Program do pełnej księgowości - kryteria wyboru na przykładzie enova365

Program do pełnej księgowości prowadzi księgi rachunkowe, czyli zapisuje każde zdarzenie gospodarcze na kontach po stronie Wn i Ma. Kwota zapisana po jednej stronie ma odbicie po drugiej, więc suma zapisów po stronie Wn zawsze równa się sumie po stronie Ma. Ta zasada podwójnego zapisu odróżnia pełną księgowość od ewidencji uproszczonych, w których przychody i koszty trafiają do jednego rejestru bez rachunków bilansowych.

Program do pełnej księgowości - czym różni się od ewidencji uproszczonej

Ustawa o rachunkowości określa, z jakich elementów składają się księgi rachunkowe i kto ma obowiązek je prowadzić. Zakres obowiązku zależy od formy prawnej i skali działalności, dlatego wybór formy księgowości potwierdza się u księgowego lub doradcy podatkowego, a nie w opisie programu. Poniższy tekst dotyczy warstwy narzędziowej: co program musi zapisać i policzyć oraz co zablokować, żeby księgi dało się prowadzić bez ręcznych obejść.

Reguła: księgi są wiarygodne dopiero wtedy, gdy każdy zapis da się cofnąć do dokumentu źródłowego, a suma Wn i Ma zgadza się w każdym okresie.

Co program przechowuje w bazie

Dokument księgowy jest w bazie danych nagłówkiem z datą i numerem, powiązanym z kontrahentem, a zapisy księgowe są jego pozycjami, z których każda ma konto i kwotę zapisane po jednej ze stron. Konta tworzą drzewo: konto syntetyczne, na przykład rozrachunki z odbiorcami, dzieli się na analityczne, czyli osobne konta każdego kontrahenta. Zestawienie obrotów i sald to zapytanie sumujące zapisy według kont i okresów, a nie osobna tabela, więc jego poprawność zależy wyłącznie od poprawności zapisów.

Enova365, program firmy Soneta, według opisu producenta automatyzuje powtarzalne czynności księgowe: księgowanie dokumentów i generowanie raportów. Program pozwala także tworzyć skróty i odwołania, dzięki którym szybciej odnajduje się potrzebne informacje i przełącza między zadaniami. Szczegółowy przebieg dekretacji i zamknięcia miesiąca w tym programie opisuje osobny tekst o dekretacji i okresach w enova365.

Od dokumentu do zapisu w księgach

Droga dokumentu do księgi zaczyna się od rejestracji, a dalej obejmuje dekretację oraz zatwierdzenie zapisu. Każdy etap może być ręczny albo automatyczny, a rozstrzyga o tym liczba dokumentów w miesiącu i przewidywalność ich typów.

Dekretacja i schematy księgowe

Dekretacja przypisuje dokumentowi konta i kwoty. Ręczne dekretowanie każdej faktury jest wolne i podatne na pomyłki, dlatego program stosuje schematy księgowe: szablony, które dla typu dokumentu wskazują konta oraz sposób wyliczenia kwot. Enova365 pozwala tworzyć własne schematy księgowe i szablony dokumentów, a automatyczne księgowanie korzysta z danych ze wszystkich modułów systemu. Zakres konfiguracji zależy od wersji i ustaleń wdrożeniowych.

Konta w tabeli są przykładowe, bo rzeczywisty schemat wynika z planu kont firmy. Wspólna cecha to brak przepisywania: faktura wystawiona w module sprzedaży dostarcza kwoty i stawkę VAT, a schemat dokłada tylko konta. Ręczna interwencja zostaje przy dokumentach nietypowych.

Kontrola poprawności zapisów

Program księgowy sprawdza poprawność zapisów już przy ich tworzeniu, a nie dopiero przy zamknięciu okresu. Enova365 zawiera wbudowane narzędzia kontroli poprawności zapisów, ale niezależnie od produktu warto znać mechanikę takiej kontroli. Najprostsza polega na wyszukaniu dokumentów, w których sumy stron się różnią.

