Wypełnienie wniosku i jego autoryzacja za pomocą maila pozwala na uruchomienie procedury RMA w ramach której zostaje skierowany kurier na podany we wniosku adres w celu odebrania reklamowanego towaru. Oto wstęp do programu reklamacji online, jaki powinieneś poznać.
Reklamacja ma nadawany unikalny numer referencyjny RMA, który należy umieścić na paczce oraz reklamowanym towarze w celu łatwej i szybkiej identyfikacji reklamacji.
RMA software
Oprogramowanie reklamacyjne (RMA software) pozwala zautomatyzować obsługę serwisu. Korzyści płynące z wdrożenia systemu do serwisu przekonały już wielu przedsiębiorców. Na oszczędności może liczyć każdy, kto wybierze dobry program do serwisu. Aby jednak był on dobry dla Twojej organizacji powinien być odpowiednio spersonalizowany i dopasowany. Ponadto RMA software zapewnia dostęp do najważniejszych informacji bez przerwy. Oznacza to dostępność 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.
Zadowolenie klienta
Zadowolenie Klienta, czyli percepcja dotycząca stopnia, w jakim jego wymagania zostały spełnione. Skargi i reklamacje klienta są powszechnym wskaźnikiem niskiego zadowolenia klienta. Jednakże brak ich niekoniecznie oznacza wysoki poziom zadowolenia klienta. Nawet w sytuacji, gdy wymagania klienta zostały z nim uzgodnione i są spełnione, nie oznacza to, że zostanie zapewniony wysoki poziom jego zadowolenia. Kto zajmuje się zadowoleniem klienta w sytuacji prowadzenia sporu? Zwykle jest to wyznaczona osoba na stanowisku pełnomocnika ds. jakości.
Demo program do reklamacji
Wprowadzenie dokumentów reklamacyjnych do bazy RMA za pomocą systemu Reklamacje.net formalizuje i usprawnia obieg dokumentów, przez co zarządzanie reklamacjami staje się łatwiejsze. Wdrożenie systemu informatycznego opartego o program do reklamacji wspomaga jeden z kluczowych elementów budowania zaufania klientów do firmy, jakim jest system obsługi reklamacji i serwisu, a w efekcie pozwala zarządzać reklamacjami.
Funkcje oprogramowania reklamacyjnego
Oprogramowanie reklamacyjne (ang. warranty software) służy do zarządzania procesem reklamacji produktów i usług. Może posiadać następujące funkcje:
- Rejestracja i obsługa reklamacji – umożliwia klientom zgłaszanie reklamacji za pomocą formularza lub bezpośredniego kontaktu z firmą. Oprogramowanie rejestruje reklamację i przypisuje ją do odpowiedniego pracownika lub działu.
- Analiza i ocena reklamacji – pozwala przeanalizować reklamację i ocenić jej zasadność.
- Obsługa roszczeń gwarancyjnych – umożliwia automatyczne przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych, takich jak wymiana produktu lub zwrot pieniędzy.
- Generowanie raportów – umożliwia generowanie raportów dotyczących reklamacji, w tym liczby reklamacji poszczególnych produktów, czasu trwania reklamacji itp.
- Integracja z innymi systemami – możliwość integracji z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz systemami zarządzania produkcją i magazynem.
- Dostępność online – umożliwia klientom i pracownikom dostęp do systemu z dowolnego miejsca za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
Program do reklamacji w sklepie, czyli system reklamacji. Duża część programów do reklamacji w sklepach ma zastosowanie wyłącznie przy sklepach stacjonarnych.
Jaki wybrać system rejestracji zgłoszeń online
Przy wyborze systemu rejestracji zgłoszeń online warto wziąć pod uwagę następujące kryteria:
Funkcjonalność – upewnij się, że system posiada wszystkie potrzebne narzędzia do rejestracji zgłoszeń, takie jak automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich pracowników lub działów, generowanie raportów, informowanie osoby zgłaszającej o postępach itp.
Elastyczność – sprawdź, czy system może być dostosowany do potrzeb konkretnej firmy.
Łatwość obsługi – upewnij się, że system jest prosty w obsłudze i intuicyjny dla użytkowników.
Dostępność – sprawdź, czy system jest dostępny online lub jako aplikacja na komputer, co umożliwi jego wykorzystanie w różnych miejscach i o dowolnej porze.
Cena – upewnij się, że cena systemu jest adekwatna do jego funkcjonalności i elastyczności.
Możliwość integracji z innymi systemami – sprawdź, czy system może być zintegrowany z innymi systemami, takimi jak system zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub system zarządzania magazynem.
Obsługę klienta – sprawdź, czy dostawca systemu oferuje wsparcie techniczne i pomoc w razie problemów.
Referencje i opinie innych użytkowników – przeczytaj opinie innych użytkowników o systemie, aby uzyskać rzetelny obraz jego jakości.
Polski system reklamacji online
System reklamacji online to oprogramowanie, które umożliwia zgłaszanie reklamacji i śledzenie postępów w rozpatrywaniu reklamacji za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji mobilnej. System reklamacji online składa się zazwyczaj z formularza reklamacyjnego, w którym klient wypełnia dane osobowe, opis reklamacji i dołącza zdjęcia lub inne dokumenty potwierdzające reklamację. Po wysłaniu formularza reklamacyjnego, klient otrzymuje automatyczną odpowiedź potwierdzającą przyjęcie reklamacji i może śledzić postępy w rozpatrywaniu reklamacji za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji.
System reklamacji online umożliwia również klientom uzyskiwanie odpowiedzi na pytania dotyczące reklamacji oraz kontaktowanie się z obsługą klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej. System reklamacji online jest wygodnym sposobem dla klientów na zgłaszanie reklamacji i uzyskiwanie odpowiedzi, a dla firm umożliwia automatyzację wielu czynności związanych z obsługą reklamacji, co pozwala zwiększyć wydajność pracowników i poprawić jakość obsługi klienta.
Program reklamacyjny dostępny w wielu językach obcych
Program reklamacyjny dostępny w wielu językach obcych to narzędzie, które umożliwia obsługę reklamacji w różnych językach. Jest to szczególnie przydatne w przypadku firm zajmujących się handlem międzynarodowym, które chcą zapewnić swoim klientom możliwie najlepszą obsługę, niezależnie od ich języka ojczystego. Wielojęzyczny system reklamacyjny pozwala także na lepsze zarządzanie reklamacjami w przypadku firm, które działają w różnych krajach i korzystają z różnych języków do komunikacji z klientami.
Numer RMA czyli, system RMA.
Numer RMA (Return Merchandise Authorization) to unikalny numer przydzielany przez firmę produktu lub usługi każdej reklamacji, która została zgłoszona przez klienta. Numer RMA jest przydzielany, gdy klient składa reklamację przez odpowiedni formularz lub kontaktuje się bezpośrednio z firmą. Numer RMA jest niezbędny do zidentyfikowania reklamacji i umożliwienia jej obsługi przez firmę. Zazwyczaj numer RMA składa się z kilku cyfr lub liter i jest umieszczany na dokumentach związanych z reklamacją, takich jak formularz reklamacyjny czy list przewozowy. Numer RMA jest ważny przez cały okres trwania reklamacji i pozwala na śledzenie jej postępu oraz rozwiązania problemu.
W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje.
Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).
Numer ten może być także przypisany (automatycznie nadawany) przez pracowników serwisu centralnego akceptującego dane zgłoszenie.
Akceptacja zgłoszenia skutkuje nadaniem numeru RMA, zgłaszający jest informowany o tym fakcie mailowo, otrzymuje powiadomienie z informacją jaki to numer otrzymało jego zgłoszenie.
Otrzymany Numer RMA zgłaszający powinien umieścić w sposób widoczny i czytelny na przesyłce przekazywanej do serwisu gwarancyjnego.
System RMA
System RMA (Return Merchandise Authorization) to oprogramowanie lub platforma służące do zarządzania procesem reklamacji produktów i usług. System RMA umożliwia klientom zgłaszanie reklamacji za pomocą formularza lub bezpośredniego kontaktu z firmą. Po zgłoszeniu reklamacji system rejestruje ją i przypisuje do odpowiedniego pracownika lub działu. Następnie system analizuje reklamację i ocenia jej zasadność, a także umożliwia automatyczne przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych, takich jak wymiana produktu lub zwrot pieniędzy.
Ponadto system RMA umożliwia również generowanie raportów dotyczących reklamacji oraz integrację z innymi systemami, takimi jak CRM (zarządzanie relacjami z klientami) czy systemy zarządzania produkcją i magazynem. System RMA może być dostępny zarówno w wersji stacjonarnej, jak i online, umożliwiając dostęp do niego z dowolnego miejsca za pośrednictwem przeglądarki internetowej. do obsługi reklamacji przez Internet, czyli Numer RMA.
Zarządzanie procesami jakie daje oprogramowanie reklamacyjne, pozwala współpracować wszystkim pracownikom Państwa firmy poprzez ujednolicony system. Jedna baza danych MS SQL 2012 Server oraz możliwości analityczne systemu dają Państwu błyskawiczną informację o zaawansowaniu zadań.
Dostęp do wszystkich informacji, które przemieszczają się wraz z procesami, jest ograniczony poprzez role i prawa dostępu. Wprowadzenie dokumentów reklamacyjnych do bazy RMA za pomocą systemu Reklamacje.net formalizuje i usprawnia obieg dokumentów, przez co zarządzanie reklamacjami staje się łatwiejsze.
Wdrożenie systemu informatycznego opartego o program do reklamacji wspomaga jeden z kluczowych elementów budowania zaufania klientów do firmy, jakim jest system obsługi reklamacji i serwisu, a w efekcie pozwala zarządzać reklamacjami. Poznaj program do obsługi reklamacji, zobacz DEMO.