzędzi i urządzeń pomiarowych w narzędziowni

W narzędziowni legalizacja narzędzi i urządzeń pomiarowych dotyczy głównie przyrządów takich jak suwmiarki i manometry. Jest to formalne potwierdzenie, że przyrząd spełnia wymagania metrologiczne. Ważność takiego potwierdzenia ma termin, a przyrząd po terminie nie powinien służyć do pomiarów, od których zależy jakość wyrobu albo bezpieczeństwo pracy.

Legalizację łatwo pomylić z sąsiednimi czynnościami. Tabela poniżej rozdziela trzy pojęcia, które w codziennej rozmowie zlewają się w jedno hasło.

Reguła: program pilnuje terminu zapisanego w dokumencie, a o tym, czy przyrząd podlega legalizacji i w jakich odstępach, rozstrzygają przepisy metrologiczne oraz dokumentacja przyrządu.

Ogólne informacje o metrologii publikuje Główny Urząd Miar, a zakres obowiązku dla danego typu przyrządu warto potwierdzić w jego dokumentacji. Planowaniem samych dat zajmuje się artykuł o terminach legalizacji, natomiast kontrole sprawności opisuje artykuł o przeglądach okresowych.

Co trafia do rejestru legalizacji

Nie każde narzędzie wymaga daty ważności. Pierwszym krokiem wdrożenia jest ustalenie, które egzemplarze podlegają kontroli, a które nie. Klucz nasadowy nie ma terminu, natomiast momentomierz albo manometr ma go zawsze. Rozstrzygnięcie zapisuje się w kartotece, więc program traktuje egzemplarze bez terminu inaczej niż przyrządy z terminem.

Jednorazowa decyzja chroni przed dwoma błędami: pominięciem przyrządu w rejestrze oraz alarmami dla sprzętu, który terminu nie ma.

Rejestr dokumentów legalizacji w Studio TCS.net

Program wspiera planowanie legalizacji i jej dokumentowanie. Dotyczy to narzędzi oraz maszyn i urządzeń. Po wywołaniu menu Narzędziownia / Legalizacje pojawia się rejestr zarejestrowanych dokumentów. Jest to główny widok, z którego kierownik kontroli patrzy na wszystkie przyrządy w toku badania i te, które na nie czekają. Opis modułu jako całości zawiera artykuł o programie do narzędziowni Studio TCS.net.

Kolumny rejestru

Rejestr prezentuje dokumenty w tabeli. Układ kolumn zależy od konfiguracji zakładu, a poniższe zestawienie opisuje typowy zakres.

Różnica między planowaną a faktyczną datą zakończenia jest miarą opóźnień w badaniach. Jeśli w rejestrze widać wiele dokumentów z przekroczoną datą planowaną, problem leży zwykle w kolejce do laboratorium, a nie w samym programie.

Polecenia w rejestrze

Pasek narzędzi rejestru zawiera kilka poleceń. Każde z nich odpowiada innej czynności na dokumencie.

Rejestr służy do pracy codziennej. Kontroler zaczyna od dokumentów, w których planowana data zakończenia już minęła, a status nadal wskazuje badanie w toku. Takie wpisy oznaczają przyrząd, który wypadł z obiegu na dłużej, niż zakład zakładał, i wymagają rozmowy z laboratorium. Drugi widok to lista osoby odpowiedzialnej: pokazuje przyrządy, za których termin ktoś odpowiada, co ułatwia przekazanie obowiązków przy zmianie stanowiska.

Przebieg dokumentu legalizacji od planu do zamknięcia

Dokument legalizacji przechodzi kilka etapów, a każdy z nich zmienia stan narzędzia. Poniższy przebieg jest przykładowy, bo konkretne statusy ustala się przy wdrożeniu.

Zmiana kilku rekordów naraz powinna być jedną transakcją. Jeśli aktualizacja dokumentu przejdzie, a data ważności przy narzędziu nie, przyrząd wraca do obiegu bez nowego terminu albo odwrotnie. Poniższa procedura zamyka legalizację w jednej transakcji. Nazwy tabel i procedur są umowne, a instrukcja THROW opisana jest w dokumentacji THROW w Microsoft Learn.

CREATE OR ALTER PROCEDURE dbo.p_ZamknijLegalizacje
    @LegalizacjaId   INT,
    @DataZakonczenia DATE,
    @WaznaDo         DATE
AS
BEGIN
    SET NOCOUNT ON;
    SET XACT_ABORT ON;
    BEGIN TRANSACTION;

    UPDATE dbo.Legalizacje
       SET DataZakonczenia = @DataZakonczenia, Status = 'ZAKONCZONA'
     WHERE LegalizacjaId = @LegalizacjaId AND Status = 'W_TOKU';

    IF @@ROWCOUNT = 0
        THROW 50020, 'Legalizacja nie jest w toku.', 1;

    UPDATE n
       SET n.LegalizacjaWaznaDo = @WaznaDo, n.Status = 1
      FROM dbo.Narzedzia AS n
      JOIN dbo.Legalizacje AS l ON l.NarzedzieId = n.NarzedzieId
     WHERE l.LegalizacjaId = @LegalizacjaId;

    COMMIT TRANSACTION;
END;

Opcja SET XACT_ABORT ON powoduje wycofanie transakcji przy błędzie, co opisuje dokumentacja SET XACT_ABORT w Microsoft Learn. Warunek Status = 'W_TOKU' chroni przed dwukrotnym zamknięciem tego samego dokumentu.

W czasie badania przyrząd bywa potrzebny na stanowisku. Zakład może wtedy wskazać egzemplarz zastępczy z ważną legalizacją i zarezerwować go na czas nieobecności, co opisuje artykuł o rezerwacjach narzędzi.

Alerty przed upływem ważności legalizacji

Program ostrzega przed terminem, a nie po nim. Moduł kontroli sygnalizuje narzędzia przeznaczone do legalizacji i informuje o zbliżającym się terminie badań. Pracownik kontroli wie, ile przyrządów trzeba przygotować do pomiarów kontrolnych, więc planuje pracę z wyprzedzeniem. Przypomnienia mogą też trafiać do użytkowników powiadomieniem lub wiadomością e-mail.

Za alertem stoi zapytanie, które dzieli przyrządy na okna czasowe. Przykład używa funkcji DATEADD opisanej w Microsoft Learn, a próg trzydziestu dni jest umowny.

SELECT n.NumerEwid,
       n.LegalizacjaWaznaDo,
       CASE
         WHEN n.LegalizacjaWaznaDo < CAST(SYSDATETIME() AS date)
              THEN 'po terminie'
         WHEN n.LegalizacjaWaznaDo
              <= DATEADD(DAY, 30, CAST(SYSDATETIME() AS date))
              THEN 'do 30 dni'
         ELSE 'w terminie'
       END AS Okno
FROM dbo.Narzedzia AS n
WHERE n.LegalizacjaWaznaDo IS NOT NULL
ORDER BY n.LegalizacjaWaznaDo;

Progi w tabeli są przykładem, a rzeczywiste okna ustala zakład zależnie od czasu, jaki zajmuje wysyłka i badanie. Dłuższy czas realizacji w laboratorium wymaga wcześniejszego alertu, bo inaczej przyrząd wypada z obiegu, zanim wróci nowy.

Zapytanie wykonuje zadanie cykliczne uruchamiane raz na dobę, które zapisuje powiadomienia do wysłania. To opis mechanizmu, a sposób dostarczania wiadomości ustala się przy wdrożeniu.

Blokada wydania narzędzia po terminie legalizacji

System może automatycznie zablokować wypożyczenie narzędzia, którego termin legalizacji minął. Kontrola odbywa się w chwili wydania, więc nie zależy od uwagi osoby przy stanowisku. Skaner odczytuje numer, program sprawdza datę ważności i przerywa zatwierdzenie dokumentu z komunikatem.

CREATE OR ALTER PROCEDURE dbo.p_SprawdzLegalizacje
    @NarzedzieId INT
AS
BEGIN
    SET NOCOUNT ON;

    IF EXISTS (SELECT 1
               FROM dbo.Narzedzia
               WHERE NarzedzieId = @NarzedzieId
                 AND LegalizacjaWaznaDo IS NOT NULL
                 AND LegalizacjaWaznaDo < CAST(SYSDATETIME() AS date))
        THROW 50021, 'Termin legalizacji narzędzia minął.', 1;
END;

Warunek LegalizacjaWaznaDo IS NOT NULL oznacza, że narzędzia bez obowiązku legalizacji, na przykład zwykły klucz, przechodzą kontrolę bez przeszkód. Procedurę woła się przy zatwierdzaniu dokumentu wydania. Sposób podpięcia i ewentualne wyjątki ustala się przy wdrożeniu, bo zależą od polityki zakładu.

Reguła: przyrząd po terminie legalizacji nie opuszcza magazynu, a wyjątek wymaga decyzji osoby uprawnionej i zapisu przyczyny.

Ostrzeżenie i blokada to dwa różne poziomy reakcji. Ostrzeżenie w ostatnich dniach ważności pozwala dokończyć zlecenie i przygotować wysyłkę. Blokada po terminie zatrzymuje wydanie, bo pomiar wykonany przyrządem bez ważnego potwierdzenia trudno obronić w audycie. Zakład decyduje, czy przez ostatnie dni obowiązuje samo ostrzeżenie.

Blokada dotyczy także sprzętu wypożyczanego od dostawcy dokumentem NPD, bo termin ważności powinien być sprawdzony przy przyjęciu. Przebieg takiego dokumentu opisuje artykuł o dokumentach wypożyczenia NPD, a ogólne zasady wydań i zwrotów zbiera artykuł o wypożyczaniu narzędzi z magazynu.

Załączniki i uwagi przy dokumencie legalizacji

Do dokumentu legalizacji można dołączyć dowolną liczbę załączników i zdjęć. Można też dopisywać uwagi i prowadzić wątki dyskusji, w których zespół wymienia informacje o badanym przyrządzie. Wszystkie te elementy przechowuje się w jednym miejscu, przy dokumencie, a nie w skrzynkach pocztowych.

• Załączniki - certyfikaty i protokoły badań potwierdzające wynik legalizacji.
• Zdjęcia - dokumentacja stanu przyrządu przy przyjęciu do badania i po powrocie.
• Uwagi - krótkie zapisy o okolicznościach, na przykład o opóźnieniu w laboratorium.
• Wątki dyskusji - wymiana informacji między kontrolerem a osobą odpowiedzialną za przyrząd.

Zaletą jest ślad zdarzeń. Gdy audytor pyta, dlaczego przyrząd był nieużywany przez trzy tygodnie, odpowiedź leży w dokumencie razem z certyfikatem, a nie w pamięci pracownika. Historię zmian wpisu pokazuje polecenie Historia w rejestrze.

W systemach zarządzania jakością, na przykład według normy ISO 9001, zakład ma wykazywać, że przyrządy pomiarowe są wiarygodne. Rejestr z dołączonymi certyfikatami stanowi gotowy materiał dowodowy, który kontroler pokazuje audytorowi bez szukania papierów.

Wdrożenie rejestru legalizacji w zakładzie

Rejestr działa tylko wtedy, gdy zawiera aktualne dane wyjściowe. Wdrożenie zaczyna się od spisu przyrządów, a kończy próbą blokady. Poniższe etapy porządkują pracę i wskazują, co sprawdzić na każdym z nich.

Dane wyjściowe najczęściej pochodzą z arkuszy prowadzonych przez dział jakości. Przed importem trzeba ujednolicić numery, bo ten sam przyrząd bywa zapisany pod dwiema nazwami. Powtórzony numer serii jest sygnałem do wyjaśnienia, a nie do automatycznego scalania.

Import kończy próba na dwóch egzemplarzach: jednym w terminie i jednym po terminie. Oba przypadki pokazują, czy okna alertów i blokada działają zgodnie z założeniem. Dobrze zrobić ją na kopii bazy, zanim reguły trafią do pracy na żywo.

Ostatnim elementem jest odpowiedzialność. Każdy przyrząd ma osobę, która odpowiada za jego termin, a nie tylko dział. Gdy osoba odchodzi z firmy albo zmienia stanowisko, odpowiedzialność przenosi się na kogoś innego, bo alert bez adresata nie dociera do nikogo.

Harmonogram i raporty z eksportem do arkusza

Moduł Zarządzanie Narzędziami pozwala tworzyć harmonogram przeglądów i legalizacji. Użytkownik ustawia daty kolejnych kontroli i śledzi ich realizację. Wyniki zapisuje się w formie elektronicznej, więc informacje o stanie technicznym i statusie przyrządu leżą w jednym miejscu. Łatwiej wtedy kontrolować je w przyszłości.

Raporty i dokumenty da się generować w formacie dopasowanym do potrzeb użytkownika. Eksport do arkusza Excel obejmuje dane o legalizacjach, takie jak harmonogram i wyniki, a także załączniki i zdjęcia oraz uwagi. Wyeksportowane zestawienie służy do dalszej analizy w innych narzędziach.

Automatyczne zestawienia terminów opisuje też narzędzie automatycznej kontroli przeglądów w portalu wiedzy o systemie. Kartoteka wiąże z legalizacją historię przyrządu oraz jego lokalizację, co omawia artykuł o ewidencji narzędzi w narzędziowni. Kontrole sprawności, niezależne od legalizacji, opisuje artykuł o terminach przeglądów, a cały cykl życia egzemplarza omawia strona o czasie życia narzędzia.