-- przykładowa kontrola: dokumenty z niezgodnymi sumami Wn i Ma
SELECT z.NumerDokumentu,
       SUM(CASE WHEN z.Strona = 'Wn' THEN z.Kwota ELSE 0 END) AS SumaWn,
       SUM(CASE WHEN z.Strona = 'Ma' THEN z.Kwota ELSE 0 END) AS SumaMa
FROM dbo.ZapisKsiegowy AS z
WHERE z.OkresId = @OkresId
GROUP BY z.NumerDokumentu
HAVING SUM(CASE WHEN z.Strona = 'Wn' THEN z.Kwota ELSE 0 END)
    <> SUM(CASE WHEN z.Strona = 'Ma' THEN z.Kwota ELSE 0 END);

Nazwy tabeli i kolumn w przykładzie są umowne. Kontrole wykonywane przy zapisie obejmują cztery podstawowe reguły.

• Zgodność stron - suma po stronie Wn równa się sumie po stronie Ma w obrębie dokumentu.
• Otwarty okres - zapis w miesiącu zamkniętym jest zablokowany, dopóki uprawniona osoba go nie otworzy.
• Istniejące konto - dekret wskazuje konto z planu kont, a nie dowolny tekst.
• Ślad zmiany - każda korekta zapisu odkłada autora i czas w dzienniku zmian.

Operacje cykliczne

Część zapisów powstaje bez dokumentu wejściowego, według kalendarza. Enova365 obejmuje automatyzacją cykliczne czynności księgowe. Typowe zapisy cykliczne to naliczanie amortyzacji i rozliczanie kosztów rozłożonych w czasie. Cykliczny zapis jest generowany ze zdefiniowanego wzorca, więc zmiana wzorca zmienia wszystkie kolejne okresy, ale nie ruszy zapisów zamkniętych.

Aktualizacje programu a zmiany przepisów

Przepisy księgowe i podatkowe zmieniają stawki i wzory deklaracji. Zmieniają się też struktury plików przekazywanych do urzędów. Producent enova365 regularnie publikuje aktualizacje dostosowujące program do tych zmian, co odsuwa od firmy pisanie własnych poprawek. Z faktu, że aktualizacje istnieją, wynika jednak procedura po stronie użytkownika: ktoś musi je zainstalować, a potem sprawdzić na kopii bazy.

Poprawny program przypisuje regułę do przedziału dat, a nie do wartości bieżącej. Faktura z maja liczy się według majowej stawki nawet po aktualizacji zainstalowanej w czerwcu, bo dokument nosi datę obowiązywania. Bez tego mechanizmu korekta wsteczna dawałaby inne kwoty niż dokument pierwotny.

Reguła: aktualizację przepisów instaluje się najpierw na kopii bazy, a wynik porównuje z zestawieniem obrotów i sald sprzed zmiany.

Po aktualizacji sprawdza się cztery obszary, w których błąd wychodzi najszybciej.

• Obroty i salda - zestawienie za okres zamknięty daje te same sumy co przed aktualizacją.
• Deklaracje i pliki JPK - struktury odpowiadają przepisom obowiązującym w okresie sprawozdawczym, jak opisuje tekst o obsłudze JPK i eDeklaracji w enova365.
• Schematy księgowe - własne schematy działają na nowych wersjach dokumentów.
• Uprawnienia - nowe funkcje nie otwierają dostępu, którego użytkownik wcześniej nie miał.

Księgowość połączona z magazynem i sprzedażą

Pełna księgowość ma wartość wtedy, gdy dokumenty handlowe trafiają do niej bez przepisywania. Enova ERP obsługuje gospodarkę magazynową i fakturowanie, a stany magazynowe można w nim śledzić z komputera i z urządzenia mobilnego. Dla księgowości oznacza to, że zapis kosztu sprzedanych towarów powstaje z tego samego dokumentu, który zmniejszył stan.

Uzgodnienie polega na porównaniu salda konta zapasów z wartością stanów w module magazynowym. Rozbieżność zwykle wskazuje dokument, który zmienił stan, a nie trafił do księgi, albo odwrotnie. Sposób liczenia stanów bieżących i na wskazany dzień opisuje tekst o stanach magazynowych w programie WMS, a zasady ewidencji i rotacji zapasów - materiał o gospodarce magazynowej.

Integracja z systemami dedykowanymi

Enova365 współpracuje według opisu producenta z popularnymi aplikacjami biznesowymi i pozwala na integrację z systemami dedykowanymi. W firmach z dużym magazynem taką rolę pełni zwykle osobny system klasy WMS, który zarządza lokalizacjami i operacjami na terminalach, a do księgowości przekazuje gotowe dokumenty. Mechanizm wymiany i sposób obsługi błędów opisuje artykuł o integracji WMS z ERP.

Wskazówka: przed zakupem programu księgowego sprawdza się, czy integruje się z systemem magazynowym i sprzedażowym już używanym w firmie, bo inaczej dokumenty trzeba przepisywać ręcznie.

Praca zdalna i bezpieczeństwo danych księgowych

Dostęp do enova365 przez przeglądarkę pozwala pracować z dowolnego miejsca, co dla biura rachunkowego i firmy z kilkoma oddziałami jest istotne. Producent opisuje wykorzystanie chmury Microsoft Windows Azure jako gwarancję bezpieczeństwa danych i ciągłości działania. Zakres tych zapewnień określa umowa, a konkretne wartości wynikają z konfiguracji wdrożenia, więc wymagają potwierdzenia na piśmie.

Ogólne zasady bezpieczeństwa usług w Azure opisuje dokumentacja Microsoft, na przykład przegląd zabezpieczeń platformy Azure. Dla księgowości z tego przeglądu ważne są dwa parametry umowne, które warto mieć spisane przed uruchomieniem.

• RPO - największa dopuszczalna utrata danych mierzona w czasie, wynikająca z częstotliwości kopii zapasowych.
• RTO - największy dopuszczalny czas przywrócenia pracy po awarii, liczony do chwili, gdy księgowi mogą znowu zapisywać dokumenty.

Uprawnienia i podział obowiązków

Program księgowy rozdziela role: księgowy zapisuje dokumenty, kierownik zatwierdza okres, a osoba z zewnątrz przegląda zestawienia bez prawa zmian. Rozdzielenie ról ogranicza ryzyko, że ten sam użytkownik wprowadzi fakturę i zatwierdzi jej płatność. Przy pracy zdalnej rośnie znaczenie dziennika zmian, bo pozwala odtworzyć, kto i kiedy poprawił zapis.

Lista kontrolna przed wyborem programu księgowego

Deklaracje funkcji rzadko różnicują oferty, bo każdy dostawca potwierdza większość pozycji. Więcej mówi pokaz pracy na przykładowych danych firmy, a listę pytań przygotowuje się przed spotkaniem. Poniższe zestawienie zawiera siedem takich pytań kontrolnych.

Każde pytanie ma odpowiedź obserwowalną: dostawca pokazuje operację, a nie opisuje ją. Pytania o zestawienia dobrze uzupełnia porównanie z materiałem o raportowaniu i zestawieniach w enova365, bo pokazuje, jak wyglądają zestawienia dostępne w tym programie. Ogólny opis programu dla firm różnej wielkości zawiera z kolei tekst o programie księgowym enova365 dla każdej firmy.

Wdrożenie programu księgowego u autoryzowanego partnera

Wdrożenie księgowości polega głównie na pracy na danych i procesach, a instalacja jest jej najmniejszą częścią. SoftwareStudio jest autoryzowanym partnerem firmy Soneta i według opisu firmy zapewnia doradztwo oraz szkolenia z wsparciem technicznym na etapie wdrożenia systemu enova365. Ofertę wdrożeniową opisują strony o systemie enova365 i wdrożeniach enova ERP, a informacje o produkcie znajdują się na stronie producenta.

Najczęstszą przyczyną opóźnień jest migracja danych, a nie konfiguracja programu. Salda otwarcia muszą zgadzać się z bilansem zamknięcia poprzedniego okresu co do grosza, a rozrachunki niezamknięte trzeba przenieść na konta kontrahentów razem z datami płatności. Zakres analizy przedwdrożeniowej opisuje tekst o analizie przedwdrożeniowej, a przebieg migracji - artykuł o wdrożeniu systemu ERP i migracji danych.

Szkolenie i praca równoległa

Przez pierwszy okres rozliczeniowy warto prowadzić księgowość równolegle w starym i nowym programie, a na koniec porównać zestawienia obrotów i sald. Rozbieżność w tym momencie kosztuje niewiele, bo dokumenty są jeszcze świeże i dają się poprawić. Po zamknięciu pierwszego miesiąca w nowym systemie stary program przechodzi do trybu tylko do odczytu, zwykle na czas wymagany przez przepisy o przechowywaniu ksiąg; długość tego okresu potwierdza księgowy